ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
BAN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN XÂY DỰNG
CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ
------***------

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Dự án:
Trang bị phần mềm nền tảng, phát triển các phần
mềm ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến nhóm
1, 2

Hạ Long – 2014


BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày thay

Vị trí thay

Lý

Nguồn

Phiên bản

Mô tả thay

Phiên bản

đổi


II.2.4. Văn bản giao việc ................................................................................................... 10
II.2.5. Hồ sơ công việc ...................................................................................................... 11
II.2.6. Báo cáo thống kê .................................................................................................... 11
II.2.7. Cá nhân ................................................................................................................... 11
II.3. Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống............................................................... 12
II.3.1. Văn bản đến ............................................................................................................ 12
II.3.1.1. Tiếp nhận văn bản đến ...........................................................................................12
II.3.1.2. Danh sách văn bản đến ..........................................................................................15
II.3.1.3. Tìm kiếm văn bản đến.............................................................................................20
II.3.1.4. Tra cứu văn bản đến...............................................................................................22
II.3.1.5. Theo dõi văn bản đến .............................................................................................24
II.3.2. Văn bản đi ............................................................................................................... 25
II.3.2.1. Nhập văn bản cơ quan............................................................................................25
II.3.2.2. Phát hành văn bản đi .............................................................................................28
II.3.2.3. Nhập văn bản dự thảo ............................................................................................30
II.3.2.4. Sổ văn bản cá nhân. ...............................................................................................31
II.3.2.5. Tìm kiếm văn bản đi ...............................................................................................33
II.3.2.6. Tra cứu văn bản đi. ................................................................................................34
II.3.3. Văn bản nội bộ........................................................................................................ 35
II.3.3.1. Soạn thảo văn bản nội bộ .......................................................................................35
II.3.3.2. Sổ văn bản nội bộ...................................................................................................36
II.3.3.3. Tìm kiếm văn bản nội bộ ........................................................................................38
II.3.3.4. Tra cứu văn nội bộ .................................................................................................40
II.3.4. Văn bản giao việc ................................................................................................... 41
II.3.4.1. Nhập công việc.......................................................................................................41
II.3.4.2. Danh sách công việc ..............................................................................................42
II.3.4.3. Xử lý công việc.......................................................................................................44
II.3.5. Hồ sơ công việc ...................................................................................................... 46
II.3.5.1. Tạo hồ sơ công việc................................................................................................46
II.3.5.2. Danh sách hồ sơ công việc .....................................................................................50


I.2. Phạm vi


Đối tượng sử dụng Tài liệu này bao gồm người sử dụng tham gia vào hệ
thống phần mềm QLVB, có 4 nhóm chính sau


Văn thư



Chuyên viên



Lãnh đạo



Quản trị hệ thống

I.3. Tài liệu liên quan
Tên tài liệu

STT

Mã tài liệu / Nguồn

1.

Hồ sơ công việc

3.

CBCC

Cán bộ công chức

4.

STT

Số thứ tự

5.

CNTT

Công nghệ thông tin

6.

PTB QLĐH

Phó Trưởng Ban Quản lý Điều hành

7.

SMS


Tiếp nhận văn bản đến

2.

Sổ văn bản đến

3.

Tìm kiếm văn bản đến

4.

Tra cứu văn bản đến

5.

Theo dõi văn bản đến

Nhóm chức năng văn bản đi
1.

Nhập văn bản cơ quan

2.

Phát hành văn bản đi

3.

Nhập văn bản dự thảo

Nhóm chức năng văn bản giao việc
1.

Nhập công việc

2.

Xử lý công việc

3.

Danh sách công việc

Nhóm chức năng hồ sơ công việc
1.

Tạo mới hồ sơ công việc

2.

Danh sách hồ sơ công việc

3.

Tìm kiếm hồ sơ công việc


4.



Ủy quyền xử lý

Hệ thống Quản lý văn bản còn cung cấp cũng như truy xuất thông tin với
các hệ thống khác thông qua các dịch vụ liên thông


II.1.2. Quy trình xử lý văn bản
Quy trình xử lý văn bản
Văn thư

Lãnh đạo

Chuyên viên

Bút phê phân
công thực
hiện

Văn bản đến

Nhập văn
bản đến

Xem xét

Trình lãnh
đạo bút phê

Kiểm tra




Văn bản đến đơn vị sẽ được văn thư nhập vào hệ thống văn bản. Văn thư sẽ
luân chuyển trình lãnh đạo phụ trách bút phê phân công xử lý văn bản.



Lãnh đạo phụ trách bút phê phân công sẽ bút phê trên hệ thống và phân
công cho các chuyên viên thực hiện xử lý văn bản đến.



Chuyên viên được phân công sẽ tùy theo nội dung bút phê của lãnh đạo để
tiến hành xử lý văn bản.


Nếu văn bản để lưu thì chuyên viên sẽ không cần xử lý.



Nếu văn bản cần phải ra văn bản trả lời thì chuyên viên được phân
công sẽ soạn văn bản đi và trình lãnh đạo xem xét nội dung



Lãnh đạo xem xét và có thể yêu cầu chuyên viên hiệu chỉnh cho chính xác.
Sau khi hoàn tất quy trình xem xét và lãnh đạo đồng ý phê duyệt thì văn bản
đi sẽ được chuyển cho văn thư lấy số phát hành.



Chức năng
Tiếp nhận văn
bản đến
Sổ văn bản đến

Mô tả
Cho phép người dùng cập nhật thông
tin văn bản đến.

Đối tượng sử
dụng
Văn thư

Cho phép người dùng tìm kiếm văn
bản đến, chuyển xử lý, chuyển bổ
sung văn bản đến và đưa văn bản vào
hồ sơ công việc
Cho phép người dùng tìm kiếm thông
tin văn bản, hiển thị danh sách văn
bản đến theo các tiêu chí tìm kiếm và
đưa vào hồ sơ công việc.

Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo

3

Tìm kiếm văn
bản đến



STT

Chức năng

Mô tả

1

Nhập văn bản cơ
quan

Cho phép người dùng nhập các thông
tin và phát hành văn bản đi

2

Phát hành văn
bản đi

Chức năng này giúp cho người dùng
có thể phát hành văn bản đi và xử lý
các văn bản đã phát hành

Văn thư

3

Nhập văn bản dự
thảo

đi

Cho phép người dùng tìm kiếm các
văn bản theo các tiêu chí có sẵn, và
đưa vào hồ sơ công việc
Cho phép người dùng tra cứu các văn
bản theo các tiêu chí có sẵn

Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo

II.2.3. Văn bản nội bộ
STT

Chức năng

Mô tả

Đối tượng sử
dụng
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo

1

Soạn thảo văn
bản nội bộ

2


viên, Lãnh đạo

Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo

II.2.4. Văn bản giao việc
STT

Chức năng

Mô tả

Đối tượng sử
dụng
Lãnh đạo

1

Nhập công việc

Cập nhật công việc cần giao vào hệ
thống phần mềm

2

Danh sách công
việc
Xử lý công việc

Danh sách công việc đã giao và tình

công việc

Cho phép người dùng cập nhật và xem Văn thư, Chuyên
thông tin hồ sơ công việc
viên, Lãnh đạo

3

Tìm kiếm hồ sơ
công việc

Cho phép người dùng tìm kiếm thông
tin hồ sơ công việc, hiển thị danh sách
hồ sơ công việc theo các tiêu chí tìm
kiếm.

Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo

4

Tra cứu hồ sơ
công việc

Cho phép người dùng tra cứu thông
tin của hồ sơ công việc theo các tiêu
chí tra cứu

Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo


Báo cáo văn bản
đi

Cho phép người dùng xem được danh
sách các văn bản đi theo các tiêu chí
có sẵn, in ra danh sách các văn bản để
báo cáo

Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo

3

Thống kê văn bản Cho phép người dùng thống kê văn
đến
bản đến theo các tiêu chí có sẵn, in ra
danh sách thống kê đó

Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo

4

Thống kê văn bản Cho phép người dùng thống kê văn
đi
bản đi theo các tiêu chí có sẵn, in ra
danh sách thống kê đó
Thống kê hồ sơ
Cho phép người dùng thống kê hồ sơ



Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin văn bản đến vào hệ thống
phần mềm.



Từ màn hình giao diện chính sau khi đăng nhập người dùng thực hiện như
sau:


Bước 1: Chọn mục Văn bản đến



Bước 2: Chọn Tiếp nhận văn bản đến. Khi đó màn hình sẽ hiển thị
như sau



Bước 3: Nhập thông tin văn bản đến và thông tin xử lý
o

Phần “Thông tin văn bản đến” dùng để quản lý văn bản, người


sử dụng cập nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và
quản lý về sau.
o



kiến xử lý


Nút
bản đến

: dùng để tìm kiếm các văn bản liên kết với văn




Nút



Hình

: dùng để xóa tệp văn bản đính kèm đã chọn
là các dạng

văn bản có thể đính kèm lên phần mềm được


: Lưu tạm thông tin đang thực hiện dở

Nút
dang.




Cách nhập

Loại sổ

Loại sổ công văn đến

Lựa chọn loại sổ trong trường
thông tin Loại sổ

Số đến

Số thứ tự đăng ký văn bản đến

Số đến tự sinh theo thứ tự, và có
thể cho người dùng thay đổi.
Số đến không được trùng nhau
trong cùng một loại sổ

Số/Ký hiệu

Số/Ký hiệu của công văn đến

Người dùng sẽ nhập thông tin số/
ký hiệu từ bàn phím

Lĩnh vực

Lĩnh vực của văn bản đến


Lựa chọn tên loại văn bản trong
trường thông tin tên loại văn bản

Độ khẩn

Mức độ khẩn của văn bản

Lựa chọn mức độ khẩn cho văn
bản trong trường thông tin Độ
khẩn

Độ mật

Mức độ mật của văn bản

Lựa chọn mức độ mật cho văn bản


Tên trường

Mô tả

Cách nhập
trong trường thông tin Độ mật

Phòng ban

Tên phòng ban nhận văn bản

Tên phòng ban sẽ hiển thị khi


Ghi những điều cần chú ý về
văn bản

Nhập nội dung thông tin từ bàn
phím.

Văn bản liên
kết

Số văn bản liên quan đến nội
dung của văn bản đến.

Lựa chọn văn bản liên kết khi kích
vào biểu tượng tìm kiếm

Tệp nội dung

Đính kèm tệp nội dung văn bản Nhấn vào nút Chọn để chọn ra tệp
đến
nội dung văn bản cần đính kèm.

Hạn xử lý

Thời hạn xử lý của văn bản đến Chọn hạn xử lý từ biểu tượng
quyển lịch hoặc nhập số ngày làm
việc hệ thống sẽ tự động tính hạn
xử lý

Thông tin xử lý


Bước 2: Chọn mục Sổ văn bản đến. Khi đó hệ thống hiển thị màn
hình như sau



Bước 3: Trong tab “Chờ xử lý” chọn văn bản cần chuyển và nhấn nút
để chuyển xử lý văn bản. Có 2 cách để chuyển văn bản
như hình sau

o

Chọn tab “Phòng ban” hệ thống hiển thị danh sách các phòng
ban như hình sau


o

Chọn tab “Người nhận” hệ thống hiển thị danh sách người nhận
như hình sau:



Bước 4: Người dùng chọn các đối tượng cần chuyển, nhấn nút
để chuyển văn bản đến cho người nhận. Sau khi nhấn nút
văn bản sẽ được hiển thị trong tab “Đã xử lý”





o

Người dùng chọn tên danh sách người nhận bổ sung, nhấn nút
để chuyển bổ sung cho người nhận

o

Chú thích các nút chức năng:


Nút

: đóng màn hình chuyển xử lý.



Nút

: chuyển văn bản đến cho người nhận.



Nút

: thêm mới một văn bản đến.



Nút



Trong đó

Tên trường

Mô tả

Cách nhập

Ngày đến

Là ngày đơn vị, tổ chức nhận
được văn bản, đóng dấu đến và
đăng ký.

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển
lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn
phím.
Khoảng thời gian Ngày đến không
quá 90 ngày

Ngày văn bản

Là ngày phát hành văn bản của
đơn vị phát hành

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển
lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn
phím.
Ngày văn bản không được sau ngày




Bước 2: Chọn HSCV cần thu thập, nhấn nút

để đưa

văn bản đã tìm kiếm vào HSCV.



Bước 3: Sau khi nhấn

nếu trong hồ sơ công việc chưa

tồn tại văn bản được chọn hệ thống sẽ hiển thị thông báo như sau

II.3.1.4. Tra cứu văn bản đến


Chức năng này cho phép người dùng tra cứu thông tin của văn bản đến theo
các tiêu chí tra cứu.



Để thực hiện tra cứu văn bản đến người dùng thực hiện như sau:


Bước 1: Chọn mục Văn bản đến



Trong đó
Mô tả

Tên phòng ban nhận văn bản

Cách nhập
Tên phòng ban sẽ hiển thị khi
chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến
đích danh”


Tên trường

Mô tả

Cách nhập

Người nhận

Tên người nhận văn bản đến

Trường thông tin này sẽ hiển thị
khi chọn Loại sổ là “Sổ văn bản
đến đích danh”
Lựa chọn thông tin trong trường
Người nhận

Lĩnh vực


Tình trạng

Tình trạng xử lý văn bản

Lựa chọn giá trị trong trường
thông tin Tình trạng

Loại sổ

Loại sổ công văn đến

Lựa chọn loại sổ trong trường
thông tin Loại sổ

Trích yếu

Nội dung tóm tắt của văn bản
đến

Nhập thông tin từ bàn phím theo
nội dung trích yếu trên văn bản.

II.3.1.5. Theo dõi văn bản đến


Chức năng này cho phép người dùng theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến.



Để thực hiện chức năng này, người dùng thao tác như sau:

II.3.2.1. Nhập văn bản cơ quan


Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin của văn bản đi vào hệ thống
phần mềm và phát hành văn bản đi



Sau khi đăng nhập xong người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý sau:


Bước 1: Chọn mục Văn bản đi