ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

NGUYỄN HÀ NHƯ

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU
TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

Hà Nội-2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

NGUYỄN HÀ NHƯ

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU
TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Chuyên ngành:Lưu trữ
Mã số:60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. ĐÀO XUÂN CHÚC

Hà Nội-2015


24

1.3. Khái quát về Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ………..……………

25

1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ……………….……………

25

1.3.2. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phòng
Chính phủ………………………………………………………….………..

27

1.3.3.Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ..............

29

1.4. Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ…...…

30

1.4.1. Tài liệu hành chính……………………………………………..…….

30

1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư…………………………………………


1.6.2. Tài liệu ghi âm.......................................................................

40


1.6.2.1. Ghi âm từ tính………………………………………..……………..

40

1.6.2.2. Ghi âm Laser (đĩa compact)…………………………...…………...

41

1.6.3. Tài liệu khoa học kỹ thuật……………………………...…………….

41

1.6.4. Tài liệu điện tử………………………………..………………………

42

1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn
phòng Chính phủ…………………………………………………..………..

42

1.7. Nguyên nhân hư hỏng tài liệu…………..…………………………….

43


52

2.1.3. Quy định của Văn phòng Chính phủ về bảo quản tài liệu lưu
trữ...................................................................................................

55

2.2. Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng
Chính phủ......................................................................................

59

2.2.1.Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu........................

59

2.2.2. Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu.............................

66

2.2.3 Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ.........................................

67

2.2.4. Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản..........................

74

2.3. Nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tài



3.1.2. Đối với Văn phòng Chính phủ..................................................

80

3.2. Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài
liệu lưu trữ......................................................................................

84

3.2.1. Yêu cầu về mua văn phòng phẩm................................

84

3.2.2. Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu.......................................

86

3.2.2.1. Đối với kho tài liệu điện tử.....................................................

87

3.2.2.2. Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn...........................

87

3.2.2.3.Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính(tài liệu giấy)........

88


3.2.8. Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án cháy nổ, khủng
bố.......................................................................................................

94

3.3.Tăng cường số lượng,nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm
công tác văn thư lưu trữ(đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác
bảo quản tài liệu)..................................................................................

96

3.4. Nghiên cứu và xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản
nhằm hạn chế những tác hại do côn trùng, nấm mốc gây nên........

97

3.5. Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và
phục chế tài liệu bị hư hại...................................................................

98

3.5.1. Khử trùng.....................................................................................

99

3.5.2. Tu bổ tài liệu................................................................................

99

3.6. Kinh phí cho công tác lưu trữ.....................................................

Chính phủ và Văn phòng Chính phủ qua các thời kỳ.Tại đây bảo quản toàn bộ tài
liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ Việt Nam từ năm 1950 đến nay,
chưa kể đến một số văn bản trước 1950 cũng đang được bảo quản tại đây ( trừ
những hồ sơ vụ việc đã nộp về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III). Khối tài liệu này
có ý nghĩa rất quan trọng về nhiều mặt như kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, an
ninh, quốc phòng… Việc quản lý, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu đó góp phần
không nhỏ vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Thực tế đã chứng minh rằng
tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng, áp
dụng các biện pháp tiên tiến, các chế độ bảo quản chặt chẽ có thể giữ cho tài liệu lưu
trữ tồn tại được bền lâu.
Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ còn
nhiều hạn chế:
- Văn bản, hồ sơ hình thành hàng năm trong quá trình hoạt động của Chính
phủ, Văn phòng Chính phủ với một khối lượng rất lớn, nhưng hiện nay tại Văn
phòng Chính phủ chưa có kho tàng bảo quản tài liệu đúng quy chuẩn. Trong khi đó
khối lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng tăng. Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các
kho đại đa số được ghi trên giấy, nhưng cũng có một phần không nhỏ là tài liệu
ghi âm. Trải qua bề dày thời gian, dưới tác động của điều kiện khí hậu nên đến nay
tình trạng vật lý của tài liệu đã bị xuống cấp nghiêm trọng ở mức độ khác nhau.
Trước tình trạng này, nếu không có sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một
thời gian không xa thì số tài liệu quý giá này sẽ tiếp tục bị huỷ hoại và không thể


phục hồi lại được.
- Bước đầu công nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác bảo quản tài
liệu lưu trữ, đặc biệt từ năm 2012 Văn phòng Chính phủ bắt đầu ứng dụng công
nghệ thông tin trong quá trình xử lý công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng.
Trách nhiệm đối với việc quản lý, bảo quản tài liệu điện tử thuộc về Phòng Lưu trữ
và Trung tâm Tin học. Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã
tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ

* Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi đề tài đuợc nghiên cứu tại Kho lưu trữ tài liệu hiện hành tại Văn
phòng Chính phủ.
- Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số cơ quan như Kho Lưu trữ
Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ Tịch nước để so sánh, đối
chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối tài liệu đang bảo
quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Đồng thời tham khảo một số phương
pháp bảo quản của một số nước trên thế giới.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục đich trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định
là:
Một là: Tìm hiểu số lượng , thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong
hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đang được
bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
Hai là: Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản tài
liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ ( Kho tàng, trang thiết bị, xây dựng chế độ
bảo quản, các biện pháp bảo quản…).


Ba là: Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
5. Lịch sử nghiên cứu
- Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành.
- Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên
khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước do
Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm
1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 của Nhà
xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ
cơ bản cho Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm
2006.

làm việc của Chính phủ.
7. Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Chính phủ.
8. Cục Lưu trữ Nhà nước,02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 , Ban hành mẫu “Sổ
nhập tài liệu lưu trữ áp dụng cho các Trung tâm và Kho lưu trữ nhà nước
các cấp.
9. Cục Lưu trữ Nhà nước, 111/NVĐP ngày 04/4/1995,Hướng dẫn bảo quản tài
liệu lưu trữ.
10. Cục Lưu trữ Nhà nước,72/QĐ-QHTK ngày 02/3/1997, Ban hành tiêu chuẩn
ngành “Mục lục hồ sơ”.


11. Cục Lưu trữ Nhà nước, 73/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn
ngành “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”.
12. Cục Lưu trữ Nhà nước, 74/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn
ngành “Cặp đựng tài liệu”.
13. Cục Lưu trữ Nhà nước, 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000, Hướng dẫn lập dự
án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.
14. Cục Lưu trữ Nhà nước ,246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 ,Ban hành quy
trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
15. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,262/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2008,
Ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu
lưu trữ trên nền giấy.
16. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,203/VTLTNN-TCCB ngày 23/3/2010 ,
Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
17. Đặng Anh Đào (1978 ),Một số ý kiến bước đầu về công tác bảo quản và
phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
1, tr. 17-23.
18. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Trung tâm lưu trữ quốc gia I, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
30. Nguyễn Hồng Nhung(2013),Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục lưu
trữ quốc gia Anh trong điều kiện mới,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
12,tr. 67-69.
31. Nguyễn Hồng Phong(1988), Vài nét về công tác bảo quản tài liệu phim ảnh
ở kho lưu trữ nhà nước Trung ương ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
2.
32. Nguyễn Lan Phương(2004), Công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở Trung tâm
lưu trữ quốc gia III - Thực trạng và giải pháp,Khóa luận, Tư liệu khoa Lưu


trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học
Quốc gia Hà Nội.
33. Nguyễn Thị Hà (2009), Lựa chọn trang thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm cho kho
lưu trữ chuyên dụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11,

tr.

6-7.
34. Nguyễn Thị Hà(2010) , Hoạt động của hệ thống điều hòa không khí và một
số kinh nghiệm của các nước khi sử dụng chúng trong kho lưu trữ chuyên
dụng , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7,tr. 33-36.
35. Nguyễn Thị Phương Hoa (1992), Ảnh hưởng của ô nhiễm môi trường trong
việc bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4.
36. Nguyễn Thị Tâm(2003),Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung
tâm Lưu trữ quốc gia,Luận văn thạc sỹ, Tư liệu khoa Lưu trữ học và quản trị
văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
37. Nguyễn Thị Tâm(2007),Thông tư hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng Những vấn đề mới cần quan tâm, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
12,tr. 3-4.
38. Nguyễn Thị Thúy Bình(2002), Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các đài

49. Trịnh Thị Hà(2013), Tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ và
sự cần thiết xây dựng tiêu chuẩn quốc gia ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 5,tr. 13-16.
50. Ủy

ban

thường

vụ

quốc

hội,34/2001/PL-UBTVQH10

ngày

04/04/2001,Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
51. Văn phòng Chính phủ ,1044/ QĐ-VPCP ngày 14/11/2000, Quyết định của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về đề án chống nguy cơ hủy hoại,
bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.


52. Văn phòng Chính phủ ,1095/ QĐ-VPCP ngày 01/6/2005, Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành quy chế bảo vệ bí
mật nhà nước ở Văn phòng Chính phủ.
53. Văn phòng Chính phủ ,26/QĐ-VPCP ngày 09/01/2012,Quyết định của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử
lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ.
54. Văn phòng Chính phủ ,242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012, Quyết định của Bộ


33-37.
63. Xuân Lâm(1979),Bảo quản tài liệu phim điện ảnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam số 3,tr.9-10.