Phần 2
TỔ CHỨC VÀ PHÂN PHÔNG
TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ LIÊN BANG NGA
2.1. Tổ chức tài liệu trong phạm vi Phông lưu trữ Liên bang Nga
Tổ chức tài liệu được hiểu là sắp xếp ổn định, bảo quản thích hợp
theo từng phông lưu trữ trên cơ sở tuân thủ các quyết định hành chính- pháp
lý và khoa học - nghiệp vụ, kết hợp với áp dụng các biện pháp kỹ thuật đối
với tài liệu, có tính đến các yếu tố như hình thức sở hữu, giai đoạn lịch sử,
loại vật mang tin và các đặc điểm khác.
2.1.1. Tổ chức tài liệu theo hình thức sở hữu
2.1.1.1. Tài liệu thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liên bang
Nga được bảo quản trong các lưu trữ nhà nước, thư viện và các bảo tàng nhà
nước, các cơ quan của Viện Hàn lâm khoa học Nga và các kho lưu trữ khác
của Nhà nước.
Những tài liệu thuộc sở hữu Liên bang và do Liên bang Nga quản lý,
được bảo quản trong các lưu trữ liên bang, thư viện, bảo tàng liên bang, lưu
trữ của các tổ chức chính quyền liên bang tương ứng và các tổ chức, cơ
quan liên bang thuộc Viện Hàn lâm khoa học Nga.
Thuộc quản lý của Liên bang Nga bao gồm:
- những tài liệu được bảo quản và tiếp nhận trên các cơ sở pháp lý tại
các lưu trữ liên bang, thư viện và bảo tàng liên bang, lưu trữ, thư viện và
bảo tàng của các cơ quan thuộc Viện Hàn lâm khoa học Nga từ các pháp
nhân và cá nhân;
- những tài liệu đã và đang hình thành trong hoạt động của các cơ
quan chính quyền liên bang, hiện đang được bảo quản trong các lưu trữ cơ
quan theo sự thỏa thuận được ký kết với Tổng cục lưu trữ Liên bang Nga,
- những tài liệu của Viện Kiểm sát tối cao Liên bang Nga, Hội đồng
bầu cử trung ương Liên bang Nga, các quỹ ngoài ngân sách nhà nước,
Ngân hàng trung ương Liên bang Nga và các Ngân hàng khác thuộc sở hữu
liên bang.
2.1.1.2. Tài liệu thuộc phần nhà nước của phông lưu trữ các đối tượng

của các đơn vị hình thành phông tương ứng và được đăng ký trong các tài
liệu thống kê của phông lưu trữ, việc bảo quản chúng được tách riêng theo
yêu cầu kỹ thuật bảo quản.
Nhóm thứ hai - tài liệu nghe nhìn và đọc bằng máy (tài liệu điện tử)
là kết quả của hoạt động sản xuất có mục đích của tổ chức tạo ra chúng
(hãng phim, ảnh, ghi âm….) được tổ chức độc lập và bảo quản trong các lưu
trữ chuyên dụng hoặc phòng chuyên dụng của lưu trữ chung (xem 2.5).
26
2.2. Tổ chức tài liệu trong các lưu trữ nhà nước
2.2.1. Tổ chức tài liệu theo tập hợp các mối quan hệ về lịch sử hoặc
vấn đề của tài liệu
Trong các lưu trữ, tài liệu được tổ chức theo tập hợp các mối quan hệ về
lịch sử và/hoặc vấn đề đối với các phông lưu trữ và sưu tập lưu trữ. Do một số
loại tài liệu đặc thù mà có tổ chức tài liệu không theo phông (xem 2.5.)
2.2.1.1. Tất cả tài liệu hình thành trong hoạt động của các pháp nhân
hoặc cá nhân - là đơn vị hình thành phông, được lập phông lưu trữ. Các điều
kiện để thành lập đơn vị hình thành phông là: độc lập về tổ chức (chức năng
nhiệm vụ)- có văn bản pháp quy về thành lập, quy định quyền hạn, phạm vi
hoạt động; có tài khoản ở nhà băng; có biên chế, con dấu, giấy xác nhận tài
sản; đối với cá nhân - toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống
và hoạt động của cá nhân đó.
Một phần phông tài liệu mà có ý nghĩa lịch sử, khoa học, kinh tế - xã
hội, chính trị, văn hóa và là những tài liệu thuộc diện bảo quản vĩnh viễn
được lập thành một phông lưu trữ.
Các loại phông lưu trữ bao gồm:
- Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức được tạo thành bởi tài liệu hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đó;
- Phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, được tạo thành bởi tài liệu hình
thành trong quá trình sống và hoạt động của từng cá nhân, gia đình, dòng họ;
- Phông lưu trữ liên hợp, được tạo thành bởi tài liệu hình thành trong

2.2.3. Tổ chức tài liệu theo mức độ tiếp cận
Theo mức độ tiếp cận, tài liệu được chia ra loại phổ biến, hạn chế và
đang bảo quản ở điều kiện tiếp cận đặc biệt.
2.2.3.1. Tài liệu phổ biến là những tài liệu thuộc sở hữu nhà nước của
Phông lưu trữ Liên bang Nga, không có quy định bằng văn bản pháp luật
thuộc diện hạn chế, hoặc là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của
Phông lưu trữ Liên bang Nga, mà chủ sở hữu chúng không yêu cầu hạn chế
sử dụng.
2.2.3.2. Những tài liệu hạn chế sử dụng là những tài liệu thuộc sở hữu
nhà nước của Phông lưu trữ Liên bang Nga mang bí mật quốc gia; những tài
liệu thuộc sở hữu nhà nước và không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu
trữ Liên bang Nga được pháp luật hiện hành quy định thuộc loại thông tin cá
nhân (thông tin có tính công vụ và cá nhân).
Hạn chế đưa ra sử dụng những tài liệu khi chưa giải mật hoặc chưa được
phép tiếp cận, khai thác, được thực hiện theo quy định pháp luật (xem 8.6)
2.2.3.3. Những tài liệu được bảo quản ở điều kiện tiếp cận đặc biệt là
những tài liệu mà chủ sở hữu khi giao cho lưu trữ bảo quản theo hình thức
bảo quản tạm thời hoặc ký gửi đã thỏa thuận về các điều kiện tiếp cận đặc
biệt và chỉ sử dụng khi sự được đồng ý của chủ sở hữu (xem 8.6).
28
2.3. Phân phông tài liệu lưu trữ
Phân phông tài liệu bao gồm việc xác định tính thuộc phông của tài
liệu và giới hạn thời gian của phông lưu trữ nhằm hình thành phông lưu trữ,
phông lưu trữ liên hợp, sưu tập lưu trữ.
Việc phân phông tài liệu được tiến hành ở văn thư và lưu trữ cơ quan:
- trong quá trình hình thành các hồ sơ trên cơ sở danh mục hồ sơ và
lựa chọn tài liệu để chuyển giao bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ nhà nước,
- khi biên mục những tài liệu chưa chỉnh lý, khi soát xét lại các mục
lục chưa hoàn chỉnh,
- khi thành lập phông lưu trữ liên hợp và sưu tập lưu trữ, khi chỉnh

để kết thúc và đưa vào phông của tổ chức đó.
Nếu trong thành phần tài liệu của một phông lưu trữ có lẫn tài liệu
của phông khác, chúng phải được tách ra và chuyển về phông của chúng.
Từ các phông có xuất xứ cá nhân, tài liệu của các pháp nhân có thể
được tách ra và chuyển về phông tương ứng, nếu các phông này đang được
bảo quản trong cùng lưu trữ và tài liệu của các pháp nhân không liên quan
đến hoạt động của cá nhân đã tạo nên phông lưu trữ cá nhân. Tài liệu của
các liên hợp và tổ chức xã hội, các tổ chức không phải nhà nước khác của
các phông lưu trữ cá nhân là các nhà lãnh đạo và thành viên của các liên hợp
và tổ chức tương ứng không phải tách ra.
