Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở
Hướng dẫn sử dụng
Phầncơ sở
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word
2007
–
Phần cơ sở
Mục lụcBÀI
1. KHỞI
ĐỘNG WORD VÀ
CỬA
SỔ LÀM
VIỆC.................................................... 1
Khởi
Thước
đo ................................................................................................................ 9Thanh trạng thái.................................................................................................... 11Dấu chèn
và thanh cuộn ....................................................................................... 11Các chế
độ
xem tài liệu trên
màn hình.
................................................................ 13Hiển thị văn bản với tỷ lệ thích hợp....................................................................... 16Soạn thảo
đồng thời
Nhập văn bản vào từ bàn phím
................................................................................ 20Hai chế
độ soạn thảo
............................................................................................ 20Sử dụng các phím Enter và Space ....................................................................... 21Hiện hay
ẩn dấu
định
dạng ................................................................................... 22Đánh dấu
đoạn văn bản ....................................................................................... 22
bản sang vị
trí khác
.............................................................. 26Sao một
phần văn bản .......................................................................................... 26Sử dụng nút chuột phải
để di chuyển
và sao ........................................................ 27Sử dụng các lệnh Cut, Copy
và
Paste .................................................................. 27Nhập ký tự
©, TM, ®, và các biểu tượng khác
BÀI
3.
ĐỊNH DẠNG VĂN
BẢN ..................................................................................... 39
Chọn phông
chữ, cỡ chữ và kiểu chữ ...................................................................... 39Chỉ số trên
và chỉ số dưới (
A
B
C
) ................................................................................ 41Khoảng cách giữa các
ký tự ..................................................................................... 42
Khoảng cách giữa các hàng trong một
đoạn văn .................................................
48
Khoảng cách giữa các
đoạn văn ..........................................................................
49
Thiết lập và sắp thẳng các
điểm dừng (Tab)
............................................................
50
Thêm
đường viền, màu
sắc nền cho
đoạn văn ........................................................
51
khoản mục ..............................................................................
56
Thêm số vào các
đầu mục
được tạo bởi kiểu có
sẵn ...............................................
57
Sắp xếp một danh sách
............................................................................................
58
BÀI 6. LÀM VIỆC VỚI BẢNG ......................................................................................
59
Tạo bảng................................................................................................................... 59
Chọn ô, hàng và cột trong bảng ...............................................................................
60
65
Định dạng bảng ........................................................................................................
65
Điều chỉnh vị trí của bảng .........................................................................................
66
Tạo bảng tự do
.........................................................................................................
67
Tạo phương trình......................................................................................................
68
BÀI 7. THIẾT KẾ TRANG
............................................................................................
72
Kích thước trang in
...................................................................................................
..................................................................................
76
Ngắt trang
.................................................................................................................
83
Chú thích cuối trang và cuối văn bản .......................................................................
87
Tạo bản mục lục .......................................................................................................
91
BÀI 8- IN
ẤN................................................................................................................. 95
Xem trước khi in
.......................................................................................................
95
In ............................................................................................................................... 98
biểu
tượng của
trong
danh mục
nhóm
chương
trình
Microsoft
Office
từ
danh
sách
Tất
cả
chương
khi chạy
chương trình cài
đặt, bạnsẽ thấy một nhóm các chương trình gọi
là
"
Microsoft
Office
".
Nhóm chương trình bao
gồm
biểu
tượng
nháy chuột vào biểu tượng này.
. Để khởi động Word, mộtcách
đơn giảnlà
Màn hình soạn thảo văn bản
Khi
lần
ở
dưới cùng
màn hình, các thanh cuộn- thanh
cuộn ngang
ở
ngay trên
thanh trạng thái và
thanh cuộn dọc nằm bên phải
màn
hình, và một
con trỏ nằm trong vùng soạn thảo chỉ ra
vị trí bạn
sẽ gõ văn bản
vào. Chúng ta
sẽ lần lượt làm quen vớicácđốitượng này.
chức thành các nhóm hợp lý
dưới các tab. Mỗi tab liên
quan tới một loại hành
động chẳng hạn như viết hay
bố trí trang.
