Công nghệ giám sát nhân viên
“Nhiều công nghệ mới đã giúp các nhà quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình một
cách hiệu quả hơn. Các nhân viên giờ đây có thể bị giám sát ở bất kỳ đâu, trong
bất cứ lúc nào mà không hề hay biết”

Gần ba tháng nay, Mark Peterson, giám đốc hãng sản xuất giày thể thao Universe
tại Singapore,luôn trong tình trạng mất ăn mất ngủ bởi ông không hiểu vì sao
những chiếc giày thể thao được sản xuất theo công nghệ mới của hãng vẫn không
thể thu hút được khách hàng. Điều khiến ông đau đầu hơn là trưởng bộ phận thiết
kế của Universe không hề tỏ ra lo lắng, ngày ngày vẫn đi làm trong tâm trạng thoải
mái, không chút bận tâm. Sau nhiều đắn đo, suy nghĩ, Mark quyết định tìm ra
nguyên nhân của sự việc.
Sau nhiều lần nghiên cứu các tài liệu mà vẫn không phát hiện ra điều gì bất
thường, trong một lần tình cờ vào Internet tìm kiếm thông tin, Mark bàng hoàng
sửng sốt khi thấy tên của trưởng bộ phận thiết kế xuất hiện trên nhiều trang web
cũng như hàng loạt chiếc giày thể thao mẫu mã tương tự với sản phẩm mới của
Universe đã có mặt trên thị trường từ lâu lắm rồi. Mark đã hiểu ra rằng thủ phạm
chính của vụ việc này chính là vị trưởng bộ phận thiết kế nọ. Người đã từng được
ông đánh giá cao, đã từng được ông ưu ái trong công việc cũng như trên con
đường công danh sự nghiệp đã dám “bán mình cho quỷ” để ung dung hưởng lợi
nhuận từ nhiều bên.

Có lẽ, lúc này việc sa thải vị trưởng bộ phận kia cũng không giải quyết được nhiều
vấn đề nữa. Mọi thứ đã quá muộn với một nhà quản lý như Mark. Điều an ủi duy
nhất đối với Mark là vụ việc này sẽ trở thành bài học xương máu trong việc quản
lý nhân viên nhằm tránh những hậu quả tương tự xảy ra trong tương lai.

Trên thương trường, một trong những yếu tố thành công của bất kỳ doanh nghiệp
nào chính là nghệ thuật quản lý nhân sự. Yếu tố này tuy không trực tiếp tạo ra sản
phẩm dịch vụ nhưng nó có vai trò rất lớn đối với việc nâng cao năng suất lao động
cũng như chất lượng sản phẩm. Và các công ty thành công ngày nay luôn hiểu rõ

doanh. Do đó, việc theo dõi nhân viên qua máy tính cũng đồng nghĩa với việc
giám sát công việc của họ, nắm bắt được nhân viên nào làm việc chăm chỉ, nhân
viên nào lơ là, xao lãng phần việc của mình. Phần mềm được nhiều nhà quản lý sử
dụng phổ biến hiện nay là PC anywhere . Nhờ phần mềm này, các nhà quản lý có
thể theo dõi mọi hoạt động trên máy tính của các nhân viên trong công ty, biết
được hôm nay họ làm những gì, thực hiện những giao dịch nào và có xao lãng
công việc hay không. Các nhân viên sẽ không biết họ bị theo dõi và nhà quản lý có
thể “chộp” được bất cứ hoạt động nào như chơi
game, gửi email không vì mục
đích công việc hay tán gẫu với bạn bè trên mạng.

Ngoài ra, các nhà quản lý đang trông đợi từng ngày công nghệ mới sắp ra đời của
hãng Microsoft để giám sát có hiệu quả hơn nữa các nhân viên trong công ty, Đó
là chuột máy tính thế hệ mới Intellimouse. Chuột máy tính này được cài một con
chip nhỏ có thể tính toán thời gian sử dụng máy tính bằng cách đo thời gian mà
các nhân viên sử dụng bấm vào con chuột bằng một khoảng cách không gian. Do
đó, nếu quy ước một phút sử dụng máy tính có thể biểu hiện bằng một khoảng
cách 4m thì một máy tính đang hoạt động sẽ có khoảng cách tăng lên tương ứng
với thời gian hoạt động của máy vi tính. Như vậy, nếu một nhân viên sử dụng máy
tính xao lãng công việc được giao để làm một công việc khác thì số khoảng cách
không gian được Intellimouse thể hiện sẽ bằng số 0. Lúc đó nhà quản lý chỉ cần
kiểm tra Intellimouse là có thể biết được nhân viên có chăm chỉ hay không.

Cho dù giá của Intellimouse sẽ hơi đắt nhưng chắc chắn các nhà quản lý cũng
không tiếc tiền bởi những gì nó mang lại cho công ty còn lớn hơn nhiều so với số
chi phí bỏ ra ban đầu này.

Giám sát nhờ Internet

Internet mang lại rất nhiều lợi thế nhưng cũng không ít phiền tóai cho các ông chủ

những hành động tiết lộ bí mật công ty”. Và bởI vậy, các ông chủ doanh nghiệp
rất muốn kiểm soát nhân viên bằng các chương trình quản lý email, tuy nhiên, họ
luôn gặp sự phản đối từ nhiều ngườI, đặc biệt là từ các nhân viên của mình vì
ngườI lao động cho rằng việc kiểm soát này có thể vi phạm bí mật cá nhân. Và để
làm giảm nhẹ mức độ “vi phạm bí mật cá nhân”, các chuyên gia quản lý phảI nghĩ
ra cách sử dụng các chương trình giám sát “nhẹ nhàng” hơn và ở một mức độ nhất
định nào đó thôi.

Nhiều công ty châu Âu đã sử dụng phần mềm dướI dạng phiếu theo dõi số lượng
e-mail đã được nhận và gửi đi trong ngày của nhân viên cùng nội dung của các
email đó. Những email này sẽ được một máy chủ kiểm soát và phân tích nhằm
vạch ra những gì liên quan đến công việc, những gì thuộc diện”bí mật cá nhân” và
gửi đến cho nhà quản lý biết. Nhờ công cụ này, ngay cả những nhân viên thông
minh nhất khi xoá đi các email cũng vẫn bị phát hiện. Còn một số công ty khác lại
giới hạn dung lượng chứa email cá nhân. Hãng Boeing chỉ cho phép nhân viên
chứa 15 MB email cá nhân trong hộp thư của họ. Vượt quá giới hạn này, hệ thống
đó sẽ không cho phép họ gửi thêm bất cứ một email nào.

Epolicy Institute, một công ty chuyên về tư vấn kinh doanh, cho biết hiện nay 47%
các công ty đã tiến hành việc giám sát nhân viên bằng hệ thống kiểm soát email.
Có điều đây là chuyện khá “tế nhị” và người quản lý công việc này cũng có thể bị
cấp trên giám sát. Còn theo tập đoàn công nghệ IDC thì trong năm 2003, nhiều
công ty đã chi hàng trăm triệu đô la cho việc kiểm soát các email có định hướng
nội dung, trong khi chi phí dành cho các phầm mềm chống virus đã lên tớI vài tỷ
đô la. IDC dự đoán doanh số phần mềm kiểm soát email sẽ tăng lên 662 triệu USD
vào năm 2006.

Giám sát nhân viên nhờ các máy photocopy và máy fax thế hệ mới

Ngày nay, tại nhiều doanh nghiệp, các nhân viên vẫn có thói quen sử dụng “đồ

nhận thời gian nghỉ việc trong giờ làm việc của các nhân viên.

Giám sát nhân viên nhờ công nghệ GPS

Trong trường hợp bị giám sát chặt chẽ ở văn phòng làm việc, nhiều nhân viên có
thể lợi dụng những lần đi công tác ra bên ngoài để làm những việc mang tính chất
cá nhân.

Đối với các nhà quản lý, để ngay cả khi đi ra ngoài văn phòng, các nhân viên cũng
khó xao nhãng công việc, họ đã cậy nhờ đến công nghệ GPS. Từ một máy tính cá
nhân, các nhà quản lý có thể biết được chính xác vị trí địa lý của nhân viên thông
qua các thiết bị tìm kiếm thông minh sử dụng hệ thống định vị toàn cầu GPS. Vị
trí của nhân viên sẽ hiện chính xác trên một bản đồ kĩ thuật số. Với các module
GPS cùng nhiều modem riêng biệt, những thiết bị này sẽ “trói chặt” nhân viên. Vị
trí nhân viên sẽ được cập nhật liên tục cứ 6 giây một lần. Ngoài ra, vị trí của nhân
viên có thể hiện trên màn hình theo các cấp độ khác nhau, từ vị trí của một quốc
gia cho đến từng con phố cụ thể.

Hãng điện thoại Nokia đã đi tiên phong khi cung cấp cho các nhân viên của mình
điện thoại di động có gắn hệ thống GPS để xác định vị trị của nhân viên ở bất cứ
nơi nào. Còn hãng vận tải Transport American của Mỹ thì cho gắn vào tất cả các
xe ôtô của nhân viên mình những con chip GPS nhỏ có thể giúp tính toán cự ly
vẫn chuyển hợp ý cũng như thời gian di chuyển sao cho máu chóng và hiệu quả
nhất. Các nhà quản lý của Transport American chỉ cần ngồi ở văn phòng cũng có
thể giám sát công việc của toàn bộ các nhân viên lái xe của mình.

Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân viên đang từng bước giữ
vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng quản lý trên toàn thế giới trong thời gian
gần đây. “Ngày nay, công nghệ thông tin đã đi sâu vào những hoạt động tưởng
chừng như nhỏ bé nhất. Bạn sẽ không thể quản lý nhân viên được được nếu thiếu