Vai trò của truyền thông trong phát triển Văn hóa doanh nghiệp

Nguồn: abviet.com
Nếu doanh nghiệp được xác định như là “một hệ thống năng động của các
thành viên trong doanh nghiệp - những người giao tiếp với nhau trong và qua
các cấu trúc của doanh nghiệp theo một trật tự và mục đích nhất định nhằm
đạt được một mục tiêu đã định” thì rõ ràng doanh nghiệp không thể tồn tại
nếu không có truyền thông (Taylor, 2000) Bởi vậy, văn hoá của doanh nghiệp phải được hình thành, duy trì và biến đổi từ
một mạng lưới truyền thông phức hợp và liên tục giữa các bên có liên quan đến
doanh nghiệp. Xem xét doanh nghiệp và văn hoá doanh nghiệp dưới góc độ này
nhắc nhở chúng ta về tầm quan trọng của truyền thông và quản lý truyền thông
trong quá trình hình thành, duy trì và phát triển của doanh nghiệp và văn hoá
doanh nghiệp.

Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý hiện nay đang ngày càng quan tâm tới
việc xây dựng văn hoá cho tổ chức, doanh nghiệp mà họ đang lãnh đạo quản lý.
Văn hoá doanh nghiệp được nhận thức một cách phổ biến là tài sản vô giá đã và
đang trở thành nhân tố đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển và thịnh vượng
của một tổ chức, một doanh nghiệp. Và quản lý truyền thông có vai trò to lớn
trong quá trình hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp. Bài viết này
sẽ bắt đầu với các cách tiếp cận về văn hoá doanh nghiệp, xác nhận vai trò của
truyền thông đối với quá trình hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh
nghiệp. Bài viết cũng đề xuất những giải pháp nhằm phát huy vai trò của quản lý
truyền thông trong việc xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp.

Quan niệm về văn hoá doanh nghiệp

Khái niệm văn hoá nhóm hay văn hoá của một tổ chức đã trở thành vấn đề được

sáng lập doanh nghiệp tới tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Theo thời
gian, doanh nghiệp sẽ chấp nhận những giá trị và niềm tin đó như là những chuẩn
mực của doanh nghiệp nếu những giá trị mà người sáng lập doanh nghiệp đưa ra
góp phần đem đến những thành công của doanh nghiệp. Sau đó chúng sẽ được tiếp
tục giới thiệu đến những thành viên mới của doanh nghiệp. Trong trường hợp hệ
thống các giá trị và niềm tin mà cá nhân người sáng lập doanh nghiệp đưa ra
không đem lại sự thành công cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp đó sẽ đi đến thất
bại hoặc doanh nghiệp đó phải tìm kiếm người lãnh đạo mới cho đến khi nào
những niềm tin và giá trị của người lãnh đạo mới đem lại sự thành công cho hoạt
động của doanh nghiệp (Schein, 2004). Khi đó, quá trình hình thành văn hoá
doanh nghiệp sẽ lại xoay quanh người lãnh đạo mới của doanh nghiệp. Tóm lại,
văn hoá doanh nghiệp được hình thành thông qua quá trình tương tác lẫn hau của
việc học và dạy giữa người lãnh đạo với các nhân viên cũng như giữa các nhân
viên với nhau trong hệ thống của doanh nghiệp (Keyton, 2005).

Khi văn hoá doanh nghiệp đã được thiết lập, bất cứ nhà quản lý nào cũng đều quan
tâm đến việc duy trì và thúc đẩy những hệ thống giá trị đó vì sự hoạt động hiệu
quả của doanh nghiệp. Theo Alvesson (2002), duy trì văn hoá doanh nghiệp là một
hoạt động không thể thiếu trong các hoạt động thường nhật của doanh nghiệp. Nhà
quản lý duy trì và thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp thông qua việc ban hành những
quy định và những giá trị cho phù hợp với doanh nghiệp, đồng thời cũng khuyến
khích để mọi thành viên chấp nhận và ứng dụng những ý nghĩa văn hoá cụ thể.
Nhà quản lý cùng lúc đó cũng giúp nhân viên giám sát và quản lý hình ảnh và bản
sắc của doanh nghiệp với khách hàng và các đối tác của doanh nghiệp. Tương tự
như quá trình hình thành văn hoá doanh nghiệp, trách nhiệm duy trì văn hoá doanh
nghiệp không chỉ thuộc vào nhà quản lý mà cần có sự tham gia của tất cả các nhân
viên cũng như các ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp. Quả thật, quá trình duy
trì văn hoá doanh nghiệp đòi hỏi quá trình xã hội hoá những giá trị, niềm tin của
doanh nghiệp đến các thành viên mới. Quá trình này bao gồm rất nhiều hoạt động
như các chương trình định hướng, chương trình tư vấn cũng như việc tạo cơ hội

theo cách nói của Frishman và Zachary (2001) thì hoạt động truyền thông là “cơ
chế căn bản trong suốt quá trình xã hội hoá thúc đẩy mọi thành viên trong doanh
nghiệp hiểu được giá trị của doanh nghiệp”. Tóm lại, chúng ta không thể hy vọng
văn hoá doanh nghiệp được hình thành, duy trì và biến đổi nếu thiếu truyền thông.

Vai trò của truyền thông trong việc tạo lập, duy trì và phát triển văn hoá
doanh nghiệpTrước khi xem xét vai trò của truyền thông trong việc hình thành, duy trì và biến
đổi văn hoá doanh nghiệp, chúng ta cần phải làm rõ khái niệm truyền thông và
mối quan hệ của nó với văn hoá doanh nghiệp. Theo cách tiếp cận mang tính văn
hoá của Keyton (2005) thì truyền thông là một quá trình tương tác phức hợp và
liên tục giữa các thành viên của doanh nghiệp và thông qua quá trình đó các thành
tố của văn hoá được nhận thức và chia sẻ. Quan niệm này chỉ ra rằng văn hoá
doanh nghiệp và truyền thông có mối liên hệ hai chiều. Một mặt, văn hoá doanh
nghiệp được hình thành và tồn tại thông qua việc sử dụng truyền thông. Mặt khác,
văn hoá doanh nghiệp cũng chi phối việc sử dụng các dạng thức và cấu trúc của
truyền thông trong hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như mô hình quan hệ
công chúng mà công ty đó lựa chọn để giao tiếp với đối tác cũng như giữa các
phòng ban trong doanh nghiệp.

Nói đến truyền thông trong doanh nghiệp, có hai khái niệm thường gắn liền với nó
là truyền thông nội bộ và truyền thông ngoài doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ
liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa các
nhân viên với nhau. Quá trình truyền thông này có ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình
thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp. Sự tác động của truyền thông nội
bộ được biểu hiện trước hết ở sự giao tiếp giữa nhà quản lý với đội ngũ nhân viên.
Sự tương tác này theo cách gọi của Tukiainen (2001) là “giao tiếp thứ bậc”. Như
đã được đề cập ở phần trên, sự hình thành, duy trì, và biến đổi văn hoá doanh

giữ vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hình thành, duy trì và biến đổi văn
hoá doanh nghiệp. ở một vị thế ngang bằng, những ý nghĩa và giá trị của doanh
nghiệp sẽ được chia sẻ giữa các nhân viên với nhau nếu một môi trường làm việc
dựa trên sự hợp tác được thiết lập.

Rõ ràng, vai trò của truyền thông nội bộ không chỉ bị giới hạn ở việc cung cấp
thông tin tới người lao động. Quả thật, ngoài việc cung cấp thông tin thì việc xác
lập và thúc đẩy một mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như giữa các
nhân viên trong doanh nghiệp với nhau cũng trở nên vô cùng quan trọng. Điều này
giúp doanh nghiệp thiết lập được một phong cách quản lý sự biến đổi mang tính
chiến lược, cấu trúc và công nghệ. Hơn nữa, truyền thông nội bộ cũng có thể được
vận hành như một nhận thức có tính văn hoá của doanh nghiệp, của nhà hoạch
định chiến lược truyền thông, của người ra quyết định về truyền thông, của người
kết hợp giữa văn hoá trong doanh nghiệp với những yếu tố văn hoá bên ngoài, của
một kênh truyền thông tham gia tư vấn và chuyển giao quyền lực (McAleese and
Hargie, 2004). Tác động của quá trình truyền thông nội bộ và mối quan hệ của nó
với văn hoá vì thế trở nên vô cùng quan trọng.

Cùng với truyền thông nội bộ, quá trình truyền thông của doanh nghiệp với bên
ngoài cũng tác động không nhỏ tới văn hoá doanh nghiệp. Bởi vậy sau khi thiết
lập và củng cố sự thống nhất bên trong, doanh nghiệp cũng cần phải truyền bá
những giá trị của doanh nghiệp ra bên ngoài. Trong mối quan hệ với văn hoá,
truyền thông nội bộ và truyền thông ngoài doanh nghiệp chủ yếu dựa trên sự
tương tác và sự nhận thức về các giá trị. Bên cạnh đó, truyền thông ngoài doanh
nghiệp cũng liên quan chặt chẽ với mối liên hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Do đó, liên quan đến quyền năng của những lời truyền miệng, như một công cụ
của maketing, doanh nghiệp cần phải áp dụng quan điểm cấp tiến hơn trong việc
ưu tiên quá trình truyền thông với khách hàng (Margie và Tourish, 2000). Trong
một bài báo nhan đề “Năm nguyên tắc căn bản của quản lý văn hoá” Margie và
Tourish (2004) đã chỉ ra rằng quan hệ công chúng nên được vận hành và quản lý

cảm thấy tự tin để làm việc một cách sáng tạo, đổi mới và vì vậy mọi người có thể
tin tưởng lẫn nhau để thúc đẩy một quá trình truyền thông cởi mở. Việc xây dựng
niềm tin trong doanh nghiệp là nỗ lực vô giá để hình thành, duy trì và biến đổi văn
hoá doanh nghiệp. Vì vậy, trong quản lý truyền thông, nhà quản lý nên thiết lập
một chiến lược truyền thông mà ở đó mối liên hệ giữa truyền thông với việc xây
dựng lòng tin cần phải được thúc đẩy.

Cùng với yếu tố về sự tin cậy, một bầu không khí hợp tác được xây dựng trên cơ
sở truyền thông mở là sự phản ánh của thái độ và triết lý quản lý. Nó được nhấn
mạnh rằng tính hợp tác càng cao trong mối quan hệ giữa các nhân viên và lợi ích
của họ thì mức độ cởi mở của truyền thông ngang cấp giữa họ càng lớn và ngược
lại (Ruppel và Harrington, 2000). Rõ ràng, bầu không khí đặc biệt là bầu không
khí làm việc dựa trên nguyên tắc đạo đức được nhìn nhận như là một dạng hay
một cấu trúc hẹp hơn của văn hoá doanh nghiệp là nhân tố quan trọng của việc tạo
lập môi trường đổi mới quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một chính
sách truyền thông mở bao gồm truyền thông mở giữa các cá nhân, các phòng ban
và các nhóm liên quan đến doanh nghiệp nhằm đạt được những triển vọng phát
triển mới vì vậy là rất cần thiết để hình thành một dạng văn hoá hỗ trợ cho sự sáng
tạo và đổi mới cần thiết cho doanh nghiệp để nâng cao tính cạnh tranh trong một
môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.

Văn hoá doanh nghiệp đã trở thành một nhân tố quan trọng đóng góp cho sự phát
triển của doanh nghiệp. Trong một môi trường kinh doanh đầy biến động, quá
trình hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp cần được tiến hành liên
tục để nâng cao khả năng thích ứng và tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong nỗ
lực để đạt được mục tiêu này, truyền thông mở là một yếu tố có tính quyết định mà
sự phát triển của nó tỷ lệ thuận với sự hợp tác, lòng tin, sự cam kết và sự đổi mới
trong môi trường làm việc của doanh nghiệp. Do vậy vai trò của quản lý truyền
thông trong việc xây dựng, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp là làm thế
nào để thiết lập và thực hiện một cơ chế truyền thông mở nhằm đạt được những