Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................5
CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TỬ VẤN VÀ DỊCH VỤ
KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG.........................................................5
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty
cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long..............................5
1.1.1Quá trình hình thành và phát triển cuả Công ty.....................................5
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Công ty....................................6
1.1.2.1 Chức năng..........................................................................................6
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty...............................................................10
1.2Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu
trữ của công ty.............................................................................................11
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của công ty......................11
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ công ty.......................................13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG. 14
2.1. Hoạt động quản lý................................................................................14
2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác, lưu trữ của
công ty.........................................................................................................14
2.1.2. Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại công ty......14
2.1.3. Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ:................................15
2.1.4 .Ứng dụng khoa học công nghệtrong hoạt động lưu trữ của công ty. 15
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................16
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công ty.............................16

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay với đà phát triển của xã hội, quan niệm lý thuyết và thực hành
được hiểu rõ hơn , học và hành lúc nào cũng đi đôi , không thể tách rời nhau.
Điều đó đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định : " Học để hành, học với
hành phải đi đôi .Học mà không hành thì học vô ích . Hành mà không học thì
hành không trôi chảy".Từ xưa đến nay lời dạy của Bác luôn là điều có ý nghĩa
đối với mỗi người trong xã hội nói chung và đối với mỗi con người Việt Nam
chúng ta nói riêng. Lời dạy của Bác có tầm ảnh hưởng lớn đối với việc học của
chúng ta.
Học và hành luôn đi đôi với nhau, chúng có mối quan hệ song song không
thể tách rời, chúng bù trừ tác dụng và ý nghĩa cho nhau. Học ở đây nghĩa là như
thế nào? Học là tiếp thu kiến thức đã được tích lũy trong sách vở, là nắm vững
lý luận đã được đúc kết trong các bộ môn khoa học, đồng thời tiếp nhận những
kinh nghiệm của cha ông đi trước. Học là trau dồi kiến thức, mở mang trí tuệ,
từng lúc cập nhật hóa sự hiểu biết của mình, không để tụt lùi, lạc hậu, học là tìm
hiểu , khám phá những tri thức của loài người nhằm chinh phục thiên nhiên,
chinh phục vũ trụ. Học là thuộc ở khía cạnh của lý thuyết. Còn hành nghĩa là
thực hành, ứng dụng những kiến thức mình được học trên sách vở, ngồi trên ghế
nhà trường vào thực tiễn đời sống , là làm lý thuyết cho thực tiễn đời sống. Học
và hành là hai mặt của một quá trình thống nhất , nó không thể tách rời nhau mà
phải luôn gắn chặt với nhau làm một , " học mà không hành thì thì vô ích " , đã
tiếp thu lý thuyết mà ta không vận dụng vào thực tiễn , thì học chẳng để làm gì
cả , nhiều người "học" mà vẫn chưa "hành" được là do lúc học chưa thấu đáo hết
được hoặc thiếu môi trường hoạt động.
Ngày nay , lời dạy của Hồ Chủ tịch ngày càng được khẳng định tác dụng
của nó trong thực tiễn. Học ở đây không chỉ bó hẹp ở trong một môi trường giáo
dục trên ghế nhà trường mà ta cần phải học mà không giới hạn cho nên ta phải

Vì vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng
cần thiết. Nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao.Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội luôn đặt phương châm "học đi đôi với hành , lý thuyết đi đôi
với thực tế" lên hàng đầu. Năm nay , là năm cuối của chúng em lại được Nhà
trường tổ chức cho chúng em tiếp cận với thực tế lần nữa bằng đợt thực tập kéo
dài hơn, thời gian từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016tại công ty cổ phần
tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long. Trong khoảng thời gian này bản
thân em không chỉ được nhìn, được chứng kiến mọi công việc , hoạt động của
văn phòng mà còn được tiếp cận trực tiếp với công việc , nỗ lực cố gắng học hỏi
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kinh nghiệm làm việc , chương trình nghiệp vụ của lưu trữ trên cơ sở áp dụng lý
thuyết đã được học ở trường vào thực tế, và nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình
chu đáo của cán bộ lưu trữ tại phòng lưu trữ đã góp ý vào đề cương báo cáo giúp
em hoàn thành khóa thực tập này.
Lý do chọn nội dung thực tập
Trong thời gian thực tập (từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/3/2016) tại
công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long, được tiếp xúc
với công việc văn phòng, em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động của công ty
với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu, thu thập tài liệu em
đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về thực trạng công tác lưu trữ của cơ
quan”.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt
động quản lý. Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động của cơ quan,đơn vị vì vậy cần phải

với mọi người trong công ty còn nhút nhát, rụt rè không mạnh dạn đề suất ý
tưởng hoặc không giám thắc mắc. Do thời gian thực tập chưa nhiều nên chưa
hiểu biết cụ thể và sâu sắc về công việc trong các phòng ban.
Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa văn thư
lưu trữ, đã quan tâm và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực tập tại
trường. Em xin trân trọng cảm ơn công ty Cổ phần tư vấn và dịch vụkhoa học tài
liệu Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập, cảm ơn anh
Nguyễn Văn Cường và chị Nguyễn Thị Kim Dung đã nhiệt tình giúp đỡ em
trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin về công ty để em hoàn thành tốt
bài báo cáo của mình, đó cũng là một phần hành trang nhỏ giúp cho em trong
công việc sau khi ra trường.
Do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm
từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em
rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy(cô) giáo cùng các cán bộ
trong quý công ty để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp
với thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2016
Sinh viên thực tập
Đỗ Thị Hảo

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long hoạt
động chính trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ.
Là một doanh nghiệp trẻ cùng với sự lãnh đạo điều hành của Giám đốc
Nguyễn Văn Cường và sự lao động sáng tạo hết mình của các nhân viên vì sự
phát triển của công ty của toàn thể nhân viên trong công ty đến nay công ty đã
từng bước phát triển mạnh mẽ.
Công ty có trụ sở chính tại: tòa nhà C2 Xuân Đỉnh- Bắc Từ Liêm - Hà Nội
Người đại diện: Giám đốc Nguyễn Văn Cường
Công ty có ví trí văn phòng tương đối thuận lợi cho sự phát triển dịch vụ.
nằm cạnh con đường nằm cạnh con đường Xuân đỉnh giáp với Phạm Văn Đồng,
nên việc giao dịch của khách hàng đến với công ty tương đối thuận lợi.
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Công ty
1.1.2.1 Chức năng
Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long có chức
năng tư vấn, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu, phục vụ dịch vụ công ích, chuyển giao
công nghệ, hợp tác quốc tế, tham gia tư vấn các dự án lưu trữ tại các cơ quan,
tập đoàn nhằmphục vụ yêu cầu quản lý tài liệu, phát triển công nghiệp hóa, hiện
đại hóa bền vững.
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Hội đồng quản trị
+ Chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị,
Công ty về quản lý, kê khai tài chính, đưa ra chiến lược phát triển của Công
ty.Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, sử lý sai phạm của cán bộ quản lý trong

Ký duyệt các khoản thu, chi khi được Hội đồng quản trị ủy nhiệm. Tổng kết đưa
ra kế hoạch hoạt động của các Phòng, Ban
- Phòng Hành chính – Tổ chức
+ Trưởng Phòng Hành chính - tổ chức chịu trách nhiệm trước Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc về mọi hoạt động của phòng.
+ Chịu trách nhiệm về sắp xếp công việc và quản lý nhân sự trong công
ty. Ký các văn bản, giấy tờ liên quan hoạt động của phòng. Tham mưu cho Ban
giám đốc trong việc sa thải, bổ nhiệm nhân sự, xây dựng các chính sách cho cán
bộ, nhân viên. Tổng kết và lên kế hoạch thường niên để báo cáo lên Ban giám
đốc của công ty. Kế toán chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về vấn đề tài
chính của công ty.Kê khai thuế, báo cáo tài chính bằng văn bản về các khoản
thu, chi rồi trình lên Ban giám đốc. Theo dõi công nợ, thanh quyết toán với các
đơn vị có liên quan đến tài chính. Lập bảng lương hàng tháng theo quy chế tiền
lương của Công ty đề ra.
- Phòng Nghiệp vụ
+Trưởng ( phó) Phòng Nghiệp vụ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Ban
lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của Phòng.
+ Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến hoạt động của Phòng.
+ Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về chất lượng dịch vụ chỉnh lý
tài liệu, tiến độ chỉnh lý.
+ Kết hợp với Phòng Hành chính – tổ chức về việc tuyển dụng, đào tạo
và điều động tổ chức nhân sự.
+ Báo cáo tài chính, nhân sự và kế hoạch của Phòng lên Ban giám đốc
đúng kỳ.
+ Giám sát, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, kết hợp với Ban
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


phê duyệt.
- Nghiên cứu tổng hợp nguồn tài liệu để cung cấp cơ sở khoa học cho
việc lập quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của cả nước và các vùng
lãnh thổ. Các lĩnh vực nghiên cứu khoa học cụ thể:
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Chiến lược lưu trữ của các vùng, miền và quốc gia;
+ Quy hoạch phát triển và quản lý, sử dụng bền vững tài liệu;
+ Tư vấn dịch vụ, khoa học lưu trữ
+ Thẩm tra tài liệu
+ Tổ chức công táclưu trữ
+ Đưa ra phương hướng hoạt động chung của công ty.
+ Kiểm tra, giám sát các hoạt động toàn công ty.
+ Giám đốc công ty quản lý bao quát toàn bộ hoạt động của công ty.
- Tư vấn xây dựng, thẩm tra, tư vấn thẩm định các dự án lưu trữ, và bảo
vệ môi trường phù hợp với các lĩnh vực chuyên môn của Công ty; đầu tư và thực
hiện các dự án hoặc hạng mục công trình thuộc dự án đầu tư phát triển công
trình kết cấu hạ tầng theo quy định của pháp luật.
- Hợp tác quốc tế về nghiên cứu tài liệu khoa học, chuyển giao công nghệ,
liên doanh, liên kết phát triển công nghệ, thử mới, đào tạo nguồn nhân lực thuộc
lĩnh vực được giao với các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước theo quy
định của pháp luật..
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty cổ phần tư vấn dịch vụ và Khoa học tài liệu Thăng Long là một

ÁN

Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong tổ chức, đó là mối quan hệ giữa các
bộ phận cấu thành tổ chức để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó.
Cơ cấu tổ chức nào cũng hướng tới sự vận động hiệu quả của tổ chức.
Muốn vậy, giữa các bộ phận cấu thành tổ chức phải có sự hợp tác, phân công
hợp lý theo một cơ chế vận hành nhất định. Qua sự bố trí các chức vụ trong tổ
chức, các bộ phận, các cán bộ trong cơ quan nào cũng phải biết mình ở vị trí nào
và quy trình hoạt động ra sao. Quyền hạn và trách nhiệm của mình trong tổ
chức.
1.2 Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ
phận lưu trữ của công ty.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của công ty
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của
tất cả các cơ quan tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi
cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ. Đối với các cơ
quan cụ thể việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ và
quy mô, vị trí của từng cơ quan. Dù ở cơ quan nào đi nữa thì công tác lưu trữ
cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan.
Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn
bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng

12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công ty
- Ứng dụng công nghệ tin học vào lưu trữ
- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và trang thiết bị lưu trữ
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ công ty
Xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bố nguồn lực hợp lý cho từng
công việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công.
Mặt khác, cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể
hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ
chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức.
Hiện nay công ty có 10 cán bộ lưu trữ, cán bộ lưu trữ giúp Trưởng Phòng
hành chính quản lý công tác lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
công ty, thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình công
tác tài liệu của công ty. Nhìn chung tổ chức công tác lưu trữ của công ty đi vào
nề nếp khoa học và từng bước chính giúp cho việc bảo quản tổ chức và sử dụng
tài liệu hiệu quả hơn.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ công tác quản lý nghiên cức khoa học và các yêu cầu chính đáng của
nhân dân.
Hiện nay công ty có 10 cán bộ lưu trữ,trong đó có 3 cán bộ là trình độ cao
đẳng,02 cán bộ là trung cấp và 05 cán bộ là trình độ đại học.Giúp công ty quản
lý về công tác lưu trữ thực hiện chế độ thống kê báo cáo định kỳ,đột xuất về tình
hình công tác lưu trữ của công ty.
2.1.3. Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ:
Hàng năm công ty đã tổ chức đi kiểm tra hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại
cơ quan,việc kiểm tra diễn ra đột xuất không có báo trước để cho việc kiểm tra
diễn ra một cách công bằng chính xác.Vì vậy công tác lưu trữ ở công ty luôn
phải làm đúng theo quy trình và nghiệp vụ công tác lưu trữ của mình. Thông qua
kiểm tra để tăng cường công tác quản lý nhà nước về lưu trữ; nắm bắt thực trạng
việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ ở công ty.
Kịp thời phát hiện, tháo gỡ những tồn tại, hạn chế trong công tác lưu trữ
đồng thời phát hiện những điển hình làm tốt để phát huy trong thời gian tới.
Rút ra những kinh nghiệm nhằm tiếp tục tổ chức thực hiện tốt công tác
lưu trữ ngày càng thiết thực, hiệu quả.
2.1.4 .Ứng dụng khoa học công nghệtrong hoạt động lưu trữ của công ty
Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang
chuyển dần thành một xã hội thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong giai
đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của các ngành. Nó tạo ra một sự thay
đổi trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giải phóng sức
lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả làm việc cao hơn, chất lượng

thu lại bản gốc, những bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan được cất
giữ cẩn thận, hàng tháng phái sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang giữ nếu
thiếu thì phải đến các phòng thu thập đầy đủ sau đó cuối năm lập lại hồ sơ và
nộp vào lưu trữ cơ quan.
Kho lưu trữ của công ty có khoảng 300 cặp (hộp) tương đương khoảng 45
mét giá tài liệu bao gồm của tất cả các phòng thuộc công ty trong quá trình hoạt
động.
Tại công ty thủ tục giao nộp tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt theo quy
định của nhà nước khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của công
ty thì nhân viên lưu trữ, lập 02 bản biên bản giao nhận tài liệu có giá trị pháp lý
như nhau mỗi bên giữ 01 bản.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình tiến hành lựa chọn những tài liệu có
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giá trị để đem bảo quản trong các kho lưu trữ phục vụ cho quá trình sử dụng lâu
dài và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng quyết định đến
số phận của tài liệu nên công ty đã tiến hành xác định giá trị tài liệu nhằm tối ưu
hóa và phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu một cách tốt nhất.
Khối tài liệu được sản sinh ra đã có không ít những văn bản, tài liệu có
nội dung trùng thừa, giống nhau về thể thức, nội dụng công việc… gây cản trở
cho công tác chỉnh lý tài liệu sau này.
Khi xác định giá trị tài liệu( những tài liệu nào sẽ giữ lại, tài liệu nào cần

phân theo mặt hoạt động.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ ở công ty chủ yếu là loại tài liệu hành chính và hiện nay
tài liệu lưu trữ được thống kê bằng sổ thống kê là chủ yếu gồm:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
- Sổ thống kê phông lưu trữ
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ
Bên cạnh phương pháp thống kê truyền thống thì công ty còn sử dụng
phần mềm để quản lý tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung
tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn, địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra
tìm tài liệu nhanh chóng.
Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ tra tìm chủ yếu tại
kho lưu trữ của công ty.
2.2.5. Biện pháp bảo quản tài liệu.
2.2.5.1 Các trang thiết bị bảo quản
Công tác bảo quản có vai trò quan trọng trong việc kéo dài tuổi thọ tài
liệu và bảo đảm an toàn tài liệu. Nắm rõ điều đó nên công ty đã áp dụng các biện
pháp khoa học ký thuật và công tác bảo quản tài liệu.
Về phòng kho là trang thiết bị tối thiểu và cần thiết phải có để bảo quản

thời dập tắt đám cháy khi có cháy xảy ra.
Nhìn chung tài liệu trong kho được bảo quản tốt tài liệu không bị mối
mọt và côn trùng xâm hại.
2.2.6. Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu.
Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty gồm có các hình thức
sau:
- Tổ chức tài liệu tại phòng đọc.
- Các chứng thực tài liệu lưu trữ.
Tại công ty có hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc là chủ yếu.
Nhờ sử dụng các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan mà hiệu
quả đạt được trong công việc rất cao và ngày càng đáp ứng được nhu cầu tra tìm
và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
3.1. Những việc đã được làm ở cơ quan thực tập trong thời gian
vừa qua
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần tư vấn dịch vụ và khoa học
tài liệu Thăng Long, mặc dù còn nhiều khó khăn. Xong với tinh thần trách
nhiệm và sự cố gắng nỗ lực của mình. Sau hơn 3 tháng em đã hoàn thành đợt
thực tập và đem về cho bản thân những kinh nghiệm đúc rút từ thực tế. Qua đó

chính là thước đo của người cán bộ. Nhận thức được tầm quan trọng của lối
sống xa hội chủ nghĩa ngay từ khi còn được học tập trong nhà trường em luôn cố
gắng vận động bản thân để có một lập trường vững vàng không bị hoag mang
trong những hoàn cảnh khó khắn phức tạp.
- Từ đó em thấy rõ một điều quan trọng thông qua đợt thực tập này đó
chính là sự rèn luyện cho mình một tác phòng làm việc mới, tác phong của một
nhân viên lưu trữ trong công ty. Đó chính là tác phong thân thiện, nhiệt tình,
niềm nở mà vẫn mang được chất nghiêm túc.
- Về quan hệ ứng xử:
Chắc hẳn ai cũng phải biết văn hóa ứng xử trong giao tiếp có vai trò rất
quan trọng. Nó quyết định phần nào sự thành công của công việc. Qua thời gian
thực tập này em cũng hiểu thêm về quan hệ ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên,
giữa nhân viên với nhân viên. Mặt khác thời gian thực tập này còn giúp cho em
có thêm hành trang, sự tự tin cũng như lòng yêu nghề để bước vào cuộc sống rèn
luyện cho mình sự vận dụng linh hoạt giữa lý thuyết và thực tiễn vào công việc
chứ không phải là đặt nó vào khuôn mẫu nhất định, máy móc nào đó.
Nhận Xét
Qua quá trình khảo sát thực tế ở công ty cổ phần tư vấn dịch vụ và khoa
học tài liệu Thăng Long, kết hợp vận dụng lý thuyết đã học. Sau đây em xin có
một vài nhận xét về công tác lưu trữ của công ty như sau:
 Ưu điểm:
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại công ty được thực hiện khá tốt đi vào nề
nếp khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc. Đã tham mưu cho Giám đốc công ty
rất kịp thời, hợp lý. Có tinh thần trách nhiệm cao.Cán bộ lưu trữ ở đây rất nhanh
nhẹn nhiệt tình trong công việc. Thực hiện đúng với quy định của Nhà nước và
pháp luật.
Thời gian làm việc của nhân viên lưu trữ cũng khá chặt chẽ và đúng giờ .
Hàng năm nhân viên lưu trữ được cử đi học các lớp tập huấn nhằm nâng cao
kiến thức và giải quyết công việc được tốt hơn.


ty, rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo công ty mà đứng đầu là
Gíam đốc công ty, các nhân viên trong công ty cần thật sự mạnh dạn tham mưu,
đề xuất của người trực tiếp làm cônng táclưu trữ tại từng phòng, thường xuyên
kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai thực hiện đúng các quy định.
- Lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Cá nhâncó
trách nhiệm lập hồ sơ đối với những công việc được giao giải quyết theo đúng
quy định tại Điều 9, Luật Lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ được lập theo hướng dẫn
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A