Mở đầu
1. Tên đề tài:
Chơng trình quản lý cán bộ giáo viên ngành giáo dục
2. Mục đích:
Trong quá trình học tập tại nhà trờng, bản thân đã tích luỹ đợc một số kiến
thức nhất định về lĩnh vực thông tin nh phần cứng, phần mềm và những
môn học có liên quan đến lĩnh vực này. Nay để đáp ứng những kiến thức
đã học ở nhà trờng vào thực tế xã hội mà cụ thể là một số công việc về
quản lý cán bộ giáo viên ngành giáo dục. Qua đây bản thân mong muốn
nâng cao thêm trình độ hiểu biết cũng nh kinh nghiệm thực tế để thực hiện
tin học hoá một số khâu trong hệ thống quản lý hồ sơ lý lịch trong ngành
giáo dục nh:
- Thiết kế và lập chơng trình ứng dụng quản lý hồ sơ công chức, đáp ứng
các yêu cầu cập nhật, lu trữ và xử lý thông tin.
- Đa ra các báo cáo thống kê cần thiết đảm bảo tính chính xác của dữ
liệu...
3. Yêu cầu của đề tài
- Khảo sát cụ thể hệ thống thống kê, lu trữ hồ sơ lý lịch hiện tại của cơ
quan.
- Tổng hợp các bảng biểu, báo cáo, các thông tin đi đến hàng ngày và mẫu
bảng biểu thống kê báo cáo theo định kỳ quý , năm.
- Tham khảo kiến lãnh đạo trong việc chỉ đạo th ờng xuyên về vấn đề tổ
chức, chính sách nhân sự hoặc những yêu cầu thờng hay xảy ra.
- Lập thời gian thực hiện đồ án một cách khoa học, các bớc tiến hành xây
dựng đồ án theo đúng tiến độ và phù hợp với thời gian cho phép của nhà nớc.

1


Chơng 1: Hệ thống tổ chức cán bộ
1.1 Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của cơ quan

cấp từ mầm non đến đại học . Xây dựng đội ngũ giáo viên, quản lý thống nhất
việc đào tạo , bồi dỡng sử dụng đội ngũ giáo viên các cấp học theo mục tiêu
chơng trình nội dung đào tạo.
-Thực hiện các công việc nghiệp vụ khác về chế độ chính sách nh chế độ hu,
chế độ bảo hiểm xã hội , thôi việc một lần
-Giải quyết cho cán bộ đi đào tạo , bồi dỡng ngắn dàI hạn trong ngoàI nớc, đi
thăm thân nhân , đi vì lý do cá nhân
Giải quyết đơn th khiếu nại tố cáo, thanh tra, xét thởng kỷ luật, bổ nhiệm cán
bộ
Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các chế độ chính sách theo quy định
của nhà nớc và của ngành. Cung cấp thông tin để tra cứu và báo cáo theo yêu
cầu của các cấp lãnh đạo.
Với chức năng nhiệm vụ quản lý của ngành nh vậy , việc lập cơ sở dữ liệuvề
công chức của ngành GD&ĐT là hết sứ cần thiết để giúp cho công tác quản
lýý của ngành đạt hiệu quả cao.
Mặt khác khi tìm hiểu về hiện trạng công tác tổ chức cán bộ hiện thời cho
thấy
- Công tác tổ chức cán bộ , ở góc độ tin học hoá là chậm đổi mới với các loại
hình quản lý chuyên môn khác. Tại các phòng tổ chức cán bộ , số cán bộ có
thể sử dụng thành thạo các chơng trình tin học văn phòng không nhiều.
- Cán bộ các phòng tổ chức đa phần đã có tuổi, số cán bộ trẻ đáp ứng yêu cầu
về trình độ ngoại ngữ, tin học lại ít khi đợc tuyển dụng vào các phòng ban tổ
chức bởi nhiều lý do.
- Măc dù đã đợc trang bị mật hệ thống quản lý nhng phơng pháp làm việc chủ
yếu vẫn là giấy bút. Lý do là vì: Hệ thống này có nhiều nhợc điểm cần khắc
phục , thông tin số liệu thiếu chính xác, đầy đủ trên nhiều đầu mối. Một trong
3


những nguyên nhân của tình trạng trên là tầm nhìn . Việc không cập nhật

Thành phần xuất thân
GĐ thuộc diên u tiên
Ngày HĐ, tuyển dụng
CQHĐ tuyển dụng
Công việc đợc giao
Ngày về cơ quan hiện nay
Thuộc loại cán bộ : Biên chế, hợp đồng..
Công việc hiện nay
Đang nghỉ chế độ : Nghỉ thai sản, nghỉ ốm có lơng, không lơng
Ngày vào ngành GD
5


Chức vụ hiện tại
Ngày bổ nhiệm
Chức vụ có quyền cao nhất đã qua
Ngày vào Đáng CSVN
Ngày chính thức
Chức vụ Đảng hiện tại :Bí th tỉnh uỷ, bí th chi bộ, chi bộ viên
Đoàn viên TNCS HCM: chọn có hoặc không
Chức vụ đoàn thể hiện tại :BCH công đoàn trờng,Bí th đoàn TNCS HCM
Hiện đang theo học: Cao đẳng,đại học, sau đại học, thạc sỹ, tiến sỹ
Bản thân thuộc diện u tiên:Anh hùng lao động,anh hùng LLVT
Học vấn phổ thông
Trình độ chuyên môn cao nhất
Ngành đào tạo
Chuyên ngành (môn)
Nơi đào tạo
Hình thức đào tạo: Chính quy, tại chức, mở rộng
Năm tốt nghiệp

thay đổi các thông tin về bản thânvà gia đình trong tong thời gian nhất định.
Những diễn biến thay đổi quan trọng đều đợc bổ xung thông tin vào lý lịch
công chức.
- Những thông tin thay đổi về bản thân và gia đình:
Thay đổi địa chỉ thờng trú
Thay đổi trình độ học vấn, các lớp học tập đào tạo
Đợc kết nạp Đảng
Phong cấp, nâng lơng
7


Khen thởng- kỷ luật
Thay đổi chức danh công tác
Chuyển đổi đơn vị công tác
Những thay đổi về hoàn cảnh kinh tế gia đình
Các quan hệ gia đình và thân tộc nội ngoại có gì biến động lớn
Biến động về các quan hệ thân thiết với bản thân và gia đình...
Các bảng biểu thống kê báo cáo
Hàng năm hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo, của cơ quan quản lý nhân sự cấp
trên , phòng tổ chức phải làm báo cáo gửi lên Sở và sở phải có nhiệm vụ tổng
hợp lại thành một báo cáo chung cho toàn ngành để gửi lên đơn vị cấp trên.
Có hai loại báo cáo là : Báo cáo theo mẫu của ngành và Báo cáo theo quy
định 28- Ban TCCB chính phủ.
Ngoài ra , trong hai loại báo cáo trên còn cần phải chọn loại cán bộ cần báo
cáo nh : Cán bộ trong biên chế, tập sự, hợp đồng trong ngân sách, ngoài ngân
sách
Các biểu mấu thống kê báo cáo bao gồm :
- Báo cáo phân loại cán bộ công chức theo ngạch độ tuổi và giới tính
- Báo cáo chất lợng công chức loại 1, loại 2
- Báo cáo kỷ luật

- Và một nhợc điểm rất quan trọng nữa đối với một khối lợng hố sơ rất lớn
các công việc phải lu trữ , bảo quản, bổ sung cập nhật , tra cứu, khai thác,
xử lý thông tin đòi hỏi tiêu tốn nhiều điều kiện vật chất và con ngời nh
hệ thống kho tàng lu trữ, bảo quản, số lợng cán bộ làm công tác quản lý
nhân sự , thời gian công sức làm việc mà nhiều khi vẫn không bảo đảm
về chất lợng và thời gian.
Đề xuất giải pháp
Trong giai đoạn hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý nhà nớc là rất cần thiết. Khi có các thông tin gốc chính xác và có quá
9


trình cập nhật thông tin liên tục, nhiều công việc nhất là những công việc sự
vụ , có thể hoàn thành nhanh chóng với hiệu quả cao với sự giúp đỡ của các
phần mềm quản lý (hệ cơ sở quản trị cơ sở dữ liệu).
Việc đa kỹ nghệ tin học (dùng phần mềm quản lý) vào công tác tổ chức cán
bộ nói chung và công tác quản lý nhân sự nói riêng mang lại nhiều thuận lợi
căn bản, cụ thể là :
- Chơng trình quản lý sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin chi tiếtvề một
hay nhiều nhân sự , bảo đảm nhanh , đầy đủ, đầy đủ, chính xác tại thời
điểm thông tin đợc khai thác. Loại thông tin này đợc sử dụng nhiều nhất
khi cần bố trí lại cơ cấu cán bộ, tìm cán bộ cho các vị trí mới nếu không
tĩm mới, đề bạt cán bộ, tìm cán bộ có đầy đủ tiêu chuẩn để cử đi học nớc
ngoài, thẩm tra lý lịch hồ sơ khi có nghi vấn hoặc khi giải quyết các tố cáo
khiếu nại và giải đáp thắc mắc về nhân sự nói chung.
- Cung cấp những thông tin tổng hợp về công chức, về cơ cấu tổ chức của
Bộ, trờng, vụ, viện Các thông tin đa dạng này chủ yếu dùng cho việc báo
cáo hàng năm, dùng để tham khảo khi cần hoạch định những chính sách
lớn. Chẳng hạn nh vấn đề biên chế, tiền lơng toàn ngành, biên chế từng trờng, khoa, phòng, ban, vấn đề theo dõi nắm chất lợng cán bộ
- Cung cấp thông tin dự báo về diễn biến tình hình cán bộ . Chẳng hạn nh

Qua việc tìm hiểu lu trữ hố sơ cán bộ của phòng tổ chức cán bộ trong

cơ quan và căn cứ vào các thông tin lu trữ trong sổ lý lịch công chức ta tạm
phân chia thành hai loại thông tin nh sau :

TT vào hệ thống

Hệ Thống
Quản Lý
Cán Bộ

TT ra khỏi hệ thống

Thông tin vào của hệ thống
- Thông tin về hồ sơ cá nhân (các cán bộ mới đợc chuyển đến hay mới đợc
biên chế) bao gồm tất cả các trờng đợc lu trữ trong lý lịch công chức nh : Các
11


thông tin tóm tắt về cá nhân, thông tin về trình độ,chức vụ, quá trình đào
tạo,quá trình bồi dỡng, quá trình công tác, khen thởng, kỷ luật, quan hệ gia
đình, quan hệ với thân nhân ở nớc ngoài, nớc ngoài đã đến, diễn biến lơng
- Thông tin thay đổi về cá nhân hàng năm nh (lên lơng, lên cấp, lấy vợ chồng,
sinh con, Đảng, Đoàn).
- Thông tin về cán bộ bị chết đột xuất, hay thôi việc đây là phần sự thay đổi
mà không dự đoán đợc , hàng năm cán bộ phòng tổ chức phải rà soát và báo
cáo lên lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên . Việc này thờng ít xảy ra xong
chúng ta cũng phải tính đến.
- Thông tin về cán bộ chuyển công tác : Cán bộ trong các đơn vị có thể
chuyển qua các đơn vị khác hoặc vẫn nằm trong cơ quan, để xử lý việc thay

- Danh sách cán bộ nghỉ hu.
- Danh sách cán bộ lên lơng.
- Danh sách cán bộ đi học .
- Thống kê khen thởng, kỷ luật.

1.4 Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý thông tin công chức

Hệ thống

Nhập dữ
liệu
13


Hç trî t¸c
nghiÖp

In b¸o c¸o
thèng kª

HÖ thèng ch¬ng tr×nh

Tra cøu
th«ng tin

Trî gióp

14



treo máy. Tiêu chuẩn trong giao tiếp là 2-30s cho một yêu cầu.
2.2 Mô hình dữ liệu
Mô hình dữ liệu là tập hợp các khái niệm dùng để mô tả các dữ liệu và các
phép toán xử lý dữ liệu. Khi mô hình dữ liệu mô tả các khái niệm các khái
niệm từ một thực tế cho trớc ngời ta có mô hình dữ liệu khái niệm. Những
khái niệm trong mô hình dữ liệu đợc xây dung nhờ các cơ chế trừu tợng và đợc mô tả thông qua các thể hiện ngôn ngữ và đồ hoạ. Điều đó có nghĩa là ngời
ta xác định cú pháp và phát triển các kí pháp đồ hoạ nh một bớc trong việc
mô hình hoá dữ liệu.
Trên thực tế có 3 mô hình tổ chức dữ liệu cơ bản:
- Mô hình mạng (Network model) .
- Mô hình phân cấp (Hierarchial model).
- Mô hình quan hệ (Relational model).
Trong 3 mô hình trên để thuận tiện cho việc tổ chức , lu trữ và khai thác dữ
liệu thì mô hình quan hệ đợc quan tâm hơn cả. Lý do là vì mô hình này có cơ
sở toán học chặt chẽ, các công cụ là đại số và logic. Trong mô hình cơ sở dữ
liệu quan hệ, các quan hệ có hình thức nh bảng biểu, giúp chúng ta dễ tởng tợng, dễ thao tác các ngôn ngữ, thao tác trên các quan hệ khá đơn giản, có tính
tổ hợp cao.
2.3 Mô hình quan hệ
CSDL chứa 2 loại thông tin:
- Thông tin về đối tợng mà chúng ta quản lý .
- Thông tin về quan hệ của các đối tợng.
Mô hình dữ liệu (Data model) gồm 2 yếu tố :
- Một ký pháp toán học dùng để diễn tả các dữ liệu và các mối quan hệ .
- Toán tử hay các phép tính thao tác: Để diễn tả các câu hỏi hay các thao tác
khác.
Định nghĩa quan hệ (Relation) : Quan hệ là một tập hữu hạn các bộ.
16


Gọi D1, Dn là n miền.

Có 3 kiểu quan hệ chính đợc sử dụng dới dạng đơn giản nhất của mô hình
quan hệ là:
1. Một - một.
2. Một - Nhiều.
3. Nhiều - Nhiều
3 kiểu này phụ thuộc vào số các thực thể trong một bảng quan hệ với một hay
nhiều thực thể khác trong bảng.
2.3.1 Quan hệ một - một
Giả sử ta có hai bảng quan hệ A và B, giữa A và B có tồn tại mối quan hệ
một - một với nhau nếu:
- Với mỗi thực thể (dòng) trong bảng Adều có duy nhất một thực thể tơng
ứng trong bảng B.
- Ngợc lại với mỗi thực thể (dòng) trong bảng B đều có duy nhất một thực
thể tơng ứng trong bảng A.
Quan hệ này đợc mô tả bằng hình vẽ sau:

B

A

2.3.2 Quan hệ một - nhiều
Giả sử ta có 2 bảng quan hệ A và B. Giữa A và B có tồn tại mối quan hệ
một - nhiều nếu:
- Với mỗi dòng trong bảng A có tồn tại nhiều dòng trong bảng B.
- Nhng với mỗi dòng trong bảng b chỉ có duy nhất một dòng trong bảng A.
Mối quan hệ một - nhiều đợc biểu diễn bằng mô hình dới đây:
A
18



Sơ đồ dòng liệu - DFD (Data flow Diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD là một trong những công cụ quan trọng nhất dùng
để phân tích các hệ thống có cấu trúc. Nó giúp cho nhà phân tích 4 hoạt động
chính:
- Phân tích và hiểu hiện trạng của hệ thống quản lý nhân sự hiện thời và
yêu cầu của ngời sử dụng đối với hệ thống mới.
- Thiết kế vạch kế hoạch và minh hoạ các phơng án.
- Trao đổi thông tin DFD đơn giản , dễ hiểu đối với cả ngời phân tích và
ngời sử dụng .
- Để làm tài liệu đặc tả thiết kế hệ thống.
DFD (Data flow Diagram) là một sơ đồ thiết lập mối quan hệ giữa các chức
năng, quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng. Nó chỉ ra cách
thông tin chuyển vật từ một quá trình này sang một quá trình khác trong hệ
thống. Đặc biệt nó chỉ ra rằng cần phải có sẵn những thông tin nào trớc khi
thực hiện một quá trình xử lý, nghĩa là cần định dạng rõ ràng các yêu cầu dữ
liệu.
20


- Dòng dữ liệu (Data flow)
Dòng dữ liệu DF là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một quá trình.
Dòng dữ liệu đợ chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên , ít nhất ở một
đầu mũi tên đó chỉ hớng của dòng thông tin.
Thí dụ

Tra cứu , tìm kiếm, thống kê

Mỗi dòng thông tin phải luôn luôn có tên gắn với nó, nhng có thể không phải
chỉ có một tên duy nhất vì cũng một dòng dữ liệu có thể tham gia nhiều quá

- Thí dụ:

Cập nhật

Các thao
tác nghiệp
vụ

Tác nhân trong đợc mô tả dới dạng động từ bổ ngữ. Mọi mô hình DFD đều có
thể bao gồm một số trang và thông tin đợc truyền giữa các quá trình trong các
trang khác nhau đó .
Sơ đồ dòng dữ liệu cho một hệ thống thờng rất phức tạp. Vì vậy ta cần dùng
kỹ thuật chẻ sơ đồ ra làm nhiều mức . Sơ đồ mức cao nhất gọi là mức 0, ở
mức này sơ đồ bao gồm các quá trình bên trong hệ thống. Nội dung của mỗi
quá trình này lại có thể trải ra ở trang khác , tại đó lại xác định các quá trình
con và các dữ liệu cần đợc mô hình hoá. Cứ làm tơng tự nh thế đối với các
quá trình con.
Trên mỗi trang sơ đồ mang một tiêu đề , với sơ đồ mức 0 (mức khung cảnh )
mang tên của hệ thống, sơ đồ mức thấp hơn mang tên của quá trình đang triển
khai. Ngoài ra ngời ta còn đánh số các quá trình tại đỉnh.
22


2.5 Các chuẩn phân rã CSDL
Phụ thuộc hàm
Cho một tập thuộc tính U, một phụ thuộc hàm trên U là một phát biểu có dạng
XoY.
Với R là quan hệ trên U ta nói rằng R thoả phụ thuộc hàm f: XoY nếu với hai
bộ bất kỳ (u,v) R mà hai bộ ấy giống nhau trên tập X thì cũng giống nhau trên
tập Y.

nhật với nhau.
2.5.1 Dạng chuẩn một - 1 NF
Một lợc đồ quan hệ U,F đợc gọi là ở dạng chuẩn 1 nếu mỗi thuộc tính A U
thì miền giá trị của nó chỉ có giá trị nguyên tức là giá trị đơn.
Dạng chuẩn thứ 1 áp dụng vào bảng quan hệ cho kết quả là loại bỏ đợc mọi
nhóm lặp. Có nghĩa là mọi giá trị của khoá chỉ có thể có một giá trị cho tong
thuộc tính khác nhau trong bảng.
Thí dụ :
Xét quan hệ {Mã hồ sơ, Họ tên, Địa chỉ, Số hiệu CC, Mã danh hiệu, Tên DH,
Năm phong} với các khoá: Mã hồ sơ, Mã danh hiệu.

#Mã hồ Họ

Địa

Số

#Mã danh Tên

Năm

TPxuất

Diện

sơ

chỉ

hiệu

Họ tên

Họ tên

Địa chỉ

Địa chỉ

Số hiệuCC, diện CSXH, TPXT

Số hiệu CC,diện CSXH, TPXT
#Mã danh hiệu
#Mã danh hiệu

Tên danh hiệu

Tên danh hiệu

Năm phong

Năm phong
Ta gọi quan hệ này là QH1.
- Nhợc điểm của QH1:
+ Vẫn còn sự trùng lặp.
+ Sự trùng lặp gây khó khăn trong quá trình tạo tập, cập nhật.
Lý do là : Có những thuộc tính không khoá, phụ thuộc đầy đủ vào khoá.
Ta nên thay quan hệ QH1 bởi QH2, QH3, QH4 nh sau:
QH1
# Mã hồ sơ