Lời nói đầu
Hạch toán kế toán giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý kinh
doanh. Hạch toán kế toán là công cụ hiệu lực nhất để quản lý các hoạt động tính
toán và kiểm tra việc sử dụng tài chính, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ
động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh thơng mại là hoạt động mua bán, bảo quản dự trữ,
theo dõi vật t hàng hoá tức là hoạt động mua bán và xác định kết quả kinh
doanh. Do đó việc tổ chức đúng đắn, khoa học nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa
quyết định đối với công tác kế toán tại các doanh nghiệp thơng mại giúp cho
lãnh đạo xử lý nắm bắt đợc các thông tin cần thiết, từ đó có quyết định quản lý
chính xác nhằm nâng cao hiệu quả quá trình kinh doanh.
Nhận thức đợc vai trò, tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng.
Trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán của các doanh nghiệp kinh doanh th-
ơng mại nói chung và công ty Gas- Petrolimex nói riêng, đợc trang bị kiến thức
lý luận ở trờng và sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn GS - TS Lơng
Trọng Yêm, cùng các cô chú trong phòng kế toán của công ty Gas- Petrolimex,
sau một thời gian nghiên cứu từ thực tế của công ty em quyết định chọn để tài:
"Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của
công ty Gas- Petrolimex"
Luận văn gồm 3 chơng:
Ch ơng 1 : Lý luận chung về kế toán bán hàng
Ch ơng II : Thực trạng kế toán bán hàng ở công ty Gas- Petrolimex
Ch ơng III . Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán
hàng nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Gas- Petrolimex
Kết luận
1
Chơng I
Những lý luận chung về
kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1 ý nghĩa và sự cần thiết của công tác kế toán bán hàng
Đặc điểm hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu
chuyển hàng hoá. Lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các
quá trình mua bán trao đổi và dự trữ hàng hoá.
2
Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá: Lu chuyển hàng hoá trong kinh
doanh thơng mại có thể theo một hay trong 2 phơng thức là bán buôn và bán lẻ.
Bán buôn hàng hoá là bán hàng với khối lợng lớn cho mạng lới bán lẻ, cho ngời
sản xuất, cho xuất nhập khẩu cha đến tay ngời tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá là bán
với khối lợng nhỏ hơn trực tiếp đến tay ngời tiêu dùng là khâu cuối cùng của quá
trình vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.
Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thơng mại có thể theo
nhiều quy mô hình thái khác nhau nh tổ chức công ty bán buôn bán lẻ, công ty
kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thơng mại.
Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh
doanh thơng mại cũng không giống nhau tuỳ thuộc vào từng ngành hàng, nguồn
hàng Do đó chi phí thu mua và thời gian l u chuyển hàng hoá cũng khác nhau
giữa các loại hàng.
1.2.Nội dung công tác kế toán bán hàng trong các
doanh nghiệp thơng mại.
1.2.1. Một số khái niệm
1.2.1.1- Khái niệm chung về bán hàng
Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng trong quá trình kinh doanh của
các doanh nghiệp thơng mại để thực hiện giá trị hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, doanh
nghiệp phải cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng đợc khách hàng trả tiền
hoặc chấp nhận thanh toán, quá trình này đợc gọi là quá trình tiêu thụ.
Về phơng diện xã hội: Bán hàng là khâu cốt yếu trong qúa trình lu thông
hàng hoá, kích thích nhu cầu và luôn tạo ra nhu cầu mới. Trong quá trình tiêu
thu, ngời ta có thể dự đoán đợc nhu cầu xã hội nói chung hay nhu cầu của từng
đoạn thị trờng nói riêng đối với từng loại sản phẩm. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp
sẽ xây dựng đợc các kế hoạch phù hợp nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất.
chấp nhận thanh toán.
- Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp do doanh
nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấp phát tặng
thởng...
*Ngoài ra trong một số trờng hợp sau cũng đợc coi là tiêu thụ
- Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác.
- Hàng hoá xuất làm quà biếu tặng quảng cáo.
- Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, thởng cho công nhân viên...
1.2.2.2- Thời điểm xác định hàng hoá tiêu thụ.
*Trờng hợp giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc
vận chuyển hàng trực tiếp: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện
bên mua kí nhận đủ hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ chủ hàng.
*Trờng hợp giao hàng cho khách hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc vận
chuyển theo hình thức chuyển hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm
thu đợc tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng và chấp
nhận thanh toán.
1.2.3- Các phơng thức bán hàng chủ yếu trong doanh nghiệp thơng mại.
Quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại đợc thực hiện theo 2 hình
thức bán buôn và bán lẻ. Bán buôn là bán hàng cho các tổ chức bán lẻ hoặc các
đơn vị xuất nhập khẩu để tiếp tục quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh
doanh. Bán lẻ là bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng cuối cùng.
1.2.3.1- Phơng thức bán buôn:
- Bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phơng thức
bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá phải đợc xuất từ kho bảo quản của
doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dới hai hình thức:
4
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo
hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, cử đại diện đến kho
của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thơng mại xuất kho
hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ
đã nhận ra quầy hàng để bán lẻ. để quản lý và ghi chép phản ánh số lợng hàng
hoá nhận và đã bán, ngời bán hàng phải phản ánh số lợng hàng hoá, ghi chép
hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ quầy hàng ở quầy hàng. thể quầy hàng đợc mở
ra theo dõi cho từng loại mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hoá từng
ca, từng ngày.
- Phơng thức bán lẻ thu tiền tập trung:
5
Là phơng thức bán hàng mà nghiệp vụ giao hàng và thu tiền bán hàng
tách rời nhau, ở quầy hàng có nhân viên thực hiện viết hoá đơn bán hàng, giao
cho ngời mua hàng, đồng thời thu tiền bán hàng. Ngời mua hàng mang hoá đơn
bán hàng vừa nhận đến nhận hàng ở quầy hàng và trả hoá đơn cho ngời bán
hàng. cuối ngày hoặc cuối ca bán hàng, nhân viên viết hoá đơn và thu tiền bán
hàng trong ngày kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng. Ngời bán hàng căn cứ
vào số hàng đã giao theo hoá đơn đã nhận hoặc kiểm hàng hoá cuối ngày, cuối
ca để xác định số hàng đã giao cho khách hàng và lập báo cáo bán hàng. chứng
từ làm căn cứ ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa là giấy nộp tiền và
báo cáo bán hàng.
- Bán hàng theo phơng thức gửi đại lý:
Bán hàng gửi đại lý, ký gửi là phơng thức mà bên chủ hàng ( gọi là bên
giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi để bán. Bên nhận đại lý
sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá.
( Xem Phụ lục 4 )
- Phơng thức bán hàng trả góp:
Bán hàng trả góp là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Ngời mua sẽ
thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận
trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất đinh. Thông thờng
số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm 1 phần doanh thu gốc
và 1 phần lãi trả chậm. (Xem phụ lục 5 )
Theo phơng thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho ngời mua
hàng thì lợng hàng chuyển giao đợc coi là bán hàng. về thực chất chỉ khi nào ng-
+ Thanh toán bằng séc
+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
+ Thanh toán bằng thẻ tín dụng
+ Thanh toán điện tử
1.2.4.3 Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng tr ớc tiền hàng:
Nếu nh thanh toán trực tiếp và thanh toán qua ngân hàng ngời bán chỉ
nhận đợc tiền khi chủ hàng hoá cho đơn vị mua thì ngợc lại, thanh toán bằng
nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận đợc tiền trớc khi xuất chủ hàng
cho đơn vị mua. Tuy nhiên số tiền ứng trớc này chỉ bằng 1/2 đến 1/3 giá trị
hàng hoá xuất bán. số tiền còn lại sẽ đợc thanh toán sau khi đơn vị bán cung ứng
hàng.
1.2.5 Thời điểm ghi chép bán hàng.
Trong các doanh nghiệp thơng mại, thời điểm ghi chép vào sổ sách kế
toán về hàng hoá là thời điểm hàng hoá đợc xác định bán. Thời điểm đó đợc quy
định theo từng phơng thức, hình thức bán hàng sau.
+ Đối với phơng thức bán buôn, việc bán hàng có thể thanh toán ngay
hoặc cha thì thời điểm đợc xác định là hàng bán là khi nhận đợc tiền của bên
mua hoặc nhận đợc báo có của ngân hàng hoặc chấp nhận thanh toán của bên
mua.
+ Đối với phơng thức bán lẻ thì việc chuyển quyền sử dụng hàng hoá đợc
xác định ngay trên quầy vì vậy thời điểm ghi chép là ngay sau khi kế toán nhận
đợc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền.
1.3 Kế toán Bán hàng trong các doanh nghiệp th ơng mại.
1.3.1- Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán bán hàng
1.3.1.1 Yêu cầu của kế toán bán hàng.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện bán hàng cho từng thời kỳ trong quá
trình thực hiện kế hoạch cần căn cứ vào điều kiện cụ thể để có biện pháp kịp
thời.
7
+ Bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá
- Chứng từ kế toán về tiền tệ gồm:
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Biên lai thu tiền
+ Bảng kiểm kê quỹ
1.3.3 Kế toán tổng hợp bán hàng.
1.3.3.1- Tài khoản sử dụng:
*Tài khoản 156 Hàng hoá: Phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho hàng
hoá kết cấu nội dung nh sau:
Bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua vào.
8
- Trị giá hàng thuê gia công chế biến nhập kho.
- Chi phí thu mua hàng
- Trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại, hàng phát hiện thừa
- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc ghi nhận
Bên Có: - Trị giá thực tế của hàng tồn kho
- Trị giá hàng hoá trả lại ngời bán
- Chiết khấu giảm giá mua đợc hởng.
- Trị giá hàng hoá bị thiếu hụt h hỏng mất mát
- Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ
SD bên Nợ: - Trị giá thựctế của hàng tồn kho cuối kỳ
- Chi phí thu mua hàng hoá tồn kho của hàng hoá đã bán cha đợc
chấp nhận tiêu thụ, giao đại lý ký gửi.
TK 156 có 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 1561 Giá mua hàng hoá
+ TK 1562 Chi phí mua hàng hoá
*Tài khoản 157 Hàng gửi bán: Phản ánh giá trị hàng gửi bán, ký gửi đại lý
cha đợc chấp nhận. TK này đợc mở chi tiết cho từng loại hàng, từng lần gửi
hàng từ khi gửi đến khi chấp nhận thanh toán. Kết cấu và nội dung tài khoản nh
ty, tổng công ty... Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 512 tơng tự nh TK 511
đã đợc đề cập ở trên.
TK 512 cuối kỳ không có số d và gồm 3 TK cấp hai:
+ TK 5121 Doanh thu bán hàng hoá
+ TK 5122 Doanh thu bán các thành phẩm:
+ TK 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ
*Tài khoản 531 Hàng bán bị trả lại : TK này dùng dể phản ánh doanh thu
của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy
cách phẩm chất hoặc vị phạm hợp đồng kinh tế... Kết cấu và nội dung của TK
531 nh sau:
Bên Nợ: Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho ngời mua
trong kỳ (Đã trả tiền cho ngời mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng
về hàng hóa, dịch vụ đã bán ra).
Bên Có: Kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại TK 531 cuối kỳ không
có số d.
*TK 532 Giảm giá hàng bán: TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho
khách hàng với giá thoả thuận. Kết cấu và nội dung của TK nh sau:
Bên Nợ: các khoản giảm giá hàng bán đợc chấp nhận cho ngời mua
Bên Có: Kết chuyển giảm giá hàng bán sang TK doanh thu bán hàng, hoặc
doanh thu bán hàng nội bộ để xác định doanh thu thuần. Ngoài ra kế toán còn sử
dụng một số tài khoản có liên quan nh : TK 111; TK 112; TK 113...TK 532 cuối
kỳ không có số d.
*TK 632 Giá vốn hàng bán: TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành
phẩm hàng bán, dịch vụ... bán trong kỳ. Kết cấu và nội dung của TK 632 nh sau:
- Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên. ( Xem phụ lục 6)
Bên Nợ: Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp theo từng
hoá đơn.
Bên Có: Kết chuyển giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoàn thành đã
đợc xác định là tiêu thụ và bên Nợ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh
lần nhập sau.
*Phơng pháp giá thực tế nhập sau xuất trớc (LIFO).
Phơng pháp này giả định lô hàng nhập kho sau sẽ đợc sử dụng trớc. Do
vậy giá thực tế của hàng hoá tồn kho cuối kỳ là giá thực tế hàng hoá theo giá
các lần nhập kho.
*Phơng pháp hệ số giá.
Phơng pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán
để hạch toán tình hình nhập xuất của sản phẩm, hàng hoá, cuối kỳ xác định hệ
số giá để làm cơ sở tính giá thực tế sản phẩm hàng hóa xuất kho trong kỳ.
11
Trị giá
mua
thực tế
Giá mua
thực tế của
hàng hoá
SLHH xuất kho của
từng hàng hoá xuất kho
nhập kho theo từng lần
nhập
Đơn giá thực
tế bình quân
= x 1.3.3.3- Kế toán chi tiết bán hàng .
Để theo dõi quá trình bán hàng, cần tổ chức có hệ thổng sổ chi tiết phù
với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Thông th-
ờng ngời ta tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng theo từng nhóm hàng, từng
ngành hàng, từng cơ sở đại lý... và theo dõi trên các sổ chi tiết nh: Sổ chi tiết bán
Hệ số
giá
Trị giá hàng hoá nhập trong
kỳ theo giá mua thực tế
Trị giá hàng hoá nhập trong
kỳ theo giá hạch toán
Trị giá hàng hoá tồn kho
đầu kỳ theo giá hạch
toán
Trị giá hàng hoá đầu kỳ
theo giá mua thực tế
+
+
=
- Hình thức sổ nhật ký chung.
Mỗi hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đều có những điều kiện
áp dụng nhất định kèm theo, vì vậy ngời làm công tác kế toán phải căn cứ vào
điều kiện và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn hình thức sổ kế toán
cho phù hợp và ngày càng hoàn thiện hơn để sổ đơn giản về cấu trúc, đảm bảo
cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ, dễ thao tác và khả năng ứng dụng cao mang
lại hiệu quả trong công việc.
(Phần định khoản chi tiết xem phụ lục)
13
Chơng II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định
kết quả bán hàng tại công ty gas petrolimex.
A.Đặc điểm chung của công ty Gas Petrolimex.
I. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty gas
1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Gas Petrolimex.
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một trong ba đơn vị kinh doanh Gas
đầu tiên của Việt Nam. Thời gian chính thức cung cấp sản phẩm cho thị trờng là
điểm. Đến cuối năm 1999 tổng sức chứa của công ty gas petrolimex đã đạt gần
3000 tấn, đợc bố trí tại Hà nội (120 tấn), Hải Phòng (1000 tấn), Đà nẵng (500
tấn), Nhà Bè (700 tấn), Cần Thơ (500 tấn). Trong thời gian sắp tới các kho Hải
14
Phòng và Nhà Bè đợc mở rộng và xây mới, tăng công suất đóng nạp. Nhờ hệ
thống cơ sở vật chất hiện đại, Công ty Gas Petrolimex đã và sẽ giành đợc lợi thế
về giá bán, chất lợng, đáp ứng đợc tốc độ phát triển của thị trờng.
Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị tính: VND
TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002
1 Tổng doanh thu 358.742.000.000 416.031.000.000
2 Chi phí kinh doanh 68.637.000.000 69.743.000.000
3 Lãi gộp 73.382.000.000 75.334.000.000
4 Giá vốn hàng bán 285.360.000.000 340.697.000.000
5 Lợi nhuận trớc thuế 5.113.000.000 3.640.000.000
6 Lợi nhuận sau thuế 3.476.840.000 2.470.000.000
7 Nộp Ngân sách 15.539.499.000 14.877.000.000
II Mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex:
1.1 Mô hình tổ chức:
Mô hình tổ chức của Công ty Gas Petrolimex phụ thuộc vào chức năng
nhiệm vụ của đơn vị, phụ thuộc vào điều kiện khách hàng, khả năng và cơ chế
kinh tế. Trong cơ chế thị trờng, mô hình tổ chức bộ máy của Công ty đợc bố trí
gọn nhẹ, các bộ phận chức năng hoạt động rất năng động hiệu quả. Bộ máy của
Công ty đợc bố trí theo cơ cấu chức năng Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm cao
nhất.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty(Phụ lục 8)
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex:
Công ty Gas Petrolimex có chức năng kinh doanh, xuất nhập khẩu khí đốt
hoá lỏng (LPG), các thiết bị bồn bể, và hệ thống công nghệ của ngành phục vụ
cho nhu cầu xã hội.
Phòng Kế toán tài chính có chức năng tham mu cho Giám đốc tổ chức
thực hiện và chỉ đạo hớng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện đúng
pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành của nhà nớc. Quản lý và sử dụng tài sản,
vật t, hàng hoá, các nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong
toàn Công ty đạt hiệu quả theo đúng quy định của Nhà nớc.
Phòng Quản lý kỹ thuật:
Phòng Quản lý kỹ thuật có chức năng tham mu giúp cho Giám đốc Công
ty tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực kỹ
thuật, công nghệ, đầu t xây dựng cơ bản. Thể hiện ở các mặt công tác sau:
16
+Hoạch định khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất
kinh doanh.
+Công tác giao nhận kỹ thuật hàng hoá.
+Công tác kỹ thuật an toàn, PCCC, phòng chống bão lụt, vệ sinh môi trờng.
Phòng Bán hàng và dịch vụ:
Phòng Bán hàng và dịch vụ có chức năng tham mu giúp Giám đốc tổ
chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp
trên địa bàn đợc phân công đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Cửa hàng kinh doanh Gas:
Cửa hàng là một bộ phận của hệ thống bán hàng, đợc quản lý thống nhất
trong hệ thống tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty, là nơi trực tiếp thực
hiện nhịêm vụ bán hàng (Gas bình, bếp gas, phụ kiện) liên quan đến quá trình sử
dụng Gas và các loại hàng hoá khác theo quy định của Công ty nhằm trực tiếp
đáp ứng theo nhu cầu của ngời tiêu dùng.
Kho Gas Đức Giang:
+Tổ chức, khai thác sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động ở kho đảm bảo
kinh doanh có hiệu quả.
+Tổ chức tốt công tác điều độ vận tải đảm bảo khai thác hiệu quả nhất các ph-
ơng tiện vận tải.
Tổ chức sắp xếp phân công lao động hợp lý trên cơ sở mô hình tổ chức
nhuận cho các chi nhánh, xí nghiệp để trích lập các quỹ. Hiện nay phòng kế
toán của công ty có 12 ngời, mỗi ngời đảm nhiệm một số phần hành kế toán cụ
thể sau:
*Trởng phòng kế toán:
Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác tài chính kế toán toàn
công ty, chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty theo chế độ hiện
hành. Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, thực hiện giao kế hoạch
tài chính cho các đơn vị phụ thuộc. Phối hợp tham gia kí kết hợp đồng kinh tế
của công ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá, vật t, các định mức vật t, các
định mức chi phí thuộc thẩm quyền công ty. Phụ trách công tác thi đua khen th-
ởng. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê, báo cáo quyết
toán của đơn vị phụ thuộc.
*Phó phòng kế toán:
Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng và ban giám đốc về các phần việc đợc
giao. Phối hợp thực hiện việc xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty, giao
kế hoạch tài chính cho các dơn vị. Trực tiếp chỉ đạo và tổng hợp quyết toán toàn
công ty. Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị. Trực tiếp kiểm tra và quyết toán
các công trình xây dựng cơ bản, hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty.
Giải quyết các công việc khi kế toán trởng đi vắng.
*Kế toán tổng hợp văn phòng:
Tổng hợp quyết toán kế hoạch khối văn phòng công ty, tổng hợp kiểm kê
toàn công ty, tổng hợp các nhật ký chứng từ, sổ cái tiến hành xác định kết quả
kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của công ty; trực tiếp giải quyết thủ tục
thanh lý nhợng bán TSCĐ, hàng hoá kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển
trong toàn công ty; quản lý vỏ bao bì Gas; kế toán nguồn vốn kinh doanh.
*Kế toán mua hàng:
Chịu trách nhiệm về kế hoạch khối lợng và chất lợng hàng hoá mua vào;
lập bảng kê hàng hoá mua vào, giá mua, theo dõi và phối hợp với kế toán bán
18
hàng để đề ra phơng án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm bảo dự trữ
*Kế toán vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ:
Theo dõi tình hình biến động tài sản của toàn công ty. Hàng tháng lập
bảng trích khấu hao tài sản cố định, trực tiếp tham gia thanh lý nhợng bán tài
sản cố định của văn phòng công ty. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định
để tham mu cho công ty trong việc sử dụng tài sản cố định. Lập bảng phân bổ
công cụ, dụng cụ.
*Thủ quỹ:
Quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu,
chi và các chứng từ gốc hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
2.Hình thức sổ kế toán
19
2.1.Hình thức sổ kế toán:
Công ty Gas - Petrolimex có chi nhánh, các kho và đại lý ở nhiều tỉnh
thành phố khác nhau, phân tán xa nhau. Thêm vào đó đặc điểm kinh doanh rất
đa dạng, quy mô kinh doanh lớn, nghiệp vụ kinh doanh phát sinh nhiều. Vì vậy
công ty đã chọn hình thức sổ NKCT ban hành theo QĐ/1141/TC/CĐKT
ngày1/11/95 của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán của hình thức NKCT đ-
ợc xây dựng có cải biên cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy.
Tại phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế
toán phát sinh hàng tháng lập và giữ báo cáo tiêu thụ về phong kinh doanh công
ty trớc 5 ngày tháng sau. Hàng quý tiến hành lập và gửi báo cáo quyết toán của
đơn vị về phòng kế toán của công ty để tổng hợp.
2.2.Trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, số liệu đợc nhập vào máy tính, sau
đó máy sẽ tự động định khoản và vào các sổ chứng từ kế toán, vào các sổ chi tiết
phù hợp, bảng kê có liên quan... kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán cho
máy hạch toán xem có chính xác không trên cơ sở đièu chính sự khớp đúng giữa
các chứng từ gốc. Cuối kỳ kế toán tiến hành kiểm tra sự đúng số liệu tổng hợp
giữa các sổ chi tiết, sổ tổng hợp bảng kê... do máy đa ra và tiến hành bút toán
điều chỉnh, các bút toán kết chuyển vào sổ NKCT để tiến hành xác định kết quả
1.1. Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50)
Đặc điểm của phơng thức này là khách hàng thờng mua với khối lợng lớn
để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách
nhiệm về vận chuyển hàng giao đến cho ngời mua. Khi xuất hàng bán phòng
bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho làm thủ tục xuất
hàng. Sau khi giao hàng thủ kho cùng ngời mua kí xác nhận vào cả 3 liên, giao
liên 2 cho khách hàng, giữ 2 liên còn lại lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 5 ngày
gửi bảng kê xuất hàng cùng giấy tờ liên quan về phòng bán hàng và dịch vụ,
phòng này lu liên 1 giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc
hạchtoán.
