Lời mở đầu
Trong những năm gần đây sự phát triển mạnh mẽ của nghành công nghệ
thông tin thực sự đã đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Công nghệ thông tin có
nhiều ứng dụng vào các nghành đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế đã làm
cho bộ mặt xã hội thay đổi nhanh chóng trong lĩnh vực này, thông tin đa ra một
cách chính xác đảm bảo các yêu cầu của bài toán quản lý đồng thời cũng tiết
kiệm đợc thời gian và công sức cho con ngời.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, việc tổ chức một khối lợng thông tin
lớn là một vấn đề rất khó khăn và đòi hỏi phải giải quyết đợc việc cập nhật thông
tin một cách chính xác hiệu quả và nhanh chóng. Do đó, ta cần phải tổ chức
thông tin lại thành một hệ thống, cơ sở dữ liệu làm sao cho có thể đáp ứng đợc
nhu cầu của nhiều ngời dùng, nhiều chơng trình ứng dụng khai thác hệ thống và
dữ liệu đợc quản lý một cách tập trung, tăng hiệu quả sử dụng.
ứng dụng tin học vào công tác quản lý là một trong những yêu cầu cần
thiết với mỗi doanh nghiệp tin học hoá trong công tác quản lý sẽ giúp làm giảm
đến mức tối thiểu sự can thiệp thủ công của con ngời, tiết kiệm đợc thời gian
tìm kiếm, tiết kiệm không gian lu trữ, hệ thống hóa và kết xuất thông tin một
cách chính xác đầy đủ đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.
Trong quá trình thực tập chuyên đề tại Công ty Dịch vụ thơng mại số 1
em nhận thấy mình có thể sử dụng những kiến thức đã đợc học trong trờng để
đem ra áp dụng vào thực tế, hơn nữa em đợc phân công vào phòng Tổ chức
hành chính và một phần công việc của phòng này là quản lý hồ sơ cán bộ công
nhân viên. Vì thế em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ
cán bộ " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong cơ quan đạt
hiệu quả cao hơn.
Mục đích của đề tài này là:
- Phân tích quá trình quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Lu trữ cập nhật ta cứu các thông tin cần thiết chính xác và hiệu qủa.
- Lập các bảng báo cáo theo yêu cầu của đơn vị.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chơng cơ bản:

+ Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Đức Giang
+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động
Bốn đơn vị trên ra đời trớc năm 1995 nhằm thu hút số cán bộ d thừa thuộc
cơ quan văn phòng liên hiệp các Xí nghiệp dệt và liên hiệp các Xí nghiệp may.
Khi sáp nhập tổng số vốn của cả 4 đơn vị này ớc tính gần 15 tỷ đồng và hơn 700
lao động. Sau khi đợc thành lập Công ty tiến hành sắp xếp lại tổ chức và hình
thành các đơn vị thành viên gồm:
+ Xí nghiệp may Hồ Gơm
+ Xí nghiệp may Hà Nội
+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động
3
+ Xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn
+ Cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm số 2,3,4
Sau khi đi vào hoạt động Công ty có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức.
Chủ chơng của Tổng công ty Dệt may Việt Nam đa ra cho Công ty đó là làm
nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ thơng mại. Do vậy các đơn vị sản xuất đợc chuyển
giao cho các đơn vị khác hoặc chuyển ra hạch toán độc lập. Cụ thể nh:
- Ngày 15/05/1996: Xí nghiệp may Hà Nội đợc chuyển về Công ty dệt vải
Công nghiệp.
- Ngày 18/08/1997: Xí nghiệp may Hồ Gơm tách ra thành đơn vị độc lập
và là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam.
- Ngày20/04/1998: Xí nghiệp may thời trang Trơng Định sáp nhập với Xí
nghiệp may Hồ Gơm.
- Ngày20/04/1998: Chuyển xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn về Viện
kinh tế kỹ thuật dệt may.
- Đầu năm 1999 Công ty mới ổn định và chỉ còn khâu dịch vụ thơng mại
với tổng số trên 90 ngời. Tổng số vốn của Công ty sau khi bàn giao là 6.650
triệu đồng, trong đó vốn lu động là 4.825 triệu đồng.
2./ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty
a) Chức năng nhiệm vụ của Công ty

