MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu
Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới.
Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ
dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất
khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng.
Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng
không thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này,
bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thành
phần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không
phải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng
Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa
mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay.
Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng.
Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó.
Giai đoạn thiết kế
Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉ
cần một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở
dữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các
đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa
hàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy
nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất
cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau:
•
Tôi nên gọi bảng là gì?
•
Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa?
•
Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu?
•
Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu?
•

Tên công ty
Address 1 Dòng địa chỉ đầu tiên
Address 2 Dòng địa chỉ thứ hai
City Tên Thành phố
State Quận/Huyện
Zip Code Mã bưu điện
Main Phone
Số điện thoại cho công ty tổng
đài
Fax Number Số Fax
Account
Number
Mã số khách hàng
Salesperson Người quản lý tài khoản
Credit Limit Số lượng tài khoản có thể mua
Account
Opened
Ngày tài khoản được thiết lập
Last Order Ngày mua cuối cùng
Active
Chỉ rõ nếu đây là tài khoản
còn hoạt động hay không hoạt
động
Contact Tên giao dịch của công ty
Contact
Phone
Số điện thoại liên hệ
Comments
Những lưu ý cần thiết để ghi
lại

tới 64000 ký tự
Number
Kiểu số
Một giá trị số.
OLE Object
Các đối tượng như đoạn âm
thanh hoặc hình ảnh
Text Gồm nhiều ký tự, độ dài tối
Kiểu văn bản đa 255 ký tự.
Yes/No
Kiểu logic
Đúng hoặc sai.
Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi Access
Hầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text. Nhưng đối
với một vài trường, bạn sẽ phải chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, bạn nên
sử dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trường
Date Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments. Bảng 3 liệt
kê các kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng. Bạn nên
viết các kiểu dữ liệu trong cột Type of Data của mẫu thiết kế bảng.
Tên trường Kiểu dữ liệu
Company
Name
Text
Address 1 Text
Address 2 Text
City Text
State Text
Zip Code Text
Main Phone Text
Fax Number Text