8 công cụ hữu ích sẵn có trong Microsoft Word
Microsoft Word có đầy đủ các công cụ có thể giúp bạn làm việc một cách nhanh hơn và thông minh hơn,
nhưng có thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Sau đây là một danh sách giới thiệu những công cụ
đó. Bạn có thể thấy một vài công cụ rất quen thuộc nhưng một vài người khác thì lại chưa hề biết tới. Bạn đã
sẵn sàng để tiếp nhận thêm những công cụ hữu ích chưa!
Co ngắn văn bản vào một trang giấy. Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều giấy trắng sẽ là một sự lãng phí
và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư vài tài liệu của bạn trông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ
trên các trang giấy. Nếu bạn xem văn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bị tràn sang
trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc Shrink One Page (Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong
văn bản và trang giấy lúc này sẽ rất gọn gẽ. Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để Undo lại hành động
vừa làm.
Tính toán trong bảng. Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài liệu Word, nhưng nếu chỉ cần
một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chính những kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới
cùng của cột cần tính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007) hoặc chọn Formula từ menu
Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm =SUM(ABOVE), nhưng bạn có thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoài việc
chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT (phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng
tương ứng, bạn có thể tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống như Excel – ví dụ: =
AVERAGE(A1:C3)
Kết hợp gửi e-mail. Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này thường dùng để trộn một nội dung
thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiên sau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi
những nội dung thư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc này sẽ không phải là vấn đề bởi
chính tính năng mail-merge của Word cũng có thể giúp bạn gửi các e-mail này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn
thiện bức thư, kích vào Finish & Merge và chọn Send E-mail Messages từ menu. Trong Word 2003, chọn E-mail
messages tại bước đầu tiên của Mail Merge wizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề (Subject) cho
toàn bộ các thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của người nhận.
So sánh 2 văn bản. Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông tin gì đó sau đó lưu sang
một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thành phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc
tìm được sự khác nhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trong Word có một công cụ giúp
ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác nhau giữa 2 văn bản. Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ,
chọn Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn văn bản mới. Trong Word 2007 chọn Compare |
Compare từ tab Review và chọn cả văn bản cũ và văn bản mới.