1.1.1.Bán buôn qua kho chi nhánh xí nghiệp
Phù hợp với những hợp đồng có nhu cầu lớn. Vì hình thức công ty có kho
thủ tục tại các chi nhánh hàng nhập vào bao nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên l-
ợng tồn kho luôn bằng không. Chi nhánh, xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho
công ty nhng thực tế hàng vẫn nằm tại kho của chi nhánh, xí nghiệp chỉ xuất qua
kho thủ tục. Công việc này đợc cài đặt chơng trình và đợc vi tính hoá toàn bộ.
Công ty chủ yếu bán hàng theo phơng thức này.
1.1.2.Bán buôn cho khách hàng ngay tại cảng nhập
Khi có khách hàng mua hàng, công ty lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên.
Hàng hoá sau khi nhập khẩu sẽ đợc vận chuyển thẳng tới địa điểm khách hàng
yêu cầu mà không qua kho chi nhánh tại cảng đầu mối. Chi nhánh viết phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao cho văn phòng công ty theo giá mua
nhng thực tế hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng.
1.2. Phơng thức bán điều động nội bộ ngành
Khi xuất hàng phòng bán hàng, dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên
giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng tại kho của tổng đại lý,
thủ kho cùng ngời nhận hàng ký xác nhận cả 03 liên giao khách hàng 2 liên, giữ
lại một liên để lập bảng kê. Định kỳ 5 ngày gửi bảng kê và các chứng từ liên
quan về phòng bán hàng, dịch vụ và lu lại liên 1, chuyển cho kế toán tiêu thụ
liên 3 cùng bảng kê để kiểm tra việc hạch toán trên máy.
cấp. Do lô hàng đợc vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến ngời mua , nên lô
hàng đợc theo dõi ở TK151- hàng đang đi trên đờng. Thời hạn thanh toán đợc
quy định rõ trong hợp đồng: Khách hàng mua chuyển khẩu phải thanh toán sau
15 ngày kể từ ngày nhận hàng; Công ty Gas - Petrolimex phải thanh toán cho
nhà cung cấp sau 30 ngày kể từ khi bên mua nhận đợc hàng. Kế toán tại văn
phòng công ty sau khi nhận đầy đủ các chứng từ liên quan nh: Hợp đồng mua
hàng, hợp đồng bán hàng, các hoá đơn giao hàng giữa ngời mua và nhà cung
cấp, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng... mới tiến hành hạch toán.
2. Phơng pháp tính giá vốn xuất kho.
Công ty sử dụng giá hạch toán để tính giá vốn hàng xuất kho. Trong kỳ,
hạch toán giá vốn hàng háo tiêu thụ theo công thức
22
Giá vốn hàng
hóa tiêu thụ
Lượng hàng hoá
tiêu thụ thực tế
Giá hạch toán
= x
Khi nhập kho hàng hoá kế toán phản ánh mua hàng hoá thông qua tài khoản giá
hạch toán của hàng hoá đó và tài khoản chênh lệch giữa giá thực tế giá hạch
toán. Cuối kỳ kế toán tiến hành chuyển hết phần chênh lệch giá vào TK 632.
3. Chính sách giá cả
Để thu hút khách hàng công ty có chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá
bán đợc tính trên cơ sở thị giá hàng hóa mua vào, điều chính theo giá thị trờng
đồng thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với công ty.
+ Giá bán trực tiếp của công ty báo gồm giá bán buôn, bán lẻ cho các
hàng bán lẻ, đại lý, tổng đại lý khách hàng ngoài ngành do công ty quy định và
đợc thay đổi phù hợp với thị trờng.
+ Giá bán nội bộ: đợc sử dụng trong phơng thức bán điều động nội bộ
+ TK512: Doanh thu bán hàng nội bộ
+ TK51231: Doanh thu bán Gas nội bộ công ty
+ TK51232: Doanh thu bán phụ kiện nội bộ công ty
* TK 632: Giá vốn hàng bán
+ TK 632131: Giá vốn Gas
+ TK 632132: Giá vốn bếp và phụ kiện
+ TK 632138: Giá vốn Gas chuyển khẩu
+ TK 641: Chi phí nghiệp vụ kinh doanh
* TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
+ TK 91113: Xác định kết quả kinh doanh-KDTM Gas, phụ kiện
5. Chứng từ, tàI khoản, sổ sách kế toán và quy trình
kế toán trên máy nghiệp vụ bán hàng.
5.1. Chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế toán bán hàng
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tạicông ty Gas - Petrolimex là hoá
đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu thu, giấy báo có ... và
đợc coi là chứng từ gốc.
Các sổ kế toán nghiệp bán hàng đợc thiết kế sẵn trên máy gồm có:
+ Sổ chứng từ kế toán: đợc mở chi tiết theo từng tài khoản, số lợng đợc
cập nhật hàng ngày nh sổ chứng từ kế toán tài TK 156,1312; TK 156,1321; TK
131,111;TK 51131 và các sổ chứng từ kế toán nhập xuất hàng ngày.
+ Bản chi tiết phát sinh công nợ: bảng kê chi tiết phát sinh công nợ với
khách hàng đại lý, tổng đại lý, các cửa hàng trực thuộc...
+ Sổ chi tiết tài khoản: để ghi các chi phí phát sinh theo tình tự thời gian
+ Bảng kê N-X-T: theo dõi tình hình biến động của hàng hoá
+ Bảng kê: đợc mở để ghi đối ứng với các NKCT ghi nợ các tài khoản đối
ứng vào các NKCT.
+ Nhật ký chứng từ sổ sách: ghi có các TK 511,632,156
+ Sổ cái: mở chi tiết cho từng TK
5.2. Trình tự kế toán trên máy nghiệp vụ bán hàng
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng bán hàng dịch vụ tiến hành viết
Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, thu kho tiến hành ghi thẻ
kho, định kỳ chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toán theo dõi giá trị hàng
nhập xuất, đồng thời cũng căn cứ và thẻ kho do thủ khi chuyển lên, kế toán theo
dõi trên sổ chứng từ kế toán nhập hàng và sổ chứng từ kế toán xuất hàng.
6.2. kế toán chi tiết nghiệp vụ kế toán bán hàng
6.2.1. Kế toán theo phơng thức bán buôn trực tiếp
Bán buôn qua kho công ty
Theo phơng thức bán buôn trực tiếp, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán
ghi định khoản phản ánh doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán.
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng.
Tổng công ty xăng dầu thống nhất toàn nghành là toàn bộ quá trình thanh
toán của khách hàng đều đợc theo dõi qua TK 131. Do đó, cách hạch toán doanh
thu bán hàng sẽ nh sau: (Doanh thu của hàng bán ra là giá bán không có thuế
GTGT)
Nợ TK 13113 (Mã khách hàng): tổng giá thanh toán
Có TK 511131, 51132 : Doanh thu hàng bán ra= Đơn giá * Số lợng
Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra
BT 2: Phản ánh giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632131,632132: giá vốn bếp Gas, phụ kiện
Có TK 1561311,156231: Gas, bếp phụ kiện theo giá hạch toán
Ngoài ra, kế toán còn phải phản ánh vào sổ chi tiết giá vốn (TK
632131,632132), sổ chi tiết doanh thu cho TK 1561311,156231...
25
Copyright: Tài liệu đại học ©