BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2003
I.
I.
GIỚI THIỆU:
GIỚI THIỆU:Trước đây, khi chưa áp dụng máy vi tính, nhiều công việc đòi hỏi phải có những
bảng: tính nhiều cột, nhiều hàng, được tính toán hoàn toàn bằng tay, việc tính toán này
đã lâu, lại dễ có sai sót.
Ngày nay, khi máy vi tính đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực, sẽ có vô số phần mềm
ứng dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì các bảng tính dù có dài và phức tạp đến
đâu đều có thể được tính toán nhanh chóng nhờ các phần mềm bảng tính điện tử. Phổ
biến nhất và ứng dụng hiệu quả nhất trong số đó, chính là phần mềm EXCEL. Phần
mềm mau chóng tiện lợi, bên cạnh các trợ giúp hiệu quả khác như vẽ đồ thị dự đoán
tương lai…
II.
II.
CÁCH KHỞI ĐỘNG
CÁCH KHỞI ĐỘNG 1. Khởi đông chương trình:
 Tập tin khả thi chính là EXCEL.EXE
 Để khởi động EXCEL:
• Vào Start Menu - All Programs - Microsoft Office - click biểu tượng
Excel.
• Hoặc Start Menu – Run. Trong ô Open nhập EXCEL rồi ENTER (Tập tin
khởi động Excel là EXCEL.EXE)
• Hoặc click vào biểu tượng của Excel ở bất cứ nơi đâu nhìn thấy.
• Hoặc mở tập tin tập đã làm việc với Excel (tập WorkBook)

 Thanh dụng cụ có thể hiển thị theo dạng thanh (bar) khi đặt ngoài vùng là
việc của cửa sổ Book hay dạng cửa sổ nếu đặt trong vùng làm
việc của cửa sổ Book.
d. Status bar (thanh trạng thái):
 Hiển thị trạng thái làm việc của Excel
e. Formula bar (thanh công thức):
Đây là thành phần đặc thù của cửa sổ Excel. Từ phải sangtrái gồm 3 phần
 Hộp tên (Name Box)
Name Box dùng hiển thị tọa độ ô hay tên vùng hiện hành. Khi nhập hay hiệu
chỉnh dữ liệu trong ô, phần này trở thành khung hướng dẫn sử dụng hàm
(Function Wizard).
 Phần điều khiển
• Khi không nhập / hiệu chỉnh dữ liệu, chỉ hiển thị biểu tượng dùng khởi
động Function Wizard (đầu trái của Status bar hiện chữ Ready).
• Khi đang nhập / hiệu chỉnh dữ liệu trong ô (Status bar hiện chữ Edit) thì
hiển thị thêm hai biểu tượng:
 Biểu tượng chữ (Cancel)
Click biểu tượng này tương đương nhấn phím ESC: Hủy bỏ việc đang
nhập / hiệu chỉnh dữ liệu.
 Biểu tượng chữ (Enter )
Click biểu tượng này tương đương nhấn phím ENTER: Chấp nhận việc
đang nhập / hiệu chỉnh dữ liệu.
 Phần công thức:
Nơi hiển thị dữ liệu của ô hiện hành.
• Nếu dữ liệu trong ô hiện hành là trực kiện thì hiển thị nội dung ô.
• Nếu dữ liệu trong ô là công thức thì hiển thị công thức. Tại ô hiển thị kết
quả của công thức
• Phần này cũng được dùng để nhập / hiệu chỉnh dữ liệu ô hiện hành.
Giáo trình Microsoft Word 2003
3

