TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-----***-----

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG + ĐỒ ÁN

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY
TNHH THẾ GIỚI XE ĐIỆN

Giảng viên hướng dẫn

Dương Thị Hiền Thanh

Sinh viên thực hiện

Phan Thị Tươi

Mã sinh viên

HÀ NỘI – 2016
MỤC LỤC


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, để có được sự tăng trưởng trong nền kinh tế Việt Nam, một nhân tố quan


Công ty TNHH Thế giới xe điện là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các
dòng xe đạp điện, xe máy điện từ các thương hiệu xe điện nổi tiếng của Đài
Loan.

•

Thị trường chủ yếu của công ty là ở trong nước

•

Các sản phẩm của công ty được nhập từ những nhà phân phối trong nước hoặc
nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài

•

Công ty được thành lập từ năm 2005

•

Địa chỉ : Số 17, Ngõ Vạn Anh, Khâm Thiên, Đống Đa, Hn

Phan Thị Tươi- 1321050220

3


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH


•

Ban giám đốc

 Là bộ phận có chức năng cao nhất trong hệ thống quản lý bán hàng, không
trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng nhưng gián tiếp chịu trách nhiệm
tổ chức và những phương án phát triển của công ty

 Cung cấp vốn lưu động cho công ty
 Điều khiển bộ máy của cả công ty
 Thu nhận báo cáo từ các phòng ban về tình hình kinh doanh của công ty và
đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cuối cùng thúc đẩy sự phát
triển của công ty

•

Bộ phận bán hàng

 Là nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng , tiếp nhận thông tin từ khách
hàng, lưu lại thông tin của từng khách hàng

Phan Thị Tươi- 1321050220

4


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Lập đơn đặt hàng

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại công ty, khách hàng đến các hệ thống bán
hàng của công ty để mua hàng trực tiếp hoặc đặt hàng thông qua giao dịch điện thoại với
nhân viên bán hàng.
Bộ phận bán hàng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận lời yêu cầu từ phía khách hàng, tư cho
khách hàng những dòng xe điện được ưa chuộng nhất, tốt nhất và phù hợp với yêu cầu
của khách hàng.

Phan Thị Tươi- 1321050220

5


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, loại xe muốn mua, giá cả, địa chỉ
nhận hàng, thời gian nhận hàng. Khách hàng sẽ được miễn phí giao hàng trong bán kính
20km, ngoài 20km sẽ tính phí vận chuyển theo bảng giá đã niêm yết của công ty. Từ đó
nhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng.
Ngoài ra, khách hàng có thể mua hàng theo dịch vụ trả góp bằng thẻ tín dụng thuộc
các ngân hàng mà công ty liên kết.

•

Lập hợp đồng mua bán và hóa đơn bán hàng

Đơn đặt hàng sẽ được chuyển qua phòng kế toán để lập hóa đơn bán hàng và làm



QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

2.2 Quy trình nhập hàng
Bộ phận bán hàng tại mỗi đại lý sẽ có nhiệm vụ thống kê tình hình số lượng xe còn
lại, loại xe đã hết, sắp hết, màu xe. Bộ phận bán hàng gửi thông tin lên bộ phận kế toán ,
sau đó bộ phận kế toán sẽ xin chỉ đạo từ ban giám đốc có được nhập hàng đã hết về
không. Nếu ban giám đốc cho phép, phòng kế toán sẽ có trách nhiệm đưa yêu cầu cho
nhà cung cấp sản phẩm để đặt hàng
Khi đã có lượng hàng về, phòng kế toán sẽ lạp phiếu nhập hàng và phân phối tới các
hệ thống bán lẻ của công ty. Đồng thời phòng kế toán sẽ có trách nhiệm giao dịch với nhà
cung cấp, thỏa thuận việc thanh toán với nhà cung cấp.
Đối với hàng mới, nhà cung cấp sẽ giới thiệu sản phẩm với ban giám đốc. Ban giám
đốc sẽ trao đổi với những phòng ban còn lại xem hàng mới có tiêu thụ được không, sức
tiêu thụ thế nào…Từ đó quyết định xem có nhập hay không nhập loại xe đó.
2.3 Báo cáo- thống kê
Theo từng ngày, phòng kế toán sẽ có thống kê về số lượng hàng bán trong ngày, các
khoản thu-chi theo tuần gửi cho ban giám đốc công ty
Bộ phận bán hàng sẽ có báo cáo lượng hàng bán được tại các đại lý bán lẻ vào cuối
ngày cho phòng kế toán
3. Mục tiêu – Yêu cầu cho hệ thống mới
3.1 Đánh giá vê hệ thống hiện hành
Với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Thế giới xe điện việc tổ chức một bộ
máy cồng kềnh là điều không cần thiết. Công ty đã làm được điều này khi sử dụng bộ
máy có tổ chức gọn. Bên cạnh đó hệ thống hiện hành vẫn còn nhiều điểm bất hợp lý
trong công tác tổ chức bộ máy của công ty.


Trong bộ máy của công ty TNHH Thế giới xe điện còn tồn tại nhiều điểm bất hợp
lý khác khiến cho bộ máy công ty hoạt động không linh động dẫn tới không đem lại hiệu
quả trong công việc, doanh thu tối đa cho công ty.
Chính vì vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin để giải quyết khâu quản lý bán hàng
của công ty TNHH Thế giới xe điện là điều hoàn toàn cần thiết giúp cho bộ máy hoạt
động linh hoạt hơn , giảm tải công việc của phòng kế toán và tránh những sai sót không
đáng có.
3.2 Mục tiêu của hệ thống

• Hệ thống bán hàng có nhiệm vụ và chức năng nghiệp vụ về bán hàng.
• Nó hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng,
lượng hàng nhập, lượng hàng xuất,

• Góp phần nâng cao hoạt động của công ty, thúc đẩy quá trình buôn bán một
cách chính xác và hiệu quả

• Tạo dựng uy tín , thu hút khách hàng đem lại doanh thu tối đa cho công ty
3.3 Yêu cầu của hệ thống

• Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành
• Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp
• Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời
cho nhà quản lý

• Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất
Phan Thị Tươi- 1321050220

8



ty. Đáp ứng các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty và là cơ sở để xây
dựng các ứng dụng sau này.
B. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG
1.Mô hình phân rã chức năng
1.1 Phân rã chức năng
1.1.1 Mô hình chức năng tổng thể
Phan Thị Tươi- 1321050220

9


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

• Mô hình tổng thể

Hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng

Quản lý tài chính

Quản lý nhập hàng

Quản lý kho hàng

Sơ đồ 2: Mô hình tổng thể

• Mô tả hệ thống

Lập báo cáo bán
Lập đơn đặt hàng

Lập hóa đơn bán
hàng

Cập nhật thông tin
Lập phiếu xuất hàng

Lập phiếu xuất hàng

khách hàng

hàng
Giao hàng

Sơ đồ 3: Mô hính chức năng quản lý bán hàng

• Mô tả chức năng
 Lập đơn đặt hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía khách
hàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Bộ
phận khách hàng se lập hóa đơn đặt hàng

 Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong.
Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanh
toán với khách hàng. Trực tiếm thực hiện hóa đơn thanh toán đối với
khách hàng và sau đó chuyển tới phòng tài chính.

 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho có sản phẩm khách
hàng cần. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy


Thống kê

Sơ đồ 4: Mô hình chức năng quản lý tài chính

• Mô tả chức năng
 Nhận hóa đơn thanh toán : Sau khi hàng được gửi đến tay khách hàng bộ
phận bán hàng sẽ gửi lại báo cáo với bộ phận tài chính về hóa đơn thanh
toán của khách hàng.

 Quản lý thu-chi-công nợ: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính.
Nó có chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty.

 Cân đối hóa đơn: là công việc thống kê các khoản đã thu- chi sau dó báo
cáo lên ban giám đốc. Báo cáo cân đối = Hóa đơn bán hàng – hóa đơn
nhập hàng.

 Thống kê: Tổng hợp các khoản thu , tiền thu được từ hóa đơn bán hàng.
Tổng hợp các khản chi để nhập thêm sản phẩm từ nhà cung cấp, trả ương
cho nhân viên cũng như cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động
của công ty.
1.1.4 Mô hình chức năng Quản lý Nhập hàng

• Mô hình
Do bộ phận nhập hàng trực tiếp đảm nhận vầ giao dịch với nhà cung cấp sản phẩm
nhằm mục đích có đủ số lượng, màu sắc xe phục vụ cho quá trình buôn bán của công ty.

Phan Thị Tươi- 1321050220

12


• Mô hình
Do bộ phận kho hàng đảm nhiệm, quản lý việc nhập, xuất hàng, theo dõ hóa đơn
trong kho về nhập- xuất-tồn để thông báo lại với ban giám đốc và cập nhập thông tin tới
bộ phận bán hàng.

Phan Thị Tươi- 1321050220

13


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Quản lý kho hàng

Lập phiếu xuất kho

Cập nhật thông tin nhập-xuất

Lập phiếu nhập kho

-tồn

Lập báo cáo thống kê

Sơ đồ 6: Mô hình chức năng quản lý kho hàng

• Mô tả chức năng

Quản lý nhập hàng

Quản lý tài chính

Quản lý kho hàng

Lập đơn đặt hàng

Nhập hóa đơn thanh toán

Cập nhật yêu cầu

Lập phiếu xuất kho

Lập hóa đơn bán hàng

Quản lý thu-chi công ty

Lập đơn đặt hàng

Lập phiếu nhập kho

Lập phiếu xuất hàng

Cân đối hóa đơn

Cập nhật kết quả hóa đơn

Cập nhật thông tin khách
hàng

nhà cung cấp…với các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và các tác nhân ngoài.

Khách hàng

Đơn đặt hàng

Hệ thống quản lý bán hàng

Hóa đơn bán hàng

Ban giám đốc

Nhà cung cấp

Yêu cầu

Thông tin trả lời

Báo cáo

Sơ đồ 8: Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
Miêu tả các chức năng chính cuẩ hệ thống, xác định rõ mối quan hệ của các tác
nhân trọng hệ thống. 4 chức năng cơ bản:

• Quản lý bán hàng
• Quản lý tài chính
Phan Thị Tươi- 1321050220

16

Đơn đặt hàng

Xác nhận

Quản lý bán hàng

Quản lý tài chính

Khách
hàng
Thanh toán hóa đơn
Hàng + Hóa đơn bán hàng

Hàng + hóa đơn bán
hàng

T
hô
ng
tin
về
hà

B
á
o
c
á
o


Y
êu
cầ
u

Hàng

Bá
o
cá
o

Hó
a
đơ
n
th
an
h
to
án

Quản lý nhập
hàng

Phiếu nhập

Đơn đặt hàng

Hà

Đối với mỗi chức năng trên ta thành lập mô hình luồng dữ liệu dưới đỉnh định nghĩa
và diễn tả các chức năng đó theo cách sau

• Phân rã chức năng thành nhiều chức năng con
• Thay các chức năng trên bằng các chức năng con thích hợp
• Nghiên cứu các quan hệ của chức năng con từ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội
bộ và các kho dữ liệu nội bộ.
2.3.1 Chức năng quản lý bán hàng
Các chức năng chính trong quản lý bán hàng

• 1. Lập đơn đặt hàng
• 2. Lập hóa đơn bán hàng
• 3. Lập phiếu xuất hàng
• 4. Cập nhật thông tin khách hàng
• 5. Giao hàng

Phan Thị Tươi- 1321050220

19


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

1.Lập đơn đặt
hàng

Phiếu yêu cầu


khách hàng
Thống kê về khách hàng

Phan Thị Tươi- 1321050220

20


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Sơ đồ 10: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Phan Thị Tươi- 1321050220

21


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

2.3.2 Chức năng quản lý tài chính
Gồm các chức năng chính

• 1. Nhận hóa đơn thanh toán
• 2. Quản lý thu-chi-công nợ
• 3. Cân đối hóa đơn
• 4. Thống kế

o
cá
o

ttkh
Ban giám đốc

Thông tin

3. Thống kê

B
áo
cá
o
4. Cân đối hóa
đơn

Sơ đồ 11: Mô hình chức năng quản lý tài chính
Phan Thị Tươi- 1321050220

22

Yê
u
cầu


QUẢN LÝ BÁN HÀNG


đặ
t
hà
ng

Bộ phận kho hàng

Y/c thanh toán

Phiếu nhập kho
3. Cập nhật kết
quả hóa đơn
Hàng

Thanh toán
Thông tin TL

Thông tin báo cáo

Hàng + phiếu giao
Hóa đơn
Phan Thị Tươi- 1321050220

23

Nhà cung cấp


QUẢN LÝ BÁN HÀNG


GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Phiễu xuất kho

Phiếu nhập kho

1.Lập phiếu
xuất kho
Y/
c+
phi
ếu
xu
ất
hà
ng
Quản lý bán hàng

2.Lập phiếu
nhập kho

Hà
ng
+p
hiế
u
xuâ
t
kh


u
c
ầ
u

Báo cáo thống kế

Sơ đồ 13: Mô hình chức năng quản lý kho hàng
Phan Thị Tươi- 1321050220

25

Hà
ng
+
Phi
ếu
nhậ
p