các vấn đề chung về chế độ tài chính kế toán nguyên liệu,
vật liệu công cụ dụng cụ
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật
liệu - công cụ dụng cụ trong công ty xây dụng công trình 124.
1. Khái niệm đặc điểm vai trò của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất, nguyên vật liệu là
đối tợng của lao động đã qua sự tác động của con ngời. Trong đó vật liệu là những
nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu đợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và
nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. Việc phân chia nguyên liệu thành
vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối l ợng
tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Khác với vật liệu, công
cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời
gian sử dụng của tài sản cố định. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí
sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc
và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm công trình. Trong quá trình
tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn
bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn từ 65%-
70% trong tổng gía trị công trình. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ kịp thời hay không có ảnh hởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ
thi công xây dựng) của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
còn cần quan tâm đến chất lợng, chất lợng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất
lợng của vật liệu mà chất lợng công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp
có uy tín và tồn tại trên thị trờng. Trong cơ chế thị trờng hiện nay việc cung cấp vật liệu
còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Bên
cạnh đó, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ
nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, giá trị thì dịch chuyển một lần hoặc dịch
chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do giá trị nhỏ, thời gian sử
dụng ngắn nên có thể đợc mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lu động của doanh nghiệp
nh đối với nguyên vật liệu.

Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trên đòi hỏi chúng ta phải
quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong
khâu thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc quản lý về khối lợng, quy cách, chủng
loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian
phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán - tài
chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật t, địa
điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phơng tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cớc
phí vận chuyển, bốc dỡ cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật
t trên thị trờng để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán
vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí vận chuyển và
tình hình thực hiện hợp đồng của ngời bán vật t, ngời vận chuyển. Việc tổ chức tổ kho
tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng
cụ tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu
quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác
định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp đợc
bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật t không kịp thời hoặc
gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý
nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng
lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp . Do vậy trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức
tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đúng trong sản
xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu, công cụ
dụng cụ cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm
tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm,
khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, công cụ dụng
cụ, tận dụng phế liệu
Tóm lại, quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử
dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh
nghiệp luôn đợc các nhà quản lý quan tâm.
II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:

ơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa
máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ,
khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp nh gỗ, sắt,
thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào
yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật
liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách
lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu đợc sử dụng một ký
hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách
của vật liệu. Ký hiệu đó đợc gọi là sổ danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất
trong phạm vi doanh nghiệp.
- Đối với công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các loại dụng cụ gá
lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán
trại tạm thời - để phục vụ công tác kế toán toàn bộ công cụ dụng cụ đợc chia thành:
- Công cụ dụng cụ
- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
Tơng tự nh đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng cần phải chia
thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế
toán của doanh nghiệp. Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ nh trên giúp cho kế
toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của
các loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong quá trình thi công xây lắp của doanh
nghiệp. Từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả
các loại vật, công cụ dụng cụ.
2. Đánh giá quá trình thi công xây lắp:
Do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ có nhiều thứ, thờng xuyên biến động
trong quá trình sản xuất kinh doanh và yều cầu của công tác kế toán vật liệu, công cụ
dụng cụ phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và hiện có của vật liệu,

phơng pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn giá vật liệu đợc tính bình quân cho cả
số tồn đầu kỳ nhập trong kỳ.
Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá bình quân
Đơn giá bình quân =
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này thờng đợc áp dụng
đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng. Giá
thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu,
công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng
lần.
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc: Theo phơng pháp này
phải xác định đợc đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số l-
ợng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập tr-
ớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc. Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất
thuộc lần nhận trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Nh vậy giá thực tế
của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho
thuộc các lấn mua vào sau cùng.
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc: Ta cũng phải xác định
đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá
thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế
xuất kho. Nh vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá
thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ.
2.2. Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá hạch toán.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, chủng loại vật liệu, công cụ
dụng cụ nhiều, tình hình xuất diễn ra thờng xuyên. Việc xác định giá thực tế của vật
liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trờng hợp có thể xác
định đợc hàng ngày đối với từng lần nhập, đợt nhập nhng quá tốn kém nhiều chi phí
không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình
hình nhập, xuất hàng ngày. Giá hạch toán là loại giá ổn định đợc sử dụng thống nhất
trong doanh nghiệp, trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch của vật liệu, công cụ
dụng cụ. Nh vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu, công

- Phiếu nhập kho (01 - VT)
- Phiếu xuất kho (02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (03 - BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhà nớc các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất vật t
theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật t (05 - VT) phiếu báo vật t còn lại
cuối kỳ (07 - VT) Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp
thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau.
Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy
định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm
về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc tổ chức luân chuyển
theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản
ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
2. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ:
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ do nhiều bộ
phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng
cụ hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp.
Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải
tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ
hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép
và thẻ kho, cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình
thành nên phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng
kế toán.
Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và
phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau:
- Phơng pháp thẻ song song

chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt
chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của
chúng. Tuy nhiên theo phơng pháp thẻ song song có nhợc điểm lớn là việc ghi chép
giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợg công việc ghi
chép quá lớn nếu chủng loại vật t nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên
hàng ngày. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy
hạn chế chức năng của kế toán. Phơng pháp thẻ song song đợc áp dụng thích hợp trong
các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, khối lợng các nghiệp vụ
(chứng từ) nhập, xuất ít, không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán
bộ kế toán còn hạn chế.
2.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống
nh phơng pháp thẻ song song.
- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chieué luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nh-
ng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân
(2)
(1)(1)
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Chứng từ
xuất
(4)
(3)
(2)
Bảng kê tổng hợp
N - X - T
Sổ kế toán
chi tiết