Thủ thuật trong Excel
Xem bai viet bang font ABC
PCWorld VN 1299
Bốn cách bảo vệ dữ liệu
Excel có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu nhưng ít ai biết rõ sự khác biệt giữa chúng và những hạn
chế của từng cách. Bài này giới thiệu 4 cách bảo vệ dữ liệu trong Excel 97 và 2000. Lưu ý: Những
tính năng này không phải dễ dùng. Các tiện ích gỡ mật khẩu hiện có và bất cứ ai cố tình xem dữ
liệu của bạn đều có thể làm được. Ngoại trừ VBA trong Excel 2000 là có thể ngăn chặn những tiện
ích gỡ mật khẩu.
Bảo vệ ô. Mỗi ô đều có 2 tính năng chính: khóa (locked) và ẩn (hidden). Bạn không thể sửa đổi
một ô đã bị khóa và nội dung của ô bị ẩn không xuất hiện trên thanh công thức khi bạn chọn ô đó.
Theo mặc định, mọi ô đều có thuộc tính locked và hidden. Thuộc tính locked và hidden không có
hiệu lực nếu không bảo vệ bảng tính. Muốn thay đổi những thuộc tính này, hãy đánh dấu ô hoặc
vùng bạn muốn, chọn Format.Cells. Vào khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Protection rồi
chọn Locked hay Hidden. Những ô không khóa vẫn cho phép người dùng nhập dữ liệu vào còn
những ô có công thức bị khóa và những ô khác thì giữ nguyên không thay đổi (như tiêu đề). Nếu
không muốn cho người khác thấy công thức của bạn, hãy khóa và giấu các ô có công thức, kết
quả của công thức thì thấy được nhưng công thức thì không. Muốn bảo vệ một bảng tính, chọn
Tools.Protection.Protect Sheet để mở khung hội thoại Protect Sheet rồi đánh dấu chọn mục
Contents. Bạn có thể nhập mật khẩu để không cho người khác xem bảng tính của bạn. Các ô bị
khóa trong một bảng tính đã được bảo vệ không thể sửa đổi được và những thay đổi khác đối với
bảng tính cũng bị vô hiệu hóa. Ví dụ, không ai có thể thêm dòng, cột, thay đổi độ rộng dòng, cột
hoặc tạo biểu đồ.
Hình 1: Công thức trong ô D3 dùng hàm SUBTOTAL để đếm số dòng hiển thị trong danh sách
AutoFiltered.
Bảo vệ cửa sổ workbook. Lệnh Tools.Protection.Protect Workbook cho phép bạn bảo vệ bảng
tính, khiến không ai có thể thêm, xóa các bảng tính hoặc thay đổi kích thước, di chuyển cửa sổ
workbook.
Bảo vệ file workbook. Đây là cách để lưu một workbook theo cách phải nhập mật khẩu lúc mở
hoặc lúc muốn sửa đổi nó. Với Excel 97, chọn File.Save As để mở khung hội thoại Save As, sau
đó nhấn Options để mở khung hội thoại Save Options. Với Excel 2000, chọn Tools.General

Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là
cách thực hiện:
1. Chọn bảng.
2. Chọn Edit.Copy.
3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
4. Chọn Edit.Paste Special.
5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.
Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn <Enter>.
Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn <Ctrl>-V hay <Shift>-<Ins>. Tuy
nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ
không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste.
In theo số trang bạn cần
Bạn có thể dùng tùy chọn in ấn Fit To của Excel để in bảng tính vào trọn một trang. Và bạn cũng
có thể dùng tùy chọn này để in một bảng tính lớn vào số trang đã chỉ định. Ví dụ, muốn in một
bảng tính có 10 cột và 250 dòng vào 2 trang giấy, thực hiện như sau:
1. Chọn File.Page Setup.
2. Dưới mục Scaling, đặt mục Fit To = 1 Pages Wide by 2 Pages Tall.
3. Nhấn Print và OK.
Dùng lệnh Goto
Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật này giới thiệu phương
cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện như sau:
1. Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ này là A1) .
2. Chọn Edit.Go To (hoặc nhấn <Ctrl>-G).
3. Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dưới cùng bên phải (trong ví dụ này là Z52) .
4. Giữ phím <Shift>.
Nhấn <Enter> (hoặc nhấn OK).