năng thể hiện nh sau:
Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là giám đốc
Công ty phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch, kinh doanh xuất
nhập khẩu trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng nghiệp vụ 2 và nghiệp vụ 3,
chỉ đạo công tác tài chính kế toán, tổ chức cán bộ.
5
Cửa
hàng
bán lẻ
Giám Đốc
Phòng
nghiệp
vụ 3
Phòng
nghiệp
vụ 2
Phòng
tài
chính
kế toán
Trung
tâm Thư
ơng mại
dệt may
PGĐ thường
trực
Phòng
nghiệp vụ 1
PGĐ
Siêu

nh: bông xơ, tơ sợi, giấy kraft, hạt nhựa, kinh doanh nguồn sợi sản xuất
trong nớc phục vụ cho các làng nghề.
- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng chủ yếu là tổ chức nhân sự,
giải quyết chế độ chính sách, quản lý tài sản của Công ty, phục vụ cho
công tác kinh doanh đồng thời quản lý một phần kinh doanh đó là thuê
mặt bằng và kinh doanh vải Mex và công tác đời sống.
- Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mu giúp việc cho ban
giám đốc trong công tác Tài chính kế toán nhằm sử dụng đồng vốn
đúng mục đích, đúng chế độ, hợp lý, có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài
chính ghi chép, phân loại tổng hợp lý giải các nghiệp vụ phát sinh, phân
tích tổng hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo
nguồn vốn cho kinh doanh
- Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng:
+ Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà
nớc, nội quy của Công ty các chỉ thị mệnh lệnh của Giám đốc.
+ Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
6
+ Đề xuất nhiệm vụ trình Giám đốc, những chủ trơng, biện pháp giải
quyết khó khăn gặp phải trong kinh doanh và tăng cờng công tác quản lý Công
ty.
Các phòng nghiệp vụ 1, 2, 3 tổ chức thực hiện các kế hoạch do ban giám đốc đề
ra. Các phòng này thờng xuyên phối hợp với nhau, thông báo tình hình kinh
doanh về số lợng, giá cả của các mặt hàng. Mỗi khi có các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh phòng kinh doanh thực hiện khâu lập các chứng từ ban đầu rồi chuyển
cho phòng kế toán kiểm tra trớc khi đa cho Giám đốc ký duyệt. Phòng kế toán
có nhiệm vụ cung cấp các thông tin kịp thời cho các phòng ban khác để có ph-
ơng hớng thực hiện các hoạt động kinh doanh đạt đợc hiệu quả.
II./ Giới thiệu về đề tài
Trong quá trình thực tập tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 em nhận
thấy rằng hiện tại Công ty cha có phần mềm nào sử dụng cho công việc quản lý

thống có thể thực hiện đợc đối với một đối tợng cụ thể.
I./ Phân tích thu thập dữ liệu
1./ Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu quản lý tại cơ quan
Công ty DVTM số 1 là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt
nam quản lý. Hiện nay trong Công ty có các phòng ban nh Phòng Tổ chức hành
chính, Tài chính kế toán, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 .... Tổng số cán bộ trong
toàn Công ty là 92 ngời hiện tại công việc quản lý Hồ sơ cán bộ đợc giao trực
tiếp cho phòng TCHC thực hiện thông qua phơng pháp thủ công bằng tay. Khi
có nhân viên mới vào cơ quan thì phải cập nhật hồ sơ vào tủ hồ sơ sau đó từ tủ
hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhân viên đó nếu có thiếu sót
gì thì đa ra để sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp chính xác.
Trong quá trình công tác nếu có biến động thông tin của nhân viên nh
chuyển đổi phòng ban, chuyển công tác.... thì dữ liệu phải đợc cập nhật
Định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụ cho
công tác điều hành của lãnh đạo Công ty.
Thống kê in ấn Dữ liệu tại thời điểm bất kỳ nào về bất kỳ nhân viên nào
theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Trong thời điểm hiện tại Công ty còn quản lý theo công tác thủ công dẫn
đến tốn nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa chữa, xoá,
tim kiếm thông tin do đó không đáp ứng đợc yêu cầu về thời gian và độ chính
xác của các bảng báo cáo điều này làm ảnh hởng và gây khó khăn cho cán bộ lu
trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhợc điểm trên đòi hỏi phải có hệ thống quản lý
mới
Yêu cầu của hệ thống mới là phải thiết kế một hệ thống quản lý hồ sơ cán
bộ mới cho cơ quan và hệ thống đó phải đợc ứng dụng thực tế và ứng dụng tin
học một cách khả thi, đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới, phải thuận
tiện an toàn hiệu qủa cao. Vì thế, để thực hiện đợc các mục tiêu trên thì hệ
thống cần phải làm đợc những công việc sau:
+/ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác cao
+/ Xem, Sửa, Xoá một cách rõ ràng

động của cá nhân
- Thông tin phục vụ cho việc cập nhật Dữ liệu
+/ Bảng Danh mục phòng ban
+/ Bảng Danh mục chức vụ
+/ Bảng Quá trình công tác và Quá trình đào tạo
+/ Bảng Hệ số lơng các loại
+/ Bảng Nâng lơng: dùng để theo dõi diễn biến tăng giảm tiền lơng
10
3./ Các thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra đợc kết xuất trên hai hớng chủ yếu đó là:
- In ra màn hình
- In ra máy in
Hớng kết xuất thông tin ra có các loại báo cáo nh sau:
Các báo cáo nhanh phục vụ nhu cầu xem thông tin nhanh chóng của lãnh
đạo.

* In danh sách cán bộ theo phòng ban hiện có
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách cán bộ
Phòng ...
STT
Họ và
tên
Giới
tính
NTNS
Trình độ
Văn
hoá

Dân tộc.............................Tôn giáo..........................................................
Thành phần gia đình..............................Thành phần bản thân................
Trình độ văn hoá.......................................................................................
Trình độ chuyên môn...............................................................................
Trình độ ngoại ngữ...................................................................................
Trình độ học vấn.......................................................................................
Ngày vào Đảng.........................................................................................
Nơi kết nạp...............................................................................................
Ngày vào cơ quan.....................................................................................
Phòng/ ban.....................................Chức vụ............................................
Công việc đảm nhận.................................................................................
Số Hợp đồng LĐ............................Loại hợp đồng..................................
Hệ số Lơng....................................Mức lơng..........................................

ảnh
* Danh sách cán bộ đã đến hạn lên lơng
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách đề nghị nâng lơng
Ngày ... tháng...năm
STT Họ và tên NTNS Phòng
HS L-
ơng
Mức l-
ơng
Ngày
đến hạn
Ngày đề
nghị nâng
lơng

Công
việc
đảm
nhận
Hệ số
lơng
Mức l-
ơng
Phụ
cấp
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
...
Ngày ... tháng ... năm...
Lập bảng Trởng phòng Giám đốc

* In danh sách cán bộ theo các điều kiện lọc khác nhau
Ví dụ thống kê theo chức vụ và chuyên môn
14
Tổng công ty dệt may việt nam

Hệ số l-
ơng
Ngày vào
cơ quan
Ngày kết
nạp Đảng
Trình độ
Ngoại ngữChính trịChuyên mônVăn hoá
Chức
vụ
Phòng
ban
Địa
chỉ
Giới
tính
Ngày
sinh
Họ và tên
16
Báo cáo tổng hợp
Lập biểu
Trưởng phòng
Ngày ... tháng ... năm...
Giám đốc
STT
II./ Thiết kế hệ thống
1./ Các ký hiệu sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống
Trong qúa trình thiết kế hệ thống sử dụng một số ký hiệu nh sau
- Ký hiệu tác nhân bên ngoài

