Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp
phần 5

V. Kỹ năng phản hồi:
Phản hồi là một hình thức đáp ứng. Khi ta đọc hay lắng nghe, mục
đích là để hiểu những gì người khác viết hay nói. Khi ta thực hiện
phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào những gì
người khác làm.
Kỹ thuật phản hồi có hiệu quả có tính thiết yêu. cho sự thành công
trong bất cứ công việc hay tổ chức nào. Nó cho phép làm việc hữu
hiệu hơn, tăng thêm khả năng tham:gia tập thể, duy trì liên hệ công
việc tốt hơn.
a) Thực hiện phản hồi.
Thực hiện phản hồi là một việc rất tế nhị và khó khăn. Ai cũng
biết, thật khó chịu khi có người chỉ trích công việc của mình, nên
chúng ta phải có lòng trắc ẩn và tế nhị với người khác. Mặt khác,
thật dễ thất vọng khi người khác quá khó tính và có vẻ không sẵn
lòng giúp đỡ, cho nên chúng ta phải chi tiết và cụ thể. Có lẽ khó
khăn nhất liên quan đến sự thực hiện phản hồi là phải chối bỏ
khuynh hướng tự nhiên muốn vạch ra từng vấn đề có thể nhìn thấy
và thay vào đó, phải tập trung vào những vấn đề quan trọng mà
chúng ta hy vọng làm thay đổi.
sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình viết và nói. Sự thực
hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin
cậy và sự hiểu biết.
Sự tin cậy. Sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác
không tin cậy bạn. Bạn có thế đưa ra những đề nghị rất hay nhưng
không có kết quá gì vì ngưó~ khác nghi ngờ ý định của bạn và giữ
thế thú. Để chiếm được lòng tin, hãy cân nhắc những biện pháp sau
đây nhằm tạo ra thông khí thiện cảm để giúp người ta dễ chấp
nhận.

ứng.
Thái độ đề phòng là một trong những trở ngại chính ngăn cản sự
tiếp nhận phản hồi và khuyến khích giao tiếp. Thái độ đề phòng chỉ
có kết quả tốt khi ta tìm cách giữ thể diện hoặc tránh tỏ ra ngớ
ngẩn, nhưng nó có khía cạnh tệ hại là thái độ đề phòng căn cứ theo
một tiền đề sai lầm: tương quan giữa mọi người đặt cơ sở trên sự
đối kháng lẫn nhau, tương tác nghĩa là đấu tranh, nên nó có hai khả
năng: thỏa hiệp với nhau và học hỏi lẫn nhau, làm cho ta có vẻ khó
chịu và thiếu tin cậy.
Hãy tránh thái độ đề phòng. Có thể tránh được thái độ đề phòng
bằng cách nuôi dưỡng bốn thái độ. Một là, trao đổi thông tin và ý
kiến. Hãy giả định rằng bản thân chúng ta và công việc của chúng
ta chi có thể cải thiện bằng cách trao đổi và cho ý tưởng tác động
lẫn nhau; cử tọa sẽ thích thú và điều này có lợi khi giao tiếp.
Thứ hai, đừng xem sự chỉ trích ý tưởng của mình như chỉ trích bản
thân.A có bao giờ trong suốt một cuộc đi lại không có ý kiến nào
bị chỉ trích. Cho dù ý kiến của bạn có bị bác bỏ thì chút ít bạn cũng
đã tham gia vào quá trình giao tiếp và nên nhớ rằng bác bỏ ý kiến
không phải là bác bỏ con người:
Thứ ba, hãy nhớ rằng người khác cũng mắc phải sự không chắc
chắn và tâm trạng bất an như bạn. Người ta cảm thấy phải đề
phòng khi người ta có tlllế nghĩ rằng người khác tự tin và chắc
chắn không làm sao biết được nội tâm của người khác. Thật ra,
một chút tâm trạng bất an nào đó gần như là một điều kiện cần
thiết của một người thông minh, ham học hỏi và hiểu biết.
Thứ tư, đừng tự vệ tức thì mót cách máy móc khi có người không
đồng ý với ta. Thay vì tránh né và phủ nhận sự phản hồi, ta hãy
đánh giá nó, có thể sử dụng nó để tự cải thiện ý tướng của mình.
Hãy tự hỏi sự phản hồi của ~ịlgười khác có đúng không. Nếu đúng
hãy biểu lộ sự đồng ý nếu chỉ đúng một phần hãy đồng ý trong