Download miễn phí Luận văn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY SÀNH SỨ - THUỶ TINH CÔNG NGHIỆP.
I. SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY.
II. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔNG CÔNG TY.
III. NHỮNG LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA TỔNG CÔNG TY.
IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TỔNG CÔNG TY.
V.KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY CỦA TỔNG CÔNG TY.
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY SÀNH SỨ - THUỶ TINH CÔNG NGHIỆP.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY.
III. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY.
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY.
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.Tổ chức xử lý và quản lý văn bản đến.
2. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản đi.
3. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản mật.
4. Tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ.
5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
II. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
2. Xác định giá trị tài liệu.
3. Thống kê tài liệu lưu trữ.
4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
III. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY.
1. Công tác văn thư.
2. Công tác lưu trữ.
3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư – lưu trữ.
IV. KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY.
1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ.
4. Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư - lưu trữ trong toàn tổng công ty.
KẾT LUẬN.
http://s1.liketly.com/flash/edoc/jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-swf-2014-09-14-luan_van_mot_so_bien_phap_nang_cao_hieu_qua_cong_t.GCsfOyFwjn.swf /tai-lieu/luan-van-mot-so-bien-phap-nang-cao-hieu-qua-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-van-phong-tong-cong-ty-sanh-su-thuy-tinh-c-76633/ Để tải tài liệu này, vui lòng Trả lời bài viết, Mods sẽ gửi Link download cho bạn ngay qua hòm tin nhắn. Ket-noi - Kho tài liệu miễn phí lớn nhất của bạn
Ai cần tài liệu gì mà không tìm thấy ở Ket-noi, đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sản phẩm.
bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002
Stt
Các chỉ tiêu chủ yếu
Đơn vị tính
TH năm 2001
KH năm 2002
So sánh KH năm 2002 với TH năm 2001 (%)
1
Giá trị sản xuất CN
trđ
618 961
716 147
+15.7
2
Doanh thu
trđ
618 147
678 609
+9.8
3
Lợi nhuận
trđ
23 377
23 431
+0.2
4
Nộp ngân sách
trđ
57 870
59 503
+2.1
5
Thu nhập bình quân
1000đ/1n/1t
1 663
1 774
+6.6
6
Lao động bình quân
người
4 559
4 895
+7.4
* Các giải pháp thực hiện:
Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải pháp chủ yếu:
+Tăng cường sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
+Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen thưởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ đem lại giá trị kinh tế cao.
+ Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trường, mở rộng và giữ vững thị trường trong nước và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu.
chương ii
Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng
Tổng giám đốc
chánh văn phòng
Bộ phận lễ tân, đánh máy
Bộ phận lái xe
Bộ phận văn thư, lưu trữ
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có được những kết quả trên nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng.
Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ:
- Quan hệ giao dịch, tham gia các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơ quan có liên quan.
- Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trường, quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên.
- Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo được kịp thời, để có phương hướng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn vị thành viên.
- Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
-Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính và quy định của ban lãnh đạo.
- Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính.
II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty:
Văn phòng Tổng công ty được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng.
* Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư- lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân- đánh máy.
Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiền lương, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao, tổng hợp và xử lý thông tin, trình phương án quyết định, hướng dẫn đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chương trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo cáo tổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo cáo ban giám đốc.
* Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực công việc.
* Bộ phận văn thư- lưu trữ:
Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn thư :
- Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối tượng tiếp nhận.
- Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ ký theo quy định.
- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Sắp xếp tài liệu để lưu trữ, xử lý các tài liệu lưu trữ quá hạn.
- Tra cứu tài liệu khi cấp trên yêu cầu.
* Bộ phận tiếp tân- đánh máy:
Có chức năng trợ giúp ban lãnh đạo và Chánh văn phòng những công việc có liên quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách:
- Thực hiện việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên.
- Trực điện thoại, quản lý máy fax.
- Mua sắm văn phòng phẩm.
-Thực hiện lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
*Bộ phận lái xe:
Luôn túc trực để phục vụ cho hoạt động công tác của cấp trên.
III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng:
Văn phòng Tổng công ty được xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhưng vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Tổng công ty còn sử dụng phương pháp truyền tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử Email. Trình độ cán bộ, nhân viên đã và đang được đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin.
Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định hướng phát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất được coi trọng. Thông tin được nhân viên văn thư - lưu trữ thu thập qua hệ thống máy fax, điện thoại, qua thư điện tử Email. Với các kênh thu thập thông tin rộng như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng động trong khâu quản lý. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực hiện khá tốt. Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác, kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định. Các văn bản được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn thư được thực hiện đúng theo quy trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể thức cũng như quyền hạn ban hành. Vì vậy các văn bản được thực hiện đúng, không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng như quản lý quá trình thực hiện văn bản còn gặp không ít khó khăn. Bởi lẽ với vai trò là văn phòng Tổng công ty lại quản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời. Để khắc phục nhược điểm này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận thông tin mới qua mạng Internet, qua thư điện tử Email, qua fax, sau đó yêu cầu văn bản đến sau để làm thủ tục pháp lý. Như vậy sẽ vừa đảm bảo yêu cầu thông tin kịp thời vừa đảm bảo tính hợp pháp của nó.
Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu quả, kịp thời với các phòng ban và các đơn vị thành viên để lấy số liệu lập báo cáo tổng hợp. Đó là các báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty theo tháng, quý, năm, báo cáo về tình hình tài chính, lao động, hoạt động nghiên cứu phát t...
