LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ
VÀO LƯU TRỮ
(Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào Lưu trữ cơ quan)
Chuyền đề IV

NỘI DUNG TRÌNH BÀY
Phần I. Lập hồ sơ
1. Lập hồ sơ là gì?
2. Nội dung lập hồ sơ gồm những công việc gì?
3. Ai là người có trách nhiệm trong việc lập hồ sơ?
Phần II. Nộp hồ sơ vào Lưu trữ
1. Cơ sở pháp lý?
2. Ai phải nộp?
3. Nộp loại hồ sơ nào?
4. Bao giờ thì nộp?
5. Nộp như thế nào?

PHẦN I
LẬP HỒ SƠ

1. Hồ sơ là một tập văn, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung
như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

quan cho muôn đời sau.

III. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI
VIỆC LẬP HỒ SƠ
Điều 9 Luật Lưu trữ năm 2011 và Điều 23 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư có quy định trách
nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành như sau:
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ
chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính,
người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức.

3. Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về
việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của
đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
4. Cá nhân: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc phải lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết
và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn.
5. Lưu trữ cơ quan: hướng dẫn việc lập hồ sơ

phù hợp.

2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào
hồ sơ

Phải thu đủ và kịp thời những văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc để
đưa vào hồ sơ;

Văn bản, tài liệu liên quan đến việc nào phải đưa
vào đúng hồ sơ đÓ.
v. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP
LẬP HỒ SƠ

3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc kết thúc thì hồ sơ kết thúc. Khi hồ sơ kết
thúc cần tiến hành:

Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ;

Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ và xác định giá trị
tài liệu có trong hồ sơ để loại ra khỏi hồ sơ bản trùng,
bản nháp và những văn bản, giấy tờ, tài liệu không
còn giá trị;

Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ; có thể theo trình tự
giải quyết công việc (nếu là hồ sơ việc); theo số thứ tự
(nếu là tập lưu văn bản đi); theo vần chữ cái (nếu là
tập báo cáo do các cơ quan gửi đến); theo địa dư…;

Đặc điểm tài liệu: (Mức độ đầy đủ, giá trị pháp lý, tình
trạng vật lý, tài liệu phim ảnh có trong hồ sơ…)
…, ngày tháng năm
Người lập hồ sơ
( Ký và ghi rõ họ tên)

LẬP HỒ SƠ TRONG MÔI
TRƯỜNG MẠNG
(Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày
14/3/2009)

Văn bản
đến, văn
bản đi
có cùng
mã hồ
sơ
(1)
Ý kiến
chỉ đạo,
ý kiến
đóng
góp có
cùng mã
hồ sơ
(1)
Văn bản
tài liệu
khác
có

được loại
ra khỏi
hồ sơ
(3)
Hồ sơ
nộp
vào
Lưu trữ
cơ
quan
Hồ sơ
không
nộp vào
Lưu trữ
cơ quan
Hồ sơ giữ tại
đơn vị
(4)
In ra giấy

PHẦN II
GIAO NỘP TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ

Tài liệu
hình thành
trong quá trình
theo dõi, giải quyết
công việc và được
lập thành hồ sơ

của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
3. Điều 9-12 Luật Lưu trữ năm 2011

II. NGUỒN NỘP LƯU
1. Lãnh đạo cơ quan
2. Các đơn vị tham mưu giúp việc
3. Cơ quan trực thuộc giải thể không
thuộc diện nộp tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử

III. TÀI LIỆU NỘP LƯU
1. Chỉ nộp vào Lưu trữ cơ quan những hồ sơ tài liệu về
những việc đã giải quyết xong
2.Chỉ nộp vào Lưu trữ cơ quan những hồ sơ, tài liệu được
xác định là có giá trị lưu trữ, bao gồm hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn tính bằng năm
cụ thể

HỒ SƠ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN

Hồ sơ xây dựng chế độ, chính sách quản lý, chỉ đạo,
điều hành ngành, lĩnh vực của cơ quan; đề án, dự
án, chương trình mục tiêu

Hồ sơ tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách, đề
án, dự án, chương trình mục tiêu

Hồ sơ về tổng kết hoạt động chung và các hoạt
động cụ thể

15 năm

20 năm

50 năm

70 năm

Đến khi hết hiệu lực

Bằng tuổi thọ thiết bị hoặc công trình