chóng theo điều kiện ngời dùng đa ra
18
Quản lý hồ sơ
Cập nhật HS Tra cứu tìm kiếm Lập báo cáo
Cập nhật HS
Nhập hồ sơ Kiểm tra Xử lý
Tra cứu tìm kiếm
Cập nhập
thông tin
Tìm kiếm theo
điều kiện
Hiện thông
tin
Thống kê
Biểu đồ phân cấp Chức năng lập báo cáo
a) Sơ đồ ngữ cảnh
Quá trình phân tích đã xây dựng đợc hệ thống quản lý ở giai đoạn đầu, sơ
đồ này diễn tả các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ giữa các quá
trình xử lý và mối quan hệ của các tác nhân tới hệ thống
Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý nhân sự
Qua sơ đồ trên ta thấy mỗi một cơ quan đều có ban lãnh đạo và nhân viên
làm việc, đối với hệ thống quản lý hồ sơ đều phải khai báo đầy đủ các thông tin
về sơ yếu lí lịch bản thân nh họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, điện thoại ....
Bộ phận quản lý sẽ xem xét và tiếp nhận hồ sơ sau đó sẽ cập nhật thông tin một
cách đầy đủ và chính xác. Khi có yêu cầu cung cấp thông tin về cá nhân nào đó
thì cán bộ quản lý sẽ lập báo cáo và cung cấp các thông tin cần thiết.
b) Các sơ đồ Luồng Dữ liệu (DFD) cho các chức năng của hệ thống
Sơ đồ trên chỉ là tổng quát cha chỉ ra đợc chức năng cụ thể của hệ thống
cha vạch ra đợc chi tiết các vấn đề phát sinh xảy ra khi thực hiện chơng trình.
19

của các nhân viên chuyển hoặc thôi công tác. Để đảm bảo tính chặt chẽ về mặt
quản lý thì tất cả các hồ sơ của nhân viên phải đợc lu vào kho hồ sơ.
+/ Chức năng tìm kiếm thống kê
Phần này đảm bảo chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên hiện đang công tác
theo một điều kiện nào đấy. Để thuận tiện nhanh chóng phần tìm kiếm này ta có
thể tìm kiếm theo một số chỉ tiêu nh: họ tên hoặc mã cán bộ, tên phòng ban,
chức vụ...
+/ Chức năng thống kê lập báo cáo
Đây là phần công việc đảm bảo cho chức năng thống kê về hồ sơ cán bộ
và báo cáo thống kê theo số năm công tác của mỗi cán bộ công nhân viên.
Sơ đồ dfd chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin
20
Nhân viên
Cập nhật
thông
tiN
Yêu cầu tìm kiếm
Hồ sơ cán bộ
Tìm
kiếm
Thông báo
Sơ đồ dfd chức năng thống kê
Sơ đồ trên miêu tả cụ thể chức năng thống kê báo cáo
+) Thống kê theo số năm công tác
+) Báo cáo danh danh sách theo từng phòng ban
+) Báo cáo theo hệ số lơng
+) In hồ sơ
21
Nhân viên
Thống kê

Tenchucvu
ghichu
Macb
Hoten
Gioitinh
Ngaysinh
Noisinh
nguyenquan
diachi
Machucvu
Chucvu
Dantoc
Phongban
Quoctich
Socmnd
Noicap
Tdhocvan
tdvanhoa
ngayvaodang
dangvien
Machuyenmon
Tdchuyenmon
Mapb
tpgiadinh
tpbanthan
Tongiao
mAnn
Sohdld
Macb
Ngaybd

matongiao
tentongiao
N:1
1:1
Hợp đồng LĐ
Quá trình công tác
Hồ sơ nhân viên
N:1
N:1
1:1
Quá trình đào tạo
Chức vụ
Phòng ban
Chuyên môn
Tôn giáo
N:1
maNN
TENNN
N:1
Ngoại Ngữ
4./ Các thuật toán sử dụng trong thiết kế chơng trình
Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trên máy tính, mỗi cơ quan đều có
hớng quản lý gần giống nhau. Tuy nhiên trong khâu xử lý dữ liệu thì có sự khác
nhau do đó có các cấu trúc thuật toán khác nhau với mỗi cơ sở dữ liệu ta có thể
thêm mới, tìm kiếm thay thế, sửa đổi bổ sung điều đó phụ thuộc vào thuật toán
đợc sử dụng nh thế nào và sử dụng ra sao.
Để viết chơng trình đợc khả thi thì đòi hỏi trớc tiên phải có thuật toán
đúng đủ, chính xác, và phải đáp ứng tốt nhất các tình huống của bài toán làm
sao giải quyết đợc bài toán một cách nhanh nhất, hiệu qủa và tối u nhất
Trong bài toán quản lý hồ sơ ta có một số thuật toán cơ bản nh sau: