THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1. Mục đích:
Thủ tục này quy định cách thức xác định, thu thập, lập danh mục, sắp xếp, truy cập, lưu trữ, hủy
bỏ hồ sơ của các hệ thống quản lý.
2. Phạm vi:
Áp dụng cho mọi hồ sơ liên quan đến các Hệ thống quản lý trong Công ty.
3. Nội dung:
3.1 Lưu đồ:
Người thực hiện Quy trình Tài liệu/Biểu mẩu
1
Người có yêu cầu
Trưởng Bộ phận
Người được phân công
Trưởng Bộ phận
Người được phân công
Người được phân công
Người được phân công
Người được phân công
Người được phân công
TGĐ, T. Bộ phận – Khách
hàng – Cơ quan bên ngoài
Người được phân công
Thông báo
Danh mục HS (BM mã số:
0086)
Danh mục HS (BM mã số:
0086)
Danh mục HS (BM mã số:
0086)
Danh mục HS (BM mã số:
0086)

Việc phân loại hồ sơ theo nguyên tắc dễ tìm, lưu được lâu dài. Các hồ sơ phù hợp được cập
nhật vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ không cần thiết thì huỷ theo quy định của danh mục hồ sơ của
Công ty, các hồ sơ chưa xác định được lưu hay huỷ thì tách riêng, lưu giữ cẫn thận, sau thời gian
khoảng 6 tháng nếu những hồ sơ này không còn sử dụng thì đem huỷ, nếu còn sử dụng được thì cập
nhật vào danh mục hồ sơ.
3.2.3 Sắp xếp và bảo quản hồ sơ:
Hồ sơ được để trong các file riêng, ngoài file ghi chú là hồ sơ thuộc loại nào, bộ phận lưu giữ
hồ sơ, ngoài ra có thể ghi thêm thời gian phát sinh hồ sơ nếu thấy cần thiết.
Để lưu trữ hồ sơ thì các tủ, ngăn tủ, bàn …. phải được ghi chú bằng văn bản nhằm mục đích
phù hợp danh mục hồ sơ và dễ tra cứu hồ sơ (ví dụ: bàn 1, ngăn 1; tủ 1 ngăn 1 v.v.).
Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, những hồ sơ đã sử
dụng xong phải được lưu trữ cẩn thận, không để tại nơi làm việc.
3.2.4 Cập nhật hồ sơ:
Khi phát sinh hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có trách
nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ.
3.2.5: Kiểm tra thời gian lưu trữ:
Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, những hồ sơ đã hết hạn lưu
trữ được huỷ.
3
Phương pháp huỷ theo quy định danh mục hồ sơ chất lượng của Công ty.
Khi huỷ thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm lập biên bản huỷ hồ sơ. Biên bản huỷ gồm các
nội dung: thời gian, địa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồ sơ bị huỷ (đầy đủ nội dung theo
biểu mẫu 0086), ký tên…
3.2.6 Các yêu cầu của hồ sơ:
a> Mọi hồ sơ cần phải rõ ràng và được lưu trữ trong môi trường thích hợp để tránh hư hỏng, mất
mát đồng thời thuận tiện khi sử dụng.
b> Thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định bởi Trưởng bộ phận, khách hàng, các cơ quan bên ngoài
(theo hợp đồng hoặc được Ban Tổng Giám Đốc cho phép) hoặc theo qui định của nhà nước
nhưng phải từ 1 năm trở lên.
c> Hồ sơ bao gồm cả các hồ sơ do nhà cung ứng cung cấp.