THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ
2.1- Đặc điểm hàng hoá tại công ty TNHH thép Thành Đô
Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là sắt thép phục vụ cho ngành
xây dựng và các dự án xây dựng. Phần lớn hàng được mua tại tổng công ty thép
Việt Nam và Trung Quốc, được bán trong nước và xuất khẩu sang Cămpuchia.
2.2- Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
2.2.1. Khái niệm mua hàng
Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá.
Chức năng chủ
yếu của doanh nghiệp Thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến
nơi tiêu dùng thông qua mua bán. Mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt động kinh doanh thương mại,
là quá trình tài sản của doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá, doanh
nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm
thanh toán tiền hàng cho người bán.
2.2.2. Vai trò của nghiệp vụ mua hàng
Thương mại có vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường, là cầu nối giữa sản xuất và
tiêu dùng, giữa nhà sản xuất và khách hàng. Với chức năng hoạt động của doanh nghiệp mình, các
nhà doanh nghiệp tổ chức lưu chuyển hàng trên thị trường nhằm đưa hàng hoá đến nơi tiêu dùng,
nhằm thoả mãn những nhu cầu của họ,đồng thời đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Quá trình lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba
khâu này có mối liên hệ mật thiết với nhau. Mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt động kinh doanh
thương mại, là quá trình vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá.
Với mục đích là tiêu thụ được nhiều hàng để thu đựơc nhiều lợi nhuận, nhưng trước tiên các nhà
doanh nghiệp cần phải tìm được nguồn hàng mà mình cần tiêu thụ và tổ chức thu mua nó, đồng thời
để kinh doanh thường xuyên, doanh nghiệp cần mua số hàng sao cho vừa để bán và số lượng còn lại
để dự trữ. Do đó, mua hàng và dự trữ là phương tiện để doanh nghiệp đạt được lợi ích của mình. Vì
vậy, việc mua hàng và tìm kiếm nguồn hàng là nhiệm vụ quan trọng đảm bảo cho quá trình lưu thông
của hàng hoá.
2.2.3. Phạm vi mua hàng
Hàng hoá được coi là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho

- Đối với phương thức mua hàng trực tiếp: Thời điểm xác điịnh hàng mua khi cán bộ nghiệp
vụ đã hoàn thành thủ tục thanh toán tiền cho người bán, và khi nhận được hàng người cán bộ này
phải chịu trách nhiệm bảo đảm về số lượng hàng hoá do mình đi mua.
2.2.5. Ý nghĩa của việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm xác định cho hàng
mua
Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toán hạch toán chính
xác các khoản mua, tránh bị trùng lặp, sai sot khi ghi sổ kế toán, tránh nhầm lẫn.
Xác định đúng thời điểm mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý đúng tiền hàng, tránh
tham ô, mất mát hàng hoá.
2.2.6. Phương thức xác định trị giá hàng hoá thu mua
Trị giá mua vào của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho
người bán theo hợp đồng.
Giá trị của lô hàng thu mua để xuất khẩu được xác định như sau:
Giá mua
thực tế
hàng hoá
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
-
Các khoản
giảm giá
được hưởng
Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua được hạch toán trực tiếp
vào giá trị lô hàng.
Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá, chi phí

thuận với nhau thì bên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho công ty thông qua
phương tiện vận tải.
Tiền hàng được thanh toán trên cơ sở hoá đơn, hợp đồng kinh tế. Công ty có
thể trả trước, trả ngay, trả chậm và bù trừ. Các phương thức thanh toán, quy định chi
phí vận chuyển, thời gian giao nhận hàng tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên trên
hợp đồng kinh tế.
* Phương thức chuyển hàng
Bên bán căn cứ vào hợp đồng ký kết hoặc đơn đặt hàng giữa bên bán và bên mua, chuyển
hàng tới và giao cho bên mua tại địa điểm do hai bên quy định trước. Hàng hoá bên bán chuyển đến
có thể dư thừa, thiếu hụt hoặc không đúng hợp đồng. Vì vậy, để đảm bảo cho việc thu mua hàng hoá
đúng hợp đồng, khi chuyển hàng bên bán phải gửi cho bên mua chứng từ bán hàng trong đó ghi dõ số
lượng, chủng loại, chất lượng của từng loại hàng, đơn giá của từng mặt hàng cũng như tổng số tiền
mà bên mua phải trả, đồng thời phải tiến hành thanh toán.
Bên mua khi nhận được chứng từ của bên bán cung cấp, cần chuyển cho phòng nghiệp vụ để
kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã ký nhận hàng sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán để
kiểm tra, ghi sổ kế toán, tiến hành các thủ tục thanh toán với bên bán.
Chứng từ bán hàng bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng
- Bảng kê mua hàng …
2.2.8. Các phương thức thanh toán
* Phương thức thanh toán trực tiếp
Là phương thức thanh toán mà sau khi đã nhận được hàng hoá và dịch vụ do bên bán chuyển
đến, bên mua xuất tiền mặt, ngân phiếu ở quỹ để trả trực tiếp theo giá mà hai bên đã thoả thuận.
Phương thức thanh thoá này giúp bên bán thu hồi vốn nhanh, và cả hai bên mua bán không gặp rủi ro
trong việc thanh toán.
* Phương thức thanh toán không trực tiếp
Là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của doanh
nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua tổ chức kinh tế trung gian là ngân hàng. Ngày nay, ngân
hàng không chỉ dùng tiền mặt trong công việc của mình mà còn dùng các đơn vị tiền tệ khác như
ngoại tệ, séc, ngân phiếu, trái phiếu … ngân hàng còn có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thanh

phương thức này còn phụ thuộc rất nhiều vào phong cách phục vụ của hệ thống ngân hàng. Cần phải
đảm bảo cho việc thanh toán giữa các bên không cản trở lẫn nhau, phải diễn ra nanh chóng chính xác
và đầy đủ nhất.
2.3- Thủ tục, chứng từ
Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ sử dụng theo quyết định số 1141
với biểu mẫu phù hợp với chế độ kế toán và đáp ứng được nhu cầu hạch toán
của công ty. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu của Bộ tài chính,
ngoài ra cũng có một số chứng từ có những sửa đổi cho phù hợp với hoạt động
của công ty.
Các hoá đơn, chứng từ phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch
vụ, và các khoản thu chi phát sinh theo quy định; hoá đơn phải cung cấp đầy đủ
các thông tin in sẵn trên mẫu hoá đơn, nội dung trên cả 3 liên của hoá đơn phải
giống nhau; hoá đơn dùng để khấu trừ thuế, hoàn thuế, tính chi phí hợp lý, hợp
lệ phải là liên 2 còn nguyên vẹn, không tảy xoá, nếu ghi sai phải sửa lại và có
xác nhận của bên bán.
Các chứng từ được sử dụng chủ yếu là: Phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm chi,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn hoá GTGT, hợp đồng lao động, bảng chấm
công, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, hợp đồng mua bán TSCĐ,
biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tổng hợp thanh toán
với người bán…Với từng phần hành cụ thể các chứng từ được lập đầy đủ và luân
chuyển theo đúng trình tự, đảm bảo việc ghi sổ đôí chiếu kiểm tra dễ dàng.
Cô thÓ

:
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng đơn vị, từng cöa hàng. Các
chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng
quy định của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, từng đơn vị, từng cöa hàng có thể xây dựng thêm một số
chứng từ cho phù hợp.
- Quy định cụ thể cho những người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ cả nội dung lẫn tính
hợp pháp.

Tài khoản số: 220.10.00.0019328 tại Phòng GD II NH ĐT & PT chi nhánh Thăng Long
Mã số thuế : 0101592553
BÊN MUA: CÔNG TY TNHH NAM PHÁT - Gọi tắt là bên B
Do ông : Cao Duy Chung Chức vụ: Giám đốc làm đại diện
Địa chỉ : 392 - Lê Hồng Phong - Nha Trang - Khánh Hoà
Điện thoại : 058. 885020 Fax: 058.885020
Tài khoản số: 42110100.1055 tại Ngân hàng No & PTNT Khánh Hoà
Mã số thuế : 4200471067
Sau khi bàn bạc và thoả thuận, Bên bán đồng ý bán và Bên mua đồng ý
mua hàng hoá theo các điều khoản và điều kiện sau:
ĐIỀU 1: Tên hàng - Số lượng - Giá cả:
- Tên hàng: Thép xây dựng
- Nhà máy sản xuất: Công ty thép Miền Nam
- Số lượng: Theo đơn đặt hàng của Bên B và khả năng cung cấp của Bên A
- Khả năng cung cấp của Bên A: Bên A cung cấp hàng cho Bên B lượng hàng
tương ứng với tổng giá trị dư nợ trên một tháng không vượt quá
4.000.000.000 đồng (Bốn tỷ đồng chẵn).
- Chất lượng: theo tiêu chuẩn Nhật (JIS), Việt Nam (TCVN), Mỹ (ASTM).
- Đơn giá: tuỳ thuộc vào tình hình thị trường tại thời điểm đặt hàng hai bên sẽ
thống nhất giá cả và được thể hiện trong phụ lục hợp đồng.
ĐIỀU 2: Giao nhận hàng:
- Địa điểm giao hàng: Hàng được giao trên phương tiện Bên B tại các nhà máy
của Công ty thép Miền Nam theo yêu cầu của bên B.
- Thời gian giao hàng: Ngay sau khi có đơn đặt hàng (từ tháng 01 – tháng 03/2007)
- Trọng lượng hàng hoá được xác định qua cân Nhà máy Thép Miền Trung
ĐIỀU 3: Thanh toán:
- Hình thức thanh toán: Bằng séc, tiền mặt, hoặc chuyển khoản.
- Thời hạn thanh toán:
Bên B được thanh toán trong vòng 60 ngày kể từ ngày nhận hàng.