B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình đào tạo sinh viên chính quy của Học Viện Hành Chính
Quốc Gia, thì thực cuối khóa là một khâu vô cùng quan trọng, nó quan trọng
không chỉ vì số trình mà công đoạn này tương đương với 10 đơn vị học trình
mà quan trọng đây là quá trình trang bị cho sinh viên những kiến thức thực tế,
những kỹ năng thực hành trong công việc của các cơ quan hành chính nhà
nước những kiến thức mà chỉ có trong quá trình thực hành thực tế mới có
được. Và cũng thông qua quá trình này, những sinh viên đã hiểu về tổ chức và
hoạt động vủa bộ máy hành chính, cơ cấu chức năng nhiệm vụ, nắm vững quy
trình công vụ trong quá trình thực tập, nẵm vững các thủ tục hành chính trong
các cơ quan nhà nước.
Thực hiện sự phân công của nhà trường, đoàn thực tập chúng tôi thuộc
đoàn số 17 và được phân công ở Thanh Tra Chính Phủ và được phân công ở
Báo Thanh Tra. Trong quá trình thực tập ở đây được sự giúp đỡ rất nhiệt
tình, cùng với sự quan tâm của các cán bộ nhân viên trong phòng đã giúp
chúng tôi hoàn thành quá trình thực tập này. với những hiểu biết nhất định về
cơ quan sự nghiệp này.
Với những kiến thức đã học được trong nhà trường và cùng với những
kiến thức thực tế ở cơ quan thực tập. đã đượcTôi thể hiện dưới đề công tác
văn thư của Báo Thanh Tra. Có nội dung gì chưa phù hợp xin các Thầy,cô bổ
xung và chỉ bảo.Tôi xin chân thành cảm ơn.

1


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

CHUƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành

Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được
nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan
đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt
động của cơ quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt
động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn
được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách
thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới.
Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật
liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản.
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ
quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra.
Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho
công tác tra cứu thông tin quá khứ.
3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ
quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng,

3


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy
đủ. Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp
cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó,
công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:
3.1. Nhanh chóng.
Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý
nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng

4. Hình thức tổ chức Văn thư.
Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ
quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan
đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải
lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu
tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan.
Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường
người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung, hình
thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp.
Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình
thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít
phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít.
Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp
vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ
cờu phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau.

5


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ
chủ yếu nhưu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số
nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá
trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông
thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản
lý hành chính Nhà nước.
Ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu về công tác văn thư cũng như tiếp
cận với công việc ở đây, thì tôi thấy Báo Thanh tra đã áp dụng hình thưc tổ
chức Văn thư tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn thư này có nhiều phù

Nếu bì văn bản bị bóc, bị rách, bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn
bản bên trong thì phải báo ngay với Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành
chính. ở những nơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc người đứng
đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập
biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư
cũng phải kiẻm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản
và nơi nhận… Trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ.
Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản được phân loại sơ bộ như sau:
Loại không bóc bì bao gồm:
Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì
văn bản mật
Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

7


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể như
Công đoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và thư riêng.
Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổ
chức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh người đứng đầu cơ
quan, tổ chức), kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tối
mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó.
c) Đăng ký văn bản đến

đựơc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến
phân phối giải quyết văn bản.
Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làm
việc cơ quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác được giao cho
đơn vị, cá nhân …
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ
đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời
hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên
lề trái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối được ghi cập nhật hoặc ghi vào
phiếu riêng.
Chuyển văn bản đến.

9


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Văn bản đến được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn
cứ ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ
quan, tổ chức cũng như các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Nhanh chóng: văn bản đến( loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn
vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay người
nhận.
Chặt chẽ.: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đối
chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đóng dấu
thượng khẩn và hoả tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận.
Văn thư của đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình

để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
Ghi số, ngày tháng văn bản.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của
Pháp luật hiện hành. Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản
do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ được đánh
riêng cho từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính. Tuỳ
theo tổng số văn bản và số lượng của mỗi loại văn bản của cơ quan tổ chức
ban hành hàng năm mà lựa chọn các phương pháp đăng ký và đánh số văn
bản cho phù hợp

11


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc Hội, Uỷ ban
Thường vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn
bản được thông qua.
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành
chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và vào sổ đăng ký.
b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và
đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản được thực hiện theo quy
định tại điều6 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củâ Chính
phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu được đóng vào khoảng
giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ
giấy, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề.
Đóng dấu độ khẩn, Mật.

mềm đó.
d) Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển văn bản đi.
Làm thủ tục phát hành văn bản.
Lựa chọ bì. Tuỳ theo số lượng độ dày của khổ giấy của văn bản mà lựa
chọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích
thứoc của mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thứơc của văn bản, khi đựoc vào
bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10 mm trở lên có thể vào
bì một cách rõ ràng.
Vào bì và dán bì. Tuỳ theo số lượng, độ dày của văn bản sẽ được vào bì
mà lựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt
giấy không có chữ ở bên ngoài.

13


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Chuyển phát văn bản đi.
Đối với trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lượng văn bản đi
đựoc chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển
giao các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ
đăng ký văn bản để chuyển giao văn bản. Khi chuyển giao văn bản trong nội
bộ người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Đối với chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện.
Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũng phải được
đăng ký vào sổ khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ.
Chuyển phát văn bản qua bưu điện. Tất cả văn bản đi được gửi qua bưu
điện đều hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản
phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng vào sổ.
Theo dõi văn bản đi. Văn thư có trách nhiệm theo dõi, chuyển phát văn
bản đi trong trường hợp cần thiết phải lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức được quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử
dụng con dấu.
Việc đóng dấu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản
Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sâu khi đã có chữ ký
của cấp có thẩm quyền

15


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Không được đóng dấu vào văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉ
hoặc văn bản chưa ghi nội dung, dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và
trùm lên 1/3 chữ ký bên trái
Mực dấu thống nhất là mầu đỏ cở do Bộ Công an hướng dẫn trừ trường
hợp đóng dấu mầu khác có quy định riêng. Trường hợp có các bản phụ lục
hay các bản dự thảo thì đóng dấu treo
Dấu đóng mờ thì phải đóng lại.

5. Công tác lập hồ sơ.
Hồ sơ là một tập hợp (hoăc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm
thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân.
Công tác lập danh mục hồ sơ.
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan
cần phải lập trong năm và duyệt theo một chế độ nhất định.
Quy trình lập danh mục hồ sơ.
Bước 1.Xác định danh mục hồ sơ, tuỳ theo tình hình thực tế của cơ



B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
BÁO XƯA VÀ NAY
I. GIỚI THIỆU VỀ BÁO XƯA VÀ NAY
1. Quá trình thành lập Báo Xưa và Nay.
Ngày 05/01/1992 Báo Xưa và Nay ra số đầu tiên với số lượng phát
hành 02 tuần một số, số lượng là 08 trang trên một số và in mầu trắng đen.
Báo Xưa và Nay được cấp giấy phép Xuất bản Báo chí theo Quyết định
số 180/BC-GPXB ngày 4/11/1993, của bộ Văn hoá Thông tin.
Cho đến ngày 10/11/1994 tại Quyết định số 1192/QĐ-TTNN của
Tổng Thanh tra Nhà nước (nay là Tổng Thanh tra Chính phủ) Báo Xưa và
Nay đã chính thức được thành lập.
Từ đó cho đến nay, cùng với sự đóng góp của các bạn đọc cả nước,
cùng các cán bộ, nhân viên trong ngành, đặc biệt là sự quan tâm của Tổng
Thanh tra Báo Thanh tra đã không ngừng hoàn thiện mình để đáp ứng nhu
cầu của đọc giả và ũng để đọc giả thấy rõ đường lối chính sách của Đảng nói
chung và Thanh tra Chính phủ nói riêng
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của báo Xưa và Nay.
2.1. Vị trí và chức năng.
Báo Xưa và Nay là cơ quan ngôn luận của Hội khoa học và lịch sử
Việt Nam hoạt động theo luật Báo chí có chức năng thông tin chịu sự quản lý
trực tiếp của Hội khoa học và lịch sử Việt Nam và quản lý Nhà nước về hoạt
động xuất bản của Bộ Văn hóa – Thông tin.

18



Nhiệm vụ quản lý và sử dụng tài chính, tài sản được giao, quản lý hành
chính, chuyên môn đối với công chức, viên chức và người lao động của báo
theo chế độ Nhà nước.
2.3. Tổ chức bộ máy và chế độ trách nhiệm của Báo Xưa và Nay.
Về đội ngũ nhân sự Báo Xưa và Nay từ chỗ chỉ có 05 – 06 người
chuyển từ Tạp chí Xưa và Nay sang rồi đạt đến 26 cán bộ, phóng viên, biên
tập viên, 23 người trong số này đã qua Đại học, 15 người đã tốt nghiệp Đại
học báo chí trong đó có 07 người được tặng Huy chương vì sự nghiệp báo chí
(2002)
Đến nay Báo Xưa và Nay có số nhân sự đã tăng lên 31 người trong đó
có 25 người thuộc biện chế và đa số là đạt trình độ đại học.
Tổ chức bộ máy của báo gồm :
Ban Biên tập gồm có Tổng Biên tập và các Phó Tổng Biên tập. Lãnh
đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ của cơ quan theo đúng chức
năng, nhiệm vụ, tôn chỉ mục đích, quy định của Hiến pháp, pháp luật và acơ
cơ quan chủ quản.
Phòng Phóng viên kinh tế xã hội gồm: 01 Trưởng phòng và 02 Phó
phòng và các Phóng viên chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong phòng họat
động theo đúng Pháp luật và các chế độ quy định của cơ quan của ngành, chỉ
đạo tổ chức thực hiện nội dung tuyên truyền kinh tế xã hội theo định hướng
của Ban Biên tập và yêu cầu tuyên truyền của từng lỳ báo. Đảm bảo đúng, kịp
thời, sát hơi hơi thở cuộc sống, chính xác về văn phong, chính tả, tư liệu sử
dụng tham gia công tác phát hành và làm kinh tế báo chí.

20


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Phòng Phóng Viên nội chính gồm : 01 Trưởng Phòng, 01 Phó phòng
và Phóng viên chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự trong hoạt động theo đúng

tổ chức thực hiện theo đúng nội dung tuyên truyền công tác phát hành báo,
công tác thông tin quảng cáo trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh, cá Tỉnh
Nam Trung Bộ theo định hướng của Ban biên tập theo yêu cầu nhiệm vụ hàng
tháng, hàng quý
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA BÁO XƯA VÀ NAY

TỔNG BIÊN TẬP
PHÓ TỔNG BIÊN
TẬP

Phòng
phóng
viên
kinh
tế xã
hội

Phòng
thư ký
tòa
soạn

Phòng
trị sự

Phòng
PV
nội
chính


Văn bản nội bộ

2004

3520

5467

523

2005

3954

6215

587

Vì là cơ quan ngôn luận của Hội khoa học lịch sử Việt Nam lại có trụ
sở đặt tại Thủ đô Hà Nội nơi có nền kinh tế phát triển, cơ sở hạ tầng kỹ thuật
tương đối đồng bộ và hiện đại có một nguồn nhân lực, tài lực nên Phòng Trị
sự đã tận dụng lợi thế đó để đưa tiến bộ công nghệ thông tin vào hầu hết các
khâu trong quá trình quản lý hành chính văn phòng.
Hầu hết các quy trình, nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến được
thực hiện trên hệ thống máy tính với các phần mềm quản lý được xây dựng và
được đưa vào áp dụng thực tiễn từ khi thành lập và qua mỗi năm được chỉnh
sửa, hoàn thiện, nâng cấp phù hợp với đặc thù công việc và yêu cầu của sự
đổi mới. Đây là những phần mềm chuyên dụng được xây dựng phục vụ cho
công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, được nối mạng intenet để tiếp nhận,
chia sẻ thông tin phục vụ cho công tác quản lý hành chính Nhà nước, cơ sở dữ

giải quyết văn bản nếu có. Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên vào màn
hình xử lý văn bản máy vi tính, văn thư thực hiện lệnh xác nhận, máy tính sẽ
tự động hiện số đến của văn bản vừa tiếp nhận; văn thư làm công tác ghi số
đến va ngày đến của văn bản, sau khi đăng ký xong văn thư kẹp theo phiếu xử

24


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
lý văn bản vào mỗi đầu văn bản và đưa vào các ô tiếp nhận văn bản của từng
chuyên viên trong phòng.
Phiếu xử lý văn bản là căn cứ để xử lý văn bản trong đó có ghi số văn
bản, ngày, tháng, năm,cơ quan gửi, ý kiến của Trưởng và các Phó Trưởng
phòng, ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp xử lý.
b) Trình văn bản đến.
Sau khi được đăng ký, văn bản được kịp thời chuyển cho nhân viên có
trách nhiệm trực tiếp giải quyết theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Các
nhân viên sau khi nhận được văn bản, sau khi xem xet nghiên cứu. Căn cứ
vào chức năng,nhiệm vụ,kế hoạch được giao ghi ý kiến phân phối văn bản
cho đơn vị và cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết theo
nội dung của văn bản.
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào phiếu xử lý văn bản sau đó
được cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy vi tính
thông qua văn thư.
Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm quyền, văn
bản được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ xung vào cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trong máy vi tính của văn thư.
c) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết căn cứ các ý kiến của nhân viên đã ghi trong phiếu xử lý văn bản.