LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin Kinh tế, trường Đại học
Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện để em thực hiện
được đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn Thầy TS. Đoàn Đức Hải đã giảng dạy,
hướng dẫn, chỉ bảo cho em hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa đã tận tình giảng dạy,
truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình
học tập. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, công chức tại Văn phòng UBND
thành phố Bắc Kạn, em đã thực hiện đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công
việc tại Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn”.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin
kinh tế, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ
bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành đề tài này trong khả năng cho phép nhưng do
thời gian có hạn nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự thông cảm, góp ý tận tình chỉ bảo của quý thầy cô và các bạn. Em xin
chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Hứa Diệu Ly

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Nâng cao hiệu quả quản
lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn” là công trình nghiên
cứu của riêng cá nhân em, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội
dung này ở bất kỳ đâu. Các kết quả nghiên cứu và các số liệu trong bài báo cáo được
sử dụng một cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch. Bài báo

1.3.1. Quy trình lập hồ sơ công việc ............................................................................... 6
1.3.2. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan .............................................................................................................................. 13
1.4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.................................................................. 15
1.4.1. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ................................................... 15
1.4.2. Thủ tục giao nộp ................................................................................................... 16
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI
UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN – TỈNH BẮC KẠN .............................................. 19
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Bắc
Kạn - tỉnh Bắc Kạn ................................................................................................. 19
2.1.1. Chức năng của văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn ........ 19
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn tỉnh Bắc Kạn . 20

iii


2.1.3. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................... 22
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại UBND Thành Phố Bắc Kạn ........................... 22
2.2.1. Thực trạng về nguồn nhân lực ứng dụng CNTT............................................... 22
2.2.2. Mục tiêu ứng dụng CNTT năm 2017 ................................................................. 24
2.3. Quy trình quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn –
tỉnh Bắc Kạn ........................................................................................................... 26
2.3.1. Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ công việc trước khi sử dụng phần mềm Quản
lý hồ sơ công việc tại UBND thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn ........................... 26
2.3.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Thành phố
Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn ................................................................................................. 27
2.4. Nhận xét, đánh giá thực trạng quy trình quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân
dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn................................................................... 32
2.4.1. Nhận xét, đánh giá chung .................................................................................... 32
2.4.2. Ưu điểm ................................................................................................................. 34


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Mẫu chứng từ kết thúc ............................................................................... 10
Hình 1.2: Mẫu bìa hồ sơ ............................................................................................ 12
Hình 2.1: Thành ủy – HĐND – UBND Thành phố Bắc Kạn ...................................... 21
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn ............................. 22
Hình 2.3: Quy trình quản lý hồ sơ công việc .............................................................. 26
Hình 3.1: Giao diện trang chủ Phần mềm QLVB và HSCV ....................................... 40
Hình 3.2: Giao diện đăng nhập vào hệ thống.............................................................. 45
Hình 3.3: Giao diện sau khi đăng nhập ...................................................................... 45
Hình 3.4: Giao diện tạo lập hồ sơ xử lý văn bản ......................................................... 46
Hình 3.5: Giao diện hồ sơ xử lý văn bản được tạo hiển thị ......................................... 47
Hình 3.6: Giao diện danh sách văn bản đến ............................................................... 47
Hình 3.7: Giao diện hoàn thành hồ sơ xử lý văn bản .................................................. 48
Hình 3.8: Giao diện tạo lập hồ sơ giải quyết công việc .............................................. 49
Hình 3.9: Giao diện hồ sơ giải quyết công việc được hiển thị .................................... 49
Hình 3.10: Nhập các trường thông tin vào hồ sơ giải quyết công việc ........................ 50
Hình 3.11: Giao diện hồ sơ giải quyết công việc được tạo lập .................................... 50
Hình 3.12: Giao diện tạo lập hồ sơ văn bản liên quan ................................................ 51
Hình 3.13: Giao diện tạo lập hồ sơ văn bản liên quan được hiển thị ........................... 51
Hình 3.14: Nhập thông tin vào hồ sơ văn bản liên quan ............................................. 52
Hình 3.15: Giao diện hồ sơ văn bản liên quan được tạo lập........................................ 52
Hình 3.16: Giao diện tra cứu hồ sơ ............................................................................ 53
Hình 3.17: Giao diện tra cứu hồ sơ theo thời gian tạo hồ sơ ....................................... 54
Hình 3.18: Giao diện tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ..................................................... 54
Hình 3.19: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người xử lý chính ........................................ 55
Hình 3.20: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người phối hợp xử lý ................................... 55
Hình 3.21: Giao diện tra cứu hồ sơ theo tình trạng xử lý ............................................ 56
Hình 3.22: Giao diện tra cứu hồ sơ theo điều kiện tùy chọn ....................................... 56


CNTT&TT

Công nghệ thông tin và truyền thông

4

CSDL

Cơ sở dữ liệu

5

ĐVBQ

Đơn vị bảo quản

6

HSGQCV

Hồ sơ giải quyết công việc

7

HSXLVB

Hồ sơ xử lý văn bản

8


như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát
triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến
chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức
và tiết kiệm. Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong
công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường
định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ Trung ương đến địa phương,
không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư- lưu trữ trong
các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công
tác văn thư- lưu trữ.
Việc ứng dụng các phần mềm quản lý, hỗ trợ công việc ngày càng được quan
tâm và đưa vào ứng dụng tại các cơ quan, tổ chức. Ứng dụng các phần mềm hỗ trợ giải
quyết công việc giúp cho nhà quản lý lãnh đạo cơ quan làm việc một cách hiệu quả
nhất. Đồng thời, nhờ có sự ứng dụng của các phần mềm cũng giảm được sức lao động
mà công việc vẫn diễn ra một cách có hiệu quả. Nhận thấy sự cấp thiết đó, em đã mạnh
dạn đề xuất đề tài: “Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân
dân Thành phố Bắc Kạn”.
Đề tài này sẽ phần nào đưa ra được những nhận xét, những đánh giá tổng thể và
từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý hồ sơ công việc.
Với sự hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo TS. Đoàn Đức Hải đã giúp em hoàn
thành tiến độ của đề tài này. Tuy nhiên với những hạn chế về kiến thức và thời gian
nên không thể tránh khỏi sai xót, em rất mong nhận được những nhận xét góp ý chỉ
bảo của thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện.
2. Mục tiêu của đề tài
- Phân tích vấn đề lý luận về việc ứng dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ công
việc tại UBND.
- Đánh giá hiện trạng việc ứng dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ công việc
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu, tồn tại và hạn chế sau khi ứng dụng phần
1



Chương 3: Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công việc tại UBND Thành phố
Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn.
2


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Tổng quan về lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức
1.1.1. Hồ sơ
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm, tính chất chung như tên loại văn
bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình thành trong quá trình giải quyết,
theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay của một
cá nhân.
Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định,
tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn... theo một nội dung và thời gian nhất định cũng được
coi là một hồ sơ.
Một số loại hồ sơ:
- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra
cứu khi giải quyết công việc của cơ quan.
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ
thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên…)
- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: Hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ
thiết kế thi công…
Việc lập hồ sơ công việc do công chức, viên chức hoặc người được giao nhiệm

được duyệt (theo mẫu bìa in sẵn).
 Thu thập, cập nhật văn bản
- Văn bản nguồn có thể là “văn bản đến” hoặc là văn bản đề xuất;
- Dự thảo văn bản trả lời;
- Các ý kiến đóng góp (nếu có);
- Bản gốc văn bản;
- Bản chính văn bản đi;
- Một số tư liệu tham khảo để giải quyết công việc …
 Kết thúc hồ sơ
- Kết thúc hồ sơ khi công việc đã được giải quyết xong, mỗi cán bộ, công chức
4


phải xem xét nếu còn thiếu công văn, giấy tờ thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ và loại
ra những văn bản trùng thông tin, những văn bản hết giá trị, những tài liệu không cần
thiết (bản nháp, bản thảo, giấy mời).
- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
+ Đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản: Sắp
xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản.
+ Đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, hồ sơ công việc: Sắp xếp theo thời gian diễn
biến của hội nghị, hội thảo, theo trình tự theo dõi giải quyết công việc.
+ Đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả: Sắp xếp theo
tầm quan của tác giả hoặc theo vần ABC…
- Nếu hồ sơ có ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình đi kèm thì cho vào phong bì và
được sắp xếp vào cuối hồ sơ, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ để tiện cho việc tra tìm.
- Xác định giá trị tài liệu
- Biên mục hồ sơ:
+ Đánh số tờ;
+ Viết mục lục văn bản;
+ Viết chứng từ kết thúc.

công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, kịp thời các văn bản, tài liệu
đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó,
hồ sơ đó. Tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác, cần chú ý để thu thập những loại văn bản,
tài liệu khó thu thập như bài phát biểu của lãnh đạo, bản tham luận của đại biểu dự hội
nghị, các dự thảo gửi xin ý kiến...
Các ví dụ:
+ Công chức phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một
lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ đó để lập hồ sơ.
+ Công chức phụ trách công tác văn phòng khi tổ chức Hội nghị thì phải thu
thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một Hội nghị đó để lập hồ sơ.
+ Trong cơ quan có cán bộ vi phạm phải xử lý kỷ luật thì tất cả văn bản, tài liệu
liên quan đến vụ xử lý kỷ luật đó phải được thu thập đầy đủ để lập hồ sơ.
3. Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc kết thúc, công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc.
Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ
6


sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản,
tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại bỏ những văn bán nháp, tài liệu tham khảo, văn bản
trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ
cần giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản
chính để thay thế.
 Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo
đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự
việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện.
Lưu ý: Tùy theo từng hồ sơ mà lựa chọn cách sắp xểp cho phù hợp. Thông
thường có những cách sắp xếp sau:

- Phương pháp đánh số tờ: Mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn
hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số ả Rập, bằng
bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không được đánh bằng bút mực, bút bi, có thể dùng
máy dập số để đánh số tờ.
Chú ý khi đánh số tờ:
+ Nếu một tờ khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh số 2 số. Một
tờ to thì gấp bằng khổ giấy bình thường và đánh một số.
+ Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở
ngoài bì.
+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số
+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thèm chữ cái a, b, c (Ví dụ:
15, 15a, 15b, 15c...) và ghi rõ vào chứng từ kết thúc.
 Ghi mục lục văn bản
- Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để
thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm nghiên cứu.
- Mục lục văn bản chỉ dùng cho những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn. Những đơn vị bảo quản có thời hạn thì không cần ghi mục lục văn bản.
Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm),được
xếp lên đầu hồ sơ hoặc in vào bìa hồ sơ.
Bảng 1.1: Mẫu tờ mục lục văn bản
Số

Số và ký

Ngày tháng

Tác giả

Tên loại và trích


bản
1

2

3

9


- Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
Cột 2: Ghi số ký hiệu của văn bản;
Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu;
Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản);
Cột 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản (nếu không có trích yếu thì
đọc và tóm tắt nội dung để ghi);
Cột 6: Ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ sổ mấy);
Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết: Thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút
tích, mật...
 Viết chứng từ kết thúc
- Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý
của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo đồng
thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử
lý kịp thời.
- Chứng từ kết thúc được in sẵn trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) hoặc in
vào cánh sau của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất.
Chứng từ kết thúc
Đơn vị bảo quản này gồm có……....(1)….…..(2)……..tờ
Viết bằng chữ:……………………………………………


……….…(1)………….
…………..(2)…………
Ký hiệu thông tin:……..
Số…......(6)........VT

Hồ sơ
.……………..(3)……………….
………………………………….
………………………………….
………………………………….
20mm

20mm

(Từ ngày………đến ngày……….)
Gồm:……..……………tờ.

Phông số …………….(4)
Mục lục số……………...

Thời hạn bảo quản

Hồ sơ số…………………

………(5)…….....

30mm

Hình 1.2: Mẫu bìa hồ sơ

cơ quan, tổ chức;
+ Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan.
 Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
13


hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ
chức cấp dưới.
3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc
lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
- Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc
mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và
quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo
đúng thời hạn quy định.
4. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn.
Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết
công việc hằng ngày.
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và
phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thông kê
và lập biên bản giao nhận.

đứng đầu cơ quan, tổ chức.
1.4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.4.1. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan được
quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; Đối với hồ sơ, tài liệu xây
dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, từ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
 Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc
thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản
hết hiệu lực thi hành.
 Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
15


 Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị
chủ trì).
 Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo
1.4.2. Thủ tục giao nộp
 Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân
Mỗi công chức có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và đến thời hạn thì làm thủ tục
giao nộp cho công chức lưu trữ cơ quan, khi giao nộp tài liệu kèm theo mục lục hồ cần
nộp vào lưu trữ.
 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
- Hướng dẫn công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu nộp lưu.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu.
- Bảo quản, hồ sơ tài liệu.
- Thống kê sắp xếp hồ sơ.
- Phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu

Tiêu đề hồ sơ

sơ

tháng bắt
đầu và
kết thúc

2

3

4

Số
lượng Ghi chú
tờ
5

I, Phần những hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn
II, Phần những hồ sơ có thời hạn
bảo quản lâu dài

Trong mục lục này có …………ĐVBQ, trong đó có:
ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
………...có thời hạn bảo quản có thời hạn.
Ngày…tháng…. năm......

Ngày….tháng….năm.......