MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu

Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới.
Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ
dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất
khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng.
Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng
không thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này,
bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thành
phần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không
phải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng
Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa
mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay.
Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng.
Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó.
Giai đoạn thiết kế
Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉ
cần một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở
dữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các
đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa
hàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy
nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất
cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau:
• Tôi nên gọi bảng là gì?
• Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa?
• Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu?
• Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu?
• Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu?
• Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu?
Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Thực tế, bạn có thể
tập hợp lại các thông tin chi tiết trước khi ngồi trước máy tính. Nhưng nếu

Zip Code Mã bưu điện
Main Phone
Số điện thoại cho công ty tổng
đài
Fax Number Số Fax
Account
Number
Mã số khách hàng
Salesperson Người quản lý tài khoản
Credit Limit Số lượng tài khoản có thể mua
Account
Opened
Ngày tài khoản được thiết lập
Last Order Ngày mua cuối cùng
Active
Chỉ rõ nếu đây là tài khoản
còn hoạt động hay không hoạt
động
Contact Tên giao dịch của công ty
Contact
Phone
Số điện thoại liên hệ
Comments
Những lưu ý cần thiết để ghi
lại
Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers
Chọn kiểu dữ liệu
Một kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trị
date, text hay currency (tiền tệ). Bước tiếp theo trong việc xác định bảng là
quyết định kiểu dữ liệu cho trường. Bảng 2 liệt kê các kiểu dữ liệu trong

Text
Kiểu văn bản
Gồm nhiều ký tự, độ dài tối
đa 255 ký tự.
Yes/No
Đúng hoặc sai.
Kiểu logic
Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi Access
Hầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text. Nhưng đối
với một vài trường, bạn sẽ phải chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, bạn nên
sử dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trường
Date Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments. Bảng 3 liệt
kê các kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng. Bạn nên
viết các kiểu dữ liệu trong cột Type of Data của mẫu thiết kế bảng.
Tên trường Kiểu dữ liệu
Company
Name
Text
Address 1 Text
Address 2 Text
City Text
State Text
Zip Code Text
Main Phone Text
Fax Number Text
Account
Number
AutoNumber
Salesperson Text
Credit Limit Currency

Độ dài tối
đa
Company Name 35
Address 1 40
Address 2 40
City 25
State 2
Zip Code 9
Main Phone 10
Fax Number 10
Account
Number
không cần
Salesperson 35
Credit Limit không cần
Account
Opened
không cần
Last Order không cần
Active không cần
Contact 35
Contact Phone 10
Comments không cần
Bảng 4: Độ dài các trường của bảng Business Customers
Thứ tự các trường
Việc cuối cùng, bạn cần quyết định thứ tự trường xuất hiện trong bảng và
chỉ rõ thứ tự trên mẫu thiết kế bảng.
Chú ý, ở đầu quá trình thiết kế bạn nên viết các trường theo thứ tự mà chúng
xuất hiện trong đầu bạn. Bởi vì thứ tự các trường (giống như lựa chọn độ dài
của trường) là một quá trình cơ bản và cần thiết cho việc tổ chức bảng của

khóa. Ví dụ, có thể sử dụng trường Company Name làm khóa chính. Tuy
nhiên, cũng có thể có 2 tên công ty trùng tên nhau, và bạn cần có khóa khác
là duy nhất. Nếu bạn không thể tìm thấy khóa khác, thì có thể sử dụng
trường Company Name và chỉ cho phép có hai tên giống nhau.
Bạn cũng nên sử dụng trường Account Number là khóa. Theo định nghĩa, số
này đúng là duy nhất. Lưu ý, Access tự động tạo các mã cho bạn sử dụng
trường AutoNumber. Bởi vì Accout Number thường là duy nhất, và nó sẽ là
một khóa chính hợp lý. Để nhắc nhở chính bạn rằng trường Account
Number sẽ là khóa chính, khoanh tròn số trường (1) trong cột Thứ tự của
mẫu thiết kế bảng.
Giai đoạn trình bày
Sau khi hoàn thành việc thiết kế bảng, bạn đã sẵn sàng sử dụng Access. Với
mẫu thiết kế bảng trong tay, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp cơ
sở dữ liệu. Tất cả những việc cần làm là nhập thông tin theo thứ tự từ mẫu
thiết kế bảng tới cửa sổ Design view. Để tạo bảng Business Customers, thực
hiện các bước sau:
1. Nếu cần thiết, mở Access và vào cơ sở dữ liệu Customer. Đây là cơ sở dữ
liệu được tạo ở đầu chương này.
2. Từ cửa sổ Database, chọn nút Tables. Bạn sẽ thấy chưa có bảng nào được
liệt kê vì chúng chưa được tạo
3. Kích đúp chuột vào Create Table in Design View. Access hiển thị cửa
sổ Design view như hình 2.

Hình 2: Cửa sổ Design view.
Ở chương 3, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Design view để thay đổi cách
sắp xếp bảng hiện tại. Bây giờ bạn sử dụng nó để tạo một bảng mới. Trong
trường hợp này, cửa sổ Design view là hoàn toàn trống. Chú ý là con trỏ
nhấp nháy ở dòng đầu tiên trong cột Field Name. Acess sẵn sàng cho bạn bố
trí bảng.
Để bắt đầu, nhập tên trường đầu tiên trong thứ tự bảng: trường Account

hai.
Khi bạn xác định mẫu thiết kế bảng mà độ dài chỉ cần 35, hãy điều chỉnh
thuộc tính Filed Size. Sử dụng chuột để lựa chọn thuộc tính Field Size và
thay đổi thành 35. Sau đó dùng chuột trở lại cột Field Name, trong dòng thứ
ba nhập tiếp tên trường tiếp theo.
Tiếp tục và nhập tất cả 17 trường cho bảng Business Customers. Khi nhập
mỗi trường vào trong bảng, phải chắc là bạn thiết lập thuộc tính DataType
và thay đổi Field Size cho hợp lý. Khi đã hoàn thành, cửa sổ Design view
xuất hiện như hình 6.

Hình 6: Cửa sổ Design view sau khi nhập trường cuối cùng.
Sau khi hoàn thành tất cả các trường, bạn phải xác định khóa chính. Để làm
được điều này, cuộn thiết kế bảng lên trên cho đến khi bạn nhìn thấy trường
Account Number trên màn hình. Lựa chọn trường và kích chuột vào công cụ
Set Primary Key. Access hiển thị một khóa trong vùng xám phía bên trái
dòng Account Number (hình 7).

Hình 7: Cửa sổ Design view sau khi đã hoàn tất.
Bây giờ bạn đã hoàn thành toàn bộ bảng, và muốn lưu nó lại. Để lưu bảng,
cách đơn giản là đóng cửa sổ Design view bằng cách kích chuột vào nút
Close phía trên góc bên phải cửa sổ. Trước khi đóng, Access hỏi nếu bạn
muốn lưu bảng này (hình 8).

Hình 8: Access hỏi xem bạn có muốn lưu bảng không
Để lưu, kích chuột vào nút Yes. Access sẽ lại hỏi bạn xác định tên cho bảng,
hình 9.

Hình 9: Đặt tên cho bảng sẽ được lưu.
Nhập tên bạn đã viết phía trên mẫu thiết kế: Business Custormers. Nhấp
ENTER hoặc kích nút OK để lưu bảng dưới tên đó.