MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU .....................................................................................................3
CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TRÌNH BÀY VĂN BẢN.....5
1.1. Các khái niệm cơ bản. ...................................................................................5
1.1.1. Khái niệm văn bản. .................................................................................5
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước......................................................5
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính. ...............................................................5
1.3. Soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản..........................................................17
1.4. Giới thiệu một số phần mềm soạn thảo văn bản ..............................................33
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN.....37
TẠI TRƯỜNG THCS BẢO SƠN, HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC
GIANG ..........................................................................................................37
2.1. Giới thiệu về trường THCS Bảo Sơn ..............................................................37
2.2. Công tác soạn thảo văn bản tại trường THCS Bảo Sơn ...................................40
2.4. Hướng giải quyết nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản tại trường
THCS Bảo Sơn......................................................................................................57
CHƯƠNG III: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THÔNG TƯ 01..............................59
ĐỂ CHUẨN HÓA THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN.....59
3.1. Giới thiệu phầm mềm Thông tư 01 .................................................................59
3.2. Những kết quả đạt được khi ứng dụng phần mềm Thông tư 01 tại trường THCS
Bảo Sơn.................................................................................................................60
KẾT LUẬN..........................................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................67

1


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình thực tập, làm việc và hoàn thành báo cáo khóa
luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ quý báu của các

nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Do đó, công tác Văn
thư Lưu trữ và nhất là công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang ngày
càng phát triển theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt
động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng,
góp phần to lớn đối với sự phát triển chung của đất nước.
Với ý nghĩa và vị trí to lớn đó, Khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc
Trường Đại học CNTT& TT là cái nôi đào tạo ra một đội ngũ đông đảo
những sinh viên có năng lực và trình độ trong lĩnh vực công nghệ thông tin,
trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản, đã đáp ứng yêu cầu to lớn của
phần lớn các cơ quan hiện nay. Với phương châm: “Học đi đôi với hành, lý
luận gắn với thực tiễn”, lấy lí luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực
tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung nhưng kiến thức mới, cập nhật và làm
phong phú thêm kho tàng lí luận. Nên bản thân em đã chọn: " Nâng cao công
tác soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản bằng phần mềm thông tư 01 tại
trường THCS Bảo Sơn - Lục Nam - Bắc Giang" là đề tài nghiên cứu cho đợt
thực tập khóa luận tốt nghiệp này của mình.
Thực tập khóa luận tốt nghiệp là một trong những nội dung quan trọng
trong khóa học đào tạo những sinh viên nắm vững lý luận, làm việc hiệu quả

3


trong thực tiễn... chúng tôi 40 sinh viên lớp ĐHLTQTVP- K13A thuộc khoa
Hệ thống thông tin kinh tế sau một thời gian dài học tập và rèn luyện về mặt
lý luận, nay chúng em được về thực tập tại cơ quan góp phần bổ sung, củng
cố kiến thức lý luận, nhằm nâng cao năng lực, kinh nghiệm trong thực tiễn
công việc.
3. Đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu
Tập trung nghiên cứu ứng dụng phần mềm Thông tư 01 vào công tác
soạn thảo văn bản tại trường THCS Bảo Sơn

và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị
quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày
nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa
hẹp nói trên.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do
các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền
theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tính
quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế,
văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước pháp
quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lý xã
hội.
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính.
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước,
không phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất
kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,
5


khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong
hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn
bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý
và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền
đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách
hành chính- công vụ.
a. Về thẩm quyền, thể thức và nguyên tắc ban hành văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo ban hành đúng thẩm quyền về
chủ thể, có nghĩa là chủ thể phải được pháp luật quy định có thẩm quyền ban
hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật còn đòi hỏi

nhất định được ghi nhận bằng pháp luật là thời gian mà đối tượng thực hiện
văn bản đó chưa có nghĩa vụ phải thi hành. Ngày nay, trong điều kiện công
nghệ thông tin đã có nhiều tiến bộ vượt bậc, vấn đề công bố kịp thời, rộng rãi
và thuận tiện với mọi người dân về các văn bản quy phạm pháp luật mới được
ban hành hay sửa đổi, bổ sung có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Điều này cũng
thể hiện trách nhiệm to lớn của các cơ quan và nhân viên nhà nước trong công
tác phổ biến, giáo dục và tuyên truyền pháp luật, nâng cao ý thức pháp luật
cho các tầng lớp nhân dân.
c. Về nội dung và hình thức, phong cách
- Nội dung văn bản: phải đảm bảo tính chính trị (tính Đảng), tính pháp lý
(hợp pháp), tính khoa học (hợp lý), tính thực tiễn và tính khả thi. Song, xét về
yếu tố thực tiễn trong đó đã hàm chứa tính khả thi; xét về tính khoa học thì nó
cũng hàm chứa yếu tố thực tiễn. Nhưng muốn nhấn mạnh nó nên người ta
tách rời nó ra thành những yếu độc lập.
+ Tính chính trị: phải xuất phát từ môi trường kinh tế - xã hội mà con
người đang sống và tính giai cấp của giai cấp thống trị xã hội. Đường lối
chính trị của Đảng quy định nội dung của pháp luật xã hội chủ nghĩa. Tính
chính trị của nó thể hiện quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng trong các
văn bản quy phạm pháp luật xã hội chủ nghĩa.
+ Tính pháp lý và tính khoa học: văn bản quy phạp pháp luật phải có
tính pháp lý và tính khoa học cao nhằm đảm bảo tính đúng đắn của văn bản

7


trên cơ sở quy định những nội dung pháp lý mang tính khoa học để thực thi
các văn bản của pháp luật.
+ Tính thực tiễn và tính khả thi: các văn bản quy phạm pháp luật phải đảm
bảo khả năng thực hiện được trong thực tế để đảm bảo điều kiện khả thi của
pháp luật.

chức bộ máy của cơ quan có thẩm quyền.
Tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên
gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn,
cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền.
Ví dụ:
PHÒNG GD& ĐT LỤC NAM
TRƯỜNG THCS BẢO SƠN

Tên của cơ quan, đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những
cụm từ thông dụng như Việt Nam (VN), Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng
nhân dân (HĐND), hoặc tên quá dài như Trường Trung học cơ sở Bảo Sơn
(Trường THCS Bảo Sơn) .v.v…
Ví dụ:
TRƯỜNG THCS BẢO SƠN
TỔ KHOA HỌC TỰ NHIÊN

1.2.3. Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được sắp xếp theo thứ tự như sau: số thứ tự của
văn bản/ký hiệu của văn bản và được viết liền nhau, không cách chữ.

9


Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do đơn vị ban
hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
hành chính được ban hành, các đơn vị quy định cụ thể việc đăng ký và đánh
số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính:

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do đơn vị ban hành (Phụ
lục 1). Khi ban hành văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn
hành chính.
- Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ,
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
1.2.6. Nội dung văn bản
1.2.6.1. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các
quy định, chỉ thị, yêu cầu được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với
quy định của pháp luật; phù hợp với các quy định, quy chế của Phòng giáo
dục và đào tạo và của Trường THCS Bảo Sơn;
- Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ
ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước
ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác
định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

11


- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ,
cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ
viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ,
cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,

văn bản trong đơn vị; chỉ ghi chức danh như Hiệu trưởng, Q. Hiệu trưởng
(Quyền Hiệu trưởng), Phó hiệu trưởng .v.v…,
Không ghi lại tên đơn vị, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay
nhiều đơn vị ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền và những trường
hợp cần thiết khác do Nhà trường quy định cụ thể.
Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng là
chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với
những Ban, Hội đồng
Không được phép sử dụng con dấu của Trường thì chỉ ghi chức danh của
người ký văn bản trong Ban, Hội đồng.
Trường hợp Ban, Hội đồng được phép sử dụng con dấu của Trường thì
có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, đơn vị của người ký ở
dưới, ví dụ:
- Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà
trường ban hành mà Hiệu trưởng làm Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng,
Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau

13


TM. HỘI ĐỒNG

KT. TRƯỞNG BAN

CHỦ TỊCH

PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Trường)




- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi:”, sau đó là tên các cơ quan, đơn
vị hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận:”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp
theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận
công văn.
1.2.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
1.2.10.1. Dấu chỉ mức độ khẩn
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:
- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định
độ khẩn theo hai mức sau: hoả tốc hoặc khẩn;
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại khoản 10 Điều 21
của Quy định này. Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi.
1.2.10.2. Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật hoặc mật), dấu thu hồi đối
với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.2.11. Các thành phần thể thức khác
Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm:
1.2.11.1. Địa chỉ của Trường, của các đơn vị; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên
mạng (Website); số điện thoại, số Fax đối với công văn, giấy giới thiệu, giấy
mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ;
1.2.11.2. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi họp (hội
nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những văn bản có phạm
vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như
“dự thảo” hay “dự thảo lần ...”.
15

16


1.3. Soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản
1.3.1. Soạn thảo văn bản
1.3.1.1. Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản
1.3.1.1.1. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là
phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.
1.3.1.1.2. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm
bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại
từ các văn bản khác.
1.3.1.1.3. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được
nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho
văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu
dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức
yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành
văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội
dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ
quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v...
1.3.1.1.4. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và
văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn
thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác.
Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản.
1.3.1.1.5. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng
chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân
biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn.
1.3.1.2. Các bước soạn thảo văn bản
- Bước 1: Chuẩn bị
+ Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
+ Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của

b) Báo cáo bất thường, đột xuất.
c) Báo cáo chuyên đề.
d) Báo cáo hội nghị.

18


Phương pháp viết một bản báo cáo:
a) Công tác chuẩn bị:
- Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo.
- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết.
- Phần nội dung thường có 3 phần sau:
+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá
tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
+ Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải
quyết, cách tổ chức thực hiện.
- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo.
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm
của báo cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
b) Xây đựng đề cương chi tiết:
- Mở đầu:
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác
của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn
đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
- Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để
tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.
- Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.
- Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng
cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ
chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang
màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.
Xây dựng bố cục một công văn:
20


Công văn thường có các yếu tố sau:
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ thể nhận công văn.
+ Số và ký hiệu công văn.
+ Trích yếu nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi nhận.
Phương pháp soạn thảo nội đung công văn:
Nội dung công văn gồm 3 phần:
+ Đặt vấn đề
+ Giải quyết vấn đề.
+ Kết luận vấn đề.
- Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở
nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm
rõ mục đích, yêu cầu.
- Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn
đề đã nêu:
+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết.

mạnh, khắc phục khó khăn.
Xây dựng bố cục tờ trình:
Thiết kế bố cục thành 3 phần:
- Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án,
phân tích và chứng minh các phương án khả thi).
- Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh
thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án
xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi
có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
- Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu
khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
22


- Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao
nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ
phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác
minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác.
Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh
nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải
chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho
cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các
phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.
Soạn thảo thông báo:
Xây dựng bố cục thông báo:
Bản thông báo cần có các yếu tố:
- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.
- Tên cơ quan thông báo.

chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào
biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Cách xây dựng bố cục:
Trong biên bản phải có các yếu tố như sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên biên bản và trích yếu nội dung.
- Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản).
- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội, v.v...).
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
- Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do).
- Thủ tục ký xác nhận.
Phương pháp ghi chép biên bản:
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một
sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời
khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài
sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết
24


nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong
cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy
đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ,
họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét
v.v... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung
quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường
khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt
nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế
như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc