CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THUYẾT MINH QUY HOẠCH
PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TỈNH VĨNH PHÚC ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030


Phần thứ nhất
CƠ SỞ PHÁP LÝ, ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, CÁC YẾU TỐ
ĐỘNG TÁC ĐỘNG ĐẾN QUY HOẠCH, THỰC TRẠNG VÀ
DỰ BÁO XU THẾ PHÁT TRIỂN, SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI
QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Nghị định số 92/2006/NĐ-CP ngày 07/9/2006 của Chính phủ về lập, phê
duyệt và quản lý quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội;
Nghị định số 04/2008/NĐ-CP ngày 11/01/2008 của Chính phủ về sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 92/2006/NĐ-CP ngày 07/9/2006 của
Chính phủ về lập, phê duyệt và quản lý quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội;
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về
“tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”;
Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

Phúc về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh
Phúc.
II. ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN VÀ CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN
QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Điều kiện tự nhiên
Vĩnh Phúc là tỉnh nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa
nhiều, khí hậu thường xuyên thay đổi, mùa nóng có nơi nhiệt độ lên đến trên
40oC, độ ẩm các tháng đầu năm rất cao. Các nhân tố trên gây tác động rất lớn
đến tài liệu lưu trữ, dễ bị xuống cấp nếu không được bảo quản đúng quy định sẽ
gây ra những phản ứng quang hóa trong giấy kết hợp với môi trường tự nhiên
làm cho tài liệu bị ố vàng, mực bị phai màu. Nhiệt độ cao làm cho giấy bị khô
giòn, các bức ảnh bị kết dính, phim bị chảy. Trong môi trường có độ ẩm lớn tài
liệu sẽ tự phân hủy, mục nát, đồng thời còn là dung môi phản ứng của hóa chất
gây hại cho tài liệu, tạo điều kiện cho nấm, mốc, côn trùng dễ phát triển gây hại
cho tài liệu lưu trữ.
Ngoài những điều kiện tự nhiên nói trên, tỉnh Vĩnh Phúc là nơi có môi
trường ẩm thấp để các loài côn trùng phát triển, tạo nguy cơ xâm hại nhiều nhất
đối với tài liệu, đồng thời các loại vi sinh vật như: Nấm, mốc cũng phát triển rất
nhanh và mạnh, nhất là ở những nơi không được làm vệ sinh tài liệu thường
xuyên.
2. Các yếu tố tác động đến Quy hoạch phát triển văn thư, lưu trữ
a. Yếu tố kinh tế
Tỉnh Vĩnh Phúc sau 17 năm tái lập, nền kinh tế của tỉnh luôn đạt tốc độ
tăng trưởng cao, quy mô không ngừng được nâng lên, vị thế của tỉnh được
khẳng định và nâng cao, tạo tiền đề để tỉnh tiếp tục đẩy nhanh sự nghiệp CNHHĐH. Tỷ trọng công nghiệp và xây dựng hàng năm liên tục tăng cao, đến năm
2013, mức tăng đạt 60,1% so với 40,68% năm 2000, tốc độ đô thị hóa tăng ngày
càng cao...... các yếu tố phát triển trên làm gia tăng một khối lượng lớn tài liệu
lưu trữ, việc hệ thống hóa hồ sơ tài liệu gặp nhiều khó khăn do hàng loạt các
công trình, dự án chưa được hoàn công và quyết toán.
b. Yếu tố văn hóa, xã hội

phạm vi toàn tỉnh.
Ngày 13/7/2006, theo quy định về phân cấp quản lý hiện hành, Chánh
Văn phòng UBND tỉnh ban hành Quyết định số 182/QĐ-CVP về việc thành lập
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các hoạt
động sự nghiệp lưu trữ, còn chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ do
Văn phòng UBND tỉnh đảm nhiệm theo quy định tại Thông tư 21/2005/TTBNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và UBND.
Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực
trung ương; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/06/2008 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện. Ngày 25/8/2008 Chủ tịch
UBND tỉnh ban hành Quyết định số 3111/QĐ-CT về chuyển giao nguyên trạng
Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh về Sở Nội vụ quản lý. Trên cơ
sở đó ngày 08/9/2008 Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 81/QĐ-SNV

4


về việc tái thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh
Phúc, Trung tâm có chức năng thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu
Lưu trữ lịch sử của tỉnh Vĩnh Phúc.
Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức
văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các
cấp, ngày 08/7/2010 UBND tỉnh ban hành Quyết định số 16/2010/QĐ-UBND về
việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc trên cơ sở hợp nhất
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng

hội trên địa bàn tỉnh.
b. Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

5


STT

Nội dung

1

Văn bản QPPL

2
3

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

224

352

146

Văn bản đi

lượng: 232.222 văn bản, tăng 72% so với năm 2011; năm 2013, số lượng:
312.622 văn bản tăng 131,6% so với năm 2011.
c. Công tác lưu trữ tài liệu
Hiện nay theo Quyết định số 2482/QĐ-CT ngày 10/9/2013 của Chủ tịch
UBND tỉnh về ban hành Danh mục (số 1) các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, toàn tỉnh có 360 đơn vị thuộc danh
mục (chưa kể các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục số 2).
Hiện nay tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản hơn 1.400 mét tài liệu
của: UBHC tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 1950-1968, UBND tỉnh Vĩnh Phúc từ
1997 đến nay và một số cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Số tài liệu này đã được
phân loại chỉnh lý, xác định giá trị theo quy định.
3. Nhân sự thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
a. Việc bố trí nhân sự thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
- Tại các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc đều đã bố trí CCVC đảm
nhiệm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Chỉ có 08 đơn vị bố trí viên chức đảm
nhiệm công tác lưu trữ chuyên trách là: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài nguyên
và Môi trường, Tòa án nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Đài Phát
thanh - Truyền hình tỉnh, Sở Giao thông vận tải, Thanh tra tỉnh, Chi cục Đê điều
và Phòng chống lụt bão (Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).
- Tại UBND các huyện, thành, thị: Công tác lưu trữ do CCVC đảm nhiệm
công tác văn thư kiêm nhiệm. Tại UBND các huyện: Yên Lạc, Tam Dương và
thị xã Phúc Yên hiện đã bố trí hợp đồng lao động thực hiện công tác lưu trữ;
- Tại UBND các xã, phường, thị trấn: Công tác văn thư, lưu trữ đều do
công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm, không có công chức chuyên trách
thực hiện nhiệm vụ công tác này.
b. Về số lượng
6


Theo số liệu điều tra và báo cáo của các đơn vị: Hết năm 2013 toàn tỉnh

ba dây, bìa hồ sơ và hộp đựng tài liệu được thiết kế theo quy định của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ.
- Tại UBND các huyện, thành, thị: Theo chỉ đạo của tỉnh hiện nay hầu hết
các huyện, thành, thị đang đầu tư cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu
trữ. Các huyện: Yên Lạc, Vĩnh Tường, Tam Dương và thị xã Phúc Yên đã xây
dựng xong Kho lưu trữ và đang tiến hành trang bị các trang thiết bị để bảo quản
tài liệu và thu thập tài liệu về lưu trữ cơ quan.
- Tại các sở, ngành: Hiện chỉ có 6/22 đơn vị là: Văn phòng UBND tỉnh và
các sở: Xây dựng, Tài chính, Tài nguyên và Môi trường, Giao thông vận tải và
Sở Lao động Thương binh và Xã hội là đã bố trí Kho lưu trữ tài liệu với các
7


trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu như giá, kệ, hộp đựng tài liệu nhưng
chưa trang bị đầy đủ các trang thiết bị khác để bảo quản, kéo dài thời hạn bảo
quản của tài liệu. Các đơn vị còn lại kho được bố trí chung với phòng văn thư,
phòng làm việc của cơ quan, tổ chức.
- Tại UBND các xã, phường, thị trấn: Hầu hết đều chưa có kho lưu trữ, tài
liệu lưu trữ vẫn để tại các phòng làm việc của chuyên môn, phòng bảo quản các
trang thiết bị khác của xã, nhìn chung không đảm bảo và đủ điều kiện bảo quản
tài liệu hồ sơ theo quy định.
5. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và nghiên cứu khoa học trong
công tác văn thư, lưu trữ
Tại hầu hết các sở, ngành, UBND các huyện, thành, thị bước đầu đã thực
hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư (chủ yếu là phần mềm
quản lý văn bản và điều hành), chưa xây dựng được phần mềm lập hồ sơ công
việc trên môi trường mạng và kết nối để tạo thành phần mềm lưu trữ riêng. Đối
với công tác lưu trữ chưa có cơ quan, địa phương nào triển khai thực hiện ứng
dụng công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh với nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu

tỉnh Phú Thọ quản lý theo quy định). Thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ
nhà nước tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay bao gồm:
a. Tài liệu của Ủy ban hành chính, Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc qua
các thời kỳ;
b. Tài liệu của các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành thị và tài liệu
có giá trị của các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
c. Tài liệu của các tổ chức sự nghiệp, các đơn vị kinh tế tiêu biểu điển
hình trong số các đơn vị sự nghiệp trực thuộc các sở, ban, ngành được thành lập
theo Quyết định của UBND tỉnh;
d. Tài liệu của các doanh nghiệp thuộc Trung ương, doanh nghiệp thuộc
tỉnh đăng ký hoạt động trên địa bàn tỉnh;
đ. Tài liệu được cho tặng của các tổ chức, cá nhân trong tỉnh.
Hiện nay tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiến hành thu thập, chỉnh lý và xác
định giá trị tài liệu của 21 cơ quan bao gồm các sở, ban, ngành trong tỉnh với
72.731 hồ sơ chuyên môn trong tổng số 1.400 mét tài liệu.
Trong số các tài liệu đang được lưu trữ tại đây có tài liệu của UBHC tỉnh
Vĩnh Phúc giai đoạn 1950 - 1968 gồm 1.464 hồ sơ với 12 mét giá; tài liệu của
UBND tỉnh Vĩnh Phúc từ 1997 - 2008 gồm 12.120 hồ sơ với gần 200 mét giá;
tài liệu Sở Tài chính gồm 19.272 hồ sơ với gần 500 mét tài liệu và tài liệu thuộc
các sở, ngành khác...
8. Đánh giá chung
8.1. Ưu điểm
Trong thời gian qua công tác của ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh
Phúc đã đạt những kết quả tương đối toàn diện, tích cực. Việc soạn thảo, ban
hành, tiếp nhận, quản lý văn bản, tài liệu nhìn chung bảo đảm theo quy định.
Công tác quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu được thực hiện theo đúng các quy
định, bảo đảm an toàn. Việc tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, thống kê và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã có sự quan tâm và tiến bộ hơn. Trên cơ sở đó đã
cung cấp thông tin phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi
cơ quan, tổ chức; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ

Việc nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư,
lưu trữ nói chung trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương kể cả người
đứng đầu chưa đầy đủ, đúng mức, có nơi xem nhẹ công tác này. Do vậy, một số
cơ quan, đơn vị, địa phương chưa ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ hàng năm; không ít cơ quan, đơn vị chưa có biện pháp chỉ
đạo tích cực, hiệu quả hoặc chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết (con người,
cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí...) cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác
trên.
Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ mặc dù đã có những tiến bộ
nhất định, nhưng chưa đều, chưa có chuyển biến lớn, chưa đi vào thực chất của
công tác này.
Chưa có định hướng, lộ trình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ
theo từng giai đoạn cụ thể. Công tác lưu trữ tại cơ quan chưa đi vào nền nếp,
chưa đều, chưa thường xuyên. Có nhiệm vụ chưa được quan tâm triển khai thực
hiện hoặc có thực hiện nhưng chưa thật sự hiệu quả như: Việc khảo sát, sưu tầm
tài liệu quý, hiếm về Vĩnh Phúc, việc phát huy, khai thác giá trị của tài liệu lưu
trữ, việc ứng dụng công nghệ mới, công nghệ thông tin, số hoá tài liệu, hồ sơ
trong quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ, việc nghiên cứu khoa học về
công tác văn thư, lưu trữ, việc huỷ tài liệu hết giá trị.
Số lượng CCVC làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ có trình độ từ trung cấp
trở lên được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ chiếm tỷ lệ thấp, chỉ có
70/411 người (17%). Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một bộ phận CCVC
đảm nhiệm công tác này tại các cơ quan, đơn vị còn hạn chế, chưa đồng đều, kỹ
năng chuyên môn chưa tốt hoặc hạn chế, còn kiêm nhiệm các công việc khác.
Công tác hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một số đơn vị, địa
phương chưa được quan tâm chú trọng hoặc thực hiện chưa tốt, chưa hiệu quả.
10


Việc chấp hành các quy định, trong đó có việc "quy chế hoá" công tác

thiếu về số lượng và một bộ phận chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn
nghiệp vụ, thiếu sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ hoặc thiếu các kỹ
năng cần thiết trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trước xu thế hội nhập,
phát triển; việc bố trí CCVC đảm nhiệm công tác này không ổn định, hay thay
đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
Nguồn lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ ngành văn thư,
lưu trữ, chưa đáp ứng yêu cầu. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác
văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương nhìn chung là khó khăn.
Hầu hết các cơ quan, đơn vị chưa có Kho lưu trữ, ở tỉnh chưa có Kho lưu trữ
chuyên dụng. Kinh phí phục vụ các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ còn hạn
chế, chưa đáp ứng yêu cầu, chưa được quan tâm bổ sung trong dự toán ngân

