Công cụ trong Excel 2007
Nếu tất cả những gì bạn đang thực hiện với Excel đều chỉ là
trong các trang bảng tính đơn giản thì bạn có thể sử dụng một
sổ cái và một chiếc bút lông.
Sổ cái này sẽ không tính toán tất cả mọi thứ cho bạn, nhưng thực sự
có rất nhiều công cụ có giá trị sẽ giúp bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ
khác nhau.
1. Tổng số phụ. Khi bạn
gặp phải hàng tệp dữ liệu được sắp đặt theo ngày tháng, nó sẽ rất khó
cho việc xem được một cách tổng thể. Tính năng tổng số phụ có trong
Excel có thể giúp bạn khắc phục điều này. Kích Subtotal trên ribbon (menu) Data trong
Excel 2007 hoặc chọn Subtotals từ Data
trong Excel 2003. Mặc định nó sẽ cung cấp một tổng số phụ sum-type
(kiểu tổng) cho mỗi một thay đổi diễn ra trong cột [tận cùng bên trái,
nhưng bạn có thể chọn lấy một cột và thao tác mà bạn thích. Thậm chí
bạn có thể tạo nhiều tổng số phụ, có thể cho tháng, quý hoặc năm. Một
dải băng nằm ở bên trái sẽ cho phép bạn giữ bí mật các dữ liệu chi tiết
và chỉ cho xem các mức khác của tổng số phụ.
2. Tự động định dạng có điều kiện.
Định dạng có điều kiện trong Excel 2003 là điều trở ngại. Với Excel
2007, nó sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn
giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon
Home.
Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập
tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong
toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá
trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so
với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
3. Bảng phân tích (PivotTable).
Tính năng PivotTable của Excel cho phép bạn có được sự phân tích dữ
liệu nhanh và linh hoạt. Bạn có muốn xem số lần mỗi giá trị xuất hiện

mười lần bạn sẽ kết thúc cột bằng một tổng số. Excel có thể tính toán
dễ dàng tổng của một hàng hoặc một cột. Kích một ô sau hàng hoặc cột và
kích nút AutoSum từ ribbon Home trong Excel 2007 hoặc toolbar trong Excel 2003 (hoặc
đơn giản có thể nhấn Alt-=).
Excel sẽ tính tổng của hàng hoặc cột một cách tự động. Nếu bạn không
muốn tính tổng này, hãy kích menu của nút để chọn các mục average
(trung bình), minimum (tối thiểu), maximum (tối đa) hay các chức năng
khác.
7. Các bảng và danh sách (Excel lists/tables).
Excel 2003 gọi chúng là các danh sách còn trong Excel 2007 lại gọi là
các bảng. Dù chúng có được gọi bằng tên nào đi chăng nữa thì tính năng
này cũng cho phép bạn có thể định nghĩa một dải các ô, phân loại, lọc,
và tính tổng của các cột một cách dễ dàng, bên cạnh đó còn có thể chèn
và gắn thêm hàng mà không cần điều chỉnh các công thức của bạn. Excel
2007 cũng cung cấp rất nhiều các kiểu bảng được định nghĩa từ trước để
tạo sự dễ dàng trong việc định dạng. Trong Excel 2003, bạn đánh dấu các
ô và chọn Data | Lists | Create List từ menu. Trong Excel 2007, kích Table trên ribbon
Insert.
8. Lấy dữ liệu từ Web. Bạn gặp một bảng thống kê các dữ liệu trên một trang Web nào đó;
và muốn kéo chúng vào Excel! Kích From Web trong ribbon Data (trong Excel 2003, chọn
Data | Import External Data | New Web Query
từ menu). Copy/paste địa chỉ trang web từ trình duyệt web của bạn vào
hộp thoại New Web Query. Một biểu tượng hình mũi tên sẽ xuất hiện bên
cạnh mỗi bảng mà Excel có thể import; kích một hoặc một số trong số đó,
sau đó kích nút Import. Ngay lập tức dữ liệu sẽ nằm trong bản tính của bạn. Nó có trạng
thái bán trực tuyến – hãy kích nút Refresh Data trong thanh công cụ nổi (2003) hoặc nút
Refresh All trong ribbon Data (2007) để cập nhật trang bảng tính của bạn với những dữ liệu
mới nhất.