ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VÕ THỊ THANH CHÂU

XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP
LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
CỦA CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC TỈNH QUẢNG NGÃI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
PGS. TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội, 2017


MỤC LỤC
Trang

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

3

PHẦN MỞ ĐẦU

5

1. Lý do chọn đề tài


9. Bố cục của đề tài

16

PHẦN NỘI DUNG

17

CHƢƠNG 1. HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP,

17

NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1.1. Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử

17

1.2. Các yêu cầu của hồ sơ điện tử

25

1.3. Đặc điểm của hồ sơ điện tử

26

1.4. Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

26


1


2.2. Khảo sát gián tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các

39

sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi
2.2.1. Kết quả khảo sát

39

2.2.2. Nhận xét, đánh giá

45

2.3. Khảo sát trực tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các

48

sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi
2.3.1. Kết quả khảo sát

48

2.3.2. Nhận xét, đánh giá

62

TIỂU KẾT CHƢƠNG 2


điện tử
3.2.2. Hoàn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong Phần

88

mềm eOffice
3.2.3. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

92

3.2.4. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ

93

sơ điện tử
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3

93

PHẦN KẾT LUẬN

96

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC

2

97

ISO

International Standards Organization

LTCQ

Lưu trữ cơ quan

PMQLVB-ĐH

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

PMQLTLLT

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

Trường ĐHKHXH&NV Hà Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
Nội

văn Hà Nội

UBND

Ủy ban nhân dân

VTCQ


Thông

tư

số

07/2012/TT-BNV

ngày

22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

số

822/HD- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày

VTLTNN ngày 26/8/2015 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
3


của Cục Văn thư và Lưu trữ nước về quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ
nhà nước

trong môi trường mạng
Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày

Công văn số 1036/BTTTT- 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền

có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì tài liệu điện tử thông tin lại được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các
thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính
có chứa phần mềm tương thích.
Đối với tỉnh Quảng Ngãi, cùng với quá trình ứng dụng công nghệ thông
tin, tài liệu điện tử phát sinh trong quá trình hoạt động của các cấp, các ngành,
các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi hiện có số lượng rất lớn. Tuy nhiên, việc
quản lý tài liệu điện tử và việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ của các
5


cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi chưa thống nhất, chưa đáp
ứng yêu cầu; do đó việc nộp lưu hồ sơ điện tử của các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi chưa thực hiện được.
Vì vậy tỉnh Quảng Ngãi cần phải đẩy nhanh, đẩy mạnh việc tổ chức lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu quản lý loại hình tài liệu mới nhất hiện
nay.
Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về văn thư, lưu
trữ đã ban hành các quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Điều 13 Luật
Lưu trữ năm 2011, Chương 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013,
Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước. Tuy nhiên, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng
tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở tỉnh
Quảng Ngãi chưa xây dựng được quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ
điện tử để tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực hiện vấn đề này trên địa bàn
tỉnh. Đây đang là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi.
Cho đến nay, hệ thống các văn bản của tỉnh Quảng Ngãi quy định,
hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử rất ít và chưa đáp ứng yêu cầu. Bên
cạnh đó, trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các
cấp, các ngành, các cơ quan trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi còn hạn chế nên
không thể tham mưu để tổ chức thực hiện tại cơ quan mình. Vì vậy, Sở Nội

trong quá trình nghiên cứu chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu
khác: phương pháp hệ thống và phân tích, phương pháp khảo sát gián tiếp và
trực tiếp; phương pháp so sánh.
- Phương pháp hệ thống và phân tích: Phương pháp hệ thống và phân
tích được chúng tôi sử dụng để tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề
nghiên cứu thông qua các văn bản, sách, tạp chí, các công trình nghiên cứu
khoa học, các bài viết tham luận tại các hội nghị khoa học; tìm hiểu một cách
khái quát về mức độ hoàn chỉnh của vấn đề được đưa ra giải quyết; phân loại
tài liệu đã thu thập thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội
dung của đề tài. Sau đó, chúng tôi nghiên cứu, phân tích và đưa ra những
quan điểm, lập luận về những khía cạnh mà đề tài hướng tới.
- Phương pháp khảo sát gián tiếp và trực tiếp: Phương pháp khảo sát
gián tiếp và trực tiếp được chúng tôi sử dụng để thu thập thông tin về thực
7


trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ, nhằm làm cơ sở phục vụ trực tiếp
cho nội dung của đề tài. Sử dụng phương pháp này, chúng tôi đã tiến hành
khảo sát thông qua các biểu mẫu phiếu khảo sát; nghiên cứu quy định hiện
hành; khảo sát trực tiếp thực tế về lập, nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ tại của
một số sở, ngành và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi; trao đổi trực
tiếp với các đối tượng là công chức, viên chức làm công việc liên quan tới tài
liệu điện tử và hồ sơ điện tử. Trên cơ sở những thông tin thu thập được, chúng
tôi phân tích, đánh giá để từ đó có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên
cứu.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng để
tìm ra những điểm khác biệt giữa tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu
trữ điện tử cũng như sự khác nhau trong việc lập, nộp lưu hai loại hình tài
liệu này. Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về vấn
đề này, chúng tôi đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn.

cứu những vấn đề liên quan đến quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ
điện tử vào LTCQ theo nguyên tắc: tuân thủ các quy định, hướng dẫn của cơ
quan có thẩm quyền; các yêu cầu thực hiện phải phù hợp với điều kiện thực tế
của tỉnh Quảng Ngãi; có tính đến yếu tố công nghệ thay đổi thì vẫn đảm bảo
tính kế thừa và mở rộng khi xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” nhằm góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể hơn là tài liệu lưu trữ
điện tử trong các LTCQ.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi phải thực
hiện một số nhiệm vụ sau đây:
- Nghiên cứu, đánh giá các quy định của nhà nước về lập, nộp lưu hồ sơ
điện tử.
- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi.
- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử của một số cơ quan Trung ương; một số tỉnh, thành phố.

9


Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, đánh giá trên; chúng tôi xây dựng quy
trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh
Quảng Ngãi.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để có thể tiếp cận, kế thừa những kết quả nghiên cứu về lập, nộp lưu hồ
sơ điện tử của các nhà nghiên cứu và đồng nghiệp trước đây, chúng tôi đã tiến
hành nghiên cứu: các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
đang áp dụng tại một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố (qua các
kỷ yếu hội thảo về tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ

- Các báo cáo tham luận trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thực tiễn lập
hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức của Việt Nam” tháng 9/2016. Nội dung
của các báo cáo tập trung trao đổi, phân tích cụ thể về thực trạng, giải pháp về
lập hồ sơ điện tử tại Việt Nam trong những năm gần đây. Ví dụ:
+ “Tổ chức lập - quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề về lý thuyết và
thực tế cần giải quyết”của Nhà báo Nguyễn Văn Kết. Nội dung báo cáo trình
bày khái quát thực trạng về quy định và thực tế lập hồ sơ điện tử của một số
cơ quan, tổ chức ở Việt Nam; trình bày một số giải pháp nâng cao chất lượng
lập hồ sơ điện tử như: tận dụng nội dung đăng ký quản lý văn bản để xác lập
Mục lục văn bản của hồ sơ điện tử; áp dụng mã số, mã vạch cho lập và khai
thác yếu tố Mã hồ sơ.
+ “Quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử - cơ sở của việc lập hồ
sơ điện tử trong các cơ quan, tổ chức”của TS. Chu Thị Hậu và Ths. Nguyễn
Ngọc Linh Trường Đại học Nội vụ, Hà Nội. Nội dung báo cáo trình bày khái
quát thực trạng quy định hiện hành về quản lý tài liệu điện tử và những vấn đề
còn tồn tại trong các văn bản pháp luật về quản lý tài liệu điện tử; đồng thời
trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện, bổ sung các quy định về quản lý
tài liệu điện tử tại Việt Nam.
- Các đề tài khoa học của các nhà quản lý cấp bộ, ngành; ví dụ:
+ Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ
quan nhà nước hiện nay” của Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ
Chí Minh, năm 2008 do TS. Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm. Đây là một đề
tài nghiên cứu có phạm vi đề cập tương đối nhiều khía cạnh của vấn đề quản
lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước.
11


+ Đề tài khoa học cấp bộ “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ
sơ, tài liệu điện tử” do ThS. Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm, năm 2009.
Nội dung của đề đã nghiên cứu, đánh giá thực trạng việc hình thành và quản


12


Hà Nội, số 12/2013; “Quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý luận cần nghiên
cứu” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn Hà Nội, số 01/2017. Nội dung các bài viết này phân tích, trao đổi dưới
góc độ lý luận và thực tiễn các vấn đề liên quan đến tạo lập, quản lý tài liệu
điện tử.
Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy các đề tài khoa học, các báo cáo
khoa học, các bài viết chuyên đề đã tiếp cập tới rất nhiều khía cạnh của vấn đề
lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong vài năm gần đây. Nhưng cán bộ văn thư, lưu
trữ các cơ quan sẽ bắt đầu làm gì, thực hiện như thế nào, tham mưu cho Lãnh
đạo cơ quan những vấn đề gì để thực hiện việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vừa
đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; vừa đảm bảo tính xác thực, tính
toàn vẹn và có khả năng truy cập thì chưa có đề tài, bài viết nào tập hợp/hệ
thống những tiêu chuẩn, phương pháp cụ thể. Đây là vấn đề được đặt ra và
giải quyết một phần trong luận văn của chúng tôi.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã lựa chọn và sử dụng các
nguồn tư liệu và tài liệu phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại. Cụ
thể:
- Để trang bị kiến thức lý luận chung về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã
tìm đọc các sách, giáo trình liên quan về văn thư, lưu trữ, tài liệu điện tử chính
thống của Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trường đại học khác có đào tạo
Ngành Lưu trữ học.
- Để tiếp cận nguồn tư liệu về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước và các quy định của quốc tế về công tác văn thư, lưu trữ; chúng tôi đã
nghiên cứu: các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công văn giấy tờ và công
tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay; các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm

quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thông qua các đề xuất, quy
trình, phương pháp được chúng tôi nêu ở Chương III của đề tài.
Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ đưa ra “Quy trình và
phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”; giúp Sở Thông tin và Truyền thông
tỉnh Quảng Ngãi phối hợp với Công ty An ninh mạng Bkav điều chỉnh, nâng
14


cấp Phần mềm eOffice hợp lý; qua đó sẽ định hướng để các sở, ngành tỉnh
Quảng Ngãi tổ chức thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ thống
nhất, đúng quy định; giúp Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi định
hướng các nguồn, thành phần hồ sơ điện tử sẽ thu thập.
Đặc biệt, những kết quả đạt được của đề tài còn giúp cho các cơ quan
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ các tỉnh,
thành phố) tham khảo và vận dụng.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần nói đầu, phần kết luận và phần phụ lục, phần nội dung luận
văn được chia làm các phần chính như sau:
Chƣơng 1. Hồ sơ điện tử và trách nhiệm lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử
Ở chương này, chúng tôi khái quát lại những vấn đề lý luận liên quan
đến tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử như: khái niệm, giải thích thuật ngữ, yêu
cầu, đặc điểm; quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; trách
nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ.
Chƣơng 2. Khảo sát thực trạng lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử của các sở,
ngành tỉnh Quảng Ngãi
Trên cơ sở lý thuyết ở Chương 1, chúng tôi tiến hành khảo sát thực tế
thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi. Bên
cạnh đó, chúng tôi cũng tiến hành khảo sát thêm một phần thực trạng hiện nay
của một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố đi đầu về ứng công
nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành để có cơ sở cho các nhận

Võ Thị Thanh Châu

16


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ
TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1.1. Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử
Vấn đề khái niệm là một trong những vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt
lý lý luận cần được nghiên cứu và giải quyết. Theo khảo sát của chúng tôi,
hiện nay trong các văn bản pháp lý hiện hành, diễn đàn khoa học có rất nhiều
khái niệm liên quan đến hồ sơ điện tử, nhưng cách sử dụng, cách giải thích
chưa thống nhất. Do vậy, để có cơ sở khoa học tiến hành nghiên cứu đề tài,
đồng thời hiểu rõ cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu, chúng tôi sử dụng
các khái niệm, giải thích thuật ngữ được ghi trong văn bản luật, nghị định,
thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu. Đối với các khái
niệm, giải thích thuật ngữ chưa được xác định trong văn bản luật, nghị định,
thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu; chúng tôi sẽ căn cứ
vào tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế
thừa từ các kết quả nghiên cứu của các đề án và luận văn liên quan để xác
định.
1.1.1. Tài liệu
Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn
thư, lưu trữ và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật
liệu nhất định. Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa
hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác.
Dưới góc độ pháp lý, theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ số

cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài
liệu số hoá (digitalised)”.

2 Vũ Hồng Mây (năm 2010): Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các

ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp Ban Đảng [29, tr.26].
3

Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008): Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8 [10,

tr.9].

18


1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử
“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được
lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin
khác.” (Khoản 1, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13).
“Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả
năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn,
nghiệp vụ riêng biệt.” (Khoản 2, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13).
Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử, cần chú ý thêm các
thuật ngữ liên quan như:
- Thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được
gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.” (Khoản 12,
Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11).
- Phương tiện điện tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động

khái niệm liên quan đến siêu dữ liệu. Các sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, mục
lục hồ sơ, thẻ tra cứu, ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ… là một
dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ. Đối với các hồ sơ trên vật mang tin là
giấy, siêu dữ liệu chính là các yếu tố thông tin trên bìa hồ sơ (tiêu đề hồ sơ,
tên phông, số lưu trữ, thời gian, ký hiệu hồ sơ…). Đối với các hồ sơ điện tử,
siêu dữ liệu là tiêu đề hồ sơ, đường dẫn đầy đủ của hồ sơ (tương đương với số
lưu trữ hồ sơ), thời gian, tên thư mục, phần mềm/chương trình quản lý hồ
sơ… Các yếu tố của siêu dữ liệu không chỉ mô tả bản thân tài liệu mà cả con
người,quá trình và hệ thống đang quản lý, tạo lập, lưu giữ và sử dụng chúng,
cũng như cả nguyên tắc mà tài liệu tuân theo.
- Cơ sở dữ liệu: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ
chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện
tử.” (Khoản 4, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11).
- Số hóa: “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin
số - mà thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín
hiệu số.” (Khoản 2, 18, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11).
- Số hóa tài liệu lưu trữ: “Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển các
dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và
20


được các phương tiện đó nhận biết.” [PGS. TS. Dương Văn Khảm (2015), Từ
điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà
xuất bản Thông tin và Truyền thông, 22, tr 481].
Như vậy, theo chúng tôi để hiểu được thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử
thì phải nghiên cứu các thuật ngữ liên quan nêu trên. Qua nghiên cứu, chúng
tôi tóm lược các vấn đề liên quan đến thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử thành
04 nhóm sau:
- Về nguồn gốc của tài liệu lưu trữ điện tử: Tài liệu lưu trữ điện tử là các
tài liệu lưu trữ được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số được gọi là dạng thông

Trong khi đó, “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi,
được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. (Khoản 12, Điều 4 Luật
Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11). Như vậy, theo giải thích về văn bản
điện tử này, trong đề tài này chúng tôi thống nhất “giới hạn thuật ngữ” văn
bản điện tử, gồm:4
- Thứ nhất, là file được hình thành từ lúc bắt đầu soạn thảo văn bản, sau
đó được ký số bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số con dấu
cơ quan lên file;
- Thứ hai, là file được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy, sau đó
cơ quan ban hành văn bản ký bằng chữ ký số của cơ quan lên file;
- Thứ ba, là file được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy và
không được ký bằng chữ ký số của cơ quan ban hành văn bản.
Như vậy, thuật ngữ “văn bản điện tử - tài liệu điện tử ” đã có sự giải
thích tương đối trùng nhau tại Mục này và Mục 1.1.2. Nhưng việc sử dụng
chính xác trong cho những trường hợp nào thì rất khó xác định, phân biệt. Do
vậy, trong đề tài này, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản điện
tử” khi đề cập đến văn bản điện tử hình thành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước và phải đảm đảm về tính xác thực; “tài liệu điện tử” khi bao
gồm tài liệu, văn bản điện tử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nói chung.
1.1.5. Hồ sơ điện tử

4

Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 8849/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố

Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
thành phố Đà Nẵng.

22



23


“Chức năng là một công việc hay tác vụ để máy tính thực hiện. Trong
lập trình, chức năng thường là một trình thủ tục hay một thủ tục con.” (Đỗ
Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công nghệ Thông tin, Nhà xuất
bản Thống kê, tr 115).
Ví dụ: Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông
tin và Truyền thông đã hướng dẫn 09 chức năng tối thiểu cần có là: quản trị
danh mục, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý giao việc, quản lý
văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ công việc, báo cáo thống kê, quản trị người
dùng, quản trị hệ thống.
1.1.9. File - trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin
“File là một đơn vị thông tin. Một file máy tính có thể chứa một tài liệu
như một văn bản, bức thư, một nhóm các bản ghi cơ sở dữ liệu hoặc một
chương trình. Các nội dung một file có thể được chứa trong nhiều cụm tin
(cluster) khác nhau trên một đĩa cứng hay đĩa mềm. Mỗi một file trên máy
tính có một tên.” (Đỗ Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công nghệ
Thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, tr 103).
1.1.10. Module trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin
“Module là một phần của một chương trình. Một module thực hiện một
tác vụ nằm trong chương trình. Module thường được sử dụng khi viết các
chương trình rất dài.” (Đỗ Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công
nghệ Thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, tr 172).
Ví dụ: Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông
tin và Truyền thông đã hướng dẫn 02 module tối thiểu cần có của chức năng
quản lý hồ sơ công việc là: quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc, quản lý
hồ sơ công việc.
1.2. Các yêu cầu của hồ sơ điện tử