Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
Đề tài
Chương trình quản lý vật tư tại
Công ty Chè Mỹ Lâm
QL vËt t
- 1 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin là một trong những nghành kỹ thuật mũi nhọn của
thế giới. Tại nhiều quốc gia nó đã đóng vai trò hết sức quan trọng trong các
hoạt đọng kinh tế, xã hội, khoa học kỹ thuật
Sự phát triển của CNTT cùng với việc ứng dụng CNTT vào hoạt động
sản xuất kinh doanh đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được, nó quyết
định sự thành công hay thất bại của công việc.
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn
như: Nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo và thống kê một
cách kịp thời và chính xác, đồng thời nhờ có sự phát triển của CNTT đã tiết
kiệm được nhiều thời gian công sức của con người, nó giảm nhẹ bộ máy quản
lý mỗi công ty và các cửa hàng, ứng dụng CNTT vào quản lý là đáp ứng một
phần nhu cầu cấp thiết đó.
Trong hoạt động kinh doanh nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời là một
yêu cầu không thể thiếu được của các nhà quản lý. Để có được yêu cầu trên việc
đưa công nghệ thông tin vào quản lý là rất cần thiết.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và quản lý ở mỗi Công
ty, đặc biệt là ứng dụng tin học vào việc quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm có
ý nghĩa thực tiễn cực kì quan trọng.
Đối với Công ty Chè Mỹ Lâm là một Doanh nghiệp sản xuất chế biến, các
số liệu về vật tư đưa vào sản xuất mang tính liên tục. Do vậy việc xử lý và cung
cấp thông tin cho lãnh đạo phải được cập nhật, tổng hợp và báo cáo kịp thời để
phục vụ cho việc chỉ đạo sản xuất có ý nghĩa hết sức to lớn.
Sau một thời gian học tập, tìm hiểu và được sự giúp đỡ của thầy Trần Văn

- Phải đảm bảo tổng quát hoá tất cả các giải pháp cho vấn đề cụ thể nhằm
tăng cường độ “mềm dẻo” cho toàn hệ thống.
- Phải đảm bảo tính mở và hướng phát triển của toàn hệ thống.
QL vËt t
- 3 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ
I- Khảo sát đánh giá hệ thống cũ.
* Tổng quan về hệ thống cũ.
Hệ thống tổ chức của Công ty Chè Mỹ Lâm được tổ chức như sau:
Là đơn vị sản xuất chế biến nên hệ thống quản lý vật tư của công ty Chè Mỹ
Lâm hiện tại đang sử dụng là hệ thống sổ sách ghi chép, mọi thông tin lưu trữ bằng
giấy tờ và xử lý thủ công, tất cả các thông tin vào ra gồm có:
a. Sổ chi tiết nhập kho các vật tư sản xuất.
b. Sổ chi tiết xuất kho các vật tư phục vụ sản xuất.
c. Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư.
1- Các chức năng của hệ thống cũ
Có 3 chức năng:
a.Mua hàng
b. Xuất hàng .
c. Quản lý kho.
Phương thức hoạt động của các chức năng chính:
* Chức năng mua hàng:
QL vËt t
- 4 -
Ban Giám
Đốc
Phòng kế
hoạch-vật tư

tính toán rồi ghi chép vào sổ.
Thủ kho căn cứ vào thông tin ghi trong chứng từ để nhập hoặc xuất vật tư
rồi tính toán số liệu, ghi số liệu vào thẻ kho
2- Đánh giá hệ thống cũ.
Sau khi khảo sát hoạt động của hệ thống cũ cho thấy một số nhược điểm làm
hạn chế hiệu quả quản lý của hệ thống như sau:
QL vËt t
- 5 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
- Do đặc thù của sản xuất chế biến, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, dòi
hỏi cán bộ theo dõi trực tiếp về vật tư phải giành rất nhiều thời gian và công sức để
thực hiện công việc nhưng vẫn không kịp tiến độ báo cáo, số liệu thiếu chính xác
dẫn đến việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh không kịp thời.
- Việc ghi chép sổ sách phải lặp đi lặp lại nhiều lần rất tốn thời gian, hơn
nữa việc tính toán và viết lại kết quả vào sổ nhiều khi bị lộn số dẫn đến số liệu
không chính xác.
- Việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, công sức do phải
làm thủ công, nhất là việc kết xuất các thông tin thống kê, bên cạnh đó việc cung
cấp số liệu cho các phòng ban chức năng liên quan không thuận lợi.
- Nhiều người đảm nhiệm công việc quản lý vật tư nhưng hiệu quả không
cao.
- Do hệ thống quản lý vật tư của công ty vẫn sử dụng hệ thông quản lý sổ
sách tính toán bằng tay nên không đáp ứng được nhu cầu của công việc. Nên vấn
đề đặt ra là phải có một hệ thống báo cáo số liệu trên máy tính về các loại vật tư
đáp ứng với yêu cầu thực tiễn.
II- Xây dựng hệ thống quản lý vật tư mới:
* Yêu cầu
Hệ thống thông tin phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quả
kinh tế cao hơn, tốt hơn so với khi sử dụng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở,
đáp ứng phát triển trong tương lai. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt,

vào thực tiễn mang tính khả thi.
QL vËt t
- 7 -
Chương
trình quản
lý vật tư
Cập nhật
danh mục
Nhập
vật tư
Xuất vật
tư
Tra cứu Báo cáo Thoát
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ
I- Phân tích hệ thống về mặt chức năng.
1- Mục Đích.
Chức năng của hệ thống là khảo sát, nhận định hay nhận diện. phân lập các
thành phần của hệ phức tạp nào đó, ngoài ra nó còn chỉ ra mối liên hệ giữa các
thành phần, làm rõ được cấu trúc của hệ thống.
2- Các phương diện của phân tích hệ thống.
Khi tiến hành phân tích một hệ thống, người ta chú ý đến hai mặt sau:
- Phân tích hệ thống về dữ liệu.
- Phân tích hệ thống về xử lý.
Hai quá trình này có thể tách riêng, vì dữ liệu thường tương đối độc lập với xử
lý.
Xử lý có thể thay đổi theo yêu cầu, trong khi đó dữ liệu ít thay đổi về mặt cấu
trúc.
II- Phân tích hệ thống về xử lý.

e. Tra cứu:
- Cho phép ta tìm kiếm và tổng hợp các thông tin liên quan đến quản lý vật
tư.
QL vËt t
- 9 -
Hệ thống
quản lý
vật tư
Cập nhật
danh mục
Nhập vật
tư
Báo cáo Tra cứu
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
- Thông tin vào: Các thông tin về hàng hoá, PX (phân xưởn) sản xuất, nhà
cung cấp, nhiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thông tin ra: Là các yêu cầu cần tra cứu của thông tin vào
Sơ đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh.
a. Chức năng nhập vật tư:
* Mặt hàng:
- Mô tả: Thông tin chung về vật tư, sản phẩm hàng hoá cần mua.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên và chủng laọi mặt hàng cần
mua.
- Thông tin ra: Các thông tin về giá cả và chất lượng các chủng loại mặt
hàng đã nhập kho.
* Người cung cấp:
- Mô tả: Thông tin về người cung cấp vật tư, sản phẩm hàng hoá.
- Thông tin vào: Các thông tin về tên và chủng loại mặt hàng.
- Thông tin ra: Các thông tin về nhà cung cấp.
- Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại

QL vËt t
- 11 -
Báo cáo
Nhập kho Xuất kho Tồn kho
Danh mục
Mặt hàng Người cung cấp PX sản xuất
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
- Thông tin ra: Các thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại. Fax của nhà cung
cấp.
- Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại
* PX sản xuất:
- Mô tả: Cho biết thông tin về các loại vật tư cho từng phân xưởng (PX)
xuất.
- Thông tin vào: Các thông tin về mã PX sản xuất cần tra cứu.
- Thông tin ra: Các thông tin vật tư cho PX sản xuất đó.
- Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ, điện thoại
2- Biểu đồ luồng dữ liệu.
Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và vẽ các
luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng đó.
Biểu diễn hệ thống bằng cách theo dõi sự dịch chuyển, xử lý dữ liệu một
cách lần lượt.
Trong phương pháp này người ta dùng phương pháp phân tích từ trên xuống
dưới (là quá trình thành lập dần dần các biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả các chức
năng hệ thống theo từng mức, mỗi mức là một tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu.
a- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Biểu đồ luồng dữ liệu mà trong đó hệ thống chỉ là một chức năng duy nhất đại
diện cho nhiệm vụ chung của hệ thống.
Mức khung cảnh: Chỉ có một chức năng với các luồng vào ra, trong đó xuất
hiện các tác nhân ngoài ở chỗ ngoài và ra của hệ thống.


(3)
Người nhậnNgười cung cấp
Tra
cứu(4)
Báo
cáo(5)
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín

Tệp kho tệp kho
Yêu cầu Yêu cầu

c- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
Đôi khi giữa các chức năng xuất hiện kho dữ liệu
- Chức năng 1: NHẬP VẬT TƯ
Nhập hàng
Tệp mua hàng
QL vËt t
- 14 -
Nhà quản lý
Người cung cấp
Phiếu
nhập
kho
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
- Chức năng 2: XUẤT VẬT TƯ
Giao hàng
Tệp xuất hàng
* Quy trình phân rã trên tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Bắt đầu từ mức 1, mức trên có bao nhiêu chức năng thì mức dưới có bấy
nhiêu biểu đồ luồng dữ liệu.

Nhập kho
Xuất kho
Tồn kho
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
III- Phân tích dữ liệu.
1- Mục đích và yêu cầu.
a- Định nghĩa dữ liệu
Dữ liệu là những thông tin cần lưu trữ một cách lâu dài, dữ liệu được chia
làm hai loại:
- Thông tin phản ánh cấu trúc của cơ quan.
- Thông tin phản ánh hoạt động kinh doanh cuả cơ quan.
* Mục đích của việc phân tích dữ liệu.
- Phát hiện các dữ liệu cần quản lý.
- Tìm ra cấu trúc nộ bộ của các dữ liệu đó, đó chính là con đường để truy
nhập vào dữ liệu.
* Yêu cầu của việc phân tích dữ liệu như sau.
- Tránh bỏ sót các dữ liệu, bỏ qua các giao thức chuyển đổi thông tin, tránh
sự trùng lặp (mỗi thông tin chỉ xuất hiện một làn trong các bảng mô tả).
* Các phương pháp biểu diễn dữ liệu phải dựa vào.
- Một mô hình liên kết thực thể.
- Mô hình quan hệ.
2- Tổ chức cơ sở dữ liệu.
Thông qua sự phân tích đầu vào, đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng
dữ liệu, sự vận chuyển các chức năng ta tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ
thống.
QL vËt t
- 16 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
Ta chọn mô hình quan hệ vì mô hình này có tính độc lập cao, có tính biểu
diễn toán học tốt.

Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
Đơn giá
Thành tiền
IV- Xây dựng mô hình thực thể liên kết (lập các biểu đồ cấu trúc dữ liệu).
Một mô hình thực thể liên kết được tạo trên các cơ sở gồm 3 đối tượng:
- Các thực thể.
- Các liên kết thực thể.
- Các thuộc tính.
Quá trình xây dựng mô hình liên kết thực thể được tiến hành theo các bước
sau:
- Phát hiện ra các thực thể và công việc này dựa vào 3 nguồn điều tra:
+ Các tài nguyên hệ thống: Vật tư, nhà , nhân lực
+ Các giấy tờ giao dịch: Đơn đặt hàng. hoá đơn, giấy báo
+ Các thông tin có cấu trúc: Sổ sách, bảng thống kê, bảng tổng hợp
- Phát hiện các liên kết thực thể.
- Chỉ ra được các thuộc tính.
V- Chuẩn hoá các kiểu thực thể.
Mô hình quan hệ chặt chẽ hơn so với mô hình thực thể liên kết vì vậy phải
tiến hành chuẩn hoá quan hệ.
* Phương pháp tiến hành chuẩn hoá:
Sau khi tiến hành chuẩn hoá ta thu được một tập hợp các quan hệ ở 3NF, mỗi
một quan hệ 3NF tương đương với một thực thể.
Bước 1: Lập danh sách các thuộc tính, các thông tin cơ bản. Thông qua việc tìm
hiểu phát hiện các thông tin cần lưu trữ có thể xuất phát các yêu cầu về quản lý.
Bước 2: Tiến hành tu sửa các danh sách thuộc tính đó loại bỏ các từ đồng nghĩa,
loại bỏ các thuộc tính tính toán.
Ví dụ: Các thuộc tính được suy ra từ các thuộc tính khác, hoặc các thuộc tính
được tích luỹ theo thời gian, thay thế các thuộc tính không có giá trị đơn.
QL vËt t
- 18 -

Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
Mã nhà cung cấp
Người nhập
Ngày nhập
4- Chi tiết nhập.
Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin chi tiết về một mặt hàng của
hoá đơn xác định qua phiếu nhập vật tư.
Chi tiết nhập
Số chứng từ
Mã vật tư
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá.
5- Xuất.
Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin về doanh nghiệp xuất vật tư
qua phiếu vật tư cho một đơn vị sản xuất.
Xuất:
Số chứng từ
Mã phân xưởng
Người xuất
Ngày xuất
6- Chi tiết xuất.
Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về một mặt hàng của
doanh nghiệp thông qua phiếu xuất vật tư.
Chi tiết xuất:
Số chứng từ
Mã vật tư
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá

Số CT
Mã VT
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Table:Vật tư
Mã VT
Tên vật tư
Đơn vị tính
Đơn giá
Table:Chi
tiết xuất
Số CT
Mã VT
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Table:NhàCC
Mã nhà CC
Tên nhà CC
Địa chỉ
Điện thoại
Tài khoản
Table: PX
Sản xuất
Mã PX
Tên PX
Địa chỉ
Điện thoại
Table:Nhập

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
1 Số CT Text 8 Số chứng từ
2 Mã PX Text 10 Mã phân xưởng(đơn
vị)
3 Người nhận Text 20 Tên người nhận
4 Ngày xuất Date dd/mm/yyyy Ngày xuất
6- Chi tiết xuất.
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
1 Số CT Text 8
2 Mã VT Text 10 Mã vật tư
3 Đơn vị tính Text 20 Đơn vị tính
4 Số lượng Number Double Số lượng
5 Đơn giá Number Double Đơn giá
7- Danh mục phân xưởng sản xuất.
QL vËt t
- 23 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
1 Mã PX Text 10 Mã đơn vị
2 Tên PX Text 30 Tên đơn vị
3 Địa chỉ Text 30 Địa chỉ
4 Điện thoại Number 15 Số điện thoại
QL vËt t
- 24 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín
VIII- Thiết kế lược đồ cấu trúc chương trình.
1 7 13 21 23
24
2 8 14 22


kho
Mã
VT
Nhập
Xuất
Tồn
Nhà
cung
cấp