THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁT TẠI
XÍ NGHIỆP ÔTÔ V75 BỘ NGOẠI GIAO
I. ĐẶC ĐIỂM VÀ TÌNH HÌNH CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP ÔTÔ V75.
1. Giới thiệu chung về xí nghiệp.
1.1. Lịch sử hình thành
Ở bất kì nước nào và bất cứ thời kì nào, ngoại giao luôn là một vấn đề quan
trọng của quốc gia. Tuỳ vào hoàn cảnh cụ thể tại từng thời kì mà ngoại giao giữ
một vai trò, nhiệm vụ khác nhau. Để hoạt động ngoại giao đem lại hiệu quả thì
đảm bảo việc đi lại của các đoàn đại biểu trong và ngoài nước là hết sức cần thiết.
Nhận thức được điều đó, ngay từ những năm 1964 Bộ Ngoại giao đã thành lập đội
xe riêng của mình với nhiệm vụ chính là đưa, đón và bảo vệ các đoàn đại biểu, các
lãnh đạo cấp cao Quốc tế trên các tuyến đường trong nước.
Ngày 30.5.7975, đất nước ta được hoàn toàn giải phóng. Trong công cuộc xây
dựng đất nước, Đoàn xe mang tên V75 được thành lập trên cơ sở kết hợp hai đội
xe: một của Bộ Ngoại giao nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và một của Mặt trận
giải phóng Miền nam Việt Nam. Nhiệm vụ chính của đoàn xe là đưa đón các đoàn
khách quốc tế trong các cuộc họp quan trọng ở trong nước, đồng thời phục vụ việc
đi lại của các Sứ quán nước ngoài tại Việt Nam.
Trong thời kì này, ngoài đoàn xe V75 còn có đoàn xe của Cục Phục Vụ Ngoại
giao đoàn. Cả hai đội xe này đều có mục tiêu và nhiệm vụ chung. Chính vì vậy,
ngày 24/6/1986 Bộ Ngoại giao ra quyết định 49/TCQĐ thống nhất hai đoàn xe này
thành Xí nghiệp ôtô V75 trực thuộc Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn. Quyết định này
là hoàn toàn khách quan, phù hợp với yêu cầu về kinh tế xã hội lúc bấy giờ, và nó
cũng góp phần phục vụ yêu cầu trong đổi mới quản lí kinh tế theo Nghị Quyết VI
của Đại hội Đảng. Đó là chuyển các đơn vị sang hoạt động sản xuất kinh doanh,
mở rộng chế độ hạch toán kinh tế, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng
lao động.
Ngay sau khi được thành lập, hoạt động trong cơ chế thị trường nên xí nghiệp
có điều kiện để phát triển. Trong quá trình kinh doanh, qui mô xí nghiệp ngày càng
mở rộng. Chính vì vậy đòi hỏi một sự thay đổi về quản lí. Năm 1993 là năm đánh
dấu một bước ngoặt lịch sử lớn trong lịch sử của xí nghiệp khi Hội Đồng Bộ
các tổ chức nước ngoài khi có yêu cầu.
* Cơ cấu tổ chức.
Xí nghiệp ôtô V75 tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung dưới hình thức trực
tuyến tham mưu
+ Ban Giám đốc: Gồm giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp, chịu
trách nhiệm trước pháp luật và Bộ trưởng Bộ Ngoại Giao về hoạt động của xí
nghiệp. Giám đốc có quyền chỉ đạo điều hành cao nhất trong xí nghiệp. Giúp việc
cho giám đốc là hai phó giám đốc, tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ theo phân
công và uỷ quyền.
+ Văn phòng bao gồm:
- Bộ phận tổ chức nhân sự: tổ chức bộ máy và lao động để đào tạo đội ngũ lái
xe, đảm bao cung cấp đầy đủ số lượng lao động cho sản xuất, đồng thời làm công
tác khen thưởng kỉ luật.
- Bộ phận lao động-tiền lương: xây dựng chế độ tiền lương,bảo hiểm xã hội,
bảo hộ lao động. chế độ thưởng phạt, quản lí quĩ lương và giải quyết các chế độ
khác.
- Bộ phận quản trị đời sống và xây dựng cơ bản: làm công tác quản trị và
những vấn đề có liên quan đến điều kiện làm việc của các cán bộ, công nhân
trong xí nghiệp, đồng thời tổ chức công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của xí
nghiệp.
- Bộ phận hành chính văn phòng: làm công tác văn thư, đánh máy, lên lịch
hoạt động của xí nghiệp, chủ yếu là của Ban Giám Đốc để giúp Ban giám đốc
Hình 5: Mô hình cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp ôtô V75 Lãnh đạo trực tiếp
Kiểm tra giám sát
Phối hợp ngang
Nguồn: Tài liệu tại Xí nghiệp ôtô V75
Phòng kinh tế-kế hoạch- điều vận:
- Điều tra khảo sát thụ trường vận tải, lập các phương án kinh tế, các dự án. tổ
chức qui trình và phát triển hoạt động đầu tư, kinh doanh sản xuất.
- Xây dựng, kí kết hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đưa đón
khách, khai thác năng lực vận tải.
- Hướng dẫn, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, tổng hợp việc thực hiện các hợp
đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đưa đón khách, khai thác vận tải của các
đơn vị, tổ chức cơ sở và cá nhân của đơn vị, của xí nghiệp.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về các giải pháp, cơ chế quản lí nhằm đảm
bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch của xí nghiệp.
Phòng kĩ thuật- vật tư:
- Quản lí kĩ thuật, phương tiện, hướng dẫn sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, sửa
chữa các phương tiện kĩ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghệ mới
trong hoạt động vủa xí nghiệp.
- Tổ chức cung ứng vật tư phục vụ sản xuất bên trong, quản lí hệ thống kho
tàng, bảo tàng vật tư, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư. Đề xuất các
phương án củng cố mở rộng dịch vụ sửa chữa ôtô.
Phòng kế toán- thống kê- tài chính: gồm ba bộ phận:
- Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và phản ánh một cách
chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hoạt động của các loại tài sản, tiền vốn, quá
trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Qua đó kiểm tra tình
hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỉ luật thu nộp,
thanh toán nhằm bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa. Cung cấp tài liệu phục vụ cho
việc lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt
động kinh tế ở xí nghiệp.
- Bộ phận thống kê: Căn cứ các chỉ tiêu kinh tế qua các công tác hạch toán
ban đầu ở các bộ phận, thu thập thông tin kinh tế và tổng hợp, phân tích số liệu để
tổng hợp và báo cáo thống kê tổng hợp.
- Bộ phận tài chính: lập kế hoạch tài chính, tổng kết và điều hành thực hiện
kế hoạch tài chính. Tổ chức quản lí nguồn vốn và các nguồn thu chi, đảm bảo mọi
yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, bộ phận tài chính còn có nhiệm vụ giúp
vật tư, bán phụ tùng…trừ vận tải hàng hoá.
Là doanh nghiệp dịch vụ nên V75 có hệ thống ngân sách tương tự các công ty
dịch vụ vận tải đường bộ. Kế hoạch ngân sách sẽ được bắt đầu bằng việc dự tính
sản lượng vận tải.
Điều chi phối rất lớn đến kế hoạch ngân sách tại V75 đó là xí nghiệp là doanh
nghiệp nhà nước, chịu sự chỉ đạo và định hướng từ Đảng uỷ xí nghiệp, Bộ Ngoại
giao. Tất cả các hoạt động của xí nghiệp đều phải thông qua Bộ chủ quản và Đảng
uỷ xí nghiệp. Kế hoạch được xây dựng tại xí nghiệp không chỉ kế hoạch ngân sách
mà tất cả các kế hoạch khác đều phải trình Đảng uỷ và Bộ xem xét, phê duyệt.
Điều đó đã làm cho xí nghiệp phải có tinh thần trách nhiệm hơn trong hoạt động,
và hăng hái thi đua để giành thành tích. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có một nhược
điểm là doanh nghiệp do chưa được toàn quyền quyết định nên không thể xây dựng
cho mình những mục tiêu bản thân muốn theo đuổi. Nếu xí nghiệp có mong muốn
với những mục tiêu đột phá thì cũng rất dễ nản lòng nếu không được Bộ và Đảng
uỷ xét duyệt. Đây không chỉ là nhược điểm mà riêng V75 gặp phải mà là tình trạng
chung của các doanh nghiệp nhà nước hiện nay.
Và điều khá đặc biệt so với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ khác,
V75 là một doanh nghiệp hoạt động công ích. Đây là đặc điểm chi phối lớn nhất
đến kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp. Nhiệm vụ công ích phải được đặt lên hàng
đầu, xí nghiệp có tham gia kinh doanh khi nhàn rỗi. Chính vì vậy V75 có được đặc
cách trong việc vận chuyển hành khách tại những hội nghị quan trọng, là doanh
nghiệp độc quyền trong phân khúc thị trường này. Khách hàng của V75 là khách
hàng quan trọng, là nguyên thủ quốc gia hay lãnh đạo cao cấp. Một phần thu nhập
kinh doanh có được cũng là do phục vụ các hội nghị này. Đó chính là những khách
hàng đi theo đoàn (các doanh nhân đi theo để tìm kiếm cơ hội đầu tư chẳng hạn)
nhưng không thuộc sự chi trả của Bộ Ngoại giao. Vì vậy đặc điểm của ngân sách
trong xí nghiệp là phải tính riêng phần phục vụ công ích và phần kinh doanh, chỉ
có phần kinh doanh phải chịu thuế VAT, và giá cả phục vụ công ích sẽ do Bộ Ngoại
giao phê duyệt, doanh nghiệp tự đặt giá tại phần kinh doanh.
Với những điểm như trên, phần nào chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của
nhiều, cán bộ xây dựng chỉ cần dự toán dựa trên kết quả thực hiện của năm trước
cộng thêm phần trăm thay đổi nào đó- phần trăm này có thể theo tỉ lệ lạm phát
hoặc tỉ lệ theo doanh thu được tổng hợp qua các năm.
Điều đáng bàn ở đây là tại sao một phương pháp được coi là ít được sử dụng
trong các doanh nghiệp do những nhược điểm đã trình bày trong chương I, lại là
phù hợp với V75 ? Phần lí giải về nguyên nhân đã được trình bày ở trên. Chỉ có
điều sự phù hợp đấy lại là sự phù hợp dựa trên một nhược điểm lớn cho sự phát
triển của một doanh nghiệp có nhiều lợi thế như V75. Sự phù hợp này là sự phù
hợp do xí nghiệp không có những chiến lược hay mục tiêu dài hạn hoặc đột phá
nào. Có rất nhiều các doanh nghiệp nhà nước tự hạch toán như V75 nhưng họ đã
đề ra cho mình nhiều mục tiêu cao hơn chứ không chỉ là hoàn thành nhiệm vụ của
nhà nước giao phó. Liệu V75 có nên chỉ dừng lại ở việc đưa đón các đoàn ngoại
giao theo sự chỉ đạo của Bộ Ngoại giao, khi có trong tay rất nhiều phương tiện hiện
đại, với những loại xe sang trọng, và đặc biệt là mác nhà nước mà không phải
doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ nào cũng có? Câu trả lời này không chỉ
thuộc về các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mà sự quyết định còn thuộc về phía Nhà
nước.
2.Qui trình xây dựng
Hình 6: Quy trình xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp.
Ngân sách
cung cấp dịch
vụ
P. Kế hoạch
P. lao động tiền
lương
Chú thích
Ngân sách tại xí nghiệp không được xây dựng
Ngân sách tại xí nghiệp được xây dựng
Biểu thị bước đi của qui trình hoạch định ngân sách
Biểu thị đơn vị thực hiện xây dựng
Kế toán + Kế hoạch + Kĩ
thuật
Đơn vị xây dựng
Nguồn: Tác giả tự biên soạn.
Như vậy tại xí nghiệp, ngân sách được xây dựng theo một qui trình khá hợp lí,
bắt đầu từ việc dự tính ngân sách cung cấp dịch vụ, tiếp đó là các ngân sách chi phí và cuối cùng
là các báo cáo. Tuy nhiên, có một số ngân sách không được thiết lập, đặc biệt là các báo cáo ngân
sách tài chính dự báo. Chi tiết của vấn đề này sẽ được trình bày riêng thành các mục như dưới đây:
2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu)
Ngân sách cung cấp dịch vụ tại xí nghiệp thực chất là dự tính sản lượng vận
tải, sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng… và giá cung cấp dịch vụ.
Ngân sách doanh thu được thiết lập sau khi tiến hành dự báo sản lượng vận
tải( bởi phòng kế hoạch điều vận), sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng ( bởi phòng kĩ
thuật – vật tư), doanh thu bán vật tư, doanh thu lao động, và giá cung cấp dịch
vụ( thuộc trách nhiệm của phòng Kế toán – thống kê - tài chính )
2.1.1. Dự toán doanh thu
2.1.1.1. Đặc điểm của doanh thu
Doanh thu cung cấp dịch vụ của xí nghiệp bao gồm:
+ Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách
+ Doanh thu từ hoạt động sửa chữa – bảo dưỡng
+ Doanh thu từ hoạt động bán vật tư
+ Doanh thu cung cấp lao động
Các loại doanh thu được phân chia thành cung cấp cho hoạt động công ích và
hoạt động kinh doanh. Sau đó được phân chia theo đối tượng khách hàng
Bảng 8: Ngân sách doanh thu dự báo năm 2004
Chỉ tiêu Sản lượngĐơn giá Thành tiền Tỉ giá Doanh thu
VNĐ $
I. Vận tải 1500000 6758472400 300908 6758472400
1.Phục vụ công ích 1140300 5602152400 262908 5602152400
- Nội bộ ngành 72200 4100 296020000 296020000
2.1.1.2 Dự báo sản lượng vận tải
V75 sử dụng phương pháp dự báo sản lượng vận tải qua sản lượng bình quân .
Ví dụ: Kế hoạch sản lượng vận tải năm 2005:
Tổng km sản lượng: Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12
Tổng AKHI: là tổng số xe tham gia kì kế hoạch
Tổng AKHI = Tổng Ac + Ađt – Atl = 133 +0 –9 =124 (chiếc)
Tổng Ac: số xe hiện có của xí nghiệp :133
Adt: số xe sẽ đầu tư thêm: 0
Atl: số xe sẽ thanh lí: 9
Lchgi: Sản lượng bình quân tháng của mác xe i ( Chi tiết theo mác xe)
Lchgi = Avdi x Lni
Avdi: số ngày xe doanh vận hàng tháng của mác xe thứ i
Lni: Km bình quân xe chạy bình quân của mác xe thứ i
Qua kết quả tính toán đã xác định được sản lượng vận tải năm 2005 là
1.400.000 km.
Sau đó dựa trên tỉ trọng sản lượng vân tải phục vụ công ích thường chiếm hơn
70%, xí nghiệp xác định sản lượng phục vụ công ích là 1.046.000km
( chiếm74.71% tổng sản lượng)
*Nhận xét:
Xí nghiệp áp dụng phương pháp dự tính sản lượng vận tải dựa trên sản lượng
bình quân, thực chất là dựa trên năng lực vận tải là hợp lí. Vì xí nghiệp không được
toàn quyền quyết định trong việc đổi mới, mua sắm phương tiện, đặc biệt là
phương tiện lễ tân. Kế hoạch sản lượng vận tải được dự tính sau khi có kế hoạch
mua sắm, thanh lí, đổi mới phương tiện. Thực tế thì tại xí nghiệp trong những năm
qua việc mua mới phương tiện gần như không được thực hiện. Nguyên nhân là do
Copyright: Tài liệu đại học ©