(Sheed tab) ở đáy dưới của cửa sổ bảng tính. Sheet hiện hành là Sheet có thẻ viền đậm
hơn. Để chuyển từ Sheet này sang Sheet khác, ta nhấp vào thẻ của Sheet cần chuyển
Khi chưa đặt tên thì các sheet có tên mặc nhiên là Sheet#
2. Cách tổ chức một WorkSheet:
 Một WorkSheet gồm 16384 hàng, 256 cột.
 Các hàng sẽ đánh số là 1, 2, 3, 4….
 Các cột sẽ được đánh tên lần lượt là A, B, C…Z, AA, AB, AC,
……AZ, BA, BB, BC….
 Tại mỗi hàng và mỗi cột là 1 ô (CELL).
• Mỗi ô có 1 địa chỉ theo quy định sau:
<tên cột><tên hàng>
• Tại một thời điểm có một ô đang chờ nhận dữ liệu, có khung chữ nhật
quanh (khung lựa hay con trỏ ô), gọi là ô hiện hành.
• Khung lựa có một mốc vuông nhỏ ở cạnh phải dưới, gọi là Fill Handle,
dùng để sao chép dữ liệu ô hiện hành qua các ô kế cận. Tọa độ ô hiện
hành được hiển thị trong NAME BOX.
• Muốn ô nào là ô hiện hành thì click mouse vào ô đó hay dùng bàn phím để
di chuyển khung lựa đến ô đó. Muôn làm việc với ô nào thì chọn một
đó là hiện hành.
• Ví dụ:
 ô B4 là ô nằm ở cột B hàng 4
 Ô Z12 là ô nằm ở cột Z hàng thứ 12
 Tại mỗi thời điểm chỉ có 1 ô làm việc ( ô có viền đậm bao quanh)
3. Một số thao tác với WorkSheet:
a. Đổi tên Sheet:
 Nhấp đôi tại thẻ Sheet cấn đổi tên.
 Gõ tên mới, nhấp nút OK.
b. Thêm Sheet:
 Chọn 1 trong 2 cách:
• Vào menu Insert  WorkSheet.

(quét chọn phạm vi).
• Vùng chọn sẽ được đổi màu nhưng có một ô không đổi đó là ô hiện hành.
Giáo trình Microsoft Word 2003
6
c. Chọn nhiều ô không liên tục
 Nhấn giữ phím Ctrl và click chọn ô hay quét chọn khối ô
 Chọn toàn cột hay toàn dòng
Click tiêu đề cột / dòng. Phối hợp với phím Shift/Ctrl để chọn nhiều cột /
dòng
d. Chọn toàn Sheet
Dùng tổ hợp phím Ctrl+A hay click nút giao điểm tiêu để dòng / cột của Sheet
(nút này là nút Select All)
e. Thao tác bỏ chọn:
Nhấn phím di chuyển con trỏ ô hay click một ô bất kỳ.
2. Di chuyển trong bảng tính
Để di chuyển bên trang bảng: tính ta có thể dùng chuột hay các phím mũi tên.
Ngoài ra ta có thể dùng các phím nóng sau để di chuyển nhanh trong 1 bảng tính
như sau:
 Home: chuyển về đầu hàng của hàng hiện tại
 Ctrl + Home: chuyển đến đầu trang
 Ctrl + End: chuyến đến ô cuối cùng của bảng tính (ô góc phải dưới của
bảng tính)
 Ctrl + A: chọn cả trang bảng tính hiện hành
 Ctrl + mũi tên trái ( hay mũi tên phải): chuyển sang trái (hay phải) đến
biên của vùng dữ liệu hiện hành
 Ctrl + mũi tên lên (hay mũi tên xuống): chuyển lên ( hay xuống) đến
biên của vùng dữ liệu hiện hành
Khi gõ dữ liệu vào trong ô hiện hành, dữ liệu xuất hiện đồng thời trên thanh công
thức và cả trong ô. Dữ liệu này chỉ được chính thức chấp nhận khi ta nhấn Enter hay
chuyển sang ô kế tiếp.

