TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN.
(MÃ SỐ MÔN HỌC KT 383)
----------------------
CHƯƠNG MỞ ĐẦU: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
I. Khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán.
1. Khái niệm đơn vị kế toán.
Đơn vị kế toán là đơn vị (bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp,
chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,…) có thực hiện công việc kế toán
như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo
quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của
pháp luật.
2. Khái niệm về tổ chức công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực kế toán và chế độ
kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; tổ chức
thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp tài
liệu, thông tin kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.
3.Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán.
Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài
chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu
cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.
Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán:
- Thu thập, hệ thống hoá thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng
tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát,
phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp.
- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật
về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và
nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán; Kiểm tra,
giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; Kiểm tra việc
quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi
vi phạm pháp luật về kế toán; Phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản

8.Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán;
9.Tổ chức công tác kế toán trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sáp nhập,
chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
III.CÁC HÀNH VI BỊ NGHIÊM CẤM CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN.
1.Giả mạo, khai man, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy
xóa tài liệu kế toán.
2.Cố ý, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế
toán sai sự thật.
3.Để ngoài sổ kế toán tài sản của đơn vị kế toán hoặc tài sản liên quan đến đơn vị kế
toán.
4.Huỷ bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ quy định.
5.Ban hành, công bố chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán không đúng thẩm quyền.
6.Lợi dụng chức vụ, quyền hạn đe dọa, trù dập người làm kế toán trong việc thực
hiện công việc kế toán.
7.Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho,
thủ quỹ hoặc mua, bán tài sản, trừ doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh cá thể.
8.Bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện
theo quy định.
9.Các hành vi khác về kế toán mà pháp luật nghiêm cấm.
2
CHƯƠNG I : TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN.
I. TỔ CHỨC HÌNH THỨC(MÔ HÌNH) TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.
1. Ý nghĩa và căn cứ chọn lựa hình thức tổ chức công tác kế toán.
1.1.Ý nghĩa.
Tổ chức tốt công tác kế toán giúp cho công tác kế toán doanh nghiệp:
- Thu nhận, xử lý thông tin kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán.
- Giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.2.Cơ sở để lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp.

Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ
2.2. Mô hình tổ chức kế toán phân tán.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với các doanh nghiệp
(công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng trên
nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng. Hình thức này không phù hợp đối
với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh hẹp. Doanh
nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này thường là những doanh nghiệp đã
phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức
là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng
tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,
…) thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên) ở văn phòng của doanh
nghiệp (công ty, tổng công ty,…); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế
toán riêng (đơn vị kế toán cấp cơ sở).
Trong trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công

Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới
- Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức
thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các
báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.
- Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách,
nhiệm vụ như các bộ kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản
ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn
vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho phù hợp.
2.3. Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp với
các doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ
sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ
quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn thành lập
phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tuỳ thuộc vào quy mô, yêu
cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức
kế toán riêng. Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thi được thành lập phòng kế toán để
thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài
chính gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị nào không được tổ chức kế toán riêng
thi chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và

lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chức
hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ máy kế toán thích
hợp. Có như vậy mới phát huy được đầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kế toán và sử
dụng họ hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán ở doanh
nghiệp.
II.TỔ CHỨC CÁC BỘ PHẬN KẾ TOÁN TRONG PHÒNG (BAN) KẾ TOÁN.
* Khi thành lập, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán dưới hình thức phòng,
ban kế toán và bố trí người làm kế toán, kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán). Nếu
doanh nghiệp không thành lập được bộ máy kế toán thì phải thuê làm kế toán, thuê làm Kế
toán trưởng.
* Để thực hiện được công việc thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế
toán của toàn doanh nghiệp thì người tổ chức kế toán phải tiến hành phân chia công việc
kế toán trong phòng kế toán thành các phần hành công việc kế toán, mỗi phần hành giao
cho một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện.
Căn cứ để phân chia công việc kế toán trong một phòng (ban) kế toán thành các bộ
phận kế toán là dựa vào các điều kiện cụ thể của mình như quy mô hoạt động; trình độ cán
bộ kế toán; đặc điểm sản xuất, kinh doanh; yêu cầu quản lý doanh nghiệp; phương tiện kỹ
thuật trang bị phục vụ cho công tác kế toán;... mà phân chia cho phù hợp.
Cơ quan tài chính không bắt buộc doanh nghiệp phải phân chia công việc kế toán
trong phòng kế toán thành bao nhiêu bộ phận kế toán và mỗi bộ phận đảm nhiệm công
việc gì?. Công việc này do người tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thực hiện sao cho
tinh gọn, hiệu quả và phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của doanh nghiệp.
Các bộ phận kế toán trong một phòng kế toán doanh nghiệp thường bao gồm:
- Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Bộ phận kế toán này làm công việc chủ yếu
là tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp,... cho cán bộ công nhân
viên trong doanh nghiệp.
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận này thực hiện công việc ghi chép việc
nhập, xuất, kiểm kê,… các kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
- Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận này nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm,
trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp.

a.Tiêu chuẩn người làm kế toán:
- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành
pháp luật.
- Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
b.Về quyền của người làm kế toán.
Người làm kế toán có quyền độc lập thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
c.Về trách nhiệm của người làm kế toán.
- Tuân thủ quy định pháp luật về kế toán.
- Thực hiện và chịu trách nhiệm công việc kế toán được phân công.
- Có trách nhiệm bàn giao công việc, tài liệu kế toán và chịu trách nhiệm về công
việc kế toán trong thời gian đã làm khi bàn giao cho người kế toán mới.
d.Những người không được làm kế toán.
- Chưa thành niên, mất năng lực hành vi dân sự, đang đưa vào cơ sở giáo dục, chữa
bệnh, bị quản chế hành chính.
- Người đang bị cấm hành nghề kế toán, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị phạt tù.
- Cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người đang điều hành đơn vị, kể cả
kế toán trưởng ở doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã.
- Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng doanh nghiệp là doanh
nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã.
2.Tổ chức trường hợp thay đổi người làm kế toán.
* Các trường hợp kế toán bị thay đổi:
- Vi phạm về tiêu chuẩn người làm kế toán, bị buộc thôi việc, chuyển công tác.
- Có nhu cầu làm công việc khác và được chấp nhận.
- Không thực hiện đúng hợp đồng thuê dịch vụ làm kế toán (làm thuê kế toán).
* Thủ tục thực hiện khi thay đổi người làm kế toán.
- Bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu kế toán cho người kế toán mới.
- Lập Biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của Kế toán trưởng, kế toán cũ và kế
toán mới.
3.Tổ chức trường hợp thuê làm kế toán.
Các quy định trong việc thuê làm kế toán:

4.1.Trách nhiệm kế toán trưởng.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán trong doanh nghiệp.
- Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán doanh nghiệp.
- Lập Báo cáo tài chính.
4.2. Quyền hạn kế toán trưởng.
Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Riêng đối với Kế toán trưởng
doanh nghiệp Nhà nước ngoài quyền trên còn có quyền thêm:
+) Có ý kiến bằng văn bản về tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng,
kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ thuộc quyền quản lý của mình.
+) Yêu cầu các bộ phận phòng, ban khác của đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời tài
liệu liên quan đến kế toán, giám sát tài chính của doanh nghiệp khi KTT có yêu cầu.
+) Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của
người ra quyết định.
+) Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán khi phát
hiện những hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong đơn vị.
Trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của
người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách
nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
5.Tiêu chuẩn và điều kiện của Kế toán trưởng doanh nghiệp.
5.1.Tiêu chuẩn kế toán trưởng.
- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành
luật pháp.
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định sau:
+) Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công ty TNHH,
doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì phải có trình độ từ đại học trở lên, thời gian
công tác thực tế về kế toán ít nhất 2 năm; trường hợp nếu trình độ cao đẳng thì thời gian
công tác thực tế kế toán ít nhất là 3 năm.
8
+) Kế toán trưởng Công ty hợp doanh, Doanh nghiệp tư nhân, Chi nhánh doanh
nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt nam, Hợp tác xã thì phải có trình độ trung cấp, cao

+) Điều kiện: Có chứng chỉ hành nghề kế toán; Có chứng chỉ bồi dưỡng
KTT; Có đăng ký kinh doanh dịch vụ hoặc đăng ký hành nghề kế toán;
- Người được thuê làm KTT có trách nhiệm, quyền hạn của KTT theo quy định.
7.Chế độ đãi ngộ đối với Kế toán trưởng.
* Đối với các công ty nhà nước thì kế toán trưởng được xếp lương chức vụ theo hạng
công ty quy định tại bảng lương của Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và kế
toán trưởng ban hành kèm theo Nghị định số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của
Chính phủ.
Trường hợp các công ty nhà nước nêu trên bổ nhiệm người làm phụ trách kế toán thì
người phụ trách kế toán được xếp lương chuyên môn, nghiệp vụ và hưởng phụ cấp giữ
chức vụ như Trưởng phòng doanh nghiệp cùng hạng quy định tại mục 6 Điều 3 Nghị định
số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ.
* Đối với các tổ chức hoạt động kinh doanh ngoài doanh nghiệp Nhà nước thì tiền
lương của kế toán trưởng, phụ trách kế toán được hai bên thỏa thuận ghi trong hợp đồng
lao động theo hệ thống thang lương, bảng lương do doanh nghiệp, hợp tác xã quyết định.
9
CHƯƠNG II : TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
I. Chứng từ kế toán.
1.Khái niệm.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
2.Nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế - tài chính ghi bằng số; tổng
số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền thì ghi cả bằng số và bằng chữ;

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho
chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên
ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp.
10
1.2.Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ
mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của
pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực,
không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người
phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không
đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế
toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ
ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện
đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người
được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng
từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của
kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền kế toán trưởng) không được ký “thừa uỷ
quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp, người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại
cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân
viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ
quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn
vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ
ký mẫu trong sổ đăng ký.
- Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền được quyền ký chứng từ, không
được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách

3.Tổ chức thực hiện hoá đơn bán hàng.
3.1.Hóa đơn bán hàng.
Hoá đơn bán hàng là gì?
Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:
Hóa đơn theo mẫu in sẵn;
Hóa đơn in từ máy;
Hóa đơn điện tử;
Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán.
Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán
hàng. Trường hợp tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn bán hàng thì phải được cơ quan tài chính
có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
3.2.Tổ chức thực hiện hoá đơn bán hàng.
- Doanh nghiệp khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng
giao cho khách hàng. Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng khi bán lẻ hàng hoá
hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài Chính (100.000
đồng) thì không bắt buộc phải lập Hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao
hoá đơn thì người bán hàng phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ
hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập
hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán
hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán. Trường hợp lập bảng kê bán lẽ hàng hoá,
dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán
hàng trong ngày theo quy định.
- Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc nhận dịch vụ cung cấp có quyền
yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình
để sử dụng và lưu trữ theo quy định; đồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dung các chỉ
tiêu ghi trên hoá đơn và từ chối không nhận hoá đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi chênh lệch giá
trị với liên hoá đơn lưu (liên 1, liên 3) của bên bán.
- Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng thì phải có sự chấp thuận của Bộ Tài Chính
bằng văn bản trước khi thực hiện. Doanh nghiệp được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in
hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ ký hiệu, số lượng, số thứ tự hoá đơn. Sau mỗi

thực, chính xác của thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán quyết định tính
trung thực, chính xác của số liệu kế toán. Vì vậy, tổ chức tốt việc thu nhận thông
tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có
ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp.
IV.Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính
trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh
trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận
đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế
toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế
toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến
hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ phát sinh phản ánh trong
chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ kế
toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế - tài chính;
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong chứng từ kế
toán nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức
kinh tế - kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký
kết….;
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị nghiệp vụ ghi trên
chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ,
các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không
xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để
xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không
rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở
Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát
sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán.
Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn
bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và
cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh người
ký trên chứng từ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch
ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm bản chính bằng tiếng nước
ngoài.
VII.Tổ chức sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán.
Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định
trong chế độ kế toán ban hành. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được
sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát.
Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính
uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt
buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ
và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, doanh nghiệp có thể mua hoặc tự
thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán.
14
VIII.Tổ chức quản lý, sử dụng chứng từ kế toán.
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian
và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm
phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm
quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao
chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ

BB (*) HD (*)
(1) (2) (3) (4) (5)
A. Chứng từ kế toán ban hành theo quyết định này.
I. Lao động tiền lương.
1 Bảng chấm công 01a - LĐTL X
2 Bảng chấm công làm thêm giờ. 01b - LĐTL X
3 Bảng thanh toán tiền lương 02 - LĐTL X
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03 - LĐTL X
5 Giấy đi đường 04 - LĐTL X
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05 - LĐTL X
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06 - LĐTL X
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07 - LĐTL X
9 Hợp đồng gíao khoán 08 - LĐTL X
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09 - LĐTL X
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10 – LĐTL X
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11 - LĐTL X
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01 – VT X
2 Phiếu xuất kho 02 – VT X
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 03 – VT X
15
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04 – VT X
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05 – VT X
6 Bảng kê mua hang 06 – VT X
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07 – VT X
III. Bán hàng.
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01 – BH X
2 Thẻ quầy hang 02 – BH X
IV. Tiền tệ.
1 Phiếu thu 01 – TT X

BB (*) HD (*)
A- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY
I- Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL X
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL X
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL X
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL X
5 Giấy đi đường 04-LĐTL X
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL X
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL X
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL X
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL X
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL X
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL X
16
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL X
II- Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT X
2 Phiếu xuất kho 02-VT X
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT X
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT X
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT X
6 Bảng kê mua hàng 06-VT X
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT X
III- Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH X
2 Thẻ quầy hàng 02-BH X
3 Bảng kê mua lại cổ phiếu 03-BH X
4 Bảng kê bán cổ phiếu 04-BH X
IV- Tiền tệ

Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hướng dẫn
18
CHƯƠNG III : TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH HẠCH TOÁN
I.Tổ chức lựa chọn, áp dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định
để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy
định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương
pháp kế toán của từng tài khoản kế toán. Cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp
dụng:
+) Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành;
+) Dựa vào loại hình sở hữu của doanh nghiệp (Doanh nghiệp quốc doanh, doanh
nghiệp ngoài quốc doanh; Doanh nghiệp có quy mô lớn, hay vừa và nhỏ);
+) Dựa vào quy mô hoạt động; chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của
doanh nghiệp;
+) Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản sử dụng tiến hành chắc lọc, lựa chọn các tài
khoản kế toán phù hợp, cần thiết để xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán cho doanh
nghiệp mình.
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
(Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006).
Số
TT
SỐ HIỆU TK
Cấp 1 Cấp 2
TÊN TÀI KHOẢN
GHI CHÚ
1 2 3 4
5
LOẠI TÀI KHOẢN 1 - TÀI SẢN NGẮN HẠN

1385 Phải thu về cổ phần hoá
1388 Phải thu khác
11 139 Dự phòng phải thu khó đòi
12 141 Tạm ứng
Chi tiết theo đối tượng
13 142 Chi phí trả trước ngắn hạn
14 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
15 151 Hàng mua đang đi đường
16 152 Nguyên liệu, vật liệu
Chi tiết theo yêu cầu quản lý
17 153 Công cụ, dụng cụ
18 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
19 155 Thành phẩm
20 156 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
1562 Chi phí thu mua hàng hóa
1567 Hàng hóa bất động sản
21 157 Hàng gửi đi bán
22 158 Hàng hoá kho bảo thuế
Đơn vị có XNK
được lập kho bảo thuế
23 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
24 161 Chi sự nghiệp
1611 Chi sự nghiệp năm trước
1612 Chi sự nghiệp năm nay
LOẠI T ÀI KHOẢN 2 - TÀI SẢN DÀI HẠN
25 211 Tài sản cố định hữu hình
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc
2112 Máy móc, thiết bị
2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn

2411 Mua sắm TSCĐ
2412 Xây dựng cơ bản
2413 Sửa chữa lớn TSCĐ
36 242 Chi phí trả trước dài hạn
37 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại
38 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn
LOẠI T ÀI KHOẢN 3 - NỢ PHẢI TRẢ
39 311 Vay ngắn hạn
40 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
41 331 Phải trả cho người bán
Chi tiết theo đối tượng
42 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
3333 Thuế xuất, nhập khẩu
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335 Thuế thu nhập cá nhân
3336 Thuế tài nguyên
3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất
3338
3339
Các loại thuế khác
Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
43 334 Phải trả người lao động
3341 Phải trả công nhân viên
3348 Phải trả người lao động khác
44 335 Chi phí phải trả
45 336 Phải trả nội bộ

56 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản
57 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
4131 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính
4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư XDCB
58 414 Quỹ đầu tư phát triển
59 415 Quỹ dự phòng tài chính
60 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
61 419 Cổ phiếu quỹ
Công ty cổ phần
62 421 Lợi nhuận chưa phân phối
4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
63 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi
4311 Quỹ khen thưởng
4312 Quỹ phúc lợi
4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
64 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Áp dụng cho DNNN
65 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp
4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước
4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay
Dùng cho các công ty, Tổng công ty có
nguồn kinh phí
66 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
LOẠI T ÀI KHOẢN 5 – DOANH THU
67 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hóa
5112 Doanh thu bán các thành phẩm
5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá

6234 Chi phí khấu hao máy thi công
6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài
6238 Chi phí bằng tiền khác
Áp dụng cho
đơn vị xây lắp
77 627 Chi phí sản xuất chung
6271 Chi phí nhân viên phân xưởng
22
6272 Chi phí vật liệu
6273 Chi phí dụng cụ sản xuất
6274 Chi phí khấu hao TSCĐ
6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài
6278 Chi phí bằng tiền khác
78 631 Giá thành sản xuất
PP.Kiểm kê định kỳ
79 632 Giá vốn hàng bán
80 635 Chi phí tài chính
81 641 Chi phí bán hàng
6411 Chi phí nhân viên
6412 Chi phí vật liệu, bao bì
6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng
6414 Chi phí khấu hao TSCĐ
6415 Chi phí bảo hành
6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
6418 Chi phí bằng tiền khác
82 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
6421 Chi phí nhân viên quản lý
6422 Chi phí vật liệu quản lý
6423 Chi phí đồ dùng văn phòng
6424 Chi phí khấu hao TSCĐ

1 2 3 4 5
6

LOẠI TÀI KHOẢN 1
TÀI SẢN NGẮN HẠN
1 111
Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
23
1112 Ngoại tệ
1113
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
2 112 Tiền gửi Ngân hàng
Chi tiết theo
1121 Tiền Việt Nam
từng ngân hàng
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
3 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn
4 131 Phải thu của khách hàng
Chi tiết theo từng khách
hàng
5 133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
6 138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
1388 Phải thu khác
7 141 Tạm ứng
Chi tiết theo đối Tượng

2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính
2143 Hao mòn TSCĐ vô hình
2147 Hao mòn bất động sản đầu tư
18 217 Bất động sản đầu tư
19 221 Đầu tư tài chính dài hạn
2212 Vốn góp liên doanh
2213 Đầu tư vào công ty liên kết
24
2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác
20 229 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn
21 241 Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm TSCĐ
2412 Xây dựng cơ bản dở dang
2413 Sửa chữa lớn TSCĐ
22 242 Chi phí trả trước dài hạn
23 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn
LOẠI TÀI KHOẢN 3
NỢ PHẢI TRẢ
24 311 Vay ngắn hạn
25 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
26 331 Phải trả cho người bán
Chi tiết theo đối tượng
27 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
3333 Thuế xuất, nhập khẩu
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335 Thuế thu nhập cá nhân