Thể hiện tác phong chuyên nghiệp qua email

Đáng tiếc là một bộ phận không nhỏ các nhân viên ngày nay
không chú trọng đến hình thức, nội dung các emails mà họ gửi đi
hàng ngày, bên cạnh đó họ chưa khai thác hết tính năng của các
chương trình kiểm tra email nhằm phục vụ cho công việc của mình.
Những emails xấu về hình thức (viết sai chính tả, font chữ rườm
rà), nội dung không đi thẳng vấn đề… có thể khiến đối tác, khách
hàng đánh giá thấp tác phong làm việc của nhân viên.
Bởi vậy bạn cần chú một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng
thư điện tử trong công việc hàng ngày.
1. Việc sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ
Pháp luật và các nguyên tắc của mỗi công ty đề ra. Phát tán
tài liệu khiêu dâm; khủng bố, tấn công người khác qua email;
chống phá chính quyền; tiết lộ bí mật công ty…đó là những
lỗi “chết người” trong việc sử dụng email.
2. Soạn thảo email công việc càng ngắn càng tốt, tập trung vào
những vấn đề mấu chốt. Hãy bám theo tiêu đề các công việc
bạn cần giải quyết trong email, tránh “lái” sang các vấn đề
khác, ngoại trừ việc giải thích, nêu lí do sự việc. Đó chính là
điểm khác nhau giữa email công việc và email mang mục
đích cá nhân.
3. Tiêu đề email phải bao quát được nội dung bạn cần giải
quyết. Với những người cần giải quyết một khối lượng lớn
công việc qua email, thì tiêu đề giúp họ dễ dàng nhận biết,
quản lí thư điện tử. Bạn cần tránh việc gửi email mà không
đặt tiêu đề. Bên cạnh đó, hạn chế việc lạm dụng sử dụng các
từ QUAN TRỌNG hoặc KHẨN CẤP trong tiêu đề email,
hãy để dành việc sử dụng nó cho những công việc cực kì đặc
biệt.
4. Về lỗi chính tả và hình thức email, bạn cần chú trọng vấn đề

biết rõ bạn là ai, ở đâu, chịu trách nhiệm cho công việc nào.
Đặc biệt là với những khách hàng lần đầu làm việc với công
ty bạn.
9. Hãy trả lời email càng sớm càng tốt. Tại các công ty lớn, vị
CEO cao nhất cũng phải giữ cho mình thói quen trả lời email
sớm bởi nó thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau và làm việc khoa
học, tránh dồn công việc ứ đọng. Và cũng cần nhớ, nên đọc
kỹ email trả lời ít nhất một lần trước khi click “Gửi đi”.
10.Với đối tượng “thư rác”, cách tốt nhất là bạn hãy tống nó vào
ngăn rác, hoặc sử dụng phần mềm các bức thư…không mời
mà đến này. Việc bạn “thử” click vào thư rác sẽ giúp người
gửi xác nhận địa chỉ email của bạn là thực, từ đó, bạn sẽ liên
tục bị tấn công.
11.Hãy copy, forward (gửi chuyển tiếp) thư của bạn cho những
người có liên quan, từ sếp đến đồng nghiệp. Việc bạn c/c
email sẽ giúp những người có liên quan theo dõi công việc
chung, kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, sếp
cũng có thể dõi theo tiến độ công việc của cả hệ thống.
12.Bên cạnh tính năng soạn, gửi thư, email ngày nay còn được
sử dụng để quản l tài liệu, thời gian biểu…Phần mềm
Microsoft Outlook vẫn được ưa chuộng nhất trong các công
ty, bởi nó cho phép người sử dụng kiểm tra hòm thư điện tử
tại máy tính cá nhân của mình. Bên cạnh đó, tính năng lịch
công tác của phần mềm này cũng cho phép người sử dụng
quản lí chặt chẽ công việc, sắp đặt lịch và thông báo cho
người khác được biết.
Hãy tạo thói quen sử dụng email theo những nguyên tắc đơn
giản trên, bạn sẽ chứng tỏ và duy trì tác phong chuyên nghiệp của
mình trong môi trường kinh doanh năng động, không những thế còn
tăng hiệu suất công việc.