Microsoft Office Groove 2007 dành cho nhóm làm việc
Việc chia sẻ và dùng chung tài liệu trên mạng nội bộ (LAN) là rất đơn
giản. Nhưng làm thế nào để mang việc chia sẻ và dùng chung tài liệu
này ra ngoài phạm vi văn phòng công ty. Điều bạn cần bây giờ là có kết
nối Internet và công cụ Microsoft Groove 2007.Khi công việc phát triển với những nhu cầu về chia sẽ thông tin, thông
thường bạn sẽ nghĩ ngay đến việc tạo một server dùng chung với những thư
mục được phân quyền cho từng nhóm làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn là người
thường xuyên phải di chuyển và không ngồi trong mạng LAN của công ty
thì việc truy cập những thông tin được chia sẻ trên Server quả là là một công
việc bất tiện. Đành rằng đã có các công nghệ RAS với VPN và SmartCard
v.v… nhưng với tốc độ truy cập chậm như rùa bò chắc chắn sẽ dễ làm “nản
lòng chiến sĩ”. Bạn cũng nghĩ đến việc trao đổi thông tin bằng e-mail và các
chương trình chat. Tuy nhiên, hãy lưu ý việc chuyển một bài thuyết trình
10MB đến 30 thành viên trong nhóm sẽ làm tắc nghẽn toàn bộ hệ thống
mạng hoặc sẽ làm máy tính của bạn nằm ì ra đó hàng giờ liền.

Groove ra đời đã giúp bạn giải quyết hết các vấn đề nêu trên một cách nhẹ
nhàng và cũng thật dễ dàng.

Trước tiên bạn cần phải cài đặt Groove trên máy tính của mình và trên tất cả
các máy tính của các thành viên trong nhóm. Groove là một sản phẩm
Desktop có sẵn trong bộ Microsoft Office phiên bản Enterprise hoặc
Ultimate. Bạn cũng có thể download bản dùng thử tại đây.

Sau khi cài đặt Groove 2007 trên máy, bạn kích hoạt nó bằng cách nhắp
chọn biểu tượng Microsoft Office Groove 2007, Groove sẽ được kích hoạt
dưới hình thức một cửa sổ gọi là Launchbar như hình minh họa hoặc với
biểu tượng ở thanh công cụ dưới đáy màn hình.

4. Groove sẽ tạo ra một không gian làm việc như hình minh họa bên dưới

Đưa thông tin lên Workspace

Trong vùng làm việc chung bạn có thể đưa mọi thông tin lên đó. Cụ thể là
những tập tin, hình ảnh, văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, các thư mục
chứa dữ liệu…

Để làm việc này bạn theo các bước sau đây:

1. Mở workspace

2. Nhấn nút
Add Files, hộp thoại Add Files sẽ xuất hiện như hình minh họa

3. Bạn chọn những files mong muốn chia sẻ (có thể chọn nhiều file cùng lúc
bằng cách click chuột và giữ phím
Shift, bạn cũng có thể chọn cả thư mục
muốn chia sẻ) sau đó nhấn nút
Open.

4. Toàn bộ thông tin được chọn sẽ được nạp vào trong Workspace

5. Trong workspace bạn cũng có thể thao tác cắt, dán, di chuyển, tạo mới thư
mục, sửa tên, xóa… y như thao tác trên cửa sổ Windows Explorer vậy

Mời mọi người cùng tham gia Workspace

Sau khi đã tương đối hoàn chỉnh việc nạp những thông tin muốn chia sẻ trên
Workspace, bạn bắt đầu mời mọi người cùng tham gia bằng cách sau:


Groove có cơ chế đồng bộ thông tin rất thông minh. Khi bạn chỉnh sửa một
tập tin có kích thước 10MB, ngay sau khi hoàn tất, Groove sẽ đánh dấu và
gửi những thông tin được thay đổi trong tài liệu đó thay vì gửi cả một tập tin
hoàn chỉnh đi. Chính vì thế mà tốc độ đồng bộ sẽ được diễn ra trong tích tắc
và không làm nghẽn đường truyền.

Toàn bộ thông tin trên Groove đều được mã hóa ngay tại desktop và khi
truyền tải trên hệ thống mạng nội bộ và internet. Chính chương trình Groove
sẽ là công cụ mã hóa và giải mã thông tin với cấp độ 192 bit AES
(Advanced Encryption Standard) nên có thể nói là rất an toàn.

Người dùng Groove khi đang làm việc trong những môi trường có tốc độ
truyền internet chậm có thể giới hạn việc đồng bộ thông tin một cách dễ
dàng theo ý muốn để tăng năng suất làm việc.

Trường hợp người dùng không cài đặt mail client (như Outlook,
ThunderBird )Hạn chế của cách mời trên là ở máy đưa ra lời mời phải có trình quản lý
mail như Outlook, Thunderbird Trường hợp không có các mail client trên
thì để tạo lời mời, người dùng chọn
Options, chọn Invite my other
computer
rồi OK. Chương trình sẽ tạo ra một file có đuôi là GRV, mặc
định trên Desktop. Bạn có thể dùng bất cứ công cụ gì gửi file này tới người
được mời thay cho email như cách trên.

Trong lần đầu tiên tham gia Workspace

workspace thông qua biểu tượng unread và cảnh báo bằng văn bản hoặc với
âm thanh.

Quản lý Workspace

Tùy thuộc vào quyền hạn của thành viên trong Workspace, nếu bạn có
quyền Manager thì sẽ có đủ quyền để xóa toàn bộ workspace của các thành
viên khác. Nếu chỉ có quyền Participant hoặc Guest, bạn chỉ xóa được thông
tin trên máy mình mà thôi.

Kết luận

Groove hoạt động ăn khớp với các bộ sản phẩm Microsoft Windows
SharePoint Services 3.0, Microsoft Office SharePoint Server 2007,
Microsoft Office InfoPath 2007, và Microsoft Office Communicator để tăng
cường khả năng trảo đổi thông tin nội bộ.

Trong Groove, ngoài công cụ chính là Files (chia sẻ tập tin), Discussion
(trao đổi), còn có các công cụ hữu ích khác như Calendar (chia sẻ lịch làm
việc), Pictures (chia sẻ ảnh)

Thông qua các tính năng căn bản như đã nêu trên của Groove 2007, chắc
chắn với những nhóm làm việc theo dự án, không cùng một tổ chức, không
cùng một hệ thống mạng, có nhu cầu truy xuất thông tin online hoặc offline,
có nhu cầu đồng bộ thông tin cả nhóm với nhau… sẽ thấy Groove là sản
phẩm rất phù hợp và dễ dàng triển khai, không cần Server, không cần người
quản trị mạng, không cần có kiến thức nhiều về công nghệ