Thiết kế cơ cấu tổ chức
Nguồn: doanhnhan360.com
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến. Ngược lại, nó là
một hiện tượng phức tạp. Về mặt này, vai trò và ảnh hưởng của người quản lý
rất quan trọng.
Khi nói đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những
vấn đề chủ yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ công
tác cho các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp
cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp...

Định nghĩa của cơ cấu tổ chức
Lorsch cho rằng, trước hết phải phân biệt một cách chính xác “cơ cấu cơ bản” và
"cơ chế vận hành". Khi nói đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần
phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức việc sắp
xếp nhiệm vụ công tác cho các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự
điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của
doanh nghiệp...
Đáp án của những vấn đề này là: các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ
để thể hiện cơ cấu tổ chức (như biểu đồ về hệ thống tổ chức). Mặc dù đến nay, rất
nhiều giám đốc vẫn sử dụng một cách rộng rãi các loại biểu đồ, nhưng nếu chỉ có
cơ cấu cơ bản thì không đủ mà cần phải thông qua cơ chế vận hành để tăng cường
cơ cấu cơ bản, đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản. Cơ chế vận hành là trình
tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được
quy phạm hóa... Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho công
nhân viên hiểu rõ rằng, cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là cái
gì? Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ công nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng
sức thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là cơ chế vận
hành đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp.

Lý luận quản lý cổ điển về cơ cấu tổ chức
Lorsch cho rằng, kinh nghiệm chủ yếu của các học giả nổi tiếng của lý luận cổ

Lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức của Lorsch
Những suy nghĩ về thiết kế cơ cấu tổ chức do Lorsch đề ra bao hàm 2 khái niệm
cơ bản: "Sự dị biệt" hoặc "sự khác biệt”, Sự "tổng hợp" hoặc "tổng thể hóa".
Sự dị biệt ở đây là trình độ nhận thức và tinh thần, tư tưởng của người quản lý ở
các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và những sự khác nhau về cơ cấu tổ
chức chính thức của các bộ phận đó. Không như các học giả theo lý luận quản lý
cổ điển, coi phân công là nhân tố duy nhất quyết định năng suất lao động và hiệu
quả kinh tế của doanh nghiệp, Lorsch cho rằng, mỗi bộ phận sản xuất của doanh
nghiệp đều là một đơn vị nhỏ của doanh nghiệp. Những thành viên của các bộ
phận đó đều xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất và tố chất của nhân viên mà hình
thành phương hướng phát triển và cơ cấu tổ chức của mình một cách hết sức tự
nhiên. Bởi vì, mỗi bộ phận khác nhau đều nằm trong môi trường khác nhau trong
nội bộ doanh nghiệp. Giữa những bộ phận ấy có sự khác biệt một cách hết sức tự
nhiên ở mức độ khác nhau.
Một khái niệm cơ bản khác là sự "tổng hợp”. Khái niệm này là để chỉ những sức
ép, thách thức và đòi hỏi trong những hoàn cảnh nhất định, năng lực và trình độ
hợp tác, điều hòa của các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp. Tóm lại. mức độ
khác nhau về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được quyết định bởi sự ổn định
hoặc không ồn định của hoàn cảnh và sự khác nhau hoặc giống nhau của hoàn
cảnh đó.

Các bước thiết kế cơ cấu cơ bản
Bước 1: Hoạch định đơn vị theo yêu cầu của nhiệm vụ
Căn cứ vào những nguyên tắc của khái niệm dị biệt và tổng hợp, trước hết người
ta ghép những nhiệm vụ cùng loại với nhau. Điều đó vừa có ích, cho việc triệt tiêu
dị biệt, vừa có thể thường xuyên đơn giản hóa nhiệm vụ điều phối và tổng hợp.
Sau đó là đem những đơn vị thường xuyên đòi hỏi điều hòa, phối hợp ghép lại với
nhau. Như thế sẽ dễ cho việc thông qua các tầng nấc quản lý để điều phối hoạt
động sản xuất của doanh nghiệp dưới sự lãnh đạo thống nhất. Do đó những đơn vị
có mức độ dị biệt ít, mức độ tồng hợp cao cần phải ghép lại với nhau. Nhưng nếu

phối hợp.
Khi thiết kế cơ cấu cơ bản và cơ chế vận hành của doanh nghiệp, còn cần phải
xem xét vai trò và ảnh hưởng của nó đối với việc giải quyết mâu thuẫn và xung
đột trong nội bộ doanh nghiệp. Cơ cấu cơ bản cần làm cho mối liên hệ và sự điều
hòa, phối hợp giữa các bộ phận được quán triệt đến từng nhân viên cụ thể có khả
năng đảm nhận nhiệm vụ đó. Nếu bổ nhiệm những nhân viên đó tham gia ý kiến
vào quyết sách của doanh nghiệp thì có thể hình thành một cơ chế giải quyết mâu
thuẫn và xung đột trong nội bộ doanh nghiệp một cách hữu hiệu.