Lời nói đầu
ứ
ng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của
tin học. Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức
ngời, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lu trữ, hệ thống hoá, cụ
thể hoá những thông tin yêu cầu của ngời sử dụng. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã
đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là
hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính.
Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp,
đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó
khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo
cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng nh
quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ ... luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính
xác và cập nhật thờng xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy
nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý dữ liệu.
Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự
của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng
quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó
đề tài "
á
p dụng tin học vào chơng trình quản lý nhân sự cho công ty phần
mềm kế toán ASIA
" nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt
hiệu quả cao hơn.
Đề tài gồm các phần:
Chơng I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu.
1
Ch¬ng II: Ph¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin phôc vô
qu¶n lý.
Ch¬ng III: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù.

- Chiến lợc phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục
II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu t và phát triển
phần mềm kế toán ASIA.
Trong nhiều năm qua nhà nớc ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản
trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối
với quản trị doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy
quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy
đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp.

4
Sơ đồ các bộ phận của công ty Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
1. Ban giám đốc:
Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần
đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó
giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách
kĩ thuật) có kế toán trởng phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ
máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lợng lao động trực tiếp.
5
Ban giám
P.kin
h
doan
P.
Mark
eting
P. kế
toán

Có chức năng làm tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán
thống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của
đơn vị.

5. Phòng kinh doanh:
6
Có chức năng làm tham mu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác kế
hoạch kinh doanh vật t và tài sản trung tâm.
6. Phòng marketing:
Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thơng mại, phát triển thị trờng,
tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trờng, dự báo biến
động thị trờng, tham mu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh.
7. Phòng triển khai dự án
Chức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu
của khách hàng.
8. Phòng bảo hành
Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu
cầu.
III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý
nhân sự
Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hớng đến thế kỷ 21, ngày nay
không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ
thuật, kinh doanh cũng nh mọi mặt vận động của xã hội, dới mọi quy mô từ xí
nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới.
Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi
hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn
7
cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng
pháp giấy bút thông thờng đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự.
Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học

Quản lý thông tin hệ thống
Chơng II
Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý nhân sự
I. Hệ thống Thông tin
Trong thời đại ngày nay cũng nh trớc đây, công tác quản lý và điều hành
một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết
định. Nhng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết
định không chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác
quản lý ngày nay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những
công cụ, phơng tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông
tin để phục vụ ra các quyết định.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học.
đầu vào (input) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý
9
bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý
(Output) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ
liệu (Storage).
1. Sơ đồ hệ thống thông tin

Mô hình hệ thống thông tin
Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa
dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đa dữ liệu ra.
Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin
phục vụ quản lý chung.
2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
Sơ đồ quản lý hệ thống


Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý.

Cấp dới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ
thống thành các yếu tố đầu ra.

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có
chức năng thu thập, lu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đa thông tin
vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời.
Hoạt động của tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lợng
của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin.
Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ
hệ thống quản lý nhân sự của công ty.

11
Kiểm tra hồ sơ nhận
Hồ sơ nhân viên
Phân hệ quản lý nhân sự
Bộ phận quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin
quản lý nhân sự
Thông tin đã
xử lý
Quyết định
quản lý
nhân sự
Báo cáo tổng hợp
nhân sự
Hồ sơ được chấp
Dữ liệu

liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy
nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô
hình giải đáp câu hỏi:
Nh thế nào?
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết
quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật
lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô
hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
12
Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền
tảng của phơng pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ đợc trình
bày ở phần sau.

4. Cơ sở dữ liệu
4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu
Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những
kho
dữ liệu
, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm
nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên các phơng
tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chơng trình máy tính thì nó còn
đợc gọi là
ngân hàng dữ liệu
hay
hệ cơ sở dữ liệu
. Ngân hàng dữ liệu là một hệ
thống dùng máy tính điện tử để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho
nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau.
Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con ngời và các ph-
ơng tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành

Mục tiêu thứ nhất là vạch ra một đờng ranh giới rõ ràng giữa các phơng diện logic
và vật lý của việc quản trị CSDL. Khi đó các nhà lập trình ứng dụng không cần
phải để ý tới cách trình bày dữ liệu trên các phơng tiện vật chất nữa. Codd gọi mục
tiêu này là
mục tiêu độc lập dữ liệu
. Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô hình đơn
giản mà đông đảo các nhà lập trình và những ngời dùng có thể hiểu đợc ngay. Đây
là
mục tiêu truyền đạt
nhằm tăng hiệu suất và hiệu quả của việc trao đổi giữa ngời
dùng và các cán bộ hệ thống thông tin quản lý. Mục tiêu thứ ba đợc gọi là
mục
tiêu xử lý tập hợp
, nhằm tăng khả năng xử lý từ lần lợt từng bản ghi đến đồng
thời nhiều bản ghi. Đạt đợc các mục tiêu này nghĩa chỉ cần viết một số ít dòng
lệnh cho các chơng trình ứng dụng đồng thời những ngời dùng và những cán bộ
phân tích sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp.
14
Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể nh
một bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trờng là các cột. Có một cột
đóng vai trò trờng khoá hay còn gọi là trờng định danh. Mỗi giá trị của nó xác
định một bản ghi duy nhất. Bảng có thể chứa các trờng liến kết, chúng không phải
là những trờng mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản
ghi của một bảng khác. Cấu trúc nh vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác
với dữ liệu trên các bảng. Mô hình quan hệ là mô hình đợc dùng phổ biến nhất
hiện nay.
Cơ sở dữ liệu nhân sự đợc tổ chức theo mô hình quan hệ.
Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hớng đối tợng, mô hình này đợc dùng
kết hợp với mô hình quan hệ.
Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu đợc cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
5.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu
đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát
16
triển hệ thống. Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi
phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:

Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.

Làm rõ yêu cầu.

Đánh giá khả năng thực thi.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

5.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những
đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ
thống thông tin mới phải đạt đợc. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

Lập kế hoạch phân tích chi tiết.


18
Thủ công
Giao tác
người - máy
Tin học hoá
hoàn toàn
Thủ công
Tin học hoá
Tài liệu
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể,
tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh
(Context Diagram)
thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần
nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ
nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn
đợc gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (
Explosion
) sơ
đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, ngời ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1
là mức 2
5.3 Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc
19
Tên người/bộ phận
phát/nhận tin

Khái niệm cơ bản

Thực thể quản lý (Entity)
Là tập hợp các đối tợng có cùng bản chất đợc nhà quản lý quan tâm tới.
Một thực thể có thể là nhân sự (
cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên, ng-
ời làm dịch vụ
); tổ chức (
ngân hàng, kho bạc
); nguồn lực hữu hình (
tiền, đồ dùng
văn phòng phẩm
). Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực
thể bên trong.

Quan hệ
20
Cán bộ nhân viên
Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có
sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm
quan hệ
đợc dùng để
trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.

Giữa thực thể nhân viên và thực thể chức vụ tồn tại mối quan hệ: một nhân
viên có thể có nhiều chức vụ, một chức vụ nhiều ngời nắm giữ.

Số mức quan hệ
Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết
có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơng ứng với mỗi lần xuất của thực thể B và


Quan hệ Nhiều-Nhiều

Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất
của thực thể A.
Một nhân viên có thể có nhiều ngoại ngữ, một ngoại ngữ có nhiều nhân
viên theo học.
Khả năng tuỳ chọn của quan hệ
Trong thực tế có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết
đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trờng hợp nh vậy ta gọi là quan
hệ tuỳ chọn.
22
Nhân viên
Lương
Có
1
N
Khách hàng
Đơn hàng
Đặt
1
N
Nhân viên
Ngoại ngữ
Có
N
M
Dùng hình ovan nhỏ để chỉ một quan hệ tuỳ chọn



Thuộc tính
Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hoặc một quan hệ.
Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính
quan hệ.

Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách
duy nhất mỗi lần xuất của thực thể.
Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể. Ví
dụ,
Mã nhân viên
là duy nhất cho mỗi nhân viên.

Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể.
Ví dụ:
Tên phòng ban, chức vụ

Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có
quan hệ.
Ví dụ: thuộc tính Mã nhân viên là để trỏ tới thực thể Nhân viên.
24
Nhân viên
Ngoại ngữ
Có
N
M
Chức vụ
M
Một quan hệ đợc định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể
tham gia vào quan hệ.

#M nhân viênã
#M ngoại ngữã
#M chức vụã