 Chọn chủ đề làm việc là Getting Started
 Trong phần Open, chọn tập tin muốn mở. Nếu không có tập muốn mở,
click more để mở hộp thoại Open và tìm chọn tập tin như nêu trên
Giáo trình Microsoft Word 2003
8
3. Lưu tài liệu lên đĩa
Khi nhập hay hiệu chỉnh văn bản, phần này chỉ mới hiển thị trên màn hình và nếu
thoát khỏi EXCEL thì sẽ không còn tồn tại.
Phải thực hiện thao tác ghi lưu thì văn bản nhập hay hiệu chỉnh mới ghi lên đĩa.
a. Lưu lần đầu:
 Mở hộp thoại Save as, chọn một trong các cách sau:
• Vào menu FILE, chọn SAVE / SAVE AS.
• Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay phím F12
• Click biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ để mở hộp thoại Save As
 Khung Save In:
Chỉ định ổ đĩa và thư mục ghi lưu, nếu thư mục ghi lưu chưa có
• Click biểu tượng Create New Folder: mở hộp thoại New Folder
• Nhập tên thư mục mới vào khung NAME rồi click OK
 Khung File Name
• Nhập tên tập tin ghi lưu (không cần ghi phần mở rộng)
• Nếu tên ghi lưu trùng với tên tập tin đã có trên đĩa, tập tin cũ sẽ bị ghi
chồng nếu tập cũ chưa mở hoặc ngược lại Excel từ chối ghi lưu nếu
tập tin trên đĩa đang mở.
 Khung Save As Type
Mặc định là Microsoft Office Excel Workbook. Có thể cho ghi lưu theo quy
định của các version trước.
Giáo trình Microsoft Word 2003
9
 Khi ghi lưu xong, tên tập tin được ghi trên tiêu đề cửa sổ tài liệu.
b. Ghi lưu khi đang làm việc với tài liệu

10
• Nút Yes: đồng ý ghi lại văn bản lên đĩa.
• Nút No: Không ghi.
• Cancel: Hủy lệnh (tiếp tục làm việc với bảng tính).
5. Thoát khỏi Excel:
 Chọn 1 trong 2 cách:
• Vào menu File, chọn Exit.
• Click vào nút Close
 Nếu chưa lưu văn bản sẽ cảnh báo. Xử lý tình huống tương tự như trên.
VI.
VI.
CÁC LOẠI DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP DỮ LIỆU:
CÁC LOẠI DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP DỮ LIỆU:Trong Excel có 4 loại dữ liệu chủ yếu như sau:
1. Kiểu Text:
 Có thể chứa bất kỳ ký tự nào. Nếu dữ liệu trong 1 ô không thuộc 3 loại dữ
liệu kia thì nó sẽ được xem như là dữ liệu TEXT.
 Mặc định dữ liệu loại TEXT là căn trái. Để hiển thị nội dung dữ liệu
TEXT theo nhiều hàng trong cũng một ô, ta chọn mục Text
trong thẻ Alignment của lệnh FORMAT / CELLS.
 Nếu nhập dữ liệu Text có dạng ngày hay số hoặc công thức thì phải bắt
đầu bằng dấu nháy đơn (ký tự dẫn).
 Nếu dữ liệu Text dài hơn bề rộng ô thì
• Phần text dư sẽ tràn qua các ô bên phải nếu các ô này rỗng.
• hoặc bị che khuất nếu ô bên phải không rỗng.
 Để đưa dữ liệu loại TEXT vào công thức ta phải đặt chúng trong cặp
ngoặc kép “”
2. Kiểu Number (số):

 Digit grouping: dấu
phân cách phần ngàn
3. Kiểu DATE (ngày):
 Dữ liệu nhập vào có dạng như sau được hiểu là dạng NGÀY
• Nhập ngày tháng bình thường với dấu cách ngày tháng là – hay /.
• Phần chỉ số có thể là số hay chữ (tiếng Anh).
• Ngày trước tháng sau hay ngược lại do Control Panel quy định.
• Excel chấp nhận ngày trong khoảng 01/01/1900 - 31/12/9999 (tương ứng
phần nguyên giá trị số từ 1 đến 2958465).
 Dữ liệu nhập vào có dạng như sau được hiểu là dạng GIỜ
• Nhập theo dạng hh:mm:ss hay hh:mm hay hh: (h = giờ, mm = phút , ss =
giây) hay hh:mm:ss.00 (.00 là phần trăm giây).
Giáo trình Microsoft Word 2003
12
• Có thể nhập thêm AM hay PM để chỉ sáng chiều.
• Giờ phút giây tương ứng phần thập phân của giá trị số
 Trong Excel, ngày và giờ được xử lý như số. Khi ta đánh ngày vào ô theo
đúng kiểu gõ Excel sẽ tự động chuyển đổi nó từ định dạng số
thành định dạng theo quy định.
 Mặc định kiểu ngày là căn phải.
 Kiểu gõ ngày do cấu hình Windows quy định.
 Thay đổi kiểu gõ ngày:
• Tương tụ như thay đổi kiểu
số, chọn phiếu Date.
• Trong đó:
 Short date format: kiểu
định dạng ngày.
 M: đại diện cho
tháng.
 d: đại diện cho

 Rê chuột đủ nội dung biên phải tiêu đề cột của cột cần điều chỉnh độ rộng,
cho đến khi trỏ chuột đổi sang dạng mũi tên 2 chiều, nhấn giữ
và chuột sang trái hay phải để điều chỉnh bề rộng cột theo ý
muốn
b. Điều chỉnh tự động:
 Gõ đầy đủ nội dung cho các ô của cột cần điều chỉnh (với lưu ý nếu bề
rộng cột không đủ và các cột bên phải nó còn trống thì dữ liệu
tạm thời hiển thị “tràn” qua các ô này cho đến khi chúng cũng
được nạp dữ liệu , tuy nhiên dữ liệu trong các ô này vẫn được
bảo toàn nguyên vẹn và được lưu giữ trong bộ nhớ).
 Để điều chỉnh tự động, ta chỉ cần nhấp đôi tại tên tiêu đề cột quả cột cần
điền, Excel sẽ giãn (hay thu hẹp) bề rộng cột để chứa vừa đủ dữ
liệu dài nhất.
2. Điền số tự động:
Thông thường mỗi bảng tính đều có số thứ tự, và có thể có hàng trăm dòng dữ liệu
khác nhau, để điền tự động cho cột số thứ tự này hay cần tạo 1 dãy số thay đổi theo 1
quy luật cố định nào đó, có thể là chuỗi ngày tháng, chuỗi số, chuỗi kết hợp với cả văn
bản chẳng hạn như Vùng 1, vùng 2,… ta nên tạo dãy số này theo cách sau:
 Chọn ô đầu tiên trong dãy cần điền, rồi đưa vào giá trị đầu tiên của dãy
vào ô nào. Nếu cần tạo 1 dãy có bước tăng khác 1, chọn ô kế
tiếp thuộc dãy cần điền và đưa vào giá trị thứ hai của dãy. Sự
chênh lệnh giữa 2 giá trị này sẽ giúp Excel xác định được bước
tăng cho dãy.
Giáo trình Microsoft Word 2003
14
 Tạo khối bao các ô chứa giá trị bắt đầu của dãy, nếu chỉ có 1 ô thì ta nhấp
chọn ô này.
 Lưu ý: Để tạo khối, ta rê chuột vào bên trong ô đầu tiên của khối cần điền
(không cần để chuột ở trên đường viền ô, Excel sẽ hiểu nhầm là
ta muốn di chuyển dữ liệu trong ô), rồi mới nhấn giữ chuột và rê

 Để sao chép: nhấn Ctrl + C (Copy)
 Cách 3 (lệnh):
Giáo trình Microsoft Word 2003
15
 Để di chuyển: Vào menu Edit, chọn Cut.
 Để sao chép: Vào menu Edit, chọn Copy.
• Lệnh Cut sẽ xóa khối khỏi vị trí hiện hành sau khi thực hiện xong thao tác
sao chép, còn lệnh Copy vẫn giữ nguyên khối.
• Khi đó bao quanh khối nguồn sẽ có đường viền đứt nét, báo cho biết đang
ở chế độ sao chép.
• Lần lượt chuyển trỏ đến các đích cần sao chép (chỉ cần chọn 1 ô tương
ứng với góc trái trên của khối đích), rồi dán nội dung từ bộ nhớ vào
theo 1 trong 3 cách sau:
 Cách 1 (nút công cụ): Nhấp vào nút (paste).
 Cách 2 (phím nóng): Nhấn Ctrl + V
 Cách 3 (lệnh): Vào menu Edit, chọn Paste
• Ta được quyền sao chép nhiều lần cho đến khi không cần sao chép nữa.
• Để kết thúc việc sao chép nhấn ESC hoặc nhấn Enter ở lần sao chép cuối
cùng.
b. Di chuyển dữ liệu nhanh:
Để di chuyển từ vùng này sang vùng khác, tạo khối bao vùng dữ liệu cần di
chuyển, rê chuột tới đường biên khối cho đến khi trỏ chuột đổi sang dạng mũi tên, nhấn
giữ và rê chuột đến vị trí mới.
4. Định dạng ô:
Việc định dạng mỗi ô là độc lập với nhau. Để định dạng cùng lúc nhiều ô, ta phải
tạo khối cho các ô này.
a. Căn lề trong mỗi ô:
Dùng các nút căn trái, căn giữa, căn phải, căn đều 2 bên trong mỗi ô trong khối
được chọn.
 : Căn trái.
Hàm dùng trong Excel có thể khái niệm như những chương trình nhỏ giúp thực
hiện các tính toán nhanh trên bảng tính.
Về nguồn gốc thiết kế, có thể tạm phân chia thành 2 loại Hàm
 Hàm nội tại của Excel (Built-in Functions). Khi khởi động Excel, các hàm
này đã sẵn dùng.
 Hàm do người dùng định nghĩa (user defined Functions)
Hàm luôn trả về một trị và có thể là số, chuỗi, luận lý hay thông tin về lỗi.
II.
II.
Cách dùng hàm:
Cách dùng hàm:Cú pháp tổng quát của một hàm EXCEL là:
TÊN HÀM (đối số 1, đối số 2…)
 Tên Hàm
• Không phân biệt ký tự thường hay hoa
• Mỗi tên hàm đều có công dụng riêng nên cần sử dụng chính xác
 Cặp ngoặc đơn
• Viết ngay sau tên Hàm và bắt buộc phải có
 Đối số
• Đối số là trị truyền vào cho Hàm để xử lý và đối số có thể là trị nhập trực
tiếp (hằng), địa chỉ ô / khối ô, Hàm hay biểu thức.
• Đối số luôn đặt giữa cặp ngoặc đơn
• Tùy theo loại Hàm, có thể
 Không có đối số.
 Hoặc có một đối số.
 Hoặc có nhiều đối số. Trong trường hợp này, các đối số dược phân

 bt_dung, bt_sai là các biểu thức có kiểu tùy ý.
Ý nghĩa: Hàm sẽ đánh giá bt_đk, nếu biểu thức này đúng thì trả về biểu thức bt
đúng ngược lại thì trả về bt_sai
Ví dụ 1: Giả sử có bảng điểm học sinh như sau, để xếp loại học sinh theo tiêu
chuẩn:
 Nếu ĐTB >=5: Đạt
 Nếu ĐTB <=5: Rớt
Có hai trường hợp xếp loại nên chỉ cần dùng 1 hàm IF là đủ, công thức cụ thể như
sau:
=IF(F2>=5, “Đạt”, “Rớt”)
Trường hợp mở rộng của hàm IF:
 Ta có thể dùng nhiều hàm IF lồng nhau để xét bài toán có nhiều chọn lựa.
 Excel cho phép Hàm IF lồng 7 cấp.
Ví dụ 2: Cũng bảng điểm nhưng xếp loại học sinh theo tiêu chuẩn sau:
 Nếu ĐTB>=8: Giỏi
 Nếu ĐTB>=7: Khá
 Nếu ĐTB>=5: Trung bình
 Ngược lại là kém
Có 4 trường hợp, ta buộc phải dùng 3 hàm IF lồng nhau để phân biệt, công thức
cụ thể như sau:
=IF(F2>=8, “Giỏi”, IF(F2>=7, “Khá”, IF(F2>=5, “TB”, “Kém”)))
2. Hàm AND:
Cú pháp:
AND(bt1,bt2…)
Các biểu thức đối số của nó bt1, bt2,… phải là các biểu thức logic (kết quả trả về
chỉ được là đúng TRUE hay sai FALSE).
Giáo trình Microsoft Word 2003
20
Ý nghĩa: Hàm chỉ trả về giá trị đúng (TRUE) nếu tất cả các biểu thức đối số của
nó đều đúng, ngược lại chỉ cần ít nhất 1 biểu thức sai là hàm sẽ trả về giá trị sai

IV.
IV.
Các hàm về chuỗi:
Các hàm về chuỗi:1. Hàm LEFT:
Cú pháp:
LEFT(chuỗi,n)
Ý nghĩa: Hàm sẽ trả về chuỗi con bằng cách cắt trái chuỗi n ký tự
Ví dụ:
Giáo trình Microsoft Word 2003
21
=LEFT(“Tôi đi học”,3) sẽ trả về chuỗi “Tôi”
2. Hàm RIGHT:
Cú pháp:
RIGHT(chuỗi,n)
Ý nghĩa: Hàm sẽ trả về chuỗi con bằng cách cắt phải chuỗi n ký tự.
Ví dụ:
=RIGHT(“Tôi đi học”,3) sẽ trả về chuỗi “học”
3. Hàm MID:
Cú pháp:
MID(chuỗi, n, m)
Ý nghĩa: Hàm sẽ trả về 1 chuỗi bằng cách cắt chuỗi từ vị trí thứ n và cắt với m ký
tự.
Ví dụ:
=MID(“Tôi đi học”,5,2) sẽ trả về chuỗi “đi”
4. Hàm LEN:
Cú pháp:
LEN(chuỗi)

Ý nghĩa: Loại bỏ tất cả các kí tự trắng trong chuỗi, ngoại trừ kí tự trắng nằm giữa
từ.
Ví dụ:
=TRIM(“ Tôi đi học “) sẽ trả về chuỗi: Tôi đi học
9. Hàm VALUE:
Cú pháp:
VALUE(chuỗi_kí_tự_số)
Ý nghĩa:
 Hàm chuyển đổi dữ liệu chuỗi thành dữ liệu kiểu số
 Các dữ liệu chuỗi có dạng thức số mới chuyển đổi được
 Khi không chuyển đổi được, hàm trả về lỗi #VALUE!
Ví dụ:
=VALUE(LEFT(“123abc”,3)) + VALUE(MID(“ABC43T”,4,2))
sẽ trả về giá trị 166
V.
V.
CÁC HÀM VỀ SỐ:
CÁC HÀM VỀ SỐ: 1. Hàm ABS:
Cú pháp:
ABS(dữ_liệu_số)
Ý nghĩa: Hàm trả về trị tuyệt đối của dữ_liệu_số.
Ví dụ:
=ABS(-123) sẽ trả về giá trị 123
2. Hàm INT:
Cú pháp:
INT(dữ_liệu_số)
Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị nguyên của dữ_liệu_số, bằng cách cắt bỏ phần dư của

5. Hàm SQRT
Cú pháp:
SQRT(x)
Ý nghĩa:
 Trả về giá trị căn bậc 2 của x.
 Nếu x là số âm, hàm sẽ trả về lỗi #NUM!
Giáo trình Microsoft Word 2003
24
VI.
VI.
CÁC HÀM THỐNG KÊ:
CÁC HÀM THỐNG KÊ:1. Hàm SUM:
Cú pháp:
SUM(đối_số_1, đối_số_2,…)
Ý nghĩa:
 Hàm trả về tổng của các đối số đối_số_1, đối_số_2… trong đó các đối số
này có thể là các địa chỉ khối.
 Hàm cho phép từ 1 đến 30 đối số.
 Dữ liệu chuỗi hay hằng logic được bỏ qua.
Ví dụ:
Địa chỉ khối: dùng để chỉ đến 1 dãy ô đứng kề nhau trong 1 khối hình chữ nhật
mà địa chỉ 2 ô góc trái trên và góc phải dưới của khối được dùng để đại diện cho khối
theo dạng sau:
<địa chỉ ô góc trái bên>:<địa chỉ góc phải dưới>
Ví dụ: địa chỉ khối B2:C5 dùng để chỉ đến ô B2,B3,B4,B5,C2,C3,C4,C5
Cách dùng nhanh: Vì SUM là 1 hàm thông dụng, nó có nút công cụ AutoSum
Ví dụ: