Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. LỜI NÓI ĐẦU
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tô
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tô chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Hay
nói cách khác, công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể
thiếu trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các
hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Là nghiệp vụ quan trọng để
giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo
của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, xã
hội,…
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tô chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là
một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và
bảo vệ Tô quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh
bằng những cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học kỹ thuật, các hình ảnh sinh
động về phim ảnh,… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua hai thời kỳ kháng
chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở cung cấp những
thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học từ lịch sử
quý báu để giáo dục truyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như: Thu thập bô sung tài
liệu; chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, tô chức khai thác sử dụng tài liệu…
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ của Đảng và
Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, với phương châm “Học đi đôi với hành”,
“Lý luận gắn với thực tiễn”, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành lưu
trữ với các đợt thực tập. Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà
TRỮ QUỐC GIA III
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU
NGHE NHÌN CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Chương 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
Do thời gian thực tập không dài, trình độ vốn kiến thức và kinh nghiệm
còn có những hạn chế nhất định, báo cáo của em không tránh khỏi những
thiếu sót, chưa đủ kiến thức chuyên môn và thực tế trong việc nhận định, đánh
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
2
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
giá cũng như đưa ra đề xuất, giải pháp. Vì vậy, em rất mong nhận được sự
thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III; các giảng viên trong khoa Văn thư Lưu trữ để bài cáo cáo của
em được hoàn thiện hơn.
Qua bản báo cáo thực tập, cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành đến
lãnh đạo và toàn thể viên chức Phòng Tài liệu lưu trữ nghe nhìn đã tạo điều
kiện giúp em có thời gian thực tập bô ích tại Phòng. Em xin gửi lời cảm ơn tới
các thầy, cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ dẫn, giúp em
hoàn thành quá trình học tập tại trường và báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực tập
Lê Thị Phương Dung
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn lãnh thô từ Quảng Bình trở ra
phía Bắc và các cơ quan, tô chức cấp kỳ, liên khu, khu của nước Việt Nam
Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đến nay.
Cụ thể là:
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tô chức và cá nhân:
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
4
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
a) Tài liệu của cơ quan, tô chức trung ương và các cơ quan, tô chức cấp
liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tô chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ
a) Thu thập, sưu tầm, bô sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ:
sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bô, phục chế, số
hóa tài liệu và các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra
sau:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tô chức.
9. Phòng Kế toán.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
6
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Báo cáo thực tập
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Giám đốc
Các phó Giám đốc
Phòng Bảo vệ - Phòng cháy chữa cháy
Phòng Kế toán
Phòng Hành chính – Tô chức
Phòng Tài liệu lưu trữ nghe nhìn tham mưu giúp Giám đốc:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, chỉnh lý, xử
lý kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn của Trung tâm theo
quy định.
2. Phối hợp với Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu để thu thập tài liệu
nghe nhìn theo thẩm quyền được giao.
3. Thực hiện việc chỉnh lý, xử lý kỹ thuật và số hóa tài liệu nghe nhìn
theo kế hoạch đã được duyệt.
4. Xuất, nhập tài liệu nghe nhìn phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp
vụ và các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
5. Trực tiếp quản lý, bảo quản kho tài liệu nghe nhìn và thực hiện các
biện pháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, lưu thông không khí phù hợp cho
từng loại hình tài liệu nghe nhìn;
6. Tiến hành vệ sinh tài liệu trong kho theo định kỳ và sắp xếp các khối
tài liệu nghe nhìn trong các kho theo phương án được duyệt.
7. Thực hiện các biện pháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tài
liệu nghe nhìn.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
8
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
8. Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt
động thực tiễn của đơn vị.
9. Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Trung đoàn Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn
trên các chiến trường chống ngoại xâm của nhân dân ta.
Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào
cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá
trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình;
ảnh về tội ác chiến tranh của giặc Mỹ và bọn diệt chủng Pôn-pốt ở Việt
Nam.
Đặc biệt là khối ảnh bưu thiếp + sự kiện trước Cách mạng Tháng 8
(đây là khối lượng ảnh mang giá trí cao, ghi lại những hình ảnh về phong
cảnh, con người Hà Nội, một số vị vua của Việt Nam, các trang phục truyền
thống…) Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt
Nam, về các đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về
các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình
lớn; ảnh về các cá nhân, gia đình dòng họ…
Tất cả khối ảnh trên được bảo quản tại kho với hệ thống giá compack,
cùng các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm đạt chuẩn.
(Xem phụ lục số 2)
b) Tài liệu phim điện ảnh: Tại kho đang bảo quản 258 cuộn phim
điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân
dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước; gần 96 bộ
phim (với gần 500 cuộn phim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến
đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng
phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những
hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và
phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt Nam.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
Tất cả các các cán bộ của Phòng đều tốt nghiệp tại 02 trường đầu
ngành đào tạo về công tác lưu trữ đó là Trường Đại học Xã hội và Nhân và
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
11
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI
LIỆU NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2. Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III
- Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu nghe nhìn
* Đặc điểm của tài liệu nghe nhìn:
Tài liệu nghe nhìn là những loại tài liệu đặc biệt, cả về hình thức và nội
dung mang tin. Chúng có khả năng ghi chép và làm tái hiện lại sự kiện, hiện
tượng bằng hình ảnh và âm thanh trực quan đúng như sự việc đã xảy ra. Tài
liệu nghe nhìn không phản ánh trực tiếp các hoạt động của người chụp hay cơ
quan, mà đối tượng phản ánh phụ thuộc vào phạm vi đề tài mà tác giả hoặc cơ
quan được giao nhiệm vụ.
* Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe nhìn:
Tuy mới xuất hiện trên thế giới từ cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20, nhưng
tài liệu nghe nhìn được phát triển vô cùng nhanh chóng. Chúng choán chỗ hầu
hết các lĩnh vực sinh hoạt của đời sống xã hội. Chúng là những phương tiện
để ghi tin và làm tái hiện những thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra
Độc lập ngày 30-4-1975.
+ Trong lĩnh vực y học, tài liệu nghe nhìn cũng được sử dụng nhiều để
giúp các bác sĩ phát hiện sớm một số bệnh hiểm nghèo. Ngày nay, bằng
những phương pháp mới như nội soi, X - quang… mà người ta có thể phát
hiện chính xác bệnh tật mà không cần phải mô. Cũng bằng phương tiện tài
liệu nghe nhìn mà giúp các nhà y học nghiên cứu chính xác sự phát triển của
các loại virus, vi trùng, sự biến đôi về gen, giải mã các gen một cách dễ dàng.
+ Trong quốc phòng, tài liệu nghe nhìn cũng là phương tiện đắc lực để
nghiên cứu về đối phương. Bằng các hình ảnh, người ta xác định được cách
phòng thủ của địch, các loại vũ khí trang bị mà địch sử dụng… Bằng âm
thanh, người ta có thể biết được những thông tin của địch như các tin tức tình
báo ghi được, các cuộc điện đàm của chỉ huy địch… Ngoài ra, trong việc
nghiên cứu về tính năng kỹ thuật của các loại vũ khí thì tài liệu nghe nhìn
cũng góp phần không nhỏ như việc quan sát đường bay của viên đạn, sức
công phá của một quả bộc phá… để từ đó chế tạo hoặc cải tiến một loại trang
bị quân sự nào đó…
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
13
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Trong lĩnh vực nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn là công cụ xác thực nhất
ghi lại một cách chuẩn xác nhất những phong tục, tập quán xa xưa hay những
loại hình dân gian đặc sắc mà ngày nay không tồn tại. Ví như, nhờ những bức
ảnh có từ thời xa xưa, người ta đã phục dựng lại trang phục của triều đình
Huế, hay những băng ghi âm ghi lại được những câu hát, điệu hò, điệu lý cô
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
ta… Tuy nhiên, loại hình tài liệu nghe nhìn này đang có hiện tượng hư hỏng
và xuống cấp, cần được khôi phục và bảo quản an toàn.
* Các dạng hư hỏng của tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Qua kiểm tra thực tế cho thấy tình trạng vật lý của tài liệu nghe nhìn
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có hiện tượng hư hỏng như: Mất màu,
bong lớp thuốc, khô, giòn, loang ố, mối mọt, bốc mùi chua của dấm, hiện
tượng axit hóa… Cụ thể:
- Các dạng hư hỏng của tài liệu ảnh:
Tài liệu ảnh là tài liệu đặc biệt với đặc điểm nôi bật là phản ánh một
cách trực quan các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh. Tài liệu ảnh không thể
đi sâu phân tích bản chất của sự kiện như tài liệu chữ viết mà chỉ làm sống
lại một thời điểm, một khoảnh khắc của sự kiện, hiện tượng đúng như khi nó
đang xảy ra. Chính vì vậy, khi tài liệu ảnh bị hư hỏng và xuống cấp, chúng ta
có thể dễ dàng nhận thấy ngay những dạng hư hỏng của chúng.
Tài liệu ảnh đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã
bị hư hỏng với nhiều dạng khác nhau như:
+ Tài liệu bị ố vàng: Các dấu hiệu ố vàng rất dễ nhận thấy vì đôi khi là
màu sắc của bề mặt ảnh bị phủ một lớp vàng nâu, thậm chí có thể rất đậm.
Hiện tượng này xảy ra khi các loại giấy ảnh có lớp đế sợ xenlulo để lẫn với
các chất gây ô nhiễm, ô xy hóa.
+ Dạng các vết bẩn do quá trình ôxy hóa khử, sự khử: Các vết này
(còn gọi là vết dơ) là những chấm bẩn hơi đỏ có đường kính thay đôi từ một
đến một vài milimet.
+ Dạng tài liệu ảnh bị phai màu của thuốc ảnh: Sự phai màu của thuốc
ảnh đi liền với sự thay đôi tương xứng màu sắc. Tỷ lệ phai màu của ba màu
vàng, đỏ tươi và lục lam không giống nhau, tạo ra sự không cân xứng về
Tài liệu phim điện ảnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang trong
tình trạng bị hư hỏng ở nhiều dạng khác nhau như:
+ Sự loang ố, khô giòn: Ở dạng này, độ ẩm của không khí quá cao
hoặc quá thấp và không ôn định gây nguy hại bậc nhất của việc bảo quản
phim điện ảnh.
+ Sự phân hủy của các phân tử hữu cơ tạo mầu trên phim mầu làm
cho hình ảnh bị phai nhạt dần màu sắc, dẫn đến mất hẳn hình ảnh của phim.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
16
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Hiện tượng tự phân hủy của vật liệu đế phim làm mất các tính cơ,
quang, hóa học ban đầu gây hại cho phim là phản ứng hóa học như hội
chứng dấm, oxy hóa nguyên tử bạc làm ngả màu của phim đen trắng.
+ Dạng hư hỏng do nấm mốc sinh sống và phát triển trên lớp nhũ
tương ăn mòn lớp gelatine, phá hủy hình ảnh của phim, làm cho phim không
thể sử dụng được.
+ Sự ô nhiễm của không khí cũng là một trong những nguyên nhân
gây hư hại cho phim.
- Các dạng hư hỏng của tài liệu ghi âm:
Tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh
được ghi trên đĩa, trên phim cảm quang, băng từ tính bằng phương pháp ghi
âm: Cơ học, quang học, từ tính, laze…
Qua kiểm tra thực tế, tài liệu ghi âm đang bảo quản tại Trung tâm có
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được trang bị gồm:
- Máy in sao băng cối các loại băng từ tính;
- Máy xử lý âm thanh tín hiệu;
- Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu;
- Đầu câm Mixxer;
- Máy ảnh, máy camera…
Sau khi Dự án Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn hoàn thành, Trung tâm sẽ
được trang bị thêm các loại máy móc, trang bị hiện đại để thực hiện được
các nghiệp vụ lưu trữ đối với loại hình tài liệu này.
2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm
2.1.1. Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
tài liệu nghe nhìn
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
đã ban hành được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe
nhìn sau:
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
18
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Công văn số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm;
- Công văn số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh;
- Công văn số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000 của Trung tâm Lưu trữ
- Phông tài liệu ghi âm Ủy ban Thường vụ Quốc hội
- Phông tài liệu ghi âm Hội nghị Paris…
(Xem chi tiết phục lục số 3)
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa
học Công nghệ trong công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn:
Việc ứng dụng thành tự khoa học Công nghệ vào công tác lưu trữ Tài
liệu nghe nhìn thường xuyên được đặt ra đối với Lãnh đạo Trung tâm và đặc
biệt là đối với cán bộ làm công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn.
Hiện nay cán bộ Phòng Tài liệu nghe nhìn đã ứng dụng phần mềm
photoshop vào công tác scan, phục chế những ảnh nấm mốc, ố vàng của ảnh.
Nhờ áp dụng phương pháp này mà một khối lượng lớn ảnh bị nấm mốc, ố
vàng của Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh sang pháp, Bộ Ngoại giao được khôi
phục nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả, đồng thời
cũng tránh tình trạng hư hỏng nặng của tài liệu qua thời gian.
(Xem phụ lục số 4)
2.2.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác lưu trữ Tài
liệu nghe nhìn:
Được sự quan tâm của Lãnh đạo Trung tâm việc cử cán bộ của
Phòng đi tham dự các lớp học về công tác quản lý hành chính cũng như công
tác chuyên môn được diễn thường xuyên.
Ngoài ra để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức
Trung tâm còn cử cán bộ đi thăm quan, học tập trao đôi kinh nghiệm ở một số
nước như: tham quan về công tác lưu trữ tại Nga, tại Singapore, Thái Lan.
Ngoài việc khuyến khích viên chức của Phòng tham gia học tập nâng cao
trình độ tại 2 trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, Trung tâm còn đăng ký, tạo điện kiện cho các viên chức đi
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
20
Tài liệu nghe nhìn. Phòng thường xuyên tham gia các cuộc triển lãm, hội thảo
trong và ngoài nước về công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn. Đặc biệt là việc
cung cấp các tài liệu ảnh phục vụ các cuộc triển lãm lớn như: Triển lãm “Chủ
tịch Hồ Chí Minh với nước Nga qua tài liệu lưu trữ”…Ngoài ra Phòng còn
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
21
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
phục vụ các đoàn cán bộ nước ngoài sang học tập, trao đôi kinh nghiệm về
công tác bảo quản, chỉnh lý Tài liệu nghe nhìn.
(Xem phụ lục số 5)
2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn:
2.2.1 Công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan:
+ Đối với công tác quản lý văn bản: Tất cả các văn bản có liên đến
công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn đều được tiếp nhận tại Văn thư cơ quan và
được chuyển đến Phòng. Tại Phòng các văn bản đến đều được lập thành một
hồ sơ nhằm để theo dõi quá trình giải quyết công việc, đồng thời để quản lý
một cách chặt chẽ, khoa học, tránh tình trạng mất mát tài liệu
+ Đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chỉ đạo khá chặt chẽ và thực hiện đúng
theo quy định hiện hành của nhà nước. Hơn nữa mỗi cán bộ của Phòng đều
được đào tạo về công tác Văn thư – Lưu trữ nên việc lập hồ sơ được thực
hiện ngay từ khi bắt đầu giải quyết công việc và khi vào cuối năm khi công
trong bức hình để làm sống lại nội dung của bức anh. Nhưng việc xác minh
này cũng gặp nhất nhiều khó khăn, một phần vì ảnh được chụp thời gian đã
lâu một số nhân vật trong bức ảnh, hoặc chứng kiến sự kiện đều đã qua đời,
hoặc đã tuôi già nên việc xác định giá trị tài liệu gặp rất nhiều khó khăn.
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu nghe nhìn:
Đây là một nhiệm vụ đặc thù của các viên chức Phòng Tài liệu nghe
nhìn, bất kỳ khối ảnh, tài liệu ghi âm nào khi được thu thập về cơ quan đều
phải tiến hành chỉnh lý. Công tác chỉnh lý tài liệu ảnh cũng tiến hành các
bước thu thập, chỉnh lý, phân loại, biên tập phiếu tin…và cuối cùng là hoàn
thiện phần mục lục nhằm có công cụ tra cứu phục vụ nhu cầu khai thác của
độc giả.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
23
Báo cáo thực tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
nghe nhìn
Do tài liệu ảnh được đưa ra phục vụ độc giả thường xuyên, nên công
tác thống kê tài liệu ảnh được diễn ra thường xuyên. Việc thống kê tài liệu
ảnh được nhân viên kỹ thuật bảo quản thực hiện vào cuối năm, nhân viên
dựa vào mục lục của phông để thống kê. Thực hiện công tác này giúp cho
việc quản lý số lượng ảnh trong phông, đồng thời tránh tình trạng làm mất
mát, thất lạc tài liệu.
Tài liệu ảnh được xác minh chú thích, lập mục lục. Mỗi một phông tài
quản tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Kho được trang bị giá compak hiện đại, tủ
đựng tài liệu nghe nhìn cùng với hệ thống điều hòa trung tâm, trong kho có
những phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài liệu nghe nhìn. Không
khí được qua hệ thống lọc. Nhiệt độ trong kho luôn luôn dưới 20 0C. Ngoài
ra, kho có hệ thống hút ẩm độc lập với hệ thống điều hòa và hệ thống báo
cháy, chữa cháy tự động bằng khí C02, hệ thống báo đột nhập được lắp đặt
để bảo vệ an toàn trong kho và tài liệu.
Được sự quan tâm của Nhà nước đối với khối tài liệu nghe nhìn có giá
trị lịch sử, văn hóa, quốc phòng, ngoại giao…, Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III đang tiến hành xây dựng Kho lưu trữ dành riêng cho loại hình tài liệu lưu
trữ nghe nhìn.
+ Công tác vệ sinh kho 25ang, vệ sinh tài liệu nghe nhìn tại Trung
tâm
Với khối lượng tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh và tài liệu ghi âm
như vậy Kho bảo quản khối tài liệu nghe nhìn được bố trí ở tầng 1 nhà A1.
Kho được bố trí 01 nhân viên kỹ thuật bảo quản, có nhiệm vụ theo dõi nhiệt
độ, độ ẩm trong kho hàng ngày; tiến hành vệ sinh trang thiết bị và vệ sinh
kho bảo quản. Định kỳ hàng năm, Trung tâm đã tiến hành vệ sinh kho bảo
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA
25
Copyright: Tài liệu đại học ©