SỞ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ & MÔI TRƯỜNG NGHỆ AN
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNGTIN

Lê Thế Vinh
GÍAO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG

Phần 3

Chương Trình bảng Tính Điện Tử
Microsoft excel SỞ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ & MÔI TRƯỜNG NGHỆ AN
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Lê Thế Vinh
GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG
Phần 3:
Chương trình bảng tính điện tử
Microsoft Excel
Vinh, 12/2002

học sinh và nhiều thông tin khác.
I.1. Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình
+ Khởi động chương trình Microsoft Excel (gọi tắt là Excel).
+ Các thành phần trong cửa sổ chương trình Excel.
Theo thứ tự từ trên xuống dưới là:
Thanh tiêu đề (cuối thanh này có các nút lệnh: thu nhỏ, phóng to và đóng cửa sổ),
Thanh menu: chứa các menu như: File, Edit, View, v.v,
Hai thanh công cụ: chứa các biểu tượng: New, Open, Save, v.v,
◄ 1. Chọn nút Start, chỉ vào Programs và chọn
Microsoft Excel; Cửa sổ chương trình xuất hiện.
◄ 2. Cửa sổ chương
trình Excel.
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
4
Thanh chỉ địa chỉ và nội dung của ô được chọn: cho biết địa chỉ ô đang chọn, cho phép
nhập dữ liệu số, chuỗi, ngày tháng hoặc một công thức vào ô này, bảng tính gồm nhiều ô: gồm
tên hàng 1,2,3 ... và tên cột A,B,C, ... ví dụ: ô đang chọn là B2,
Tên các bảng tính: sheet1, sheet2,... ta có thể làm việc trong các bảng tính này,
Thanh cuốn ngang (thanh cuốn dọc ở mép ngoài bên phải cửa sổ, bảng tính có số
lượng ô rất lớn nên có nhiều ô bị khuất để xem các ô này ta dùng các thanh cuốn)
Và thanh trạng thái: hiển thị trạng thái của chương trình ví dụ: chữ NUM cho biết nút
Num Lock đang bật (đèn LED Num Lock trên bàn phím sáng) như vậy ta có thể sử dụng được
nhóm các phím số ở góc bên phải bàn phím.
Tham khảo thêm mục II.2 “Làm việc với các chương trình, file và thư mục” trong giáo trình
“Hệ điều hành Windows” về các thành của cửa sổ.
Khi rê chuột đến các nút trên thanh công cụ thì nhãn của nút đó được hiện ra, trên hình vẽ là
nút save (lưu dữ liệu trong bảng vào file).
+ Thoát khỏi chương trình Excel
Chọn menu: File\Exit hoặc chọn nút Close (nút có dấu x) ở góc trên bên phải cửa sổ chương

Ta chọn menu File\Open, cửa sổ Open hiện ra.
I.3. Làm việc với các Bảng tính và file tài liệu
Trong Excel, một tài liệu (workbook) là một file trong đó ta thực hiện các công việc như nhập,
phân tích, xử lý và lưu trữ dữ liệu. Một tài liệu có thể chứa nhiều bảng, giúp cho ta có thể tổ
chức các thông tin liên quan khác nhau chỉ trong một file.
Dùng bảng tính (worksheet) để liệt kê và phân tích dữ liệu. Ta có thể nhập vào, sữa đổi dữ liệu
trên các bảng tính và thực hiện tính toán trên các bảng tính này.
Tên của các bảng tính xuất hiện trên các táp ở phía dưới cửa sổ workbook. Để chuyển từ bảng
tính này sang bảng tính khác ta chọn vào táp tương ứng. Tên của bảng tính đang kích hoạt
được tô đậm.
+ Trong một bảng tính (xem hình 2 mục I.1) để xem các ô bị khuất ta dùng các thanh cuốn
ngang, thanh cuốn dọc hoặc phím Page Up, Page Down, các phím mũi tên.
◄2. Chọn thư
mục nơi lưu
dữ file
gõ tên file vào
ô trắng có tiêu
đề File name
chọn nút Save
để lưu.
◄ 3. Tìm và chọn file
cần mở
Chọn nút Open để mở
file này
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
6
+ Quản lý bảng tính
a) Chọn bảng tính
Khi chọn một bảng ta nháy chuột vào táp của bảng đó

liệu
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
7
II. Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính
Thứ tự các công việc thực hiện các công việc để lưu trữ, quản lý, phân tích dữ liệu và in ra các
kết quả báo cáo gồm: nhập dữ liệu vào máy, lưu dữ liệu lên đĩa cứng bằng chương trình Excel,
xử lý dữ liệu đưa ra các kết quả, định dạng dữ liệu cần in ra, minh trang và in ra giấy. Trong
đó việc xử lý và phân tích số liệu cần nhiều chức năng và phức tạp nên được tách ra thành một
phần riêng (phần III). Trong phần này chúng tôi trình bày cách soạn thảo, định dạng dữ liệu,
định dạng bảng tính, vẽ và hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ và in bảng tính ra giấy.
II.1. Soạn thảo
+ Cách nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu, chọn ô cần nhập, nhập dữ liệu vào từ bàn phím (theo quy ước kiểu dữ liệu), kết
thúc việc nhập bằng cách gõ phím Enter hoặc chuyển đi ô khác.
Sữa dữ liệu trong của ô, chọn ô cần sửa gõ phím F2, dùng phím mũi tên (hoặc chuột) đưa con
trỏ (dấu vạch đứng) đến vị trí cần sửa và thực hiện việc sửa, muốn xoá một ký tự dùng phím
Delete để xoá ký tự bên phải con trỏ và phím Backspace đểxoá ký tự bên trái con trỏ.
Ghi đè dữ liệu mới vào một ô: thực hiện như nhập dữ liệu.
Cách di chuyển con trỏ:
dùng các phím: (sang trái một cột), (lên một dòng), (sang phải một cột), (xuống một
dòng); Alt + Page Up (sang trái một trang), Alt + Page Down (sang phải một trang), Page Up
(lên trên một trang), Page Down (xuống dưới một trang). Home (về đầu một dòng),
Ctrl+Home (về đầu trang: ô A1).
dùng chuột: Nháy chuột vào ô muốn đến.
Nhập hàm vào một ô: bắt đầu là dấu bằng “=”, tiếp theo là tên hàm, tiếp theo là các tham số
của hàm (nằm trong ngoặc đơn( ... )) và kết thúc bằng gõ phím Enter. Ví dụ: trong ô B2 ta
nhập hàm tính tổng cho các ô A1 đến A10 thì viết: =sum(a1:a10) và gõ phím Enter ();
Sử dụng dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh
(Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle)

Trong đó có các lựa chọn sau:
Ý nghĩa của từng lựa chọn:
Shift Cells right (left): đẩy ô hiện tại sang phải (trái)
Shift Cells down (up): đẩy ô hiện tại xuống dưới (lên trên)
Entire row: Chèn thêm (huỷ bỏ) một hàng vào vị trí hiện tại
Entire column: Chèn thêm (huỷ bỏ) một cột vào vị trí hiện tại
Để thêm một ô vào bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu vị trí ô nơi cần chèn thêm ô
mới; 2) chọn menu: Insert\Cells, cửa sổ Insert xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vào
mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ;
Tương tự như việc thêm một ô, để xoá một ô khỏi bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu
ô cần xoá; 2) chọn menu: Insert\Delete ..., cửa sổ Delete xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn
(tuỳ vào mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ;
+ Tìm kiếm hoặc thay thế dữ liệu
Ta có thể tìm kiếm một chuỗi ký tự, hoặc một số để xem, sữa hoặc tự động thay thế bằng một
dữ liệu khác. Trước khi tìm kiếm hoặc thay thế ta đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong
bảng tính.
a) Tìm kiếm dữ liệu: Ta chọn menu: Edit\Find, hộp thoại tìm kiếm xuất hiện (giống hình 3).
Ta cần điền vào các thông tin sau: Nhập chuỗi ký tự cần tìm vào hộp trắng Find what; Đánh
dấu vào Match Case nếu cần phân biệt chữ hoa, chữ thường và chọn nút lệnh Find Next để tìm
kiếm.
◄ 2. Hộp thoại
Insert và
hộp thoại
Delete
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
9
b) Để thay thế dữ liệu ta chọn: Edit\Replace, hộp thoại thay thế (Replace) xuất hiện trong đó ta
điền vào dữ liệu cần tìm vào ô Find What; dữ liệu thay thế vào ô: Replace with; sau đó chọn
nút Find Next để tìm kiếm; khi tìm kiếm được chọn nút lệnh Replace để thay thế và lặp hai

='C:\My Documents\[dulieu.xls]Sheet1'!A2; khi đó ô A1 ở file baocao.xls\sheet2 sẽ nhận giá
trị của ô A2 ở file dulieu.xls\sheet1.
Các loại địa chỉ: Trong Excel cung cấp hai loại địa chỉ, địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
Ví dụ trong một bảng, ở ô B2 ta viết =A1. Địa chỉ ta viết như vậy gọi là địa chỉ tương đối, nếu
đổi cách viết A1 thành $A$1 thì địa chỉ này trở thành địa chỉ tuyệt đối. Sự khác nhau giữa địa
chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối: thứ nhất là nếu giá trị trong ô A1 di chuyển sang một ô khác
(dùng Cut và Paste) thì giá trị trong ô B2 sẽ dữ nguyên nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại
giá trị này sẽ =0 khi ta dùng địa chỉ tương đối. Thứ hai khi ta dùng công cụ tự động điền dữ
liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent
cells- Fill handle) thì biểu thức điền vào các ô sẽ không thay đổi nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối,
ngược lại nếu dùng địa chỉ tương đối thì biểu thức điền vào các ô sẽ tự động thay đổi.
+ Một số kiểu dữ liệu trong Excel
Kiểu dữ liệu
Tiếng anh Tiếng việt
Ví dụ
General Chung chung Trung tam CNTT Nghe An; 123; 1.234
Number Số 1432498;
Currency Tiền tệ $ 30
Date Ngày tháng 12/25/2002
Time Thời gian 10:30
Percentage Phần trăm 50 %
Scientific Khoa học 1.00E4; 1.254E00; 1.00E+03
Text Chuỗi (ký tự) Trung tam CNTT Nghe An
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
11
II.3. Làm việc với biểu đồ và đồ thị
Trong nhiều trường hợp ta cần xem xét sự quan hệ giữa hai hay nhiều dữ liệu với nhau. Ví dụ:
xét số lượng hàng hoá bán ra trong một năm theo thời gian (đơn vị là tháng) để biết vào
khoãng thời gian nào bán được số lượng hàng nhiều nhất, ít nhất. Hay cùng một mặt hàng, ta

chọn và bước 1 của
Chart Wizard
◄ 4. Thực hiện
lựa chọn ở
bước 3
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
13
Sau đó chọn nút lệnh “Next >” đến bước 4, chọn như hình 4;
Kết quả thực hiện được trình bày trên hình 5.
Tương tự cách làm này ta có thể mô tả dữ liệu của bất kỳ lĩnh vực nào bằng biểu đồ hoặc đồ
thị. Chúng sẽ trợ giúp cho việc đánh giá phân tích cũng như tạo các báo cáo trực quan, dễ
hiểu.
◄ 5. Biểu đồ mô tả quan hệ
doanh thu của ba doanh
nghiệp
Ở đây khi ta chọn từng phần
trong biểu đồ các thông tin về
biểu đồ sẽ hiện ra.
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
14
II.4. Định dạng bảng tính
+ Định dạng cho một ô hoặc một nhóm ô
Chọn (bôi đen) ô hoặc một nhóm ô cần định dạng, sau đó chọn menu: Format\Cells ... cửa sổ
Format Cells hiện ra:
Trong cửa sổ này, tương ứng với các táp cho phép ta chọn các định dạng cho dữ liệu được mô
tả tóm tắt trong bảng sau:
Tên táp Công việc sẽ thực hiện Chi tiết
Number Chọn kiểu dữ liệu Như mô tả ở phần kiểu dữ liệu