TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Hà Nội, tháng 08/2008
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
MỤC LỤC
I. Giới thiệu chung................................................................................................................................3
II. Một số giải thích..............................................................................................................................4
III. Bắt đầu với PMIS...........................................................................................................................7
IV. Quản trị danh mục........................................................................................................................12
V. Quản lý thông tin hồ sơ cán bộ......................................................................................................19
VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS................................................................................................30
VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS..............................................................................................77
VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS.................................................................................................82
IX. Công cụ quản trị hệ thống............................................................................................................90
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 2
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
I. Giới thiệu chung
PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần
mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi, thống kê, hỗ trợ tác nghiệp, quản lý hồ sơ
CBGV ngành Giáo dục & Đào tạo.
Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) khi làm việc với hệ thống PMIS.
Để làm việc tốt với hệ thống PMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ các khái niệm và thao
tác với các chức năng của hệ thống .
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 3
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
II. Một số giải thích
1. Giải thích thuật ngữ sử dụng
STT Tên Diễn giải
1
Tổ hợp phím
Thực hiện bấm đồng thời một số phím (Ví dụ: Alt + T để
nhập mới) để thực hiện một chức năng nào đó tùy thuộc vào

Minh họa
Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ liệu nếu
có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị biểu tượng thông báo
lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập liệu, kèm theo chú thích
khi người sử dụng di chuột vào biểu tượng đó.
5
Nút Thoát
Minh hoạ
(Thoát)
Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình chức năng
trước đó.
6
Server
Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho các máy
khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ thống mạng truy
cập vào.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 4
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
7
Client
Máy tính cài đặt chương trình PMIS.
8
Web Server
Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia sẻ cho
các máy Clients khác trên mạng.
2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình
STT Tên tổ hợp
phím
Ý nghĩa
1

Alt + N
Đánh giá
12
Alt + P
Phục hồi
13
3. Các công cụ nhập liệu
STT Tên Diễn giải
1
Nút – Button
Minh họa
- Là một nút bấm thực hiện một chức năng
nào đó tương ứng với biểu tượng hoặc
dòng chữ ghi trên nút phụ thuộc vào ý đồ
thiết kế của người lập trình.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 5
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
2
Ô soạn thảo – Text box
Minh họa
- Cho phép người sử dụng nhập dữ liệu vào
đó (cả số và chữ hoặc ngày tháng) dữ liệu
đó sẽ được kiểm tra tính hợp lệ theo ý đồ
thiết kế của người lập trình.
3
Ô danh sách – List Box
Minh họa
- Là ô chứa một danh sách nào đó phục vụ
cho người dùng thao tác với chương trình.
- Người dùng có thể sử dụng mũi tên lên,

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 6
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
III. Bắt đầu với PMIS
Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được
cài đặt trên hệ thống máy tính của mình.
Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn
hình làm việc.
Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng:
Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program
Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS.
Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS.
Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số
kết nối. Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL. Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm
việc với cửa sổ giao diện đăng nhập.
1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình.
Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo
thông số kết nối. Giao diện hiện thị như sau:
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 7
Đưa vào tên máy chứa dữ
liệu chia sẻ
Đưa vào tên cơ sở dữ liệu
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một số về các
khái niệm sau:
III.1.1 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server).
PMIS là một hệ thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính. Các máy tính cài đặt
ứng dụng PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ
liệu được chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp.
Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây:
Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia sẻ

hoặc trường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ được xác nhận
một mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt mã trong toàn ngành
GD&ĐT.
Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng:
Chọn mục chọn Hệ thống  Thông tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin. Bạn không thể
thực hiện sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này. Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng
Công cụ quản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị. Chi tiết hãy xem phần Công
cụ quản trị ở phần tiếp theo trong tài liệu
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 9
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
2. Đăng nhập chương trình
Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc phải qua bước đăng
nhập. Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối với
chương trình PMIS. Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây.
Bạn hãy đưa thông tin đăng nhập của cá nhân vào các ô nhập liệu tương ứng. Thông tin
nhập liệu là thông tin của bạn đã được đăng ký trong hệ thống, bao gồm:
Tên truy nhập Nhập tên người sử dụng trực tiếp từ bàn phím
Mật khẩu Nhập mật khẩu người sử dụng
Nhớ mật khẩu Lựa chọn nhớ mật khẩu cho việc đăng nhập tự động lần sau
Nhấn nút để đăng nhập vào hệ thống
Nhấn nút để thoát khỏi chức năng và hệ thống.
Nếu tên truy nhập hoặc mật khẩu bị nhập sai màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi tương ứng.
Nếu tên truy nhập và mật khẩu bị nhập sai quá ba lần hệ thống sẽ tự động thoát.
* Lưu ý:
Phải đảm bảo thông tin đăng nhập đã được đăng ký hợp lệ
Phải chắc chắn thông tin đăng nhập là thông tin của người sử dụng .
3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân
Để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin đăng nhập của cá nhân, nên thường xuyên thay
đổi nó. Thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân, bạn hãy thao tác như sau.
Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn menu Hệ thống → Đổi mật khẩu sau khi màn

Và còn rất nhiều lợi khác nữa.
Thông thường cấu trúc của danh mục bao gồm 2 phần và được tổ chức dưới dạng bảng.
Phần Mã : mỗi danh mục được cấp phát một mã duy nhất, được sử dụng như một thông
tin nhận dạng của danh mục. Mã thường sử dụng thông tin ngắn gọn, và thông thường là thông tin
số.
Phần Chi tiết: bao gồm các thông tin của danh mục, thông thường là tên + các thông tin
khác nếu có.
Mã Tên Các thông tin khác nếu có
Mã Nội dung thông tin (đối tượng) Các thông tin liên quan khác của danh
mục
… … …
Danh mục trong PMIS và cả hệ thống PEMIS là được đồng nhất trong toàn ngành
GD&ĐT. Hệ thống PMIS có chức năng đồng bộ các thay đổi danh mục từ cấp cao xuống các cấp
thâp.
Và bây giờ, bạn hãy làm quen với các quy tắc và danh mục hiện có trong PMIS.
2. Các chức năng và thao tác với danh mục.
Khi bạn được cấp quyền thao tác với chức năng quản lý danh mục có nghĩa là bạn có thể
sử dụng được các chức năng sau:
Thêm mới danh mục
Sửa danh mục
Xóa danh mục
Tìm kiếm
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 12
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Chú thích: Cửa sổ bên tay trái là danh sách các bảng danh mục, cửa sổ bên phải thể hiện nội dung
của danh mục và các chức năng người dùng có thể thao tác thông qua các nút tùy chọn bên dưới
Các bảng danh mục được chia làm 2 loại:
Loại không có cấp con : Ví dụ Cấp học, chuyên môn đào tạo…
Loại có cấp con : Ví dụ DM tỉnh , Đơn vị, Loại nhân viên, trường…
Các thao tác thực hiện thêm, sửa, xóa danh mục:

Nhấn nút “Sửa” , khi đó form sửa thông tin sẽ hiện thị , ví dụ:
Chú ý : Mục chọn “Không là đơn vị thực”: Là bản ghi nhóm lại các đơn vị cùng loại (ví dụ: Bản
ghi nhóm các đơn vị là: “Các trường THCS”
Thực hiện sửa thông tin cần thay đổi.
Nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin.
Xoá:
Click chuột vào nút cha, khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Click chuột vào 1 dòng muốn xóa thông tin
Nhấn nút “Xoá” để xoá danh mục con nằm trong danh mục cha đó
3. Các danh mục trong hệ thống.
Biểu tượng:
Trong hệ thống quản lý CBGV ngành GD – ĐT việc quản lý thông tin dựa trên các tiêu
chí được qui chuẩn bằng các bảng danh mục (ví dụ như danh mục Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố
trong tiêu chí quê quán,danh mục Quốc gia…). Ngoài ra, để thuận tiện cho việc quản lý cũng như
để có thể tra cứu thống kê một cách có hiệu quả và chính xác chúng tôi đã xây dựng các bảng danh
mục với các tiêu chí như bên dưới và được phân loại theo 3 cấp: Danh mục dùng chung cho toàn
bộ hệ thống, danh mục dùng trong PMIS, và danh mục EMIS.
Các bảng danh mục trong hệ thống PMIS sẽ là:
Cấp học
Cấp quản lý
Cấp quản lý giáo dục
Cấp trường
Chức danh
Chức vụ chính quyền
Chức vụ Ðảng
Chức vụ Đoàn thể
Chức vụ kiêm nghiệm
Chứng chỉ

