THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG

1. Mục đích:

Thủ tục này quy đònh lập kế hoạch và xem xét việc đáp ứng các nhu cầu
hiện tại và tương lai nhằm thoả mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng cũng như
các bên quan tâm khác.

2. Phạm vi:

Áp dụng cho việc xem xét mọi hợp đồng mà Công ty tham gia ký kết.

3. Đònh nghóa:

3.1 Các thuật ngữ sử dụng trong Thủ tục này được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000.

3.2 File thông tin khách hàng:

- Các góp ý của khách hàng về mẫu chào hàng, mẫu sản xuất…
- Sự thay đổi về số lượng (tăng, giảm)
- Thông tin về lệnh xuất hàng.
- Các thông tin về sự cho phép của khách hàng trong quá trình sản xuất…

3.3 Sự thoả mãn của khách hàng: Là sự cảm nhận của khách hàng về mức độ đáp
ứng yêu cầu của khách hàng.

3.4 Khiếu nại của khách hàng: là một chỉ số chung về sự thoả mãn thấp của khách
hàng, nhưng việc không có khiếu nại không có nghóa là có sự thoả mãn cao của


- Trưởng phòng,
TGĐ

- TGĐ

- Phòng KHKD
- Xí nghiệp sản xuất
- Cơ sở gia công bên
ngoài

- Phòng KHKD

- Nhân viên kiểm
soát hồ sơ

- File xem xét hợp
đồng - Fax, mail

- Dự thảo hợp đồng
Chiết tính giá
thành
Báo giá

Hợp đồng đã ký

- Bảng triển khai
hợp đồng nội.
- Bản thanh lý
nguyên phụ liệu,
hợp đồng

đồn
g
K
y
ù kết hơ
p
đồn
g

Thanh l
y
ù hơ
p
đồn
g

Phu kie
ä
n hơ
p
đồn
g

Điều chỉnh
Lưu
Kết thúc
Phòng KHKD Trang:2 Thuyết minh nội dung:

- Dự thảo hợp đồng do một trong hai bên lập và chuyển cho bên kia.
Phòng KHKD Trang:3
- Trong cả hai trường hợp thì Dự thảo hợp đồng phải được chuyển cho Trưởng phòng
KHKD xem xét trình Tổng Giám Đốc cho ý kiến.
f> Đàm phán hợp đồng:
- Nếu khách hàng không chấp nhận bản báo giá do giá cao, không đáp ứng được thời
gian giao hàng, không thống nhất được hình thức thanh toán thì Trưởng phòng xem
xét lại và chuyển Ban Tổng Giám Đốc xem xét và phê duyệt.
- Nếu khách hàng chấp nhận, Phòng KHKD rà soát lại toàn bộ kế hoạch từ khâu mua
nguyên phụ liệu đến kế hoạch sản xuất.
g> Ký hợp đồng:
Hai bên có thể thống nhất ký hợp đồng bằng Fax hoặc mời khách hàng ký hợp đồng
trực tiếp tại Công ty.
h> Thông báo và thực hiện hợp đồng:
- Căn cứ nội dung hợp đồng đã ký kết Phòng KHKD triển khai hợp đồng theo kế
hoạch được Ban Tổng Giám Đốc duyệt theo thứ tự mua sợi -> dệt vải -> nhuộm ->
mua phụ liệu may -> may thêu -> xuất hàng.
- Trường hợp phát sinh sự thay đổi thì hai bên sẽ thảo luận và làm phụ kiện hợp đồng
điều chỉnh nội dung hợp đồng.
i> Thanh lý hợp đồng:
- Ngay sau khi xuất hàng, hai bên tiến hành làm bản thanh lý nguyên phụ liệu (trong
trường hợp khách hàng cung cấp nguyên phụ liệu cho Công ty sản xuất.
- Biên bản thanh lý hợp đồng giữa hai bên gồm các phần: nội dung hợp đồng mà hai
bên đã thực hiện, phần phát sinh ngoài hợp đồng, phần kết luận. Các vấn đề chính
của bản thanh lý gồm: số lượng hàng xuất, chất lượng hàng, phần thanh lý nguyên
phụ liệu, phần quyết toán v.v.
j> Lưu hồ sơ:
Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc thực hiện đơn hàng phải đựơc lưu giữ trong một
file sạch sẽ, ngoài bìa ghi chú rõ ràng tên khách hàng, mã hàng, mặt hàng, số lượng
thời gian sản xuất