14
QUẢN LÝ THỜI
GIAN HIỆU QUẢ
Thời gian vuột khỏi tay như những hạt cát, và không bao
giờ trở lại. Những người sử dụng thời gian khôn ngoan sẽ có
được cuộc sống mỹ mãn, giàu có và tốt đẹp.
- Robin Sharma
ể đạt được tất cả các mục tiêu và trở thành
mẫu người mà bạn mong muốn, bạn phải quản lý
được thời gian của mình một cách hợp lý nhất.
Những nhà tâm lý học thống nhất rằng “cảm giác
kiểm soát bản thân” chính là chìa khóa cho hạnh
phúc, tự tin, quyền lực và sự thành đạt cá nhân. Và
cảm giác kiểm soát này chỉ có được khi bạn thực
hiện kỹ năng quản lý thời gian một cách hoàn hảo.
Điều tốt đẹp là kỹ năng quản lý thời gian có thể
học được như nhiều kỹ năng khác. Dù trong quá
khứ bạn có lãng phí, hay có khuynh hướng trì hoãn
công việc và thường vướng vào những hoạt động ít
có giá trị, bạn vẫn có thể thay đổi. Bạn có thể trở
thành một trong những người làm việc hiệu quả, có
năng suất cao và có thành tích tốt nhất trong lĩnh
vực của mình bằng cách học tập cách thức mà
những người khác đã thực hiện thành công. Đó là
quá trình chuyển đổi từ sự rối loạn (confusion) sang
sự rõ ràng (clarity), từ sự thất vọng (frustration)
thành sự tập trung (focus). Bằng cách luyện tập
nhiều lần, bạn có thể trở thành một trong những
người có khả năng định hướng mục tiêu tốt nhất
trong lĩnh vực của mình.
LỰA CHỌN VÀ QUYẾT ĐỊNH

sao em biết được đâu là việc đúng đắn để thực hiện?”.
Ouspensky đã đáp rằng: “Nếu em nói cho thầy
nghe mục tiêu của em là gì, thầy có thể nói cho em biết
điều gì đúng đắn mà em cần thực hiện”.
Đây là một câu chuyện có ý nghĩa. Cách duy
nhất bạn có thể xác định điều gì đúng hay không
đúng, quan trọng hay ít quan trọng hơn, mức độ ưu
tiên cao hay thấp là căn cứ vào mục tiêu của bạn ngay
tại thời điểm đó. Từ căn cứ đó, bạn có thể phân chia
tất cả các công việc của mình thành loại “A” hay “B”.
Công việc loại “A” là việc có thể đưa bạn đến
gần đích hơn, càng nhanh, càng trực tiếp càng tốt.
Công việc loại “B” là công việc không đưa bạn đến
gần mục tiêu quan trọng đối với bạn.
Q
UẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
195
BẮT ĐẦU BẰNG MỘT DANH SÁCH
Công cụ quản lý thời gian cơ bản là một danh
sách, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, và được sử
dụng như một công cụ bất biến trong việc quản lý.
Sự thực là bạn không thể quản lý được thời gian; bạn
chỉ có thể quản lý được bản thân mình. Đó là lý do
tại sao quản lý thời gian đòi hỏi kỷ luật tự thân, sự
tự kiểm soát và tự hoàn thiện. Quản lý thời gian đòi
hỏi bạn phải thực hiện những lựa chọn và quyết
định cần thiết tốt nhất để nâng cao chất lượng cuộc
sống và công việc. Sau đó, hãy kiên trì thực hiện
quyết định của mình.
Bạn nên lập kế hoạch cho cuộc đời mình với

biệt được những công việc khẩn cấp và những công
việc quan trọng. Những công việc khẩn cấp được xác
định bởi những áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Bạn
phải làm những việc này ngay lập tức. Hầu hết mọi
người dành phần lớn thời gian trong ngày của mình
để đáp ứng và phản hồi những nhiệm vụ khẩn cấp
dưới dạng những cuộc gọi điện thoại, những yêu cầu
của cấp trên hay của khách hàng.
Trái lại, những công việc quan trọng là những
việc có thể đóng góp nhiều nhất vào tương lai dài
hạn của bạn. Một số nhiệm vụ này bao gồm việc
hoạch định, tổ chức, học tập, nghiên cứu khách
Q
UẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
197
hàng, và thiết lập các mức ưu tiên trước khi bắt tay
vào công việc.
Bên cạnh đó sẽ có những công việc có tính khẩn
cấp nhưng không quan trọng, như điện thoại reo hay
đồng nghiệp muốn trò chuyện. Do những hoạt động
này diễn ra trong suốt ngày làm việc nên rất dễ nhầm
tưởng chúng với công việc thực sự. Tuy nhiên, sự khác
biệt nằm ở chỗ chúng không mang lại những kết quả
có ích. Dù cho bạn có thực hiện bao nhiêu hoạt động
khẩn cấp không quan trọng đi nữa thì bạn cũng chẳng
đóng góp gì cho công việc hay công ty của mình.
Loại nhiệm vụ thứ tư bao gồm những việc vừa
không khẩn cấp vừa không quan trọng, như việc đọc
báo ở công ty hay đi ăn trưa quá lâu. Những hoạt
động này hoàn toàn không có lợi cho sự nghiệp của

Đôi khi, quy tắc này còn có thể biến thành
“90/10” trong thực tiễn. Thường thì một nhiệm vụ
trong danh sách 10 công việc cần thực hiện của bạn
trong ngày sẽ có giá trị nhiều hơn các việc khác
cộng lại.
THỰC THI SỰ TRÌ HOÃN SÁNG TẠO
Sau khi bạn nhận diện được 20% nhiệm vụ
quan trọng hàng đầu, thì bạn có thể áp dụng việc “trì
Q
UẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
199