Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TRẦN THỊ ÁNH

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14B
KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỈNH CAO BẰNG
Địa chỉ: 126 Bế Văn Đàn, Phường Hợp Giang,
Thành phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lý Thị Thanh Thủy
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2016

SV: Trần Thị Ánh

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. So sánh với quy định hiện hành và
nhận xét, đánh giá........................................................................................18
2.3.3.1 Các bước soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng.....................................................................................................18

SV: Trần Thị Ánh

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

2.3.3.2 So sánh quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng với quy định hiện hành............................................19
2.3.3.3 Nhận xét đánh giá vể quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.........................................................20
2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Sở Tài nguyên
và Môi trường tỉnh Cao Bằng......................................................................21
2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập
hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng............21
2.4.1.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.........................................................21
2.4.1.2 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến...............................................22
2.4.1.3 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng..............................................................................................23
2.4.2 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng..................................................................................24
2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao

LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................31
1.Lý do chọn đề tài......................................................................................31
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài........................................................................31
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...............................................................33
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................33
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu của đề tài.....33
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài....................................................34
7. Bố cục của đề tài.....................................................................................34
CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ĐIỀU
HÀNH VĂN PHÒNG........................................................................................36
1.1 Lý luận chung về Văn phòng................................................................36
1.1.1 Khái niệm Văn phòng.........................................................................36
1.1.2 Chức năng của Văn phòng.................................................................37
1.1.3 Nhiệm vụ của Văn phòng...................................................................38
1.2.Lý luận chung về Điều hành Văn phòng...............................................39
1.2.1. Khái niệm..........................................................................................39
1.2.2. Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành Văn phòng......................................39
1.2.3. Nội dung Điều hành hoạt động Văn phòng.......................................40
1.2.3.1.Tổ chức bộ máy và phân công công việc........................................40
1.2.3.2. Điều hành công việc văn phòng.....................................................41
1.2.3.3. Xây dựng Nội quy, Quy chế...........................................................41
1.2.3.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị......................................................42
1.2.3.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ...........................................................42
1.2.3.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị........................43
1.2.3.7. Công tác hậu cần............................................................................44
1.2.3.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực...................................................44
Chương II . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CAO BẰNG. .45
2.1 Tình hình tổ chức của Văn phòng.........................................................45
2.1.1 Vị trí, Chức năng của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh

3.1.2.Nhược điểm........................................................................................67
3.3.3. Nguyên nhân......................................................................................68
3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức,
điều hành văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng....69
3.2.1 Về Công tác Thông tin, báo cáo.........................................................69
3.2.2 Về Công tác Tham mưu, tổng hợp.....................................................71
3.2.3 Về công tác hậu cần............................................................................72
3.2.4 Về công tác tổ chức Hội nghị, Hội thảo.............................................73
3.2.5 Về Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo...................................74
3.2.6 Về công tác Văn thư- Lưu trữ............................................................74
3.2.7 Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức...........................................75
KẾT LUẬN........................................................................................................77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................78
PHẦN 3. PHỤ LỤC...........................................................................................79

SV: Trần Thị Ánh

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU

Quản trị văn phòng là công tác hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn
hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan tổ chức, là vận
dụng những phương pháp khoa học về quản trị phục vụ công tác quản lý, tổ
chức, hoạt động của văn phòng nhằm đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức đề
ra. Văn phòng là bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp;là nơi