Lưu ý: Từ một số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản, theo nguyên tắc,
không thành lập các phông lưu trữ. Những tài liệu đó được tổ chức thành
các phông lưu trữ liên hợp hoặc sưu tập lưu trữ.
2.3.2. Thành lập phông lưu trữ liên hợp
2.3.2.1. Các phông lưu trữ liên hợp có thể được thành lập từ các
phông:
- Đồng dạng theo ý nghĩa mục đích, chức năng của các tổ chức
cùng tên, hoạt động trên lãnh thổ xác định;
- Cơ quan lãnh đạo và các tổ chức trực thuộc, hoạt động trên lãnh
thổ xác định;
- Các cơ quan chính quyền và các tổ chức tạo thành;
- Các tổ chức liên kết bởi đối tượng hoạt động;
- Các tổ chức kế nhiệm nhau, nếu chức năng của các cơ quan tiền
nhiệm được chuyển giao toàn bộ hoặc từng phần cho cơ quan kế nhiệm;
- Hai hoặc một số phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, nếu các đơn vị
hình thành phông liên quan với nhau bởi họ hàng gần, cùng nghề nghiệp
hoặc quan hệ sáng tác.
Không được thành lập các phông lưu trữ liên hợp từ tài liệu của các
cơ quan đại diện về hành pháp theo Hiến pháp Liên bang Nga năm 1993,
30

Giới hạn thời gian của phông lưu trữ là:
- Của phông lưu trữ cơ quan - thời gian chính thức thành lập (vào
danh mục) và giải thể;
31
- Của phông lưu trữ liên hợp - thời gian thành lập (vào danh mục) của
cơ quan sớm nhất và giải thể của cơ quan muộn nhất mà có tài liệu trong
thành phần phông lưu trữ liên hợp;
- Của sưu tập lưu trữ có xuất xứ cá nhân (gia đình, dòng họ)- thời
gian sinh và chết của cá nhân, các thành viên trong gia đình hoặc dòng họ;
- Của sưu tập lưu trữ- thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu
trong sưu tập.
Lưu ý: Giới hạn thời gian của phông lưu trữ có thể không trùng với
ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông, nếu vì lý do nào đó
thiếu tài liệu của giai đoạn ban đầu và cuối trong hoạt động của tổ chức,
hoặc trong thành phần của phông có những tài liệu sớm hơn, ví dụ, các hồ
sơ được chuyển giao để kết thúc văn thư của cơ quan tiền nhiệm, tài liệu
được trình như là bằng chứng của các hồ sơ điều tra và hồ sơ án v v. Trong
phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, ngày tháng bắt đầu và kết thúc tài liệu của
phông có thể khác với giới hạn thời gian của phông bởi những tài liệu do
đơn vị hình thành phông thu thập được liên quan đến dư âm ngày mất và các
hoạt động kỷ niệm ngày sinh của cá nhân hình thành phông, v. v…
2.3.4.1. Xác định giới hạn phông lưu trữ liên quan đến thay đổi cơ sở
hiến pháp của nhà nước.
Tài liệu của các cơ quan cấp cao của chính quyền nhà nước, được
hình thành khi thay đổi cơ sở hiến pháp nhà nước và / hoặc khi thay đổi và
bổ sung Hiến pháp đương thời của Liên bang Nga được lập các phông lưu
trữ mới.
Tài liệu các cuộc họp về luật pháp của Chính phủ, của nền hành chính
được tạo ra tương ứng với Hiến pháp, Điều lệ của các cơ quan lập pháp của
các đối tượng thuộc Liên bang Nga, được lập ra các phông lưu trữ mới.

Tài liệu của các tổ chức nhà nước, thực hiện các chức năng trước đây
của mình, được tiếp tục thuộc thành phần các phông lưu trữ của các tổ chức
đã có trước đây.
Khi thay đổi quy chế của cơ quan lập pháp của các đối tượng thuộc
Liên bang Nga, tài liệu của các cơ quan chính quyền nhà nước của các đối
tượng thuộc Liên bang Nga thành lập các phông lưu trữ mới, - ví dụ, tài liệu
Xô viết tối cao nước Cộng hòa Khacasi và tài liệu của của xô viết các đại
biểu nhân dân vùng Khacasi trong thành phần vùng Krasnaia đã thành lập
các phông lưu trữ khác nhau.
2.3.4.2. Xác định giới hạn phông lưu trữ liên quan đến thay đổi về
phân chia hành chính - lãnh thổ.
Thành lập các phông lưu trữ khi các chính quyền nhà nước và các cơ
quan tự quản địa phương được các cơ quan lập pháp của các đối tượng
thuộc Liên bang Nga phân chia mới hành chính - lãnh thổ hoặc thay đổi biên
giới lãnh thổ của chúng. Tài liệu của các cơ quan nhà nước và các cơ quan
tự quản địa phương, đã được bảo quản khi thay đổi biên giới.
33
Việc thay đổi tên hoặc thay đổi đơn vị hành chính- lãnh thổ mà không
thay đổi về bản chất phân chia bên trong nó thì không phải là cơ sở để thành
lập phông lưu trữ mới đối với tài liệu của các cơ quan chính quyền và tự
quản tương ứng.
Không thành lập phông lưu trữ mới đối với những tài liệu của các tổ
chức xã hội mà liên kết theo lãnh thổ (công đoàn, thể thao, khoa học, văn
hóa giáo dục v. v.) và các cơ quan quản lý chúng trước và sau khi thay đổi
về phân chia hành chính - lãnh thổ.
Tài liệu của các tổ chức công nghiệp và nông nghiệp, tài chính, kinh
tế, khoa học, văn hóa, y tế, các cơ sở đào tạo, v.v… trước và sau khi thay
đổi về phân chia hành chính - lãnh thổ được lập thành các phông lưu trữ
thống nhất.
Không phụ thuộc vào sự thay đổi về phân chia hành chính- lãnh thổ

Thay đổi gốc rễ về chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thành lập trên
cơ sở nó một cơ quan mới, sẽ kéo theo việc thành lập phông lưu trữ mới. Ví
dụ, tài liệu của Viện nghiên cứu khoa học toàn liên bang về văn kiện học và
lưu trữ học (ВНИИДАД) của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô được thành lập
năm 1966 trên cơ sở Trung tâm nghiên cứu khoa học trung ương (ЦНИЛ)
được tạo thành phông lưu trữ mới. Việc mở rộng hay thu hẹp phạm vi điều
hành, khối lượng, quyền hạn hay giới hạn lãnh thổ hoạt động của tổ chức
mà không thay đổi vai trò ban đầu của tổ chức, thì không phải là cơ sở của
việc thành lập phông lưu trữ mới - tài liệu của Viện nghiên cứu nói trên,
được tái lập thành Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và
lưu trữ học của Tổng cục Lưu trữ Nga, được tạo thành một phông lưu trữ.
Nếu trên cơ sở bộ, ngành, được thành lập tổ chức mà liên quan trực
tiếp đến sản xuất, thì tài liệu của tổ chức đó tạo thành phông lưu trữ mới - ví
dụ, tài liệu của Hội liên hợp “Xây dựng Nga Uran Xibêiri”, thực hiện trực
tiếp việc xây dựng, được thành lập cùng với Bộ Xây dựng Uran Xibêri của
nước Cộng hòa Liên bang Nga.
Một hoặc vài tổ chức được tách ra cùng với việc chuyển một số chức
năng thì không phải là cơ sở để thành lập phông mới kể từ ngày chia tách.
Sự thay đổi cơ quan chủ quản, cơ cấu tổ chức, địa điểm, đổi tên hoặc
thay đổi một phần tên gọi, không đồng thời với việc thay đổi chức năng ban
đầu, thì cũng không là cơ sở để thành lập phông lưu trữ mới.
Tài liệu của các bộ phận, chi nhánh tạo thành phông lưu trữ thống
nhất với tài liệu của cơ quan chính, nếu chúng được bảo quản trong một kho
lưu trữ.
2.3.4.5. Xác định giới hạn phông lưu trữ khi giải thể cơ quan đơn vị
hình thành phông.
35
Khi giải thể tổ chức với việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần chức
năng cho một hoặc một số tổ chức mới thành lập thì tài liệu của mỗi tổ chức
mới được lập thành các phông lưu trữ mới.

loại văn bản tài liệu);
36
- Cơ quan giao dịch (theo tổ chức và cá nhân mà tổ chức giao dịch để
hình thành nên đơn vị bảo quản);
- Địa danh (tương ứng với lãnh thổ được xác định, địa điểm, dân cư,
địa danh địa lý khác liên quan đến nội dung tài liệu, tác giả, địa chỉ giao
dịch);
- Tác giả (theo tên gọi tổ chức hoặc tên người là tác giả tài liệu).
Về nguyên tắc, các đơn vị bảo quản được phân nhóm kế tiếp nhau,
theo các đặc trưng mà việc áp dụng các đặc trưng đó phải thể hiện rõ sự hợp
lý đối với tất cả hoặc các nhóm tài liệu riêng biệt của phông.
2.4.3.1. Các đặc trưng cơ cấu tổ chức và thời gian được áp dụng trong
hai khả năng của phương án hệ thống hóa: thời gian - cơ cấu tổ chức và cơ
cấu tổ chức - thời gian.
Phương án phân loại thời gian - cơ cấu tổ chức được áp dụng với các
phông tài liệu của cơ quan đang hoạt động (có tính đến việc bổ sung tiếp của
phông) và các cơ quan đã giải thể có cơ cấu tổ chức thường xuyên thay đổi.
Theo phương án này, các đơn vị bảo quản được phân nhóm trước tiên theo
thời gian (năm, giai đoạn), trong từng nhóm thời gian phân nhóm theo cơ
cấu tổ chức.
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian được áp dụng với các phông tài
liệu của cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định ít thay đổi và không phức tạp,
đồng thời khi hệ thống hóa các đơn vị bảo quản của các cơ quan đã giải thể.
Khi hệ thống hóa theo phương án này, các đơn vị bảo quản được phân nhóm
trước tiên theo các đơn vị cơ cấu của cơ quan đơn vị hình thành phông,
trong phạm vi mỗi nhóm cơ cấu tổ chức phân nhóm theo thời gian hình
thành đơn vị bảo quản.
2.4.3.2. Phương án thời gian - chức năng hoặc chức năng - thời gian
được áp dụng với các phông tài liệu của cơ quan có cơ cấu tổ chức hay thay
đổi.

các mục lục riêng.
2.4.3.6. Phương án hệ thống hóa đơn vị bảo quản các phông có xuất
xứ cá nhân được xác định bởi thành phần của đơn vị hình thành phông (từng
các nhân, gia đình, dòng họ), tính chất hoạt động của họ, thành phần và khối
lượng tài liệu của phông. Có phương án sau được đề cử:
1. Tài liệu sáng tác (bản thảo các tác phẩm văn học, các bài báo, công
trình, tiểu sử, hồi ký, nhật ký, bản dịch, ghi chép, bức vẽ….);
2. Thư từ của đơn vị hình thành phông (theo địa chỉ hoặc theo chuyên đề);
3. Thư từ gửi đến đơn vị hình thành phông;
4. Tài liệu thuộc tiểu sử của đơn vị hình thành phông (tài liệu cá nhân,
tư liệu hoạt động công vụ và xã hội, về việc tặng thưởng các danh hiệu …);
38
5. Tài liệu có tính chất tài sản - kinh tế và điều kiện sống (tài liệu về
mua tài sản, hợp đồng, thống kê thu nhập…);
6. Tài liệu của các thành viên gia đình đơn vị hình thành phông về
những người khác có trong phông;
7. Các sưu tập.
Bên trong mỗi nhóm của phương án nói trên, các đơn vị bảo quản
được phân nhóm tiếp theo thời gian, vần chữ cái, chuyên đề, loại tài liệu, thể
loại của tác phẩm tùy theo khối lượng và sự thuận lợi cho sử dụng.
Tài liệu của các phông gia đình và dòng họ được hệ thống hóa trước
tiên theo từng đơn vị hình thành phông, sau đó hệ thống hóa tài liệu của
từng đơn vị hình thành phông - theo các nhóm của phương án hệ thống hóa
nói trên. Trong các phông gia đình trước tiên là những tài liệu của đơn vị
hình thành phông chủ yếu, sau đó tài liệu của các thành viên gia đình theo
thứ tự gia tộc. Trong các phông dòng họ, tài liệu được sắp xếp theo trật tự
gia hệ, trong đó tài liệu liên quan đến toàn bộ dòng họ (bảng gia hệ, tài liệu
về kế toán - tài sản) được xếp lên đầu.
2.4.3.7. Các đơn vị bảo quản thuộc phông lưu trữ liên hợp, được sắp
xếp theo ý nghĩa của các đơn vị hình thành phông, theo thời gian thành lập,

án hệ thống hóa được sắp xếp theo ý nghĩa của chúng hoặc theo thời gian.
Việc đơn vị bảo quản thuộc đơn vị cơ cấu nào được xác định theo tên
của đơn vị cơ cấu ghi trên bìa, bằng ký hiệu, dấu, chữ ký người có thẩm
quyền, dấu đăng ký, nội dung tài liệu.
2.4.3.10. Hệ thống hóa tài liệu đang trong tình trạng lộn xộn, tài liệu
có xuất xứ cá nhân hoặc tài liệu khác mà vì lý do nào đó được nhập vào lưu
trữ trong tình trạng chưa được sắp xếp, thì được thực hiện theo trật tự sau:
- Xác định tính thuộc phông của tài liệu và bộ phận cơ cấu của phông
mà chúng có thể thuộc;
- Nếu trước đó chưa hình thành đơn vị bảo quản hoặc không thể khôi
phục chúng thì lập đơn vị bảo quản mới (theo tên loại, theo đơn vị giao dịch
hoặc các đặc trưng khác);
- Nếu trong tình trạng lộn xộn, các đơn vị bảo quản vẫn được duy trì
hoặc có khả năng khôi phục chúng, thì các đơn vị bảo quản được giữ lại
theo sự hình thành tự nhiên của chúng.
Các đơn vị bảo quản được hệ thống hóa và đưa vào mục lục theo trật
tự của phương án hệ thống hóa.
Trước khi bắt đầu công việc với khối lượng lớn tài liệu trong tình trạng
lộn xộn, cần phải lập bản hướng dẫn về cách biên mục và hệ thống hóa.
2.5. Tổ chức tài liệu nghe nhìn, đọc bằng máy (tài liệu điện tử
không theo phông)
2.5.1. Tổ chức tài liệu nghe nhìn không theo phông
2.5.1.2. Tài liệu phim ảnh được hệ thống hóa theo loại - âm bản các
màu sắc khác nhau và kích cỡ; phim dương bản các màu sắc khác nhau;
40
dương bản, phóng sự ảnh; anbom ảnh; phim trong khung. Tài liệu ảnh mỗi
loại được lập mục lục riêng. Bên trong mục lục, tài liệu ảnh có thể được hệ
thống hóa theo tác giả, đối tượng chụp và / hoặc địa điểm chụp và các dấu
hiệu khác.
2.5.1.3. Tài liệu ghi âm được hệ thống hóa theo loại ghi thông tin âm

đặc điểm ghi tin.
41