Để giảm sự
lộn
xộn, một
số tab chỉ
hiện khi cần
đến. Ví dụ, tab
Picture Tools chỉ hiện khi
một
hình
được chọn. Sự thay
Có
bảy
tab
cơ
sở:
Home, Insert, Page Layout,
References,
Mailings, Review
và
View
. Mỗitabtương ứng vớimộtphạm vi hoạt
động.Groups
. Mỗi tab có
một vài nhóm chỉ ra
các mục liên quan với nhau.Commands
Font
để
thay
đổi
phông văn bản:
Font
,
Font Size
,
Bold
,
Italic
, v.v...
2
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
–
Phần cơ sở
Một
phiên bản trước của Word. Các tùy chọn sẽ xuất hiện trong biểu mẫu của hộp
thoại trông như các phiên bản trước của Word.Nếu
bạn muốn có diện
mạo của phiên bản trước khi làm việc với phiên bản này
thì
câu trả lời
là không thể. Nhưng sau khi bạn làm quen với Ruy –băng và hãy
thử
xem cái gì
ở
đâu rồi bạn sẽ nhận ra nó
sẽ giúp bạn thực hiện công việc dễ
dàng hơn như
thế nào.
–
Phần cơ sở
Khi
bạn chọn
một hình,
tab bổ trợ
Picture Tools
sẽ xuấthiện, chỉ ra nhóm các
lệnh
để làm việc với hình.Chọn hình. Tab
Picture Tools
xuất hiện. Nháy chọn tab.
Các nhóm
và các lệnh bổ trợ xuấthiện để làm việcvớihình; như
nhóm
Border
Word 2007
–
Phần cơ sở
Đã
xảy ra chuyệngì với bảng chọn
File
củaphiên
Microsoft Office
bạn
sẽ tìm thấy nó.
bảntrước?
Ấn nút
Vị trí
để bắt
đầu một tài liệu Word là
nút Microsoft Office
.
Khi
bạn nháy
thấy tất cả các lệnh
để làm việc với tệp.Bên
phải bảng chọn liệt
kê các tài
liệu
đã mở gần nhất.
Điều này rất thuận tiện
để
bạn nhìn thấy ngay
các tài liệu bạn làm việc với
thường xuyên mà không
cần
phải tìm trong máy.
Minimize the Ribbon
.
3.
Để dùng
Ruy-băng
khi nó
đang cực tiểu, nháy tab bạn cần
dùng, rồi
nháy
tùy chọn hay lệnh bạn cần dùng.Ví dụ, bạn cần thay
đổi
cỡ phông
của văn bản, bạn chọn văn bản của bạn
trong
Microsoft Office Word,
Để
giữ Ruy-băng cực tiểu trong thời gian ngắn
Để
nhanh chóng cực tiểu hóa Ruy-băng, nháy
đúp vào tên của tab hiện
hoạt.
Nháy
đúp
để
khôi phục
lại Ruy-băng. Bạn
cũng có thể dùng bàn phím
để cực
tiểu
hóa hay khôi phục lại Ruy-băng bằng cách ấn phím CTRL+F1.
để
ẩn
các nhóm
cho rộng
chỗ.Khi
bạn muốn
thấy lại các lệnh, nháy
đúp vào tab hiện hoạt
để
đưa các
nhóm
trở lại.Nếu
Access Toolbar từ một trong hai vị trí có thể,vàcóthể thêm các
nút tương
ứng
các
lệnh vào
Quick Access Toolbar.
Di chuyển Quick Access Toolbar
Quick Access
Toolbar
được
định vị ở mộttrong hai vị trí:
Góc
trên trái
cạnh
Microsoft Office
(Nút Microsoft Office –
vị trí mặc
định)
Trên Ruy-băng, nháy tab hoặc nhóm thich hợp có hiển thị lệnh bạn
muốn
thêm vào
Quick Access Toolbar.
6
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
–
Phần cơ sở
2.
Nháy phải
vào lệnh,
rồi nháy
Add to Quick Access Toolbar
trên bảng
chọn
trình soạn
thảo
văn
bản Microsoft Office
Word 2007, căn giữa dòng trên cùng của cửa sổ là tên
tệp
văn bản ví
dụ như Document1 -Microsoft Word:
Ở
đây, tên tệp văn bản
bạn
đang làm việclà
Document1.docx
.
Tất cả các tên
tệp
văn bản
và vất vả, thậm chí trong nhiều trường hợp không thể thựchiện được. Không gì
dễ
chịu và thân thiện
bằng việc bạnsoạn thảovăn bảntrên
máy tính
cũng
giống như bạn cầm bút
viết trên bàn giấy, một công việc đã quen thuộc với
bạn.
Chính vì vậy,
những người phát triển hệ soạn thảo văn bản Word cố gắng
cung
cấp
cho bạn
một môi trường làm
việc quen thuộc
để thời gian làm quen của
Word cung cấp cho người dùng nhiều công
cụ khác
nhau
để hỗ trợ cho
nhiều
công việc, từ
soạn thảo,
định dạng chuẩn
tới việc thiết lập các bảng biểu tùy
thích, thiết kế
các hình
vẽ cũng như chèn các hình vẽ
đã có sẵn và bạn còn có
thể
tạo ra các
việc với các phông,
kiểu phông, cỡ
phông, căn chỉnh, màu
văn bản, mức thụt lề và các dạng dấu đầu dòng.
Bạn
muốn
định dạng nhanh
đoạnvănbản khi đang làm việc
trong tab
Page
Layout
. Bạn
có thể nháy tab
Home
để dùng các lựa chọn định
dạng, có
–
Phần cơ sở
Tắt
Thanh công cụ Mini
1.
Nháy nút
Microsoft Office
, rồi nháy
Word Options
2.
Nháy
Popular
,dưới
Top options for working with Word
, xóa hộp
kiểm
Show Mini Toolbar
on selection
.
giữ
được
tỷ lệ thực tế.
Để hỗ trợ cho
công việc
của người
sử dụng,
màn
hình của Word cung cấp cho ta hai thước
đo, thước
đo ngang và thước
đo dọc,
để ta có thể
kiểmtra một cách tương đối kích thước "trang viết" của mình
để
được khi
hiển thị văn bản dưới chế
độ
Print
Layout
.
Hiện và
ẩn thước đoĐể
hiện hay
ẩn thước
đo ngang và thước
đo dọc, nháy
View Ruler
ở trên
Dưới
Display
, chọn
hộp kiểm
Show vertical ruler in Print Layout view
.
Tài liệu hướng dẫn
9
Microsoft Office Word
2007
–
Phần cơ sở
Đổi
đơn vị
đo trên thướcĐể
phù hợp với nhiều
Centimeters, Milimeters, Inches, và Points sử dụng
ở
phương Tây,
nhất là các nước thuộc Liên hiệp Anh và
Mỹ, và
Picas, một
đơn vị
đo truyền thống trong
ấn loát (typography).
Với năm loại
đơn vị
này, nhu cầu về
sở thích của
mọi tầng lớp người
sử dụng
Display
, chọn
đơn vị tùy ý bằng
cách nháy
mũi tên trong hộp
Show
measurements in units of:
Ngoài các số
đo trên thước còncócáccontrỏ dùng để định dạng (căn lề)
từng
đoạn văn bản
như được
minh họa trong hình dưới đây:
10
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
hiện thông báo cho biết
như hình dưới:
Dấu chèn và thanh
cuộnĐiểm chèn (đôi khi ta gọi là con
trỏ hay
điểm nháy do nó nhấp nháy liên tục)
trên
màn hình
chỉ ra nơi
xuất hiện
của ký tự
bạn gõ vào. Khi bạn
gõ liên tục các
ký tự vào văn
để
điều chỉnh các thanh cuộn
ở bên phải và
phía dưới của màn hình
để có thể làm thay
đổi các
phần khác của văn
bản.
Luôn luôn lưu
ý rằng việc dịch chuyển các thanh cuộn không làm thay
đổi
vị trí
dấu
chèn trên
văn bản.
đoạn văn
bản có chứa dấu chèn và ký tự mới
được gõ vào
sẽ xuất hiện tại
chỗ
dấu chèn.
Tài liệu hướng dẫn
11
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở
Di chuyển dấu chèn
Cách đơn giản nhất để di chuyển dấu chèn là dùng chuột: bạn hãy di chuột sao
cho con trỏ của chuột có dạng chữ I, di con trỏ tới nơi bạn muốn và nháy chuột.
Ngoài ra chúng ta còn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím.
Để hỗ trợ việc di chuyển nhanh dấu chèn bằng bàn phím, Word cung cấp cho
ta các tính năng sau:
Dịch chuyển sang trái hay sang phải một từ CTRL +
←
hay CTRL +
phải nháy chuột tại một vị trí nào đó trong trang văn bản. Ngoài ta, trên thanh
cuộn đứng còn có các nút phụ, khi nháy ở đó bạn có thể lật giở theo từng mục
văn bản (chứ không phải "trang màn hình"), và một nút tròn để hiển thị các
phương thức cuộn đặc biệt, chẳng hạn như theo đề mục, theo hình vẽ hay theo
biểu bảng v.v…(xem hình dưới đây)
12 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
–
Phần cơ sở
Các
nút
ở bên phải thanh cuộn ngang, cạnh phần Thu phóng là
các nút "nóng"
dùng
để chuyển
đổi các
chế
độ xem tài liệutrênmànhình(xem mục dưới)
được
gắn với
một biểu tượng riêng
biệt.
Với
mỗi cách,
bạn sẽ xem chi tiết
văn bản dưới nhiều
khía cạnh
khác nhau, phù
hợp
với tính chất của các công việc của bạn. Vị trí của
dấu chèn
không thay
đổi
chí,
khi cần thiết màn
hình có thể hiển thị
tài liệu trên toàn bộ
màn hình hay
xem các phần
khác nhau cùng một văn bản
trên hai cửa sổ khác
nhau.Muốn chuyển
đổicách
xem, ta chọntab
View
trong nhóm
Document Views
.
Bạn
để xem văn bản lần cuối cùng trước
khi in
ra giấy.
Tài liệu hướng dẫn
13
Microsoft Office Word
2007
–
Phần cơ sở
Full Screen Reading
để phóng to vănbảntrên toàn bộ màn hình.
Trong
chế
độ xem này bạn có
thể lựa chọn
để xem tài liệu trong các cách khác
nhau.
Để hiển thị trang
như nó sẽ đượcinra, nháy
Show Printed Page
.
Để hiển thị cùng lúc hai trang, nháy
Show Two Pages
.
Web Layout
(bố trí Web): Chế độ xem này cho ta hình dung trang tài liệu
hiển thị như trang Web.
14
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
–
Phần cơ sở
Draft
(bản thảo):
một văn bản, sau đó soạn thảo chi tiết từng mục một.
Tắt
chế
độ xem Full Screen Reading
Nháy Close
ở
góc trên phải của màn hình, hoặc ấn ESC.
Nhảy tới một
phần của
tài liệu
Bạn
có thể dùng
Document Map
hoặc
Thumbnails (hình thu
hoặc
Thumbnails
.
Thực hiện một trong các cách sau:
Để nhảy tới
đầu mục bất kỳ
Document
Map.
trong tài liệu, nháy vào đầu
mục
đó
trong
Tài liệu hướng dẫn
15
Microsoft Office Word
2007
dung bạn
muốn nhớ
1.
Nháy Reading Tools, rồi nháy
Text Highlight Color.
2.
Chọn văn
bảnhay
đồ họa bạn muốn tô sáng.
LƯU Ý
Để tắt tô sáng, nháy
Reading
Tools
, nháy
Text
Color
, rồi
nháy vào màu bạn muốn.
Hiển thị văn bản với tỷ lệ thích hợp
Để
phóng to hơn nữa các chi tiết trên màn hình, Word còn cung cấp cho ta một
thanh trượt Zoom ở góc dưới bên
phải của thanh
trạng thái. Nháy chuột
vào con trượt sang phảihoặc sang trái để phóng to lên
hay
thu nhỏ lại theo ý muốn củabạn.
16
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
–
Phần cơ sở
Page
Width.
3.
Trên tab
View tab, trong nhóm Zoom,
nháy Zoom, rồi nhập số phần
trăm
hay lựa chọn thiết
đặt nào nào khác mà bạn muốn.
Soạn thảo
đồng thời các phần khác nhau của một văn bảnChúng ta có thể xử lý
đồng thời hai
đoạn văn bản khác nhau của cùng một văn
bản. Các
đoạn văn bản
ánh
trong ô cửa sổ kia.
Thậm chí, bạn có thể hiển thị
từng ô cửa sổ theo
từng
chế
độ khác nhau.Để tách cửa sổ soạn thảo thành hai cửa sổ,
chúng ta
có thể thực hiện theo hai
cách:
Chọn tab
View
, trong nhóm
đường
phân cách
khi con trỏ của chuột trở
thành hai
đoạn thẳng song song có hai
mũi tên chĩa xuống
và chĩa lên rồi
nháy
đúp
chuột, ta sẽ trở lạicửa sổ chính.
Tài liệu hướng dẫn
17
Microsoft Office Word
2007
–
Phần cơ sở
18
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
–
Phần cơ sở
BÀI 2. SOẠNMỘT TÀI LIỆU ĐƠNGIẢN
Làm việc với các tệp vănbản
Sau
khi làm quen với màn hình của Word,
chúng ta
đã có thể
bắt tay vào việc
soạn thảo văn bản. Khi
khởi
động, Word cung cấp cho bạn ngay một tệp văn
Microsoft Office
, rồi nháy
New
.
2.
Dưới
Templates
, bạn sẽ thấy các lựachọnbạncóthể dùng để tạo:
Một tài
liệu trống.
Một tài
liệutừ khuôn mẫu đãcàiđặt.
Một tài
Blank document
(Văn bản
trống)
và nháy
Create.
Màn hình sẽ cho ta mộtvănbảntrống với một tên
ngầm
định nào
đó (thường là
Document vớimột số thứ tự ở đuôi).
Nhập văn bản vào từ bàn phím
Khi
Word hiển thị cho
bạn mộttệp vănbản, dấu chèn ở ngay vị trí
đầu tiên
(phía trên, bên trái cửa
sổ) dưới dạng một vạch đứng nhấp nháy báo hiệu sẵn
sàng
Để chèn một
đoạn văn bản
vào chỗ nào, chúng ta chỉ việc đặt dấuchèntại đó.
Hai
chế
độ
soạn thảoWord tạo
điều
kiện cho
bạn làm việc trong hai chế
độ
soạn thảo
khác nhau:
chế
sẽ thay thế các ký tự
đứng sau. Chúng
ta có
thể
chuyển
đổi giữa hai
chế
độ này một cách tùy ý.Để
chuyển
đổi giữa hai
chế dộ soạn thảo,
đơn giản
nhất là dùng phím
Office
, rồi nháy Word Options.
2.
Nháy
Advanced.
20
Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office
Word 2007
–
Phần cơ sở
3.
Dưới Editing options, chọn/xóa hộpkiểmUseInsertkey to control overtype
mode.
Để
bật/tắt chế
độ thay thế:
đoạn văn,
các
đoạn
văn có thể
gồm
một
hai dòng
hay rất nhiều dòng.Khiđánhtrênmáy chữ thông thường, bạn
phải gõ phím
xuống hàng (thường được gọi là phím ENTER);
với Word bạn
không phải lo
lắng chuyện
đó: Word sẽ tự động xuống hàng cho bạn khi
đã tới
cuối
hàng mà
được gọi là
dấu ngắt
đoạn.Chúng ta hãy
gõ một vài câu dưới
đây vào
văn bản,
chú ý nhấn phím ENTER
sau
mỗi dấu chấm câu:
Sóng chiều
đưa chiếc thuyền nan
Chị
ơi con sáo gọi đàn bên sông.
Sóng·chi
(hiểnthị hoặcdấucáckýtự điều khiển) trên
nhóm
Paragraph
của tab
Home
,
bạn sẽ thấy những câu trên
được hiển thị như
trong khung
ở bên phải. Qua
đây
bạn thấy
rằng Word xử lý văn bản bạn
đưa
vào
như là một dòng liên tục các
ký tự, bao
vào
phím trống (SPACE). Vì vậy,
khi soạn
thảo với
Word, bạn
không nên lạm
dụng việc sử
dụng phím ENTER
và phím
SPACE, chỉ nên gõ các phím
đó khi
bạn
thực sự thấy cần thiết.
Hiện hay
ẩn dấu
định dạng một đoạn văn(hay hình) nào đó, bạn cần phải
đánh
dấu
nó. Ví dụ
như cỡ chữ của
đoạn văn
đó quá nhỏ
cần phải
chọn cỡ chữ to
hơn
hoặc cần
in nghiêng, v.v. Khi
bạn
đánh
dấu,
đánh dấu
đó, chúng
ta chỉ cần nháy chuột tại
bất
kỳ nơi nào trong văn bản, hoặc
ấn vào
một phím
mũi tên bất kỳ, vệt
đen sẽ
biến mất. Mục
này sẽ hướng dẫn
bạn những cách thức
đánh dấu bằng chuột.Muốn
đánh dấu một
sẽ
được
đánh dấu
suốt theo
chiều ngang. Trở lại
văn bản vừa mới có mấy
câu
ở trên, bạn hãy thử
đánh dấu như hình dưới đây:
22
Tài liệu hướng dẫn
Copyright: Tài liệu đại học ©