THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

1. Mục đích:

Thủ tục này quy đònh cách thức xác đònh, thu thập, lập danh mục, sắp xếp, truy cập, lưu trữ,
hủy bỏ hồ sơ của các hệ thống quản lý.

2. Phạm vi:

Áp dụng cho mọi hồ sơ liên quan đến các Hệ thống quản lý trong Công ty.

3. Nội dung:

3.1 Lưu đồ:

Người được phân công Người được phân công TGĐ, T. Bộ phận – Khách
hàng – Cơ quan bên ngoài
Người được phân công


0086)

Danh mục HS (BM mã số:
0086)

Danh mục HS (BM mã số:
0086)

Danh mục HS (BM mã số:
0086) Biên bản hủy HS
Yêu cầu KS hồ sơ
Xác đònh hồ sơ lưu
Nhận dạng - Phân loại
Sắp xếp – Bảo quản
Lưu HS
Kết thúc
Danh mục Hồ sơ
K. tra thời gian lưu trữ
Cập nhật – Kiểm soát
Hủy HS
2
3.2 Thuyết minh Nội dung:

3.2.1 Xác đònh hồ sơ lưu

giữ hồ sơ, ngoài ra có thể ghi thêm thời gian phát sinh hồ sơ nếu thấy cần thiết.

Để lưu trữ hồ sơ thì các tủ, ngăn tủ, bàn …. phải được ghi chú bằng văn bản nhằm mục
đích phù hợp danh mục hồ sơ và dễ tra cứu hồ sơ (ví dụ: bàn 1, ngăn 1; tủ 1 ngăn 1 v.v.).

3
Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, những hồ sơ đã
sử dụng xong phải được lưu trữ cẩn thận, không để tại nơi làm việc.

3.2.4 Cập nhật hồ sơ:

Khi phát sinh hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có
trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ.

3.2.5: Kiểm tra thời gian lưu trữ:

Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, những hồ sơ đã hết hạn
lưu trữ được huỷ.

Phương pháp huỷ theo quy đònh danh mục hồ sơ chất lượng của Công ty.

Khi huỷ thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm lập biên bản huỷ hồ sơ. Biên bản huỷ gồm
các nội dung: thời gian, đòa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồ sơ bò huỷ (đầy đủ nội
dung theo biểu mẫu 0086), ký tên…

3.2.6 Các yêu cầu của hồ sơ:

a> Mọi hồ sơ cần phải rõ ràng và được lưu trữ trong môi trường thích hợp để tránh hư hỏng,
mất mát đồng thời thuận tiện khi sử dụng.



5