Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách ..........................................................................5
Thủ thuật chung........................................................................................................................5
Phóng to hay thu nhỏ............................................................................................................5
Định dạng nhanh chóng.......................................................................................................5
Thêm nhiều lựa chọn hơn....................................................................................................6
Xuống dòng không tạo chỉ mục...........................................................................................6
Các Smart Tags....................................................................................................................6
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng...................................................................6
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng.................................................................................7
Sử dụng lệnh Paste Special......................................................................................................7
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng...........................................................................................8
Xoá thông tin cá nhân...............................................................................................................8
Vẽ một đường thẳng.................................................................................................................8
Máy tính có sẵn trong Word.....................................................................................................8
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes...................................................................9
Status Bar có gì cho bạn?.........................................................................................................9
Tuỳ biến AutoText.................................................................................................................10
Track changes - So sánh các văn bản

................................................................................................................................................10
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
................................................................................................................................................11
Bảo vệ văn bản của bạn
................................................................................................................................................11
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
................................................................................................................................................11
Đặt font chữ mặc định
................................................................................................................................................12
Tính toán trên bảng
................................................................................................................................................12
Tạo bảng nhanh chóng

Microsoft Office Access Snapshot Viewer........................................................................22
Digital Certificate for VBA Projects..................................................................................22
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office......................................................................23
Microsoft Office.................................................................................................................23
Microsoft Outlook..............................................................................................................23
Internet Explorer (IE) và Firefox.......................................................................................23
10 thao tác nhanh với MS Office...........................................................................................23
Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office ...........................................................................24
Lối tắt tới lối tắt .................................................................................................................24
Thao tác với Word
................................................................................................................................................24
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
............................................................................................................................................24
Hai cửa sổ trên một màn hình ...............................................................................................25
Thao tác với Excel .................................................................................................................25
Thay đổi hướng Enter .......................................................................................................25
Sang trang với page break..................................................................................................26
Sử dụng tính năng AutoFill ...............................................................................................26
Thao tác với Outlook .............................................................................................................27
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname .....................................................................................27
Tạo thêm không gian .........................................................................................................27
Thủ thuật nâng cao trong MS Word......................................................................................27
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày....................................................................27
Sửa đổi định dạng tài liệu..................................................................................................28
Tránh cảnh báo phiền phức ...............................................................................................28
Dán văn bản không chứa định dạng..................................................................................28
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ........................................................29
Sử dụng menu Work..........................................................................................................29
Vẽ hình trong MS-Word........................................................................................................29
Tự in phím tắt trong MS Word..............................................................................................31

TẠO DẤU RIÊNG CHO POWERPOINT .........................................................................103
Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office.......................................................................103
Tạo dòng dấu chấm (……………) nhanh - Tabs................................................................104
Tạo mục lục tự động............................................................................................................109
Vai trò của Section trong trình bày văn bản........................................................................125
1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần). ........................................................125
2. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một
văn bản. ...........................................................................................................................126
3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các
Section..............................................................................................................................126
4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản. .........................................127
5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản. ........................................127
Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt... vào file văn bản........................................................128
Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer. ......................................................129
Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản .......................................................130
Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản ..................................................131
Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file ...................................................132
Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho sinh động..........................135
Định dạng phông chữ. .....................................................................................................135

Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau này không?....137
Thay đổi độ giãn chữ.......................................................................................................139
Trang trí chữ cho sinh động.............................................................................................140
Chèn ghi chú ở chân trang....................................................................................................141
Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel................................................142
Dịch nhanh văn bản bằng Microsoft Word 2003................................................................145
Chèn ảnh vào nội dung văn bản...........................................................................................149
Chèn chú thích......................................................................................................................172
Chèn chú thích với Office 2000.......................................................................................172
Chèn chú thích với Office 2003 ......................................................................................174

Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts -
đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản
và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp
bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc
tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối
với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì
bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì
nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về
phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format
Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn
(Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm
đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ
chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi
con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp
chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn
chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là
xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã
được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến
các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải
vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi
cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo
xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải
(commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works
ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã
tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên
menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên
của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn
đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn
mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work
menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến
bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-
Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành
dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một
lần vào đó.
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà


Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi
dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về
bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden
Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ
những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs
| Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format
(.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy
ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename
chuyển lại thành “test.doc”.
Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất
đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không?
Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất
kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ
hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên
khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands
bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả
lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang
hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang
bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột
lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi
macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn
đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi
tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức
là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ
kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn
toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào
Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ
cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp
chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.
Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm
nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện
công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này
sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng
Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi
khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.


Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect
Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người
khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools
| Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của
bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)
và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản
không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các
văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc
định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột
vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn
nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của
bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font
chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy
chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của
cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.
Tính toán trên bảng


chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay
cho bạn.

+---------------------+---------------------+---------------------+

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số
dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự
như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools |
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục
Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích
trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định
dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều
lần.
Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word.
Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định
dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save, bạn hãy chọn
Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của

phần commands là FileSaveAll.

Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn
nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press
New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử
dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào
Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử
dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy.
Phạm Lê Minh Định
Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word
Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để soạn thảo văn bản rất
phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó. Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức năng
“Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word. Chức năng này rất hữu ích với các bạn thường
hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh.
Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu
Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở ra hộp thoại
“Thesaurus…”.
Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace with
Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở khung dưới. Nếu bạn
muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng nghĩa đó rồi bấm vào nút
“Replace” để thay thế.
Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần tìm từ
đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm chọn nút “Look Up”.
Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất hiện ở khung dưới.
Nguyễn Cao – Chu Diệu Thúy
Chèn âm thanh vào văn bản Word
Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm
rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để chèn âm thanh.
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file. Trong phần

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong
văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó
khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn
chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột
trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để
bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn
chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to
open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục
Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect
Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người
khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools
| Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của
bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)
và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản
không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các

Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảng tính,... thì
bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh đó PDF2Office
Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy chọn ở mục Page. Chọn nơi
lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open PDF
files.
Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển đổi của
mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên lưu ý là ở phiên bản
dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5 trang mà thôi. Cùng với nhiều
hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt được kết quả cao hơn.
Chương trình được cung cấp tại website: với dung lượng khoảng 4,02
MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 49 USD.
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để
thao tác nhanh hơn
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các
biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn
bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những
phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt
cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết
vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để
gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó,
bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:

trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong mục “Replace”. Bạn
có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text) hoặc văn bản được định dạng
(formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong Word và Outlook, tính năng AutoCorrect
còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1). Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở
lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa kích hoạt và nhấn Delete.
TẬN DỤNG MACRO
Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ ở một kiểu
font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rất tiện lợi. Sức mạnh đằng
sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA. Ngay cả trong trường hợp bạn dùng tính năng tạo marco tự
động trong Word và Excel bằng cách nhấn Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn
VBA cũng có thể được giấu kín. Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu
kín mã Visual Basic ngay cả trong và sau quá trình tạo macro. Nếu không sử dụng tổ hợp phím
<Alt>-<F11> hoặc chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy được
những đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền.
Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản “vô nghĩa”. Trước hết hãy mở một
tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và nhấn Enter. Ngay lập tức, một đoạn văn bản 45 từ
lặp đi lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy dog” sẽ xuất hiện. Chỉ cần thay
đổi con số bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này sẽ lặp lại với số lần chính là con số bạn vừa nhập
vào.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office
Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy
thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những công cụ này
có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và
Start | Microsoft Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8
đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot
Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có
một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng
một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công


Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn
Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy
tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét
văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh
dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn
vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra
những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng
đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng
của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và
tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn
hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document
Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng
ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa
nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools | Recognize Text Using
OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft
Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên
định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp
tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng
MDI chỉ có 333KB.

Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots.
Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft
Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định
chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft
Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects
Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng
VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn hãy
khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS
Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office
Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp
chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số
phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả
trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.
- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.

trong công việc với Office 2003, XP và 2000.
Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office
Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu. Bạn
giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như
Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General ,
và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box".
Lối tắt tới lối tắt
Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office sẽ giúp bạn
nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools ->Customize, chọn vào
thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ
chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các
biểu tượng đó mà còn hiện cả phím tắt cho bạn.
Thao tác với Word
Tự động với AutoText
Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải gõ bằng tay.
Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ nào trên thanh công
cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các cụm từ cũng như các cụm văn
bản mà bạn tự thêm vào.
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào đó. Nhưng
khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di chuyển tới chỗ đó khá
mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ
cần giữ -. Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã
tạo ra thay đổi.
Hai cửa sổ trên một màn hình
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau
của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản
có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Window
-> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển
đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất