Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp
I. Khái niệm nhiệm vụ yêu cầu kế toán hành chính sự nghiệp
1.1 Khái niệm
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng
số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán
kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình
chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của nhà nước ở
các đơn vị.
1.2 Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp.
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp,
được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử
dụng thu phát sinh ở đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình
thực hiện các chỉ tiêu kinh tế của nhà nước, các tiêu chuẩn định mức kiểm tra
việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành
tình hình thu nộp NSNN, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách nhà
nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp
dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi, quyết toán của các đơn vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên
và cơ quan tài chính theo qui định. Cung cấp thông tin tài liệu cần thiết để phục
vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu.Phân tích đánh
giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị.
1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.
- Phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ kinh phí,
tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp
tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm baỏi cho các nhà
quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.

Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế
toán dùng cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình HCSN. Các đơn vị HCSN căn cứ
vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó,
các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui
định thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của đơn vị mình để
sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị,
đáp ứng thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nước.
2.3 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán.
Tuỳ thuộc vào qui mô đặc điểm hoạt động yêu cầu và trình độ quản lý điều
kiện trang thiết bị, mỗi đơn vị kế toánđược phép lựa chọn một hình thức kế
toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt
nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác tàI liệu, thông
tin kinh tế pục vụ cho công tác qủn lý hoạt đọng kinh tế tài chính trong đơn
vị.các hình thức kế toán dược áp dụng gồm:
- Hình thức kế toán nhật ký chung;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái.
2.3.1 Hình thức nhật ký chung
•
Đặc đIểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:
_ Tách rời trình tự ghi sổ theo trình tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ
thống toàn bộ các nghịêp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2
sổ kế toán: Sổ nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản.
_ Tách rời việc ghi sổ kế tổnghợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào
2 loại sổ kế toán riêng biệt.

•
Sổ kế toán sử dụng :
Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo thứ tự thời gian vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ vào Nhật ký chung,

Tổng số phát sinh
Nợ (hoặc Có)
của tất cả các TK
phản ánh trên
Sổ Cái
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
- Hình thức kế toán nhật ký chung thường được áp dụng cho các đơn vị có
qui mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều lắm
Trình tự và phương pháp ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:
1
1

2
4
6 7

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
2.3.2 Hình thức chứng từ ghi sổ:
•

Trình tự và phương pháp ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ
1 1
2
3 5
4
8 6

7 9

: Ghi hàng ngày 9
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu

•
Ưu nhược điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
- Ưu điểm: kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, thuận lợi cho công tác
phân công lao động kế toán.
- Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lắp, khối lượng công việc ghi chép nhiều
khó khăn trong việc đối chiếuvào cuối kỳ.
2.3.3 Hình thức nhật ký - sổ cái.

•
Đặc điểm của hình thức nhật ký - sổ cái
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo
hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế
toán tổng hợp duy nhất là nhật ký - sổ cái.
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết .
Sổ, thẻ hạch toán
chi tiết

tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu đảm bảo các quan
hệ cân đối sau:
Tổng số tiền ở Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
phần nhật ký = của các tài khoản = của các tài khoản
(cột số phát sinh) (phần sổ cái) (phần sổ cái)
Tổng sốdư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ
của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản
(1) (3)
(1) (1)
(5)
(2)
(6)
Bảng tổng hợp
chi tiết
Nhật ký - sổ cái
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng (7) (7)
: Quan hệ đối chiếu
2.4 Lập báo cáo tài chính:
Việc lập báo cáo tài chính khâu cuối cùng của quá trình trong công tác kế
toán. Số liệu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát, tình hình tài sản,
tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của nhà nước…và tình hình sử dụng
từng loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm
tra kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản của nhà nước, tổng hợp phân tích
đánh giá các hoạt động của mỗi đơn vị. Việc lập báo cáo tài chính đối với đơn
vị HCSN có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong vịêc quản lý sử dụng nguồn
kinh và quản lý NSNN.Vì vậy đòi hỏi các đơn vị HCSN phải lập và nộp đầy
đủ kịp thời các báo cáo tàI chính theo đúng mẫu biểu qui định

loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
Các đơn vị HCSN được chia làm 3 cấp: đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán
cấp II, đơn vị dự toán cấp III. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị HCSN
là do NSNN cấp và được phân phối và quyết toán theo từng nghành. Dự toán
thu, chi và mọi khoản thu chi phát sinh ở đơn vị dự toán cấp dưới phảI tuân
thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tàI chính hiện hành và phảI được
kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và của cơ quan tài chính. Để
phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính, tổ
chức bộ máy kế toán của đơn vị HCSN cũng được tổ theo ngành dọc phù hợp
Phụ trách kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới
Phân chia các công việc theo từng phần hành kế toán
Trưởng phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên
Kế toán vốn bằng tiềnKế toán vật tư TSCĐKế toán thanh toán Kế toán nguồn kinh phí Kế toán tổng hợp, lập BCTC
Nhân viên knh tế ở các bộ phận trực thuộc
Kế toáncác khoản chi
với từng cấp ngân sách, cụ thể: Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị
dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự tóan cấp III là kế toán cấp III.

Hoặc
IV Nội dung các phần hành kế toán
4.1 Kế toán vốn bằng tiền
* Khái niệm
Kế toán vốn bằng tiền:Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các
loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm: tiền mặt, tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng,
chúng chỉ có giá, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí.
4.1.1 Kế toán Tiền mặt
a. Nguyên tắc quản lý và hạch toán.
- Chi hạch toán vào tài khoản tiền mặt về giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý, thực tế nhập quỹ..
- Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có,

- Giấy thanh toán tạm ứng(Mẫu C24 – H)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu C26a,b-H)
* Sổ kế toán sử dụng
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt ( Mẫu số S11- H)
- Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
112 111 152, 153, 211...
Nhập quỹ Mua tài sản
311, 312 661, 662
Các khoản thu Chi hoạt động dự án

661, 662 431
Thu giảm chi Chi quỹ cơ quan

511 332
Thu sự nghiệp Nộp BHXH

413 413
Chênh lệch tỷ giá tăng Chênh lệch tỷ giá giảm

411, 441,662,461 333
Nhận cấp kinh phí CK phảI nộp NN
331 311
Số tiền phát hiện thừa Số tiền phát hiện thiếu

4.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
a. Nguyên tắc quản lý: Kế toán phải tổ chức áp dụng việc theo dõi riêng từng
loai tiền gửi( tiền gửi kinh phí hoạt động,vốn đầu tư xây dựng cơ bản, và các
loại tiền khác) hoặc theo từng NHKB.
- Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào lấy ra và

Có TK 111- TM
3. Thu được các khoản nợ phải thu bằng TG
Nợ TK 112- TGNH,KB
Có TK 312,311
4. Thu hồi các khoản công nợ của đơn vị cấp dưới hoặc cấp trên bằng TG
Nợ TK 112- TGNH, KB
Có TK 342- thanh toán nội bộ
5. Khi thu được các khoản thu SN,phí , lệ phí
Nợ TK 112- TGNH
Có TK các khoản phải thu(511,5112,5118)
6. Chênh lệch tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ
Nợ TK 112- TGNH,KB
Có TK 431- CLTG
7. Rút tiền gửi NH về nhập quỹTM
Nợ TK 111-TM
Có TK 112- TGNH,KB
8. Rút tiền gửi NH mua vật tư, hàng hoá
Nợ TK 152,155-SP,HH nhập kho
Nợ Tk 631- dùng cho SXKD
Nợ TK 311(3113)- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112- TGNH,KB
9.Chi ĐTXDCB, Chi HĐSX, Chi DA
Nợ TK 241- XDCBDD
Nợ TK 631- Chi HĐSXKD
Nợ TK 661, 662- Chi các coong trình dự án
Có TK 112- TGBNH
10. Chi tạm ứng
Nợ TK 312- TƯ
Có TK 112- TGNH
11. Thanh toán các khoản phải trả: Nợ TK 331- các khoản phải trả

Nợ TK 661- chi HĐ
Có TK 466- NHTTSCĐ
+ Nếu TS mua bằng KP DA
Nợ TK 662- Chi DA
Có TK 466- NHTTSCĐ
Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh
411,441,461 112 111
(1) (7)

631,311
111 (8a) 152,155
(2) (8b)

311,312 241,661,662
(3) (9)
342 312,332,331
(4) (10)(11)(15)
511 333,341,342
(5) (12)(13)(14)

413 461
(6) (16)

211,212
(17)
4.2 Kế toán vật tư, TSCĐ.
Kế toán vật tư tài sản: là công tác kế toán phản ánh số lượng, giá trị hiện có
và tình hình biến động vật tư, sản phẩm hàng hoá của đơn vị;
Ngoài ra, kế toán vật tư TSCĐ còn phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị
hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến đọng của tài sản cố

d. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh
1. Nhập kho vật liệu dụng cụ mua ngoài.
a. Mua vật liệu dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án , đề tài:
Nợ TK 152- VL,DC
Nợ TK661,662
Có TK liên quan(111,112,331,312)
b. Mua vật liệu dụng cụ sử dụng cho hoạt động SXKD (tính thuế theo phương
pháp khấu trừ)