11


sách hàng năm, do đó rất khó khăn cho việc triển khai các hoạt động văn thư,
lưu trữ, nhất là các hoạt động về lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ.
Công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước và tự kiểm tra
của mỗi cơ quan, đơn vị về công tác văn thư lưu trữ, chưa đều, chưa thuờng
xuyên. Do vậy, chưa có những biện pháp chỉ đạo, chấn chỉnh kịp thời những hạn
chế, thiếu sót, bất cập trong công tác này.
b. Nguyên nhân khách quan
Hệ thống các văn bản QPPL của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ
chưa đầy đủ. Có một số văn bản thay đổi, điều chỉnh nên đã ảnh hưởng nhất
định đến chất lượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ
trong thời gian qua.
Sự bùng nổ của các công nghệ mới, công nghệ thông tin trước xu thế hội
nhập, toàn cầu hóa kinh tế quốc tế nên đã tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến
cách thức tiếp cận, phương pháp quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ công tác văn thư, lưu trữ trước yêu cầu mới.


ương vào những năm 20 của thế kỷ XXI. Quá trình đó sẽ gia tăng việc soạn
thảo, ban hành, tiếp nhận, quản lý văn bản, tài liệu; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu từ cá nhân,
dòng họ, gia đình hiến tặng Nhà nước sẽ được quan tâm và phát triển. Trong bối
cảnh như vậy, khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc sẽ
tăng lên khoảng từ khoảng 25 - 30% so với hiện nay.
Nguồn nhân lực đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ phải được quan tâm
bố trí đủ số lượng cần thiết, chất lượng sẽ nâng lên theo hướng chuyên nghiệp,
hiện đại. Bên cạnh việc ứng dụng các công nghệ mới, công nghệ điện tử, công
nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo cũng như trong các hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ, vẫn phải thực hiện và kết hợp hài hoà, hợp lý giữa phương pháp quản
lý truyền thống và quản lý hiện đại trong lĩnh vực này.
4. Về tài liệu lưu trữ đến năm 2020 được dự báo như sau:
Hiện nay tài liệu lưu trữ đã thu về Lưu trữ lịch sử tỉnh là 1.400 mét. Khối
sở, ban, ngành (22 đơn vị) còn khoảng 1.630 mét tài liệu thuộc diện nộp vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh nhưng chưa nộp. Trung bình mỗi cơ quan này một năm sẽ
thu thập thêm khoảng 10 mét tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Đến năm 2020 khối
sở, ngành sẽ thu thập được khoảng: (22 cơ quan x 10 mét/năm x 7 năm) = 1.540
mét tài liệu.
- Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu cấp tỉnh còn khoảng 500 mét tài
liệu cần thu thập về Lưu trữ lịch sử (tạm tính 50 cơ quan, mỗi cơ quan, tổ chức
tính 10 mét tài liệu). Trung bình mỗi cơ quan 01 năm thu thập được khoảng 5
mét tài liệu, đến năm 2020 khối lượng tài liệu tại các cơ quan sẽ phải thu thập
chuyển về Lưu trữ lịch sử khoảng: (50 cơ quan x 5 mét/năm x 7 năm) = 1.750
mét.
- Các huyện, thành, thị còn gần 1.000 mét tài liệu phải thu thập về Lưu trữ
lịch sử, mỗi huyện, thành, thị có 12 phòng chuyên môn (riêng huyện Tam Đảo
và thị xã Phúc Yên có 13 phòng) bình quân mỗi phòng chuyên môn một năm thu
thập được khoảng 2 mét tài liệu. Đến năm 2020 sẽ thu thập được khoảng: 1.000

nhiều tồn tại, hạn chế, bất cập, chưa đáp ứng yêu cầu phát triển của tỉnh trước
tình hình mới, trong khi tỉnh chưa có định hướng, lộ trình thực hiện nhiệm vụ
công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể. Do vậy, vấn đề đặt ra là cần
phải nghiên cứu, xây dựng “Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh
Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” nhằm xác định rõ mục tiêu,
nội dung, nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn và hàng
năm làm cơ sở phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của của các cơ quan có
thẩm quyền trong việc xây dựng các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh,
đưa ngành văn thư, lưu trữ hoạt động ngày càng thiết thực, hiệu quả, phát triển
theo hướng bền vững, cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu cầu
sử dụng tài liệu kịp thời, chính xác và phát huy được giá trị thật sự của các tài
liệu lưu trữ.
Về chỉ đạo chung trong toàn quốc, vừa qua Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết
định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu
trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Đây là văn bản pháp lý có tính chỉ
đạo, định hướng chung cho các đơn vị, địa phương xây dựng các quy hoạch cụ
thể. Trên cơ sở chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Bộ Nội vụ,
Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 2952/UBND-KS ngày 18/7/2012
và Công văn số 4364/UBND-TH1 ngày 07/8/2013 về việc giao Sở Nội vụ chủ
trì phối hợp với các ngành lập Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh
Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Tỉnh Vĩnh Phúc là tỉnh thứ 2
(sau tỉnh Bình Định), trong các tỉnh, thành phố xây dựng quy hoạch trên.
Với các cơ sở như trên, có thể khẳng định rằng việc lập Quy hoạch phát
triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm
2030 là rất thiết thực và rất cần thiết.

Phần thứ hai
NỘI DUNG QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TỈNH VĨNH PHÚC TỪ NAY ĐẾN NĂM 2020,
TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030

tới.
II. MỤC TIÊU
1. Mục tiêu tổng quát
a. Quản lý thống nhất ngành văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; duy
trì, tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành về công tác văn thư,
lưu trữ. Tạo sự chuyển biến tích cực, hiệu quả các nhiệm vụ quản lý nhà nước và
các hoạt động sự nghiệp công tác văn thư, lưu trữ trước yêu cầu mới; bảo đảm
phát triển hài hoà, hợp lý giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ nhằm phục
vụ thiết thực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của địa phương;
b. Định hướng sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm
nhìn đến năm 2030 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ cho các cơ
quan có thẩm quyền của tỉnh xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực
cho quá trình đầu tư phát triển, tiếp tục góp phần thực hiện thành công chiến
lược phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh giai đoạn 2014 - 2020, tầm nhìn đến năm
2030; bảo đảm việc thực hiện Quy hoạch đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững,
với phương châm công tác văn thư, lưu trữ phải công khai, dễ thấy, dễ khai thác
sử dụng, tránh hư hỏng thất thoát các tài liệu lưu trữ;

15


c. Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, thống nhất, để chỉ đạo, điều hành, tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh và của mỗi, cơ
quan, tổ chức hàng năm. Trên cơ sở đó xây dựng và triển khai thực hiện các
chương trình, dự án, đề án đầu tư phát triển ngành văn thư, lưu trữ trong thời
gian tới.
2. Mục tiêu cụ thể
a. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
nghiệp vụ kỹ thuật quản lý ngành văn thư, lưu trữ nhằm điều chỉnh toàn diện các
hoạt động, quản lý thống nhất ngành văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hoá,

độ tối thiểu là trung cấp về văn thư, lưu trữ trở lên, nếu tốt nghiệp trung cấp, cao
đẳng hoặc đại học chuyên ngành khác thì phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ và phải có trình độ về tin học và kiến thức cần thiết
16


khác phù hợp với công việc. Kiên quyết không để tình trạng CCVC có trình độ
sơ cấp đảm nhiệm công tác văn thư (trừ các trường hợp đảm nhiệm các công
việc hợp đồng lao động theo quy định tại Nghị định số 68/NĐ-CP của Chính
phủ);
c. Dự kiến đến năm 2020 nhân lực trong ngành văn thư, lưu trữ trong
toàn tỉnh tăng khoảng 10% so với hiện nay, trong đó: Trình độ đại học khoảng
45%; trình độ cao đẳng, trung cấp khoảng 50%, còn lại là đào tạo nghề hoặc sơ
cấp khoảng 5%.
2. Về xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
nghiệp vụ kỹ thuật về văn thư, lưu trữ
Bảo đảm 100% các cơ quan, tổ chức hoàn thành việc xây dựng các văn
bản quy phạm pháp luật hoặc các văn bản nghiệp vụ kỹ thuật quản lý ngành văn
thư, lưu trữ (tùy theo từng chủ thể khác nhau) nhằm điều chỉnh toàn diện, đầy đủ
hoạt động thống nhất của ngành văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hoá,
chuyên nghiệp hoá, tích cực hội nhập và phát triển.
(Danh mục cụ thể có Phụ lục số 03 kèm theo)
3. Về nhiệm vụ về công tác văn thư
a. 100% các cơ quan, đơn vị thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản
đến bảo đảm đúng quy định và CCVC thực hiện lập hồ sơ công việc đối với tài
liệu truyền thống. Trong đó 100% thực hiện lập hồ sơ công việc đối với tài liệu
giấy, bước đầu tạo lập và lưu trữ hồ sơ trên môi trường mạng;
b. 100% các cơ quan nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ,
hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẽ thông tin nội bộ
bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 65% các văn bản, tài liệu chính

kiện cho công tác thu thập tài liệu; tích cực tuyên truyền vận động các cá nhân,
gia đình, dòng họ biếu, cho tặng tài liệu về Lưu trữ lịch sử tỉnh;
f. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu truyền thống, kết hợp với lưu trữ hiện đại đảm
bảo phục vụ việc quản lý và khai thác, công bố và giới thiệu rộng rãi tài liệu lưu
trữ trong mọi tầng lớp xã hội và nhân dân.
5. Về xây dựng Chương trình, Đề án, Dự án, Đề tài nghiên cứu khoa
học và ứng dụng công nghệ mới, công nghệ thông tin phục vụ văn thư, lưu
trữ
a. Xúc tiến việc xây dựng Chương trình, Đề án, Dự án, Đề tài nhằm ứng
dụng công nghệ mới, công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo
hướng hiện đại hoá, chuyên nghiệp hoá, góp phần đẩy mạnh cải cách hành
chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này.
b. Phấn đấu đến năm 2020 năng lực khoa học công nghệ phục vụ quản lý,
điều hành và chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ của
tỉnh Vĩnh Phúc bảo đảm cao hơn mức trung bình chung của cả nước và tiến tới
đạt trình độ tiên tiến trong khu vực.
(Danh mục các Đề án, Dự án có Phụ lục số 04 kèm theo)
6. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác văn thư,
lưu trữ
a. Tập trung huy động các nguồn lực đầu tư theo hướng ngân sách nhà
nước là chủ yếu, kết hợp với các nguồn lực xã hội hoá khác đầu tư cho sự phát
triển của ngành văn thư, lưu trữ. Trong đó ngân sách nhà nước bảo đảm nhu cầu
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hoá, chuyên nghiệp
hoá phục vụ các nhiệm vụ chi cụ thể như sau:
- Đề xuất trình UBND tỉnh phê duyệt báo cáo đầu tư thực hiện dự án xây
dựng trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định;
- Xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp để thực hiện xong 100% hệ thống
các Kho lưu trữ toàn tỉnh đáp ứng một số nội dung sau:
+ Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh đảm bảo đủ sức chứa tài liệu từ nay đến
năm 2030 dự kiến (từ 10.000 ÷ 15.000 mét tài liệu);

đăng ký đơn, thư, sổ gửi văn bản đi; máy vi tính, máy scan, máy in, máy
photocopy, máy fax, máy điện thoại, hộp, bìa hồ sơ; giá, kệ, hộp đựng tài liệu,
máy điều hòa, máy hút bụi, hút ẩm, bình chữa cháy... và các trang, thiết bị liên
quan khác.
IV. TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030
1. Về tổ chức bộ máy và đội ngũ công chức, viên chức thực hiện
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ
Tập trung xây dựng hoàn chỉnh tổ chức bộ máy đảm nhiệm công tác văn
thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh theo hướng tinh thông, chuyên nghiệp, hiện
đại hoá cao. Nhân lực đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm đủ số
lượng, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ nhất là việc ứng dụng các công nghệ mới,
công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
trong lĩnh vực này.
Dự báo đến năm 2030 nhân lực đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ toàn
tỉnh khoảng 600 người tăng 189 người (46%) so với hiện nay trong đó: Trình độ
đại học khoảng 50%; còn lại là trình độ cao đẳng, trung cấp khoảng 50%, tỉnh
Vĩnh Phúc phấn đấu không có trình độ dưới trung cấp kể cả các trường hợp đảm
nhiệm các công việc hợp đồng lao động theo Nghị định số 68/NĐ-CP của Chính
phủ.
19


