Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công
ty
2.1.1. Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất
Nhập khẩu tạp phẩm.
2.1.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty.
Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được thành lập ngày 05/03/1956,
có tên gọi ban đầu là:Tổng công ty XNK tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp
nhà nước, trực thuộc Bộ Công Thương- tức Bộ Thương Mại ngày nay, là đơn vị
đầu tiên ở Việt Nam được giao nhiệm vụ XNK hàng hoá với mục đích là thông
qua các hoạt động này để khai thác có hiệu quả nguồn vật tư nguyên liệu và nhân
lực của đất nước, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nước.
Trước kia trong cơ chế quản lý kinh tế tập trung, Tổng công ty xuất nhập
khẩu tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp chủ đạo của nhà nước trong ngoại
thương. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tách thành lập một số đơn vị xuất
nhập khẩu khác theo quyết định của Bộ Thương Mại, cụ thể là:
- Năm 1964: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu thủ công mỹ nghệ
Artexport.
- Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của công ty ra giao cho Bộ Công
Nghiệp Nhẹ quản lý.
- Năm 1977: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu dệt may Textimex.
- Năm 1987: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu da dày Mecanimex.
- Năm 1990: Tách công ty XNK phía nam thành công ty trực thuộc bộ
thương mại.
-Năm 1993 để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường theo đề
nghị của Vụ trưởng Vụ tổ chức và của Giám đốc công ty XNK tạp phẩm Hà Nội,
Bộ thương mại đã ban hành quyết định số 333 TM/TCCB về việc sắp xếp lại các
doanh nghiệp Nhà nước ngày 31-3-1993, Tổng công ty được đổi tên thành “ Công
ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”.
-Năm 2006, thực hiện chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước nhằm
nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, thay đổi phương thức quản lý
với nhiều chủ sở hữu. Theo quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm
Bắc.
*Thời kỳ 1961-1965: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân 29,5triệu
Rúp, chiếm 28,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1966-1970: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân mỗi năm
84,9 triệu Rúp, chiếm 33,5% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1971-1980: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt
75,7 triệu Rúp, chiếm 27,8% kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1981-1985: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt
69,1 Rúp
*Thời kỳ 1986-1990: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt
64,3 triệu Rúp
*Thời kỳ 1991-1995: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm đạt16,7 triệu
USD
*Thời kỳ 1996-2000: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt
21,74 triệu USD
*Thời kỳ 2001-nay:
+ Từ 2001-2003:Trong giai đoạn này kim ngạch XNK liên tục tăng
trưởng,bình quân mỗi năm đạt 34,1 triệu USD.
+ Từ 2004-2005: Kim ngạch XNK được thể hiên qua bảng số liệu sau
Bảng 1: Kim ngạch XNK trong 3 năm 2004.2005 và 2006
Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
46.768.000 41.877.000 39.364.395
Kim ngạch XNK giảm qua các năm 2004,2005,2006. Cụ thể năm 2005 kim
ngạch XHK bằng 89,54% của năm 2005 (41877000/46768000), kim ngạch XNK
năm 2006 bằng 96,3% kim ngạch XNK của năm 2005.Sở dĩ có sự giảm kim ngạch
XNK chủ yếu do các nhân tố bên ngoài như: Giá cả các loại nguyên vật liệu, xăng
dầu, sắt thép.. đều tăng và giữ ở mức cao ảnh hưởng đến sản xuất trong nước làm
cho nhu cầu nhập khẩu cũng giảm. Giá cả các loại ngoại tệ tăng, lãi suất tín dụng
tăng ở mức cao…
Bảng2:Trích một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh năm
Nguồn vốn
A.Nợ phải trả 95045151 65,55 13759542567,72 42550274 44,76 2,17
1.Nợ NH 58548866 61,6 114267130 83,04 55718264 95,16 21,4
2.Nợ DH 33069026 34,8 21362157 15,52 -
11706869
-35,4 -19,2
3.Nợ khác 3432159 3,6 1966138 1,44 -1466021 -42,71 -2,2
B.NVCSH 49952125 34,5 65579117 32,3 15626992 31,3 -2,2
1.NVKD 46719272 32,3 47208895 23,3 489623 1,04 -21,5
2.Các quỹ 3232853 2,2 18370222 9,0 15137369
Nhìn vào Bảng cơ cấu nguồn vốn và tài sản của công ty trong 2 năm
2004,2005 ta thấy: Tổng tài sản năm 2005 tăng lên 58.177.266.000 đồng đó là do
hàng tồn kho năm 2005 tăng lên khá nhiều 48.790.383.000 đồng chứng tỏ chu
chuyển hàng tồn kho trong công ty chậm, quá trình tiêu thụ cần được xem xét. Bên
cạnh đó đầu tư vào TSCĐ của Công ty tăng khá nhiều, tăng 11.284.427.000 đồng.
Chứng tỏ trong năm 2005 Công ty đã tăng cường đáng kể về cơ sở vật chất kỹ
thuật
Về nguồn vốn của Công ty : trong năm 2005 Công ty đã vay thêm khá nhiều
để đầu tư vào kinh doanh, mà cụ thể chủ yếu là đầu tư vào hàng tồn kho.Số nợ này
chủ yếu là nợ vay ngắn hạn, nợ vay ngắn hạn trong năm 2005 đã tăng
55.718.264.000 đồng ,tăng 95,16%.Trong khi đó nợ vay dài hạn lại giảm
11.706.869.000 đồng hay giảm 35,4%.Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty tăng khá
nhanh 15.626.992.000 đồng hay tăng 31,3% đây có thể do nguyên nhân chính là do
sự bổ sung vốn từ Ngân sách hoặc từ lợi nhuận tích lũy…
Tuy kim ngạch XNK giảm nhưng lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách của
Công ty lại tăng. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là
khả quan, hiệu quả.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
2.1.2.1.Chức năng
Công ty được quyền tự chủ trong giao dịch đàm phán kí kết và thực hiện các
2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty xuất nhập
khẩu tạp phẩm TOCONTAP
*Về mặt hàng kinh doanh: - Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu của
TOCONTAP là những mặt hàng tạp phẩm (từ hàng thực phẩm cho đến các mặt
hàng như nguyên vật liệu, điện tử, máy xây dựng, máy xúc...) phục vụ cho nhu cầu
sản xuất và tiêu dùng trong nước do công ty thu mua của ngoài nước.
- Đối tượng kinh doanh xuất khẩu là những mặt hàng được coi là thế mạnh
do công ty khai thác từ trong nước, các hàng tiêu dùng gia công xuất khẩu.
*Thị trường kinh doanh
Hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty TOCONTAP có địa bàn
hoạt động rất rộng. Các bạn hàng trong nước chủ yếu là các công ty, xí nghiệp, đơn
vị sản xuất mà không được phép xuất khẩu trực tiếp hoặc không có đủ kinh nghiệm
trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay không thể tìm kiếm được thị trường.
Đối với thị trường nước ngoài, bạn hàng của công ty có ở nhiều nước khác
nhau. Ngoài thị trường truyền thống như: Mỹ, Trung Quốc, EU, Nhật Bản…Công
ty đã mở rộng hoạt động sang các nước giàu tiềm năng như: Mỹ la tinh, Hàn Quốc,
Singapo, các nước Bắc Âu…
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp
phẩm TOCOTAP
Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn có
của nó thì một trong những vấn đề quan trọng là công ty phải có một cơ cấu tổ
chức gọn nhẹ và nhậy bén. Điều đó đòi hỏi các bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải
có mối liên hệ mật thiết đảm bảo tính đồng bộ của toàn hệ thống. Để phù hợp với
quy chế quản lý mới cũng như phù hợp với mô hình công ty cổ phần và thực hiện
các mục tiêu kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp
phẩm được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Phòng Tài chính kế toán phải kiểm tra kỹ nội dung và số liệu trước khi viết hoá
đơn và phải ký nháy vào hoá đơn.
Thống kê và phân bổ chi phí cho các bộ phận kinh doanh, bao gồm các chi
phí trực tiếp của phương án kinh doanh, lãi vay và phí thuê kho (nếu có), các chi
phí cố định và các chi phí khác.
Xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh và của cả
bộ phận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo qui chế khoán.
Giám sát việc vay, sử dụng vốn vay và hoàn trả vốn vay của các bộ phận
kinh doanh. Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, từng bộ phận
kinh doanh, từng khách hàng để ngăn chặn nguy cơ đọng vốn, hụt hoặc mất vốn.
Làm thủ tục bảo lãnh, vay vốn ngân hàng hoặc các hình thức huy động khác
khi công ty cần vay vốn kinh doanh.
Hàng ngày ít nhất 2 lần trong buổi sáng và buổi chiều đưa các chứng từ
thanh toán ra ngân hàng và nhận các chứng từ thanh toán, sổ phụ từ ngân hàng về,
cập nhật thông tin mới nhất về thanh toán của các khách hàng cho công ty. Khi các
bộ phận nghiệp vụ có đề nghị mở L/C, thanh toán, ký hậu, bảo lãnh…với đầy đủ
thủ tục, chứng từ cần thiết vào buổi sáng hoặc buổi chiều thì Phòng Tài chính kế
toán phải làm thủ tục để đưa ra ngân hàng chậm nhất là vào buổi chiều và buổi
sáng kế tiếp, trừ trường hợp mất khả kháng như mất điện, cả Tổng Giám đốc và
Phó Tổng giám đốc đi vắng…Khi có các chứng từ hoá đơn và thanh toán như L/C,
điện chuyển tiền, thư bảo lãnh, chứng từ giao hàng…thì phải chuyển ngay cho bộ
phận kinh doanh có liên quan.
Thường xuyên cập nhật và báo cáo Tổng Giám đốc tình hình cân đối tài
chính của Công ty.
Trìch lập các quỹ dự phòng tài chính, quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen
thưởng, phúc lợi, quỹ trợ cấp mất việc làm theo chế độ quy định của Nhà nước và
của Công ty.
Lập các báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà
nước và các báo cáo nhanh khi cần thiết.
Tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính kế toán và quy
kiểm tra đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán khác. Lập đầy đủ, kịp thời,
chính xác các báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và Nhà nước.
• Kế toán hàng hoá và công nợ: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các
chứng từ xuất nhập khẩu theo lô hàng. Vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ phát
sinh về hàng hoá xuất nhập khẩu dựa trên các chứng từ được cung cấp, lập các
chứng từ về bán hàng nhập khẩu trong nước. Phụ trách hoạt động thu nợ của
khách hàng. Theo dõi chi tiết công nợ theo từng khách hàng, từng hợp đồng và
chi tiết theo từng hoá đơn. Hàng tháng tiến hành đối chiếu công nợ, kiểm tra sổ
phụ ngân hàng để đối chiếu số tiền khách hàng chuyển vào tài khoản của Công
ty. Thương xuyên đôn đốc thu hồi công nợ kịp thời gian, không để nợ quá hạn
và tồn đọng.
• Kế toán thanh toán nội bộ và tiền lương: Kiểm tra, tập hợp, theo dõi và phản
ánh vào sổ sách kế toán tiền lương tiền thưởng, các khoản trích theo lương như
BHXH, BHYT, KHCĐ và các khoản thanh toán nội bộ khác
• Kế toán tiền gửi và thanh toán đối ngoại: Thực hiện các thủ tục thanh toán
qua ngân hàng như chuyển khoản trong nước, mua bán ngoại tệ, vay ngân hàng,
mở L/C...Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ thanh toán quốc tế cũng như thanh
toán nội địa qua ngân hàng. Hạch toán chính xác tất cả các nghiệp vụ liên quan
đến tiền gửi và thanh toán đối ngoại. Chịu trách nhiệm về quan hệ thanh toán
với các ngân hàng.
• Kế toán TSCĐ: Lập sổ theo dõi kế toán TSCĐ, Lập thẻ theo dõi từng TSCĐ
và phản ánh giá trị hao mòn hàng năm của TSCĐ để phản ánh giá trị còn lại của
TSCĐ sau mỗi kỳ kế toán. Hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan đến
TSCĐ
• Kế toán chi phí: Tập hợp và ghi chép đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ
kế toán của Công ty, nhờ đó có thể xác định kết quả kinh doanh của Công ty
một cách chính xác và hợp lý.
2.2.2. Đặc điểm về công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp
phẩm.
2.2.2.1. Khái quát chung về chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.
Hình thức sổ kế toán áp dụng : Công ty đăng kí hình thức chứng từ ghi sổ.
2.2.2.2. Về hệ thống chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ mà Công ty cổ phân Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
TOCONTAP sử dụng hiện nay gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ
hướng dẫn theo chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chính
ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 .Ngoài ra do đặc thù của hoạt động xuất nhập
khẩu nên công ty còn sử dụng các chứng từ tự thiết kế mẫu biểu để thích hợp với
việc ghi chép tuy nhiên tính pháp lý cần thiết của chứng từ vẫn được đảm bảo. Các
chứng từ của công ty được qui định rõ ràng: ai lập, lập bao nhiêu liên, chuyển đến
khâu nào, bảo quản ra sao, ai kiểm tra. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ
tương đối tốt, các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử
lý kịp thời.
Với đặc thù của một công ty XNK, bộ chứng từ của công ty gồm các chứng
từ nội và các chứng từ ngoại
Các chứng từ sử dụng chủ yếu:
- Bộ chứng từ nhập khẩu: Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo thuế
& thu chênh lệch giá, hoá đơn GTGT, phương án kinh doanh nhập khẩu hàng hoá,
hoá đơn thương mại... và một số chứng từ ngoại khác
- Bộ chứng từ xuất khẩu: Hoá đơn GTGT, hoá đơn thương mại (Invoice),
vận tải đơn ( Bill of lading ), chứng thư giám định về khối lượng ( Vinacontrol),
Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch thuế, biên lai thu thuế
Do áp dụng chế độ kế toán tập trung nên nhân viên kế toán tại các chi nhánh
Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh và các đơn vị phụ thuộc tiến hành thu thập
chứng từ, xử lý sơ bộ ban đầu và định kỳ gửi phòng kế toán công ty để hạch toán
tổng hợp, chi tiết.
2.2.3. Đặc điểm tổ chức tài khoản.
Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm hệ thống tài khoản được sử
dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3
năm 2006. Theo qui định chung mọi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh khi vận
dụng hệ thông tài khoản thì TK cấp 1, cấp 2 do Nhà Nước ban hành, không được
căn cứ chứng từ gốc để lập dữ liệu và định khoản trên các chứng từ thuộc phân hệ
chứng từ gồm: các chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu,
phiếu chi,…Khi số liệu được nhập vào các số liệu trên máy, phần mềm được lập
chương trình để tự động chuyển các số liệu vào các sổ chi tiết và các sổ cái tài
khoản liên quan. Cuối tháng, kế toán in ra các sổ theo quy định.
Copyright: Tài liệu đại học ©