Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm!
Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của
các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê
cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay.
“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp
Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ
là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người
có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để
lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.Với sự xuất hiện của máy tính và
các phần mềm văn phòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công
việc của các thư ký nay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở
thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân trong công ty, với đối tác kinh doanh
và với khách hàng. Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng
động trong các công việc thư ký, và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt
khác.
Một trong các phẩm chất không thể thiếu của thư ký là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ
gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ “đắt giá” hơn nếu các thư ký chưa có gia
đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương nhiên cũng là những yếu tố rất
cần thiết.
Do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động
của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là “sếp thứ hai”
trong công ty. Còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư ký
không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn
giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó. Laura
Hane, một nữ thư ký giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone, nói: “Dù vô
tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ
với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chú
đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc
cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối
bởi các quan hệ xã hội phức tạp”.
Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm

giám đốc đa cảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình khiến có những hành động vượt
quá giới hạn cần thiết và đẩy thư ký rơi vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”.
Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các quan hệ giao tiếp,
đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp rất nhiều khó khăn.
Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn hết sức lịch sự
và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi thường xuyên được
bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống chỉ bằng một lời
nói vô tình hay một cử chỉ vô ý. Do đó, tốt hơn hết là các thư ký nên từ chối khéo những lời mời
như vậy.
Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên
môn bạn cần pha chút nghệ thuật. Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng
lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của
các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho
rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư
ký tháo vát giỏi nghề thường là “của hiếm” của công ty và được trả lương hậu hỹ để ở cạnh
các ông chủ.
Nguồn : bwportal