2. Về xây dựng, hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản nghiệp vụ kỹ thuật về văn thư, lưu trữ
Tiếp tục xây dựng hoàn chỉnh các văn bản quy phạm pháp luật hoặc các
văn bản nghiệp vụ kỹ thuật quản lý ngành văn thư, lưu trữ bảo đảm phù hợp với
các quy định của pháp luật hiện hành nhất là các quy định về ứng dụng công
nghệ mới, công nghệ thông tin trong lĩnh vực này trên cơ sở điều chỉnh toàn
diện, đầy đủ các hoạt động thống nhất của ngành văn thư, lưu trữ trước xu thế
phát triển của khu vực, của thế giới. Tập trung xây dựng, hoàn thiện các văn bản

nước ngoài và các nguồn lực xã hội hóa khác đáp ứng yêu cầu phát triển của
ngành văn thư, lưu trữ theo hướng tinh thông, hiện đại hoá, chuyên nghiệp hoá
cao;
Xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp kho Lưu trữ lịch sử hiện có thành
Kho lưu trữ chuyên dụng hiện đại, với quy mô sứa chứa 25.000 - 30.000 mét tài
20


liệu, trong đó trang thiết bị bảo quản tài liệu và các cơ sở vật chất bảo quản tài
liệu phải hiện đại, tiện dụng; xây dựng hoặc cải tạo, nâng cấp xong 100% hệ
thống các Kho lưu trữ toàn tỉnh và hình thành một số Kho lưu trữ chuyên dụng
khu vực hoặc Kho lưu trữ chuyên dụng của các quận, các trung tâm lớn của
thành phố Vĩnh Phúc.
Xúc tiến việc xây dựng các Chương trình, Đề án, Dự án ứng dụng công
nghệ mới, công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng
hiện đại hoá, chuyên nghiệp hoá cao. Phấn đấu đến năm 2030 năng lực khoa học
công nghệ phục vụ quản lý, điều hành và chuyên môn nghiệp vụ của công tác
văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc bảo đảm cao hơn mức bình quân chung của
cả nước, đạt trình độ quản lý tiên tiến trong khu vực và thế giới.
V. NHỮNG GIẢI PHÁP CHỦ YẾU THỰC HIỆN QUY HOẠCH
1. Đổi mới, tăng cường sự lãnh đạo cấp ủy Đảng, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý nhà nước đối với ngành văn thư, lưu trữ, phát huy vai trò
lãnh đạo của người đứng đầu các cơ quan đơn vị đối với công tác văn thư,
lưu trữ
Đổi mới, tăng cường sự lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý nhà nước trong ngành văn thư, lưu trữ. Đề cao vai trò trách
nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm và giai đoạn. Xây dựng, hoàn
thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của ngành văn thư, lưu trữ giúp
các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng, thống nhất các nhiệm vụ về công tác văn

đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ trên
phạm vi toàn tỉnh
Đổi mới, xây dựng nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của đội ngũ
CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tiếp tục kiện toàn tổ
chức, bố trí hợp lý biên chế, chuẩn hóa đội ngũ trên cơ sở tập trung đào tạo, bồi
dưỡng số CCVC này có phẩm chất đạo đức chính trị, có kỹ năng, năng lực
chuyên nghiệp hoá cao. Mỗi CCVC đảm nhiệm công tác này phải không ngừng
tự đổi mới, sáng tạo, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động, thích ứng nhanh
các công nghệ mới, công nghệ thông tin trong quản lý điều hành và chuyên môn
nghiệp vụ, tích cực chuẩn bị đầy đủ hành trang trước yêu cầu hội nhập và phát
triển để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Việc bố trí CCVC làm công tác
văn thư, lưu trữ phải đảm bảo và tuân thủ các quy định về chuyên môn nghiệp
vụ, trình độ theo mục tiêu định hướng đã được phê duyệt. Xây dựng đội ngũ
CBCCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ phải là những người thật sự năng
động, sáng tạo, đổi mới, dám làm, dám chịu trách nhiệm, có bản lĩnh chính trị
vững vàng, sẵn sàng vượt qua mọi khó khăn, thử thách để hoàn thành tốt mọi
nhiệm vụ được giao. Quan tâm và chăm lo về vật chất và tinh thần đối với
CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ khuyến khích động viên họ yêu
ngành, yêu nghề; nghiên cứu, ban hành cơ chế, chính sách hỗ trợ đối với số
CCVC nêu trên.
4. Tập trung khai thác, huy động các nguồn lực nhằm xây dựng, phát
triển ngành văn thư, lưu trữ
Tập trung khai thác, huy động tốt các nguồn lực từ ngân sách Nhà nước
và các nguồn thu xã hội hóa khác để xây dựng, phát triển ngành văn thư, lưu trữ
theo những mục tiêu, chỉ tiêu đặt ra. Trong đó ưu tiên đầu tư phục vụ xây dựng
mới hoặc hoàn thiện các Kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức để thu thập và bảo
quản tài liệu theo đúng quy định của Luật Lưu trữ. Đầu tư đồng bộ về hạ tầng
phục vụ quản lý ngành văn thư, lưu trữ, ứng dụng theo hướng tối ưu hoá những
ưu điểm, lợi thế quản lý văn thư điện tử, lưu trữ điện tử. Quan tâm đầu tư triển
khai thực hiện các Chương trình, Đề án, Dự án ứng dụng các công nghệ mới,

nhất và có hiệu quả cao các mục tiêu, nhiệm vụ. Tăng cường kiểm tra việc chỉ
đạo điều hành công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo hiệu quả và thiết thực.
6. Ứng dụng công nghệ mới, công nghệ thông tin trong quản lý hoạt
động của công tác văn thư lưu trữ
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin đối với ngành văn thư, lưu trữ theo
hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế, xã hội và yêu cầu phát
triển của tỉnh. Chú trọng xây dựng, phát triển nhân lực ứng dụng công nghệ
thông tin, công nghệ mới nhằm quản lý, chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm hiệu quả, phù hợp yêu cầu quản
lý hiện đại. Phát triển ứng dụng phần mềm hệ thống; phần mềm được thiết kế
riêng; một số phần mềm dùng chung cho ngành văn thư, lưu trữ hoặc nhiều cơ
quan, tổ chức Nhà nước như phần mềm quản lý văn bản đi và đến, phần mềm
quản lý hồ sơ công việc, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý
nhân sự... Việc ứng dụng phần mềm được thiết lập, duy trì và phát huy hiệu quả,
góp phần phục vụ tốt hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa
phương. Các nội dung phát triển ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin phải
được triển khai đồng bộ, hiệu quả, theo từng giai đoạn và phù hợp với sự phát
triển kinh tế, xã hội của tỉnh.
7. Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động văn thư, lưu trữ
Xã hội hoá công tác văn thư, lưu trữ nhằm huy động các nguồn lực từ xã
hội, bao gồm tất cả các cơ quan, tổ chức và mỗi cá nhân trong xã hội đều có thể
tham gia ngày càng nhiều hơn, càng hiệu quả hơn vào các hoạt động văn thư,
lưu trữ nhất là các hoạt động lưu trữ theo quy định. Thực tế hiện nay ở đâu có
các hoạt động xã hội, thì ở đó có tài liệu, trong đó có các tài liệu có giá trị cần
lưu trữ. Tuy nhiên, hiện nay việc thu thập tài liệu mới chỉ tập trung ở các chủ thể

23


thuộc Danh mục nguồn nộp lưu và các nhân vật lịch sử tiêu biểu mà bỏ sót hoặc

các quy định hiện hành của pháp luật đối với công tác văn thư, lưu trữ;
d. Chủ trì, phối hợp xây dựng cơ chế, chính sách đổi mới, phát triển ngành
văn thư, lưu trữ. Tổ chức theo dõi, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra, sơ kết, tổng
kết việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nội dung, nhiệm vụ trong Quy hoạch theo
định kỳ (trước ngày 20/12) hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ;
đ. Chủ trì xây dựng các Chưong trình, Đề án, Dự án đầu tư nhằm thực
hiện Quy hoạch gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và các cơ quan liên
quan thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định bố trí kinh phí thực hiện
bảo đảm thiết thực, có hiệu quả Quy hoạch này.

24


2. Thủ trưởng sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị,
Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
là nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh
a. Tổ chức tuyên truyền, học tập, quán triệt Quy hoạch này và các quy
định liên quan về công tác văn thư, lưu trữ trong đội ngũ CBCCVC của cơ quan,
tổ chức. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch cụ thể, chủ động bố trí nguồn lực,
kinh phí và các điều kiện cần thiết nhằm thực hiện có hiệu quả công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức trong thời gian tới;
b. Định kỳ (trước ngày 10/12) hàng năm tổng hợp, báo cáo tình hình, kết
quả thực hiện Quy hoạch theo Kế hoạch đã đề ra với UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ
tổng hợp chung). Riêng UBND cấp xã báo cáo UBND cấp huyện, UBND cấp
huyện tổng hợp chung để báo cáo UBND tỉnh.
c. Hàng năm lập dự toán kinh phí công tác văn thư, lưu trữ gửi cơ quan tài
chính cùng cấp trước ngày 25/7 theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và
các văn bản hiện hành.
3. Sở Kế hoạch và Đầu tư