ĐỀ ÁN
Yêu cầu thông tin kế
toán quản trị trong quyết
định ngắn hạn
A- LỜI NÓI ĐẦU
Trong điều kiện
kinh tế
thị trường
có sự cạnh tranh và cạnh tranh ngày càng
gay gắt thì việc chớp cơ hội kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào thời điểm đưa ra các
quyết định và điều đó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để
- Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của Quyết định về
lý thuyết giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi thu được nhờ sự thay đổi hành vi
QĐ gây ra bởi thông tin sau khi trừ đi chi phí để có được thông tin đó.
1.2. Vai trò của thông tin.
- Có thể nói rằng thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ
chức. Nó được coi là phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp,
là phương tiện để liên hệ với nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
- Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong
việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh
doanh, tổ chức và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Thông tin tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của
doanh nghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp. Chính qua việc trao đổi
thông tin mà doanh nghiệp, đặc biệt là nhà QT mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng,
khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Chính thông qua
thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác động
tương hỗ với môi trường của nó. Chính vì thế thông tin đóng một vai trò quan trọng
trong quản trị doanh nghiệp.
2
2. Khái niệm và đặc điểm, tính chất của thông tin KTQT.
2.1. Khái niệm.
- Thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, cá sự kiện này sẽ trở thành thông
tin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của người
nhận nó.
2.2. Tính chất của thông tin KTQT.
a. Tính chất chung.
Thông tin KTQT cũng là thông tin kế toán nên nó có các tính chất cơ bản của
thông tin kế toán đó là:
- Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp,
Chu trình kế toán
Quyết định
Hoạt động
kinh tế
Thông tin kế toán
Quá trình xử lý
Quyết định
- Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động
kinh tế
được kế toán
thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán và lưu
trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý.
- Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các Quyết định được
ban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra.
- Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cập
nhật thông tin kế toán. Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế
toán. Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kế
toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động
quản trị của mình.
3.2. Vai trò.
Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò thông tin của
KTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây:
a. Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán.
- Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước
thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế
hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết
thường không có sẵn. KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi
tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình
phân tích đó cho các nhà quản trị.
- KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không
chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật
phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết
định thích hợp nhất.
5
e. Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN.
- Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành các
chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị
cho chức năng kiểm tra và đánh giá.
- Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết
tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so
với mục tiêu đặt ra. Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện những
thay đổi sẽ xảy ra. Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh
nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện
trong tương lai.
- Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệp
phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào
sẽ có hiệu quả nhất đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh.
II. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐÁP ỨNG NHU CẦU
QUẢN TRỊ NGẮN HẠN.
1. Quyết định quản trị.
1.1. Khái niệm:
- Quyết định là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ yếu của
quá trình quản lý, trong tổ chức nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúng
đắn của một tổ chức.
- Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương
+ Quyết định chiến lược: Là các quyết định định hướng phát triển của doanh
nghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong
doanh nghiệp.
+ Quyết định chiến thuật: Là các quyết định mang tính chất thường xuyên
hơn, đó là những quyết định nhằm đạt được những mục tiêu ngắn hạn, mang tính
chất cục bộ có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị trong tổ
chức.
+ Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định ra hàng ngày, có tính chất
điều chỉnh chỉ đạo trong quá tình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp.
b. Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định.
Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định dài hạn.
- Quyết định trung hạn.
- Quyết định ngắn hạn.
c. Căn cứ vào phương pháp ra quyết định
Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định trực giác.
7
- Quyết định có lý giải.
+ Quyết định trực giác: Thường xuất phát tư trực giác của nhà quản trị mà
không cần tới sự phân tích thông tin hay lý trí để ra quyết định. Các quyết định này
thường dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyết định.
+ Quyết định có lý giải: Lại là các quyết định dựa trên cơ sở nghiên cứu và
phân tích thông tin một cách có hệ thống. Các quyết định này thường được cân
nhắc, so sánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt được nhầm lẫn trong
quyết định.
d. Căn cứ theo phạm vi áp dụng thì có:
- Quyết định chung.
- Quyết định bộ phận.
- Quyết định lĩnh vực.
Quyết định lĩnh vực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị
Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặt
ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:
a. Đảm bảo tính khoa học.
Tức là quyết định phải dựa tên căn cư, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt là
thông tin về chi phí - giá cả - khối lượng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trên
nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định.
b. Đảm bảo tính pháp lý.
Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải phù hợp với pháp luật, luật kế toán và
chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời nó phải được đưa ra đúng thẩm quyền của
nhà quản trị cũng như thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định.
d. Đảm bảo tính tối ưu.
Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận,
nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa tên sự cân nhắc so sánh giữa các
phương án khác nhau. Phương án được lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn là
phương án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cách
hợp lý và hiệu quả nhất.
e. Tính cụ thể của quyết định
Để quá tình thực hiện quyết định thuận lợi thì các quyết định đưa ra phải
được cụ thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện.
f. Tính linh hoạt.
Trong điều kiện cạnh tranh thị trường luôn chưa đứng những yếu tố bất ngờ
và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi cón biến động, thay đồi
9
thì nó vẫn dễ dàng thực hiện được. Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thực
hiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh.
3. Thông tin KTQT đáp ứng nhu cầu quyết định ngắn hạn.
3.1. Điều kiện của thông tin KTQT.
Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà
quản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhất
kết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định vì vậy để có quyết định phù hợp
không thể xem nhẹ những loại thông tin này. - Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải được thu
thập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp. Khi thông tin đưa ra
mang tính chất tổng hợp giúp nhà quản trị khai thác có hiệu quả nhất mọi khả năng
hiện có cũng như khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp.
- Thông tin kế toán cũng phải kịp thời; dù thông tin kế toán có đầy đủ, tổng
hợp đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì việc ra quyết định cũng không có
giá trị.
d.Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán.
- Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nội
bộ doanh nghiệp KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý
thành thông tin hữu ích cho quản lý với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp
nhận được. Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiết
nhưng chi phí bỏ ra quá lớn.
3.2. Tổ chức thu thập thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định.
Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và
thông tin tương lai. Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu
cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sử
dụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp).
3.2.1. Tổ chức thu thập thông tin quá khứ.
* Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sự
kiện xảy ra, đã phát sinh.
* Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt
động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh
nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ
kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề
để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo.
a. Tổ chức hạch toán ban đầu.
- Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ. Hạch toán ban đầu
được thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán. Lập và ghi chép đầy đủ,
chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hành
thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp,
hữu ích và kịp thời.
- Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ sử dụng hệ
thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu
nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định. Doanh
nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, sửa dổi các
chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứng
từ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu càu và
mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp .
b. Tổ chức tài khoản kế toán.
- Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ cho
việc ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học vừa đảm
12
Copyright: Tài liệu đại học ©