Nhóm công việc hiện nay
Nhóm ngạch
Nhóm nơi đào tạo
Nhóm trình độ chuyên môn
Nơi đào tạo
Phụ cấp chức vụ
Quan hệ gia đình
Thành phần xuất thân
Tình trạng hôn nhân
Tôn giáo
Trạng thái trường
Trình độ chuẩn
Trình độ chuyên môn
Trình độ lý luận chính trị
Trình độ ngoại ngữ
Trình độ quản lý giáo dục
Trình độ quản lý nhà nước
Trình độ tin học
Trình độ văn hóa phổ thông
Văn bằng đào tạo
Xếp loại chung
Xếp loại đạo đức
Xếp loại sức khỏe
Xếp loại trình độ chuyên môn
Phần lớn các bảng danh mục trong chương trình đã được xây dựng và cập nhật đầy đủ.
Công việc của người quản trị trong phần này là rà soát lại các bảng danh mục để cập nhập thêm
trong các bảng danh mục cho phù hợp với địa phương mình và báo cáo các bổ sung cho cấp quản
lý trên để thực hiện cập nhật vào danh mục dùng chung. Hầu hết các bảng danh mục được nhập
bằng cách điền vào một bảng dữ liệu gồm các cột: mã danh mục, tên danh mục.
4. Các danh mục quan trọng

1. Các khái niệm trong quản lý hồ sơ.
V.1.1 Hồ sơ
Là một tập các thông tin quản lý về một cán bộ trong ngành GD&ĐT, nó bao gồm các
thông tin cá nhân, thông tin trình độ,… và các thông tin quá trình khác.
V.1.2 Quá trình
Thông tin quá trình: là các thông tin lưu lại các vết về các quá trình gắn với một hồ sơ,
với một cán bộ như: quá trình công tác, quá trình hưởng lương …
2. Làm thế nào để nhập thông tin cho một hồ sơ.
Từ giao diện chính nhập thông tin hồ sơ lựa chọn nút , màn hình thêm mới
thông tin hồ sơ hiển thị như sau:
Trong phần này người sử dụng có thể chọn đặt lọc danh sách hồ sơ theo từng đơn vị. Ví
dụ: Nếu người sử dụng chọn đơn vị là 1 phòng giáo dục nào đó trong Sở thì danh sách hồ sơ hiển
thị sẽ là toàn bộ công chức trực thuộc phòng giáo dục đó. Công việc đầu tiên để nhập mới hồ sơ là
người sử dụng sẽ phải chọn đơn vị có công chức được nhập mới bằng cách chọn nút "Chọn đơn
vị".
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 19
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Cách thức cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Phần nhập thông tin chung:
Mã số hồ sơ: Do chương trình tự sinh hoặc NSD có thể nhập vào từ bàn phím
Họ và tên(*): Nhập trực tiếp từ bàn phím tên nhân viên theo tên trong giấy khai sinh.
Tên gọi khác: Nhập tên gọi khác của CBGV trực tiếp từ bàn phím nếu có
Giới tính(*): Chọn một trong hai giá trị Nam hoặc Nữ hiển thị trong danh sách sau khi nhấn chuột
vào trường này.
Ngày sinh: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau khi nhấn chuột vào trường này.
Nơi sinh: Nhập nơi sinh của CBNV trực tiếp từ bàn phím.
Số hiệu CC(*): Nhập trực tiếp từ bàn phím số hiệu công chức.
Số CMND: Nhập số Chứng minh thư nhân dân.
Nơi cấp: Chọn từ danh sách tên tỉnh để xác định nơi cấp chứng minh thư nhân dân .

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Cân nặng: Nhập trực tiếp cân nặng .
Khuyết tật: Nhập dữ liệu khuyết tật từ bàn phím.
Số Tài khoản: Nhập số tài khoản trực tiếp từ bàn phím.
Ngân hàng mở TK: Nhập tên ngân hàng mà nhân sự đăng ký tài khoản.
Ngày bắt đầu đóng BHXH: Nhập dữ liệu kiểu ngày/tháng/năm
Số sổ BHXH: Nhập số sổ bảo hiểm hiểm xã hội của nhân sự
2> Tuyển dụng – Đoàn – Đảng:
Cách thức nhập liệu như sau:
Ngày hợp đồng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
Ngày tuyển dụng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
HT tuyển dụng: Chọn hình thức tuyển dụng nhân sự bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống
bên phải hoặc chọn phím tắt F4.
CQ tuyển dụng: Nhập trực tiếp từ bàn phím tên cơ quan tuyển dụng .
Nhóm công việc được giao: Chọn nhóm công việc được giao.
Công việc được giao: Tên công việc được giao sẽ được hiển thị tương ứng sau khi chọn nhóm
công việc được giao trong danh sách. NSD chỉ việc lựa chọn tên công việc được giao.
Ngày bổ nhiệm vào ngạch: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
Ngày về CQ hiện nay: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự về làm việc tại đơn vị hiện nay.
Thuộc loại cán bộ: Chọn loại cán bộ .
Nhóm công việc hiện nay: Chọn nhóm công việc hiện nay .
Công việc hiện nay: Tên công việc hiện nay sẽ được hiển thị tương ứng sau khi chọn nhóm công
việc hiện nay trong danh sách. NSD chỉ việc lựa chọn tên công việc hiện nay mà nhân sự đang phụ
trách
Đang nghỉ BHXH: Chọn hình thức đang nghỉ BHXH.
Ngày vào ngành GD: Nhập ngày vào ngành giáo dục.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 22
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Chức vụ hiện tại: Nhập chức vụ đang đảm nhận từ bàn phím.
HSPCCV: Nhập hệ số phụ cấp công việc được hưởng.

sư phạm
Trình độ chuẩn: Chọn trong danh sách loại trình độ chuẩn mà nhân sự đạt được.
Trình độ lý luận chính trị: Chọn trong danh sách tên trình độ lý luận chính trị mà nhân sự đạt được
Trình độ QL Nhà nước: Nhập trình độ quản lý Nhà nước của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.
Trình độ QL giáo dục: Chọn thông tin phù hợp hiển thị trong danh sách sau khi nhấn chuột vào
trường này.
Ngoại ngữ chính, trình độ: Chọn loại ngoại ngữ chính trong danh sách và trình độ ngoại ngữ
tương đương
Ngoại ngữ khác, Trình độ: Chọn và thêm ngoại ngữ khác.
Trình độ tin học: Nhập trình độ tin học của nhân sự bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống
bên phải.
Học hàm cao nhất: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau khi nhấn chuột vào trường này.
Năm phong: Nhập năm phong học hàm cao nhất của nhân sự
Danh hiệu cao nhất: Chọn danh hiệu cao nhất trong danh sách mà nhân sự đạt được
Đang tham gia đào tạo bồi dưỡng: Ô này sẽ được đánh dấu trong trường hợp cán bộ đang tham
gia các khóa đào tạo bồi dưỡng các khóa học.
Nhiệm vụ(Môn dạy): Chọn trong danh sách nhiệm vụ nhân sự đảm nhiệm
Môn phụ: Chọn môn phụ mà nhân sự đang giảng dạy bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống
bên phải.
Dạy các lớp: Nhập các lớp hiện tại nhân sự đang giảng dạy.
Tổ chuyên môn: Nhập tổ chuyên môn mà nhân sự đang tham gia bằng cách nhập trực tiếp từ bàn
phím.
4>Thông tin lương, phụ cấp:
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 24
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Mã ngạch: Nhập trực tiếp từ bàn phím các giá trị kiểu số hoặc chữ theo qui định đánh ngạch lương
nhân viên của Bộ giáo dục và đào tạo. Sau khi nhập mã ngạch thì các trường như Tên ngạch, Loại
công chức, Bậc lương, Hệ số lương … tự động cập nhật.