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

cao năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây
dựng phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng. Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội với mục đích trở thành đơn vị đào tạo một chuyên ngành vừa có tính
khoa học vừa có tính nghiệp vụ cao, trong những năm vừa qua, Khoa Quản trị
văn phòng đã rất quan tâm tới hoạt động đào tạo này và nhận thấy rằng “Thực
tập” là một khoảng thời gian bổ ích và rất cần thiết, trang bị những kiến thức, kỹ
năng trong quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành nâng
cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ sau khi ra trường cho sinh viên. Chính vì
thế, sau khi thực hiện xong chương trình học lý thuyết, nhà trường đã tổ đi thực
tập cho sinh viên với mục đích giúp cho sinh viên nắm, hiểu được hoạt động của
các cơ quan, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị cho kỳ thi
tốt nghiệp sắp tới.
Được sự giúp đỡ tận tình từ Khoa Quản trị văn phòng cũng như sự tiếp
nhận của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng em đã được
thực tập tại cơ quan bắt đầu từ ngày 04/7/2016 với thời gian hai tháng.
Tuy còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào
thực tế song dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn tân tình của các anh (chị) trong Văn
phòng Sở cùng với sự truyền đạt quý báu của thầy, cô giáo đã giúp em có thêm
nhiều kinh nghiệm quý báu. Từ đó, em có thể hoàn thành bài Báo cáo này một
cách đầy đủ và hoàn chỉnh nhất.
Báo cáo này của em được xây dựng dựa trên cơ sở những kiến thức lý
luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn trong thời gian tiếp xúc với
công việc văn phòng.
Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao

khoản theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Cao Bằng; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh:
a) Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và
hàng năm; các nhiệm vụ về tài nguyên và môi trường công tác cải các cải cách
hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở.
b) Dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường.
c) Dự thảo văn bản quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với
Trưởng, phó các đơn vị thuộc Sở, Trưởng, Phó phòng chuyên môn, nghiệp vụ
thuộc Uỷ ban nhân đân huyện, thành phố.
* Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, chương trình, đề án, dự án về tài nguyên và môi trường sau khi được phê
duyệt.
* Quản lý, đăng ký, cấp giấy phép, văn bằng, chứng chỉ trong phạm vi
chức năng, nhiệm vụ quản lý theo phân công, phân cấp hoặc uỷ quyền của Uỷ
ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Về đất đai
a) Chủ trì, phối hợp ới các cơ quan có liên quan lập, điều chỉnh quy
hoạch, kế hoạch sử dụng đất của địa phương trình Uỷ ban nhân dân tỉnh.
SV: Trần Thị Ánh

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập

* Về tài nguyên khoáng sản:
a) Khoanh định các khu vực cấm hoạt động khoáng sản, khu vực tạm thời
cấm hoạt động khoáng sản; xác định các khu vực không đấu giá quyền khai thác
khoáng sản thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
b) Tổ chức thẩm định báo cáo kết quả thăm dò khoáng sản làm vật liệu
xây dựng thông thường và than bùn thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.

SV: Trần Thị Ánh

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

c) Quản lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, tư liệu về thăm dò khoáng sản
làm vật liệu xây dựng và than bùn; thống kê, trữ lượng khoáng sản đã được phê
duyệt và định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường theo quy định.
d) Xây dựng giá tính thuế tài nguyên đối với loại khoáng sản chưa có giá
tính thuế taì nguyên hoặc phải điều chỉnh giá tính thuế tài nguyên do không còn
phù hợp theo quy định.
* Về môi trường:
a) Thẩm định các chỉ tiêu môi trường và đa dạng sinh học trong các chiến
lược, quy hoạch, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập, điều chỉnh quy
hoạch bảo tồn đa dạng sinh học của địa phương và tổ chức thực hiện sau khi


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

d) Thẩm định tiêu thuỷ văn chuyên dùng, thiết bị quan trắc, định vị sét do
địa phương xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nước.
đ) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc bảo vệ, giải
quyết các vi phạm hành lang an trên địa bàn.
e) Thu thập, khai thác và sử dụng dữ liệu về khí tượng thuỷ văn ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
* Về biến đổi khí hậu:
a) Xây dựng, cập nhật kế hoạch hành động ứng phó với biến đổi khí hậu
của địa phương; hướng dẫn, điều phối việc tổ cức thực hiện.
b) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi của Sở Tài nguyên và Môi
trường trong các chiến lược, chương trình ứng phó với biến đổi khí hậu trên địa
bàn quản lý.
c) Theo dõi, đánh giá tác động của biến đổi khí hậu đối với điều kiện tự
nhiên, con người và phát triển kinh tế- xã hội để đề xuất các biện pháp ứng phó.
d) Hướng dẫn thực hiện các hoạt động giảm nhẹ khi nhà kính
* Về đo đạc và bản đồ.
a) Thẩm định hồ sơ và đề nghị Cục đo đạc và Bản đồ Việt Nam cấp, cấp
bổ sung giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật.
b) Tổ chức, quản lý, thẩm định chất lượng các công trình, sản phẩm đo
đạc và bản đồ; quản lý việc bảo vệ các công trình xây dựng đo đạc và bản đồ
theo quy định.
c) Quản lý và tổ chức thực hiện việc xây dựng, cập nhật, khai thác hệ
thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật đo đạc và bản đồ tại địa phương.
d) Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ, thu hồi các ấn phẩm bản đồ
có sai sót về thể hiện chủ quyền quốc gia về kỹ thuật.

về tài nguyên và môi trường của địa phương.
* Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
đối với các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên và
môi trường của địa phương.
* Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; tham gia quản lý tổ chức và hoạt động
của các hội và tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trương.
* Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và mối quan
hệ công tác của các đơn vị trực thuộc Sở; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ đối với
công chức thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện và công chức
chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn quản lý nhà nước về tài
nguyên và môi trường.
* Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Sở theo quy định
của pháp luật và theo phân công hoặc uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Thống kê, báo cáo tình hình quản lý, bảo vệ tài nguyên và môi trường
tại địa phương theo quy định của pháp luật.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.2 Cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao bằng
* Lãnh đạo Sở
- Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc
- Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm báo cáo công tác
trước Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở,;
chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Uỷ ban nhâ dân tỉnh và Bộ trưởng Bộ

SV: Trần Thị Ánh

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B

- Trung tâm Quan trắc tài nguyên và môi trường;
- Văn phòng đăng ký đất đai;
- Trung tâm Kỹ thuật Tài nguyên và Môi trường.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng
(Phụ lục 1)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
a. Vị trí chức năng
- Vị trí: Văn phòng Sở là cơ quan chuyên môn thuộc Sở Tài nguyên và
Môi trường, chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi
trường.
SV: Trần Thị Ánh

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

- Chức năng: Giúp Giám đốc Sở trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy và
cán bộ; nhân sự; tổng hợp; thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; quản tri –
hành chính; kế toán – tài vụ; ứng dụng CNTT và quản trị mạng; quản trị
Website đối với cơ quan Sở Tài nguyên và Môi trường.
b. Nhiệm vụ:



Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

- Bộ phận Kế toán -Tài vụ;
- Bộ phận Quản trị.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng (Phụ lục 2).
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
* Xác định vị trí việc làm của từng bộ phận trong Văn phòng Sở
Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Cao Bằng, dựa theo chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của Văn phòng sở mà Mỗi Chức danh vị trí được phân công
nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Chánh Văn phòng:
Họ Tên: Hoàng Tuân
Email:[email protected]
Giữ chức vụ Chánh Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao
Bằng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Sở.
- Phó chánh Văn phòng: Có 02 phó Chánh Văn phòng phụ trách về các
mảng chuyên môn khác nhau trong văn phòng Sở. Bà Lý Thị Thanh Thuỷ phụ
trách về mảng hành chính còn Ông Hoàng Khánh Hoà phụ trách mảng Thi đuaKhen thưởng và công tác Quản trị của Văn phòng. Mặc dù phụ trách các mảng
nghiệp vụ khác nhau nhưng cả 2 đều được xác định là có nhiệm vụ tham mưu,
giúp việc cho Chánh văn phòng.
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức
công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết
bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.

Quản trị còn phụ trách quản lý công tác bảo vệ, tạp vụ, lái xe của cơ quan.
* Xây dựng Bản mô tả việc làm của từng vị trí cụ thể (Phụ lục 3)
2.1.3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài
nguyên và Môi trường
Công tác Văn thư - Lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính Quốc gia nói riêng. Ngày
nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước, công
tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội
khác. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư, lưu trữ nên đã góp
phần đáng kể để Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng hoàn thành nhiệm
vụ được Đảng và Nhà nước cũng như Uỷ ban nhân dân tỉnh giao phó, đảm bảo
cho công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Sở.
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp cho Chánh Văn phòng tham
mưu cho Giám đốc Sở quản lý và tổ chức thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ
của cơ quan; thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của Văn phòng.
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ được Chánh văn phòng giao nhiệm vụ tổ chức
và thực hiện các công tác về văn thư: Làm đầu mối trình ký, và lưu chuyển các
SV: Trần Thị Ánh
K14B

11

Lớp: ĐHLT.QTVP


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

quyết định, văn bản cho các đơn vị theo đúng quy định về công tác văn thư, lưu

12
Lớp: ĐHLT.QTVP
K14B


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

+ Quyết định 14/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc
ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác Văn thư lưu trữ...
+ Thông Tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng đẫ xây dựng quy
chế công tác Văn thư – Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
+ Công văn số 298/VTLTNN-NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc Báo cáo tình hình công tác Văn thư Lưu trữ;
+ Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát hệ thống hoá Văn bản Quy phạm pháp luật.
2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
Chương trình công tác năm, quý, tháng, tuần của Sở Tài nguyên và Môi
trường do Văn phòng chuẩn bị, trình Lãnh đạo Sở quyết định và được gửi đến
các đơn vị trực thuộc để làm cơ sở xây dựng chương trình công tác của đơn vị.
- Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế
hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao, các dữ liệu liên quan từ các
phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi
soạn thảo thành chương trình công tác năm. Bản chương trình được in và gửi tới
ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện.
- Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được
xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế
hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào.

- Bước 1. Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký Chương trình công tác
của đơn vị;
- Bước 2. Các đơn vị lập danh mục, đề án chương trình công tác;
- Bước 3. Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác trọng
tâm;
- Bước 4. Trình chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt;
- Bước 5. Chánh Văn phòng ký, thông báo tới các đơn vị;
- Bước 6. Các đơn vị xây dựng chương trình công tác cụ thể và gửi bổ
sung các chương trình phát sinh;
- Bước 7. Giám đốc sở ký và ban hành;
- Bước 8. Các đơn vị thực hiện.
- Bước 9. Lưu hồ sơ.
* Lịch công tác tuần.
- Bước 1. Cán bộ phụ trách làm lịch công tác tuần;
- Bước 2. Hỏi ý kiến, lịch làm việc của Lãnh đạo Sở và Lãnh đạo Văn
phòng;
- Bước 3. Lên dự thảo lịch;
- Bước 4. Chuyển Chánh văn phòng xem lại;
- Bước 5. Trình lãnh đạo Sở duyệt;
- Bước 6. In ấn;
SV: Trần Thị Ánh
K14B

14

Lớp: ĐHLT.QTVP


Báo cáo thực tập


- Giám đốc kí các văn bản thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách. Văn bản uỷ
quyền cho Thủ trưởng các đơn vị hành chính thuộc Sở giải quyết một số công
việc thuộc thẩm quyền của Giám đốc trong thời gian xác định; những văn bản
SV: Trần Thị Ánh
15
Lớp: ĐHLT.QTVP
K14B


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

thuộc lĩnh vực phụ trách của Phó giám đốc nhưng Phó Giám đốc đi vắng hoặc
do yêu cầu công tác và một số văn bản khác;
- Phó Giám đốc được giao ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được giao,
phụ trách theo thông báo phân công công tác của Lãnh đạo Sở; khi giám đốc đi
vắng một Phó Giám đốc điều hành kí các văn bản của Giám đốc
- Thủ trưởng các đơn vị hành chính thuộc Sở kí thừa lệnh Giám đốc một
số loại văn bản theo uỷ quyền của Giám đốc.
- Lãnh đạo các đơn vị thuộc Sở ký các văn bản thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
Nhìn chung, thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Sở
Tài nguyên và Môi trường được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài
nguyên và Môi trường và Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng đã đề ra. Dựa theo
Quyết định số: 13/2015/QĐ-UBND về việc ban hành Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng và Thông tư Liên tịch số: 03/2008/TTLT-BTNMT-BNV Thông tư
Liên tịch của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ về việc hướng dấn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khản, mật (đối với những loại văn bản khẩn, mật).
b. Đối với Công điện, Giấy giới thiệu, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển,
ngoài các thành phần quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ
cơ quan, tổ chức, địa chỉ E- mail, số điện thoại, số fax; địa chỉ trang thông tin
điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
c. Đối với Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thoả thuận, Giấy
chứng nhận, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công không
bắt buộc phải có tất cả các thành phần, thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ
quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email) số điện thoại, số fax, địa chỉ trang
thông tin điển tử (Website) cả biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
d. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy
định của Bộ chuyên ngành.
3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội quy định.
SV: Trần Thị Ánh
K14B

17

Lớp: ĐHLT.QTVP


Bước 1:Xác định nội dung cần văn bản hoá
Làm sáng tỏ mục đích của văn bản ban hành nhằm mục đích gì?
Xác định được giới hạn văn bản?
Xác định được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản?
Chọn tên loại văn bản;
Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành;
SV: Trần Thị Ánh
K14B

18

Lớp: ĐHLT.QTVP


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

Dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan đối tượng giải quyết
và ban hành văn bản.
Bước 2. Thu thập và xử lý thông tin
Thông tin phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành. Thông
tin gồm:
- Thông tin pháp lý;
- Thông tin thực tế;
Thời gian, địa điểm, thành phần.
Bước 3. Lựa chọn thể thức cho văn bản ban hành
Bước 4.Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
Trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở văn bản sắp ban hành;
Triển khai những ý chính của đề cương;

Để các văn bản soạn thảo ra đảm bảo chất lượng và đạt được mục đích
yều cầu đề ra, các cán bộ, chuyên viên Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng luôn tuân thủ đúng các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
hiện nay của Nhà nước và của cơ quan, đó là Quyết định số 86/QĐ-STNMT
ngày 15 tháng 5 năm 2014 về việc Ban hành Quy chế quản lý công tác văn thư,
lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. So sánh với Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì gần
như các bước mà Sở Tài nguyên và Môi trường Cao Bằng đang áp dụng trong
quá trình soạn thảo văn bản là giống nhau. Cụ thể như sau:
- Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
- Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật,
độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập xử lý thông tin có liên quan; soạn
thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Những văn bản có tính chất quan trọng, phức tạp xét thấy cần thiết thì tham
khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan trước khi trình
duyệt.
2.3.3.3 Nhận xét đánh giá vể quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
* Ưu điểm
Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của Văn phòng cho thấy được công
tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viên văn thư quan tâm, chú
trọng và tuân thủ đúng theo quy trình đã được đưa ra của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền. Chính vì vậy mà các văn bản của Sở ban hành có chất lượng tốt và
đảm bảo đúng quy chế đã đặt ra. Đáp ứng được mọi yều cầu của Lãnh đạo cần
khi ban hành một văn bản. Như vậy có nghĩa là văn bản do Sở ban hành sẽ đảm
bảo được hiệu lực pháp lý như mong muốn. Đồng thời, các văn bản thực hiện
đúng theo quy trình soạn thảo cho nên khi có sai sót sẽ dễ dàng xử lý sai sót theo
quy trình mà vẫn không làm ảnh hưởng đến chất lượng văn bản ban hành.
* Nhược điểm