Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Các luận án tiến sĩ (bao gồm các luận án Phó tiến sĩ và Tiến sĩ trước
kia) tạo thành một loại nguồn thông tin khoa học đặc thù của mỗi quốc gia.
Đây là nguồn thông tin khoa học nội sinh, chứa đựng rất nhiều ý nghĩa và
giá trị khoa học và văn hóa khác nhau. Ở nước ta, chúng đang được lưu
trữ, quản lý một cách có hệ thống tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Bộ sưu
tập tài liệu này được khai thác và phục vụ nhiều mục đích khai thác, sử
dụng thông tin khác nhau, mà chủ yếu là trong các lĩnh vực nghiên cứu và
đào tạo.
Cho đến nay, bộ sưu tập các luận án tiến sĩ đã được nhiều nhóm
người đọc quan tâm. Vì vậy, hiệu quả khai thác bộ sưu tập này có ý nghĩa
và chiếm trọng số quan trọng trong hoạt động của TVQGVN, bởi lẽ cơ
quan này là nơi duy nhất trực tiếp quản lý một cách có hệ thống các tài liệu
này. Việc quản lý và khai thác các luận án tiến sĩ chịu tác động và tác động
đến rất nhiều yếu tố khác nhau, từ các yếu tố về pháp lý, chính sách, đến
các yếu tố về công nghệ.
Những năm gần đây đã xuất hiện nhiều vấn đề mới liên quan tới
việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu khoa học xám nói chung, trong đó
có các luận án tiến sĩ.
Ví dụ về phương diện pháp lý, đó là xu hướng bắt buộc các tác giả
luận án tiến sĩ phải công bố toàn văn các kết quả nghiên cứu – đào tạo trên
một cổng thông tin xác định trên Internet, điểm khác biệt căn bản so với
trước đây; Về phương diện công nghệ, đó là sự ra đời và phát triển của
VinaREN, một môi trường công nghệ đặc biệt để lưu giữ và khai thác các
1
Lê Thúy Hằng
K52 Thông tin – Thư viện


2

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

mạnh tới môi trường công nghệ của việc quản lý, khai thác nguồn tin trực
tuyến phục vụ nghiên cứu - đào tạo ở nước ta.
Đề tài Cơ sở khoa học và thực tiễn của viện hiện đại hóa hạ tầng
thông tin tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam (2008-2009) tập trung vào
vấn đề phát triển hạ tầng thông tin và các dịch vụ thông tin ...
Riêng đối với tài liệu luận án tiến sĩ đang được lưu giữ ở TVQGVN
thì cũng đã có 2 đề tài nghiên cứu về công tác quản lý và khai thác nguồn
tài liệu quý hiếm này.
Đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác thu nhận, xử lý, tổ
chức, bảo quản và phục vụ luận án ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” năm
2002.
Đề tài Luận văn Thạc sĩ “Nghiên cứu việc thu thập tổ chức và khai
thác vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” năm 2008.
Thời gian gần đây đã xuất hiện một số thay đổi về quan điểm liên
quan tới việc công bố luận án tiến sĩ nên chắc chắn công tác quản lý và
khai thác chúng tại Thư viện Quốc gia Việt Nam cũng cần có những thay
đổi để phù hợp.
Chính vì thế, chúng tôi chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng
cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”
với hi vọng kế thừa những thành quả của tác giả đi trước, đồng thời vận
dụng những kiến thức đã được học trong nhà trường về thực trạng công tác
quản lý và khai thác tài liệu luận án, để từ đó đề xuất những giải pháp cụ
thể để nâng cao hiệu quả việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu quý hiếm

Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh, đánh giá
Phương pháp phỏng vấn, trao đổi, xin ý kiến chuyên gia
Ý nghĩa của khóa luận
Ý nghĩa lý luận:
Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý

nghĩa của công tác thu nhận, xử lý, tổ chức, bảo quản và phục vụ tài liệu
luận án tại TVQGVN, đồng thời cho thấy được giá trị khoa học của loại
hình tài liệu quý hiếm này.
− Ý nghĩa thực tiễn:
Khóa luận phản ánh thực trạng công tác thu nhận, xử lý, tổ chức,
bảo quản và phục vụ tài liệu luận án tại TVQGVN. Đánh giá tình hình khai
thác sử dụng kho luận án, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng kho tài liệu luận án để sử dụng nó một cách hiệu quả nhất.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục,
phần nội dung của khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương 1. Giới thiệu kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý và khai thác luận án tại Thư
viện Quốc gia Việt Nam
Lê Thúy Hằng

4

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp



Khóa luận tốt nghiệp

Giám đốc Thư viện Quốc gia Pháp Giăng Phave đã nói rằng:
“Thông tin, văn hóa và nền văn minh trong giai đoạn hiện nay được đặc
trưng bởi tính phổ biến toàn cầu, tính bách khoa về đề tài, sự xâm nhập lẫn
nhau của các khoa học, không có khả năng hiểu được thế giới hiện nay mà
không biết quá khứ. Trong điều kiện như vậy, chính các TVQG nhờ vào
tiềm năng to lớn và các chức năng xã hội của mình có khả năng đáp ứng
được nhu cầu thông tin của xã hội”. Điều đó cho thấy rằng vai trò của
TVQG trong thời đại hiện nay ngày một quan trọng đối với sự phát triển
của một đất nước.
Thư viện Quốc gia Việt Nam được thành lập ngày 29/11/1917 theo
quyết định của Albert Sarraut – viên toàn quyền Pháp ở Đông Dương với
tên gọi Nha lưu trữ và Thư viện trung ương Đông Dương, trụ sở đặt tại 31
phố Borgnis Debordes (nay là phố Tràng Thi – Hà Nội).
Mục đính chính của thực dân Pháp khi xây dựng thư viện là củng cố
sự thống trị và khai thác Đông Dương sau khi đã hoàn toàn thôn tính nước
ta. Mặt khác là công cụ truyền bá văn hóa Pháp và văn hóa phương Tây
vào Việt Nam, đưa vào nề nếp và phát triển công tác văn thư, lưu trữ, thư
viện của Pháp ở Đông Dương. Sau một thời gian chuẩn bị Thư viện mở
cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 01/09/1919.

Qua những thăng trầm biến cố của lịch sử suốt những năm Pháp
thuộc, TVQG VN đã nhiều lần thay đổi tên gọi.
Ngày 28/02/1935, thực dân Pháp đã đổi tên Thư viện Trung ương
Đông Dương thành Thư viện Pierre Pasquier – một tên toàn quyền Pháp ở
Đông Dương đã có nhiều đóng góp cho thư viện.
6


K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

− Thu nhận văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo Luật lưu
chiểu, các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và
ngoài nước, và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam.
− Xây dựng, phổ biến, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân
tộc.
− Biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, Tổng Thư mục Việt Nam và
các ấn phẩm thông tin khoa học.
− Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu đọc, học tập, nghiên
cứu, giải trí của người dân.
− Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin thư
viện.
− Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho người
làm công tác với các Thư viện trong nước và nước ngoài trên lĩnh
vực thư viện.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam
Cơ cấu của TVQG VN bao gồm:
− Ban lãnh đạo có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc
− Hội đồng tư vấn khoa học
− 13 phòng chức năng:
+ Phòng Tin học
+ Phòng Phân loại và Biên mục
+ Phòng Hành chính tổ chức
+ Phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ
+ Phòng Bảo quản

Nôm, trong đó có những cuốn từ thế kỷ 15, 16; Kho luận án của các tiến sĩ
và phó tiến sĩ trong và ngoài nước; Tài liệu quý dạng vi phim, vi phích…
Ngoài ra còn có các loại tài liệu dạng tranh, ảnh, bản đồ… Đặc biệt là
nguồn tài liệu điện tử mà thư viện đã xây dựng với nhiều loại CSDL.
9
Lê Thúy Hằng
K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Vốn tài liệu của TVQGVN có thể tóm tắt trong 2 bảng thống kê
dưới đây:

Bảng 1.

Lê Thúy Hằng

10

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bảng 2.

Lê Thúy Hằng

11

vốn tài liệu khổng lồ, bao gồm cả sách báo, tạp chí trong và ngoài nước,
những tài liệu cổ từ thời Đông Dương, luận án tiến sĩ và một hệ thống cơ
sở dữ liệu ngày càng lớn mạnh.
Luận án tiến sĩ là một loại hình tài liệu quý hiếm của đất nước cần
phải được giữ gìn và bảo tồn. Chính vì vậy, ngày 9 tháng 10 năm 1976
Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định 401-TTg về chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam, trong đó có xác định một
trong các nhiệm vụ qua trọng của TVQGVN là thu nhận các luận án tiến sĩ
của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, và của công dân nước
ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Quyết định này là mốc đánh dấu cho sự ra đời
của kho luận án tại TVQGVN.
Có thể nói, trước năm 1976 công tác thu nhận luận án tại TVQG VN
chưa được chú trọng, vì khi đó số lượng các nhà nghiên cứu có học vị Tiến
sĩ và Phó tiến sĩ còn chưa nhiều, công trình nghiên cứu của họ cũng chưa
có một số lượng đáng kể, đồng thời trong thời gian đất nước ta chưa thống
Lê Thúy Hằng

13

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

nhất, số lượng luận án của các nhà nghiên cứu bảo vệ bên nước ngoài
chiếm một số lượng đáng kể không được đưa về Việt Nam.
Sau khi đất nước được giải phóng, Đảng và nhà nước ta muốn đưa
đất nước đi lên con đường xã hội chủ nghĩa. Muốn vậy thì công việc đầu
tiên là phải xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ khoa học kỹ thuật
cao. Chính vì vậy mà Đảng ta đã xác định Giáo dục là quốc sách hàng đầu,

học vị tiến sĩ. Đây là loại hình tài liệu không xuất bản, bởi thế nó được xếp
vào loại hình tài liệu quý hiếm của Thư viện, cũng là của quốc gia.
Luận án mang trong mình một lượng tri thức lớn, được xác lập cân
đối giữa lý thuyết và thực hành, giá trị ứng dụng thực tiễn, giữa tính kế
thừa và những điểm mới, điểm sáng tạo, vì các công trình nghiên cứu này
đều xuất phát từ yêu cầu cấp bách đặt ra trong cuộc sống về kinh tế, văn
hóa, khoa học tự nhiên, xã hội, giáo dục, khoa học kỹ thuật và công nghệ.
Bởi thế mà luận án có giá trị khoa học và tính thực tiễn cao.
Luận án còn mang trong mình tính dân tộc và tính quốc tế. Bản thân
nó xuất thân từ những hoàn cảnh khác nhau, nên nhìn một cách tổng thể
vào kho luận án tại TVQGVN có thể thấy được sự giao thoa giữa các môn
loại khoa học, sự kết hợp giữa các nền tri thức của các quốc gia.
Những luận án bảo vệ trong nước có nội dung, đề tài sát với thực tế
ở Việt Nam, nên đa số những luận án đó có thể áp dụng thiết thực vào các
ngành, các cơ sở sản xuất ở Việt Nam. Vì vậy luận án mang tính dân tộc
sâu sắc.
Đối với các luận án nghiên cứu và bảo vệ ở nước ngoài thì xuất phát
từ đặc điểm của từng nước mà các nghiên cứu sinh đã học tập và nghiên
cứu thì luận án đã giúp cho nền kinh tế Việt Nam có thể tiếp cận với ánh
sáng khoa học phương Tây, từ đó áp dụng vào Việt Nam. Luận án từ đó là
nguồn tài liệu mang tính quốc tế.
Đặc biệt luận án đã phản ánh được thành tựu hết sức to lớn của sự
nghiệp xây dựng và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay, đó là đào
tạo được đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ có trình độ cao cả về số
lượng và chất lượng.
Luận án là một nguồn lực thông tin đang được lưu giữ tại
TVQGVN. Cùng với các tài liệu khác, luận án tiến sĩ luôn đóng vai trò
Lê Thúy Hằng

15

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Cùng với việc thành lập Thư viện công cộng Trung ương Đông
Dương (1917), ngày 31/01/1922 thực dân Pháp đã ban hành Nghị định 22
về việc thành lập Sở lưu chiểu và quy định nộp lưu chiểu chính thức xuất
bản phẩm trên 5 xứ Đông Dương.
Sở có nhiệm vụ thu nhận sách, báo, tạp chí, bản đồ được xuất bản
trên toàn cõi Đông Dương và biên soạn Danh mục ấn phẩm lưu chiểu năm.
Nghị định 22 đánh dấu sự ra đời của chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm ở
Việt Nam nói riêng và ở toàn cõi Đông Dương nói chung.
Sau Nghị định 22, thực dân Pháp còn ban hành thêm nhiều nghị
định, quy định nhằm cải tiến, hoàn thiện công cuộc vơ vét tài di sản văn
hóa tinh thần của các nước Đông Dương như: Sắc lệnh ngày 29/01/1945;
Nghị định ngày 12/10/1946. Tuy nhiên, cũng chính đây là những mốc lịch
sử rất quan trọng đánh dấu sự ra đời và cũng là nấc thang đưa công tác lưu
chiểu của nước ta tiến lên như ngày nay.
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Hồ chủ tịch thay mặt
Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ban hành Sắc lệnh 18-SL
ngày 31/01/1946 và Nghị định ngày 12/02/1946 quy đinh chế độ lưu chiểu
của Việt Nam. Đây chính là một mốc lịch sử quan trọng của TVQGVN nói
riêng và chế độ nộp lưu chiểu của nước Việt Nam nói chung. Nó là cơ sở
nền tảng cho sự ra đời của Phòng lưu chiểu tại TVQGVN.
Qua nhiều lần ban hành các văn bản pháp luật về công tác lưu chiểu
của nước ta có thay đổi về số lượng bản nộp lưu chiểu, cho đến năm 2004
thông qua Luật xuất bản sửa đổi của Quốc hội nước Việt Nam quy định
nhà xuất bản phải nộp 5 bản cho TVQG, trường hợp số lượng in dưới 3
bản thì nộp 2 bản.

Trong những năm gần đây, trung bình mỗi năm TVQGVN thu nhận
khoảng 1000 luận án tiến sĩ. Số lượng luận án tiến sĩ nộp vào Thư viện qua
các năm có xu hướng ngày càng tăng, thể hiện qua bảng số liệu sau:
Lê Thúy Hằng

18

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bảng 3.

Lê Thúy Hằng

19

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Như vậy so với thời điểm năm 1976, trong vòng 10 năm đến năm
1987, số lượng bản luận án tại TVQG đã tăng lên gấp 2 lần. Đến năm
2002, trong khoảng 15 năm số lượng luận án tăng lên gấp 4 lần so với năm
1987. Mặc dù so với các loại hình tài liệu khác có ở thư viện thì số lượng
này là không nhiều, nhưng với tính chất đặc thù là tài liệu quý hiếm thì con
số đó là đáng kể.



Lê Thúy Hằng

22

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Thủ tục giao nộp luận án tại TVQGVN như sau:
− Cơ quan trực tiếp thu nhận: Phòng lưu chiểu TVQGVN.
− Hồ sơ giao nộp: Luận án; Bản tóm tắt luận án; Đĩa CD toàn văn luận
án. Luận án phải kèm theo một số văn bản dưới dạng bản chính hoặc
bản sao:
Lê Thúy Hằng

23

K52 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

+ Bản nhận xét của Hội đồng phản biện
+ Biên bản đánh giá luận án tiến sĩ cấp Nhà nước
+ Danh sách thành viên Hội đồng cấp nhà nước chấm luận
án tiến sĩ (có mặt trong buổi bảo vệ luận án tiến sĩ của
nghiên cứu sinh)
+ Quyết định về việc thành lập Hội đồng cấp Nhà nước

trên máy tính trong CSDL dành riêng cho lưu chiểu luận án. Mỗi bản luận
án được xem là một đơn vị đăng ký độc lập. Mỗi luận án được định một
số. Số này là số lưu chiểu cũng là số đăng ký cá biệt của luận án.
Số lưu chiểu của luận án là số thứ tự của luận án mà thư viện nhận
về theo từng năm. Ký hiệu xếp giá của luận án lưu trữ tại TVQGVN được
thống nhất là LA và hai số Ả rập (năm lưu chiểu luận án). Chẳng hạn luận
án lưu chiểu năm 2011 thì sẽ có ký hiệu xếp giá là LA11.
Một số đăng ký cá biệt đầy đủ cho một tài liệu luận án bao gồm ký
hiệu kho + số lưu chiểu + số bản.
Ví dụ:
Luận án lưu chiểu năm 2011, có số lưu chiểu 28 thì sẽ có số đăng ký
cá biệt là LA11.0028
Trong đó:

LA11.0028.1 dành cho bản chính văn
LA11.0028.2 dành cho bản tóm tắt
LA11.0028.3 dành cho đĩa CD

Lê Thúy Hằng

25

K52 Thông tin – Thư viện