CHNG 3
Xõy dng chng trinh quan ly võt t tai cụng ty
giõy Viờt Nam
3.1. Yờu cõu ụi vi chng trinh.
Yờu cõu vờ chc nng :
Chng trinh quan ly võt t phai cho phep thc hiờn cac chc nng sau :
- Cõp nhõt thụng tin vờ danh sach nha cung cõp, danh sach võt t.
- Quan ly c phiờu nhõp xuõt võt t.
- Quan ly lng võt t tụn kho.
- Tim kiờm nha cung cõp, võt t, phiờu xuõt nhõp kho.
- Bao cao lng xuõt nhõp tụn.
- T ụng tinh gia xuõt kho.
Yờu cõu phi chc nng :
- Phn mm n gin, d hiu, d s dng, giao din gn gi, ngụn ng
ting Vit
- Phn mm mụ t ỳng, chõn thc v cụng tỏc qun lý võt t tai cụng ty
- Phn mm phi thng nht, khụng chng chộo v lng nhau
- Phn mm d thay i: phi cú tớnh m cú th m rng trc
nhng thay i v quy mụ ca cụng ty cng nh thờm cỏc chc nng
mi ỏp ng nhu cu phỏt trin ca cụng ty
3.2. Qui trinh nghiờp vu quan ly võt t tai cụng ty.
3.2.1. Mụ ta nghiờp vu:
1. Đặc điểm vật liệu của Công ty.
Công ty Giấy Bãi Bằng là một Công ty có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản
xuất các loại giấy in, giấy viết... với chất lợng cao. Khối lợng sản phẩm lớn do
1
đó nguyên vật liệu dùng để sản xuất cũng rất lớn. Bên cạnh những vật liệu nh
tre, nứa, gỗ, than... sẵn có ở thị trờng trong nớc thì Công ty còn phải mua thêm
bột ngoại ở nớc ngoài để phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm.
Vật liệu của Công ty chủ yếu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp, chịu
nhiều sự tác động của thiên nhiên do đó nó mang tính phức tạp. Chính vì vậy

sản phẩm, song nó có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình SX
của Công ty.
Xút, tẩy Mã VT : 15202
- Nhiên liệu: Gồm các loại nhiên liệu Công ty thờng dùng nh dầu, than...
Than Mã VT : 15203
- Phụ tùng thay thế sửa chữa: Đó là các loại phụ tùng, chi tiết của các loại
máy móc thiết bị của Công ty sử dụng nh:
Xích, Băng tải Mã VT : 15204
- Vật liệu khác, phế liệu.
Trong tình hình hiện nay, quy mô SX của Công ty tơng đối lớn, việc phân
loại vật liệu nh trên là phù hợp, giúp cho kế toán quản lý vật liệu đợc dễ dàng
hơn, thuận tiện hơn.
3.anh gia võt liờu.
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để thể hiện giá trị của vật liệu
theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
Vật liệu của Công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài (trong và ngoài nớc):
Gỗ, tre, nứa, bạch đàn, bồ đề, bột giấy... Ngoài ra Công ty cũng tự chế đợc một
số vật liệu nh Công ty mua bìa về để tự làm hộp đựng giấy, do đó giá cả thu
mua và chi phí thu mua từ các nguồn khác nhau là khác nhau.
Thực tế cho thấy, vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh, thuộc tài
sản lu động, đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho
công tác kế toán, vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán. Hiện nay
3
ở Công ty, kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán.
* Đối với vật liệu nhập kho:
- Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hóa đơn và
chi phí thu mua thực tế. Chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, bảo quản,
vận chuyển vật t từ nơi mua về đơn vị, tiền thuê kho, thuê bãi, chi phí
của bộ phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị
vật liệu hao hụt (nếu có) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).

cứ lúc nào về vật liệu, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất vật t, kế toán tính giá
thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân di động. Vẫn sử dụng công
thức của phơng pháp tính giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ nh-
ng số liệu đợc tính ngay vào thời điểm nhập hoặc xuất vật liệu trong tháng chứ
không chờ đến thời điểm cuối tháng.
Ví dụ: Tháng 01- 2005 tồn đầu tháng của gỗ bạch đàn 4*6 là 24.478,352
4
tấn với giá trị là 10.972.046.100 đồng
Ngày 16 - 01 2005 Công ty nhập về khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 là
212,142 tấn với trị giá là 97.832.169 đồng
Ngày 17 - 01 - 2005 Công ty nhập về khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 là
402,045 tấn với trị giá là 182.142.680 đồng, chi phí 78.368 đồng.
Ngày 18 - 01 - 2005 xuất kho 19,0 tấn bạch đàn 4*6 phục vụ cho sản xuất
sản phẩm. Trị giá thực tế của số bạch đàn này là:
10.972.046.100 + 97.832.168 + 182.142.680 + 78.368
x 19,0 = 8.520.058đ
24.478,352 + 212,142 + 402,045
Việc vận dụng này rất phù hợp với đặc điểm hạch toán vật liệu của Công
ty vì nếu không có máy vi tính thì việc này sẽ làm tăng khối lợng công việc cho
kế toán nhng ở Công ty sử dụng hệ thống máy vi tính làm cho công việc trở nên
dễ dàng và không làm tăng thêm khối lợng công việc.
4. Quy trình hạch toán nguyên vật liệu (Chứng từ kế toán sử dụng và
thủ tục nhập - xuất kho:
Công ty sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
+ Phiếu nhập vật t
+ Phiếu xuất vật t
+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
+ Hoá đơn kiêm vận chuyển nội bộ
Đối với vật liệu mua ngoài khi về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm
nhận và nhập kho Công ty. Khi vật liệu về đến kho sẽ đợc nhân viên phòng KCS

Viết bằng chữ: (Một trăm triệu, một trăm linh t ngàn, ba trăm ba mơi
đồng chẵn)
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ kho
Biểu số 02
Biên bản giao nhận đờng bộ
6
Ngày 16 - 01 - 2005
Số hoá đơn : 018474.
Số xe : 2.
Đơn vị giao hàng : Công ty nguyên liệu Giấy.
Bên giao : Phan Mạnh Cờng.
Bên nhận : 1- Phan Thị Hờng.
2- Vũ Thị Vân.
Chủng loại : Bạch đàn 4*6.
Khối lợng giao nhận : 212.142 kg
Viết bằng chữ : Hai trăm mời hai nghìn một trăm bốn mơi hai kg
Quy cách phẩm chất : Đủ quy cách phẩm chất.
Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao
Vật liệu mua về nhập kho đều đợc thủ kho sắp xếp vào đúng chỗ quy định,
đảm bảo khoa học, hợp lý cho việc bảo quản vật liệu. Giúp cho công tác theo
dõi và xuất kho đợc thuận lợi.
Đối với vật liệu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, đơn vị sử dụng
viết bản yêu cầu đợc lĩnh vật t gửi lên cho phòng cung tiêu. Phòng cung tiêu lập
phiếu xuất kho thành 03 liên. Khi lĩnh vật liệu đơn vị lĩnh phải đem phiếu này
xuống kho, thủ kho ghi số thực xuất và ký vào chứng từ. Sau mỗi lần xuất kho,
thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Giữa tháng và cuối tháng, thủ kho thu lại
phiếu của đơn vị lĩnh, tính ra tổng số vật t đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký
vào 3 liên, 1 liên thủ kho chuyển cho phòng cung tiêu, 1 liên đơn vị lĩnh giữ và
1 liên thủ kho giữ để chuyển cho kế toán vật liệu.
Kế toán vật liệu nhận đợc các chứng từ sau:

Y. cầu Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
01
Bạch
đàn4*6
Cộng
10014 Tấn 212,142 461.163.6 97.832.169
97.832.169
Thủ trởng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng ngời nhập Thủ kho
Biểu số 05 Mẫu số 03 - VT
Ban hành theo QĐ 1141
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 18 - 01 - 2005 Số 026193
Xuất cho : Phân xởng bóc
Lý do xuất : Phục vụ sản xuất
Xuất tại kho : Công ty Giấy Bãi Bằng
Stt Tên VL MS Đvt
Số lợng
Thực
xuất
Thực
nhập
Đơn giá
Thành
tiền
01 Bạch đàn
4*6
Cộng
10014 Tấn 19,0 448.424,104 8.520.058
8.520.058

Bộ phận kho Phòng kế toán Lãnh đạo
Lãnh đạo
Khi có yêu cầu
mua vật liệu
Hình 3.1: Sơ đồ IFD của tiến trình nhập kho.
11
Duyệt hồ sơ
Dự toán chi phí
Ký kết hợp đồng
Nhập hợp đồng
Hợp đồng
HĐ
Hồ sơ
Tổng hợp báo cáo
In báo cáo
Báo cáo
tổng hợp
HĐ
3.3.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD. ( Business Flow Diagram)
Hình 3.3 : Sơ đồ chức năng kinh doanh.
3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD. ( Data Flow Diagram )
a, Sơ đồ ngữ cảnh.
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ
12
QUẢN LÝ VẬT TƯ
Báo Cáo
Cập nhật DM
Phân Xưởng
Cập nhật DM
Kho