Giới thiệu
www.cmcsoft.com Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
3

-

1. Giới thiệu về tài liệu
Tài liệu này cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng thể về ứng dụng Quản lý văn bản & Hồ
sơ công việc phiên bản 2.5 cũng như các lợi ích mà ứng dụng đem lại cho tổ chức, cho người
dùng.
Đối tượng đọc tài liệu này là tất cả những ai quan tâm đến việc sử dụng ứng dụng Quản lý văn
bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5.
Để có được thông tin mới nhất về sản phẩm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5
của công ty CMC Soft, xin vui lòng truy nhập đến trang Web của chúng tôi tại địa chỉ:
www.cmcsoft.com. Để có thêm thông tin chi tiết về sản phẩm, xin vui lòng liên hệ với chúng
tôi theo địa chỉ liên lạc ở phần “Địa chỉ liên hệ” ở phần cuối của tài liệu này.
2. Tổng quan về phần mềm
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năng
quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin và giảm
thiểu các chi phí giấy tờ.
Bên cạnh đó, ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 còn cho phép cán bộ

• Tiết kiệm chi phí: góp phần giảm chi phí văn phòng với các tính năng tích hợp với máy
quét, gửi nhận fax, gửi nhận công văn mạng. Qua đó, tổ chức sẽ không cần phải photo
tài liệu giấy, mua máy fax cho từng phòng ban, gửi văn bản qua đường bưu điện đến các
đơn vị thành viên khác, tạo các không gian lưu trữ cho văn bản giấy. Khả năng luân
chuyển văn bản nhanh chóng, tìm kiếm thông tin dễ dàng cũng góp phần làm giảm chi
phí điện thoại, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
• Quản trị hệ thống dễ dàng: cho phép cài đặt và cấu hình ứng dụng dễ dàng như: thiết
lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử, cho việc gửi nhận văn bản
giữa các đơn vị thành viên (tính năng Liên văn phòng); nhập danh sách người dùng vào
hệ thống; kiểm soát việc vận hành hệ thống thông qua các báo cáo, nhật ký vận
hành hệ thống. Bên cạnh đó, cán bộ quản trị hệ thống còn có thể chỉnh sửa luồng công
việc điện tử trên ứng dụng để phù hợp với yêu cầu thực tế của tổ chức.
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 gồm các phân hệ sau:
• Quản lý văn bản
• Quản lý kho văn bản dùng chung
• Quản lý hồ sơ công việc
• Quản lý lịch
• Ủy quyền
• Quản trị hệ thống
• Các giải pháp tùy chọn
Trong phần tiếp theo, quý vị sẽ được giới thiệu về các tính năng trong từng dòng sản phẩm
(edition) cũng như các tính năng chi tiết trong từng phân hệ của ứng dụng Quản lý văn bản và
Hồ sơ công việc phiên bản 2.5
3. So sánh tính năng của các phiên bản trong ứng dụng
Tính năng / Lợi ích Mô tả
Phiên bản 2.5
Bản Lite Bản Std Bản Ent
Quản lý văn bản
Tờ trình
Quản lý kho văn bản
dùng chung Quản lý thư mục văn bản dùng
chung

Quản lý các văn bản dùng chung Quản lý Hồ sơ công viêc

Quản lý thư mục hồ sơ
Quản lý hồ sơ công việc
Quản lý lịch

Quản lý Lịch làm việc

Quản lý danh mục
Các giải pháp tùy chọn

Tích hợp với máy quét (scaner)
Tích hợp với thư điện tử
Tích hợp với Card fax

Tích hợp Portal (SharePoint Server
2007)

Tích hợp Dịch vụ thư mục (AD)
Tính năng Liên văn phòng

phép gửi nhận văn bản giữa các đơn vị thành viên với nhau thông qua tính năng
công văn mạng (Liên văn phòng). Đơn vị nhận công văn qua mạng không cần nhâp
lại các thông tin có sẵn như: Trích yếu, nơi gửi, ngày văn bản. Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
7

-

2. Quản lý Kho văn bản dùng chung: Cho phép lưu trữ văn bản theo chủ đề để tăng
khai năng khai thác, chia sẻ thông tin. Kho văn bản mẫu lưu trữ các văn bản mẫu
của tổ chức, phục vụ người dùng khi có nhu cầu soạn thảo văn bản. Kho văn bản
dùng chung lưu trữ các loại văn bản cần công bố cho mọi người dùng.
3. Quản lý Lịch: Cho phép theo dõi lịch làm việc của từng lãnh đạo cũng như lịch làm
việc của cả tổ chức nhằm tăng khả năng phối hợp xử lý công việc. Hỗ trợ công tác
quản lý lịch sử dụng xe và lịch sử dụng phòng họp trong cơ quan nhằm đảm bảo
việc sử dụng các tài sản chung của tổ chức một cách hiệu quả, tránh lãng phí tài
nguyên chung tăng cường công tác tiết kiệm.
4. Quản lý Hồ sơ công việc: Cho phép quản lý các hồ sơ việc được sản sinh ra trong
quá trình xử lý công việc với một thời gian dài, hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ theo dõi và
quản lý công việc tốt nhất đồng thời hỗ trợ công tác lưu trữ sau khi công việc kết
thúc.

Trang
8

-

4.1. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản đến:
• Tiếp nhận văn bản đến theo các hình thức sau: bằng bản giấy, qua đường công văn
mạng (Liên văn phòng) và qua đường fax. Đối với văn bản đến bằng bản giấy, cán bộ
văn thư sẽ nhập thông tin thuộc tính và quét văn bản ngay trên ứng dụng. Đối với văn
bản đến qua đường công văn mạng, văn thư có thể tận dụng lại các giá trị có sẵn như
trích yếu, nơi gửi, chỉ cần bổ sung một số thông tin khác như số đến, ngày đến, tệp nội
dung của văn bản. Đối với văn bản đến qua đường fax, văn thư cần nhập thông tin thuộc
tính nhưng sử dụng được ngay tệp nội dung của văn bản, không cần thực hiện thao tác
quét văn bản.
• Hệ thống cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đến (ví dụ: sổ văn bản đến trong ngành, sổ
văn bản đến ngoài ngành); quản lý nhiều cấp sổ văn bản đến (ví dụ: văn bản đến cấp Bộ,
văn bản đến cấp Cục)
• Hệ thống cho phép nhận biết các văn bản đến cần xử lý, chương trình có dấu hiệu nhận
biết văn bản chưa đọc, văn bản khẩn hoặc mật cho người sử dụng
• Ứng dụng cho phép luân chuyển văn bản theo quy trình công việc điện tử, người dùng
có khả năng cho ý kiến xử lý vào từng văn bản.
• Cho phép thu hồi các văn bản khi chuyển nhầm đến các đối tượng nhận
Quản lý văn bản đi:
• Cho phép quản lý các phiên bản của văn bản đi
• Trình duyệt văn bản đi theo luồng công việc điện tử
• Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng văn bản đi
• Cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi trong ngành, sổ văn bản đi
ngoài ngành), nhiều cấp sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi của Bộ, sổ văn bản đi của
Cục)

• Hệ thống cho phép người dùng định nghĩa ngày nghỉ, ngày lễ để hạn xử lý công việc
được chính xác với thực tế tại từng tổ chức.
• Hệ thống cho phép người dùng tự đưa những văn bản hay dùng hoặc cần theo dõi vào
một mục riêng để quản lý trong thư mục văn bản hay dùng (Favorite).
Thống kê, tra cứu, tìm kiếm văn bản
• Cho phép tra cứu văn bản theo cây thư mục năm tháng
• Cho phép tìm kiếm văn bản theo từng loại văn bản, theo các tiêu chí của văn bản, tìm
kiếm toàn văn đối những văn bản có tệp nội dung được soạn thảo ở dạng Word, Excel.
• Cho phép in sổ văn bản theo mẫu của nhà nước trong công tác văn thư, cho phép thống
kê theo tình trạng xử lý văn bản.
4.2. Quản lý kho văn bản dùng chung
Thư mục dùng chung
• Thiết lập các thư mục để chứa các văn bản dùng chung
• Phân quyền cho các thư mục nhằm hỗ trợ việc bảo mật tài liệu
Văn bản dùng chung
• Tạo mới, sửa, xóa văn bản dùng chung
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
10

-

• Phần quyền và tra cứu trên từng văn bản dùng chung
4.3. Quản lý hồ sơ công việc


-

Trang
11

-

• Cho phép người dùng trong hệ thống theo dõi tình trạng bận rỗi của phòng họp theo
ngày/ theo tuần/ theo tháng để hỗ trợ việc đăng ký sử dụng phòng họp.
• Hỗ trợ cán bộ quản lý thống kê theo dõi báo cáo tình trạng sử dụng phòng trong cơ quan
4.5. Quản lý ủy quyền
• Cho phép ủy quyền phân phối và xử lý văn bản theo quy định của tổ chức.
• Cho phép lưu vết lại lịch sử ủy quyền của người dùng
• Cho phép xem các báo cáo thông tin về ủy quyền
4.6. Quản trị hệ thống
Cấu hình chương trình
• Cho phép cấu hình việc gửi nhận fax, email
• Cho phép cầu hình đối tượng được ủy quyền theo quy định của tổ chức
• Cho phép cấu hình đối tượng nhận thông báo và các hình thức nhận thông báo( như
SMS, email, pop- up)
• Cho phép cấu hình hạn xử lý của từng quy trình xử lý
• Cho phép khai báo ngày nghỉ của tổ chức để đặt hạn xử lý công việc cho chính xác
Quản trị người dùng
• Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt người dùng tham gia vào
chương trình.
• Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các đơn vị của tổ chức
• Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các vai trò trong quy trình
nghiệp vụ xử lý công việc
Báo cáo vận hành hệ thống

• Cho phép tích hợp với dịch vụ thư mục người dùng nhằm đảm bảo việc an toàn bảo mật
cũng như giảm các thao tác đăng nhập vào chương trình.
Tích hợp SMS
• Cho phép tích hợp với SMS để soạn tin hoặc tích hợp từ các chức năng để gửi tin nhắn
thông qua hệ thống SMS đến các thiết bị nhận
5. Yêu cầu cấu hình hệ thống
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
13

-

5.1. Hệ thống cỡ